高校集体户口信息化管理的建设与深思
下面是一篇关于高校集体户口信息化管理的建设与深思的论文,对正在写有关于信息化管理论文的写作者有一定的参考价值和指导作用!
摘 要：高校的集体户口管理是高校管理及服务校内师生员工的一个重要组成部分，其特点是一项繁杂琐碎、专业性、政策性很强的基础工作。近年来，传统高校户籍管理方式面对诸多挑战，已经滞后于国民经济的发展和改革的需要。实现集体户口信息化管理，不但保证户籍信息变动的准确性、及时性，而且通过信息化手段，提高了管理工作效率和质量，并辅助进行管理决策，提高管理水平，推动管理的科学化。
关键词：户籍管理;集体户口管理;高校;信息化
随着改革开放不断深入，高校传统的集体户口管理模式暴露出来越来越多的弊端[1]，近来要求进行相应户籍制度进行改革的呼声越来越高。[2]在这种情况下，随着科学技术的不断发展，如何实现信息化户籍管理，发挥计算机和信息技术的优势，推动管理和决策的科学化，是一个值得深入研究和深思的课题。[3]
清华大学自2007起，启动建设集体户口管理系统，相继建设了户籍基本信息管理、迁入、迁出、借用归还、二代身份证管理、信息服务等多个模块。经过多年的建设，系统功能逐步完整，体系不断完善，通过提供及时、准确的信息服务使得该系统在户籍管理和决策支持方面发挥了重大的作用。
一、信息系统建设
高校的户籍管理既是一项繁杂琐碎、专业性、政策性很强的基础工作，也是高校管理及服务校内师生员工的一个重要组成部分。当前集体户口的户籍为双重管理：行政管理权属于辖区派出所，而户口的相关纸质资料，包括户口卡、首页等，其存放和日常使用及管理由学校户籍管理部门进行。
在传统的户籍管理模式下，户口的迁入、迁出、借用、归还等大部分工作通过手工进行，或通过excel辅助工作。存在着手工操作工作量大、效率低、数据准确性差、不能保证数据更新和传递的及时性等缺点。户籍管理信息系统的建设和应用，实现了信息的网络化管理，克服了诸多缺点，推动了管理和服务水平的提高[4]。
1.系统功能设计
(1)户口卡片网络化：系统首先实现了对个人户籍的完整信息的信息化管理，并将信息通过网络，面向集体户口个人开放户口卡片的查询和信息核对功能，个人在网页上可以查询到与户口卡信息及版式相同的页面，这样，通过信息技术建立管理部门与个人的信息反馈机制，避开个人信息的错误状态长期存在，给相关管理带来损失。网上户口卡片信息如图1所示。
另外，集体户口人群中很大一部分为高校集体户口管理信息化的建设与深思本校教职工，他们在住房、教育、社会保障等过程中，很多时候要用到集体户口卡的首页。以清华大学为例，一般为多个部门、几百人共用一张户口卡首页，在相关业务办理的集中阶段，容易出现首页借用冲突的情况。为此，户口管理办公室将首页扫描到系统中，个人可以网上查看、打印首页，持打印件到户口办公室盖章。这样，既避开了使用冲突，也大大减轻了工作人员查找、登记的工作量。
(2) 优化管理流程[5]：户口管理包括户口的迁入、迁出、借用、归还等多个业务阶段，每阶段有相应的管理流程。户籍管理信息系统
的建设，不是将管理流程简单的计算机化，而是通过分析，对业务流程进行优化，通过流程的整合、重组、再造，实现业务的更合理分工，推动科学化管理。[6]比如在户口迁入方面，系统实现与清华数字迎新系统的实时业务和数据接口;在户口迁出方面，与就业中心分工合作，与将迁移证的发放与派遣证合并，减轻了部门的工作量，去繁就简，也减少了毕业生手续办理的环节，提供了优质的服务，管理也更为科学;在户口借用业务上，实现了网络预约，学生可以不必到院系开介绍信，受到了学生的欢迎和好评。
(3)建设管理平台：建设了综合的户籍管理平台，实现户籍管理全过程的信息化，包括户口和身份证管理两个部分。相关各项主要业务均通过系统进行，功能主要包括户口迁入、日常管理、身份证管理、户口迁出、查询统计、信息服务等多个模块，并根据户籍管理的特点，支持户口的批量迁入迁出、日常迁入迁出、户口异动、户口借出归还、日常办公等业务。不但保证了这些业务的有序办理，而且在学校范围实现了与教职工、学生等信息的共享。系统还与中关村派出所相关户籍管理系统实现了数据交换接口，从源头上保证了户籍信息的准确性、完整性和更新及时性。
2.系统数据模型
在系统在功能模块逐步完整、完善的同时，系统更加注重于为各类用户提供服务。集体户口管理系统与清华大学人事系统、学生系统、迎新系统、离校系统、收费系统实现了数据实时共享。在外延方面，实现与公安户籍管理系统数据接口。从而支持各项业务管理过程。集体户口管理系统的数据模型如图2所示。
3.系统建设成果
清华大学户籍管理系统的建设，体现了管理公开和以人为本的理念，实现管理流程透明化，使教职工和学生可以充分了解了集体户口管理的手续办理过程，减少了工作过程中不必要的误解和矛盾，集体户口人员可以对管理进行有效的监督。加强了面向教职工和学生个人的服务，深化服务内容，提高服务水平。
(1)面向管理部门工作人员：提供业务工作平台，通过户口管理业务流程的规范和优化，使工作人员从繁重的日常重复性工作中解放出来，实现了合理的分工;通过与校内外其他部门的系统接口和信息共享，工作人员只需要在系统中维护户籍的必须信息，而人员的基本信息、户籍的大部分信息，都可以从其他部门获得，在业务的各个环节，实现了数据的一次采集，重复使用，避开了数据的重复录入，既减轻了工作人员的工作量，也减少错误的产生，提高了管理效率;通过数据的统计和分析，工作人员可以预见性的对主要业务的工作量进行预估，对容易发生工作失误的环节，做到心中有数，提前预警，提高了个人的工作效率。[7]
(2)面向全校师生：通过流程优化，减轻个人办理业务的强度。在户口的迁入时，系统与迎新系统向结合，使不需要迁移户口的学生直接通过此项手续;在户口的迁出时，与派遣证的发放相结合，使两个手续集中办理，学生不需要跑腿的手续不跑，减少排队;在户口借用时，通过网上预约，避开学生需要先到院系开介绍信的麻烦。另外，对于常见理由，如集体户口的管理办法、户口迁入、迁出过程等，系统通过信息发布，个人可以随时进行网上查询，避开学生办理手续的盲目性。图3是户籍业务手续办理说明示意图。(3)面向各级领导：系统不但涵盖了个人户籍的各项信息，也从人事处、教务处等其他的业务部门系统中共享信息，实现跨部门的信息整合和利用;另外，在时间上，系统存储了历年来户籍相关业务的数据，系统从以上两个维度，为相关各级领导提供信息的综合查询和统计报表，通过数据的`趋势分析和对比，协助管理人员深思、发现业务的工作规律，辅助领导进行科学决策。
二、系统应用情况
通过系统的应用，支持了清华大学每年约1.1万人次的户籍变动，直接和辅助支持了每的日常查询、借用、开具各类证明、办理身份证等服务达3.5万人次。信息的网上发布、核对、业务办理功能的开通，还大大缓解了日益严重的学生集体户口积压现象。[8]业务办理的速度也大大提高，如以往新生落户一般需要4-5个月的时间，而在系统应用后，时间缩短至两个月，显著提高了工作效率。
三、展望
虽然集体户口管理系统在清华大学的应用取得了良好的效果，但是在高校扩招、人户分离、多样化的用工形式等现象不断涌现的背景下，[9]管理在不断改革和深入，相应的，也需要现有信息化集体户口管理进行必要的改善和完善，尤其是公安系统常住人口的网上户籍迁移等工作的逐步落实，实现在全国范围内的公安户籍联网工程任重道远。[10]总之，高校集体户口信息系统建设面对很多新的需求和挑战，只有与时俱进，不断完善，才能保障和推动学校管理和服务水平的进一步提升。
参考文献：
[1]孙修真，姜义知.当代中国农村大学生户籍理由研究—以重庆市户籍改革实践为例[J].四川行政学院学报，2011(6)：66-69.
[2]杨光.大学生户籍管理存在的理由与规范管理策略[J].湖南工业职业技术学院学报，2010，10(5)：120-122.
[3]费海涛，对高职院校学生户籍管理工作的深思[J].职业教育研究，2011(12)：54-55.
[4]于越，殷宏斌.高校集体户口管理及服务研究[J].高校后勤研究，2009 (5)：125-126.
[5]于越，殷宏斌.集体户口管理信息系统研究与应用[J].实验技术与管理，2009，26(11)：92-94.
[6]刘德平，兰素萍.高校学生户口信息管理系统的开发[J].郑州工业大学学报，2001，9(3)：108-110.
[7]卢维英.高校学生集体户口管理存在的理由及策略[J].辽宁公安司法管理干部学院学报，2008(3)：98-99.
[8]王彦.浅谈高校学生集体户口的管理[J].江苏教育学院学报(社会科学版)，2006，9(5)：35-36.
[9]周力文.对高校学生户口迁移制度改革的几点深思[J].广西大学学报(哲学社会科学版)，2003(8)：123-124.
[10]李永华.国外学校管理改革的新趋势与我国高校管理改革[J].西南民族大学学报(人文社科版)，2003，10(10)：224-226.
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