绩效考核在档案管理工作的作用
摘要:科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。档案作为历史的真实记录,在企业管理各项活动中都发挥了很好的凭证、依据、借鉴、参考、史料的作用。将档案工作纳入绩效考核管理,可加大档案工作的督导落实力度,对提高档案资料的完整程度和工作管理水平发挥着重要作用。
关键词:档案管理 绩效考核 作用
近年来,我国档案事业步入了新的发展时期,各级党政、事业、单位及机关档案管理部门,通过对各类档案、资料收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用,使档案在处理历史遗留问题、反映历史沿革等方面所起的作用越来越明显,社会各项事业对档案信息资源的需求日益增大,档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变,已成为一种必须的趋势。但作为企业,档案管理工作因无法直接给企业带来经济效益,而容易被忽略或不给予足够的重视,往往“直到用时方恨少”,感觉档案管理工作重要的时候才强调一下,领导不重视,部门和个人更不重视,企业档案管理部门处于在夹缝中生存的尴尬状态,不要说档案信息资源的开发利用,就连最基本的收集都成为一个难题,在档案资料的借阅上也经常出现“有借无还”的事情,而档案管理人员却因没有制约权而束手无策。随着档案资料在企业改革发展、经营、管理、安全及地区关系方面的利用效果愈加明显,使档案管理工作得到日益重视。本文试在档案工作实施绩效考核方面结合本单位情况,阐述个人的一些看法论文下载。
1 档案工作实施绩效考核的意义
绩效考核是现代企业管理模式的主要方式,是企业根据自身特点采取的与之相适应的激励机制,实行科学的评价体系,对职工的工作、学习、成长、效率、培训、发展等进行全方位的定量和定性的考核,从而促进改善职工的工作行为,充分发挥职工的潜能和积极性,以求更好地达到工作目标。
科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的.重要尺度。档案作为历史的真实记录,在企业管理各项活动中都发挥了很好的凭证、依据、借鉴、参考、史料的作用。将档案工作纳入绩效考核管理,可加大档案工作的督导落实力度,对提高档案资料的完整程度和工作管理水平发挥着重要作用。主要体现在五个方面:一管理作用。通过考核办法的制定和落实,可进一步明确档案工作的工作目标和工作标准,在工作过程中起到沟通、学习、改进等作用。二激励作用。通过绩效考核的奖优罚劣,改善调整档案及相关人员工作行为,促使档案及相关人员更加积极、主动、规范地去完成档案资料的收集整理、归档、借阅及利用工作。三导向作用。以档案工作规范化为绩效考核标准,以考核标准规范工作行为,确立档案工作方向。四监控作用。通过绩效考核,对档案工作过程、环节、质量及效率等方面进行监督、规定及考评,获得反馈信息,可有效促进调整和改进档案工作。五约束作用。将档案工作纳入绩效考核,与奖罚挂钩,可以对机关责任部门和人员起到较好的约束作用,促使其不得不干。同时,也是对档案工作人员的约束,借阅人员工作的好坏也可以提出,并可进行考核奖罚。
2 建立完善档案管理的责任体系
以绩效考核为平台推进档案工作的责任化管理,目的在于“分解目标、落实责任”。也就是将文件资料的形成、积累、整理、立卷、利用工作,纳入科研、生产、基本建设等单位的工作计划,纳入领导工作议程,纳入有关人员的岗位责任制,将档案工作责任落实到档案室及各相关人员,可有效提高有关领导和人员的档案意识。通过实施目标及过程考核,达到实现档案工作科学化、规范化、制度化管理的目标。
在档案工作责任体系中,将档案工作纳入相关工作流程当中,起到相互监督与联系的作用。例如,在外购设备仪器或引进项目时,机关部门以书面通知档案管理人员参加验收,并由档案管理人员会同专业人员对文件材料进行验收,由设备采购人员负责收集整理,在设备开箱验收起或安装调试一个月内向档案部门归档。文件材料不齐全、验收单上无档案人员签字,财务部门不予办理款项支付手续。通过此种方式,可极力避免原始资料的丢失和遗漏,易于收集第一手资料,亦无形之中对机关管理部门和人员施加必须保证资料齐全和及时上交的压力,对档案管理工作的第一步—收集的完整性奠定了坚实的基础。综上所述,通过档案工作责任体系的建立,降低了档案室工作的被动性,促进达到档案工作各方面规定要求,减少催交档案资料等环节,提高了工作效率。
3 做好档案工作的流动性管理
档案部门的主要任务是档案材料的整理、管理、投放、传递和周转,是一个流动性的管理过程。档案管理的根本目的在于档案利用,工作的最基本要求是保护好档案资料的完整性。要确保参考价值的文件保存完好以备利用,绩效管理就要有的放矢,把握好两个方面重点,一是文件资料归档,二是文件资料借阅,也就是一个“进”和一个“出”两个环节。
对档案资料的流动性管理上,通过绩效考核可切实起到约束和监督、利用和保护的作用,重点突出严格性、规范性、时限性,以及对档案人员和其他人员的双方管理,保障档案工作的顺利开展。例如,归档的文件材料的质量是档案质量的先天因素,如归档的文件材料应为原件、载体和本身应符合耐久性要求等,因此,在文件材料归档前,档案室人员要严格检查归档文件材料是否符合归档要求,对于未按照归档材料规定及未达到规定要求的,每条扣*分(本分值与该单位部门及人员的绩效工资挂钩),并采取适当措施进行改正;对违反借阅制度,不按期归还档案或资料者,档案管理部门将下发档案、资料催还通知单,在规定期限内强行收回,每延误一天扣绩效**分,直至归还所借档案。总之,切实抓好档案资料的“进出口”,是保证档案资料的完好再利用的重点。
4 促进档案工作发展
档案工作实施绩效考核,是为了适应企业发展形势需要,对档案工作作出适时和全面的评价,查找工作中的不足,发现与规范要求的差距,以寻求更为有效的服务新途径,提高档案利用的质量和水平,更好地发挥档案的作用,在企业创造效益的同时,促进档案事业的发展。
档案意识是制约档案事业发展得关键性问题。绩效考核工作的开展,可有效促使企业职工转变档案观念,更好地认识档案工作的重要性。在日常工作中,绩效考核作为管理手段,“提醒”资料积累者主动把材料上交档案室。档案室在规章制度的“指引”下,对档案进行科学系统管理,把“死”档案变成“活”档案,单位或人员需要时随时提供,充分发挥档案的使用价值。实践证明,绩效考核贯穿于档案管理工作各个环节,与经济利益挂钩,严格考核,可有效规范档案工作行为,引领单位部门或机关人员强化档案意识,提高档案工作的主动性和档案利用的质量及水平,为档案事业的各项工作发展打下坚实的基础。