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信息化时代背景下企业档案管理在企业中地位与作用的思考
导读：随着信息化技术的普及。企业档案管理工作面临巨大的挑战同时也面临前所未有的机遇。企业档案管理，信息化时代背景下企业档案管理在企业中地位与作用的思考。
关键词：信息化，企业档案管理
前言：在信息技术高速发展的今天，企业档案管理工作面临巨大的挑战同时也面临前所未有的机遇，一方面，传统的档案管理工作模式已经完全不适应当今企业发展需要，保持传统工作模式的档案机构将被企业弱化同时阻碍企业的发展;另一方面，信息技术的发展给档案管理在企业中确立重要地位提供了技术条件，企业档案机构将渗入到企业的各个层面，为企业服务，从而成为企业的灵魂。本文试图对当今档案管理的现状进行分析，并在此基础上从档案学理论入手，逐步确立信息时代企业档案在企业活动的中的地位和作用。
1.企业档案管理的现状分析
在信息技术高速发展的大背景之下，随着企业市场化改革的深入和国内外经济环境的变化，企业管理对档案信息的迫切需求与档案管理模式的陈旧以及信息资源开发手段的落后之间的矛盾越来越突出，从而造成企业档案工作备受冷落，无法发挥应有的作用，主要表现在以下几个方面[1]：
1.1观念落后
从企业决策部门来看，对档案部门在企业中的地位认识不足，错误地认为档案工作只是一种资料整理工作，不能为企业带来直接的效益，从而不愿意投入加强档案部门建设。
1.2职能弱化
从档案部门自身来看，有重藏轻用的传统，将大部分精力放在收集、鉴定、整理、保管等业务上，注重保管企业的历史记录，忽视积极主动地为企业的现实工作服务。
1.3硬件管理水平低
从企业各个部门来看，随着信息化技术的普及，电子文件大量涌现，在档案工作信息化程度低的情况下，对档案管理部门的依赖程度逐渐降低，造成大量电子文档的归档和管理的缺失，最终结果是使企业各个部门缺少了交流的渠道，使企业变得如一盘散沙。
综合以上企业档案管理的问题，观念落后是主要的原因，没有充分认识到档案工作在新的历史时代的重要性，从而缺少对档案部门的投入，使档案部门人才资金缺乏，起不到企业档案部门在企业活动中的核心作用。
2.档案学结构理论中档案的新内涵
为了找到信息化时代档案工作新的内涵，我们从档案学理论为起点来探讨。
2.1 档案的结构理论
石浒拢在《档案哲学》一书中，将“结构”方法引入了档案学理论，使 “档案的结构”作为档案属性、功能和本质的认识基础，但他只是应用“结构”方法分析了档案工作系统。博士论文，企业档案管理。2004年刘新安教授撰文提出了“档案物质实体双重构成”的档案结构认识，使档案的物质结构实在地成为了档案认识和档案学理论研究的课题。
2.2档案物质实体双重构成
档案物质实体双重构成是对档案物质结构的一种崭新认识，其主要观点是：档案是由“文件实体集合”和“档案历史联系的记录”共同构成的。无论是“文件实体集合”，还是“档案历史联系的记录”，它们都是档案形成过程中所产生的物质实体:但此时单有“文件实体集合”或“档案历史联系的记录”都不能再构成完整的档案。用公式表示即：
档案=文件的实体集合，档案历史联系的记录。
其示意模型如图1所示。
2.3 结构理论对传统档案管理的诠释
在纸质档案整理中，作为档案的“文件实体集合”本身包含着“档案历史联系的记录”，虽然这种档案物质结构非常简单，但它的根本缺陷就在于，文件之间的历史关系本身是多维的，虽然利用文件实体排序能够记录文件之间的历史关系，但由于文件实体只能进行线性排序的特征，所以它只能一维地记录文件之间的历史关系。
2.4结构理论对信息化时代档案管理的诠释
“档案物质实体的双重构成”发现电子档案不但是物质的实体，而且是由“文件实体集合”和“档案历史联系的记录”两种物质实体构成的物质，由此充分证明了电子档案也是物质的实体，使电子档案阪依了“档案是物质实体”的传统认识。事实上，只要我们试图消除对电子档案物质属性的疑惑，在这个过程中迟早都会发现“档案物质实体的双重构成”的存在。因为电子档案只能以物质实体双重构成的形式存在。博士论文，企业档案管理。
3.信息化时代档案管理工作新思路
基于以上档案结构理论，档案工作在信息化时代的内涵必将在信息技术的逐渐成熟发生深刻地转变，从而给企业档案工作提出新的思路。这些转变主要发生在以下几个方面：
3.1档案工作的重心从实体向信息偏移
基于档案物质实体双重构成理论形成了“档案实体管理”和“档案信息整理”两个档案管理活动整合而成的二元档案实践体系。
在传统档案整理实践中，档案的实体整理显得尤为重要。所谓“档案实体管理”是以档案实体集合为对象所形成的档案实践，“其管理的结果涉及到档案实体物理位置的变化”。而实际上，档案实体管理是对档案的一个物流控制过程。在传统手工条件下，对纸质档案的整理是一种利用文件实体的排序，记录文件之间历史关系的技术实践。也就是说，在传统档案实体整理实践中，包含着对“文件之间历史关系”的“信息处理”，“档案实体整理”和“档案历史联系的信息整理”是浑然一体、同步进行的。我们根本无法将“档案历史联系的信息整理”从“档案实体整理”中剥离出来，成为两个相互分离的实践过程。因此，包含着“档案历史信息整理”的传统档案实体管理的地位高于档案一般信息的整理实践，成为传统档案整理实践的关键。
以计算机技术为基础的信息技术的发展给档案整理实践活动带来了不小的挑战。传统档案思想无法应对电子信息时代的档案数字化问题，而档案物质实体双重构成理论这种思想，将“档案历史联系的记录”从“文件实体集合”中完全剥离出来，成为独立存在的历史信息，同时这一部分的档案实践也相应地从传统档案实体管理中分离出来，形成独立的档案历史信息的整理实践。档案的实体管理活动不再包含档案历史联系的信息整理，其地位必将有所弱化。在电子信息为基础的档案管理工作中，“档案实体管理”工作较以前简单了很多，文件实体进行排序只要保持“文件实体集合”的完整性和真实性，为日后的工作提供必要的、原始的凭证即可。而分离出来的“档案历史信息的整理”就显得尤为重要，可以利用虚拟整理技术[4]，对档案的历史联系信息进行多维的整理，形成完整的历史联系的记录，从而真实地反映档案所记录的社会实践活动。这样，以“档案历史信息整理”为核心的“档案信息整理”将成为二元档案实践体系的核心。
相信档案事业的关注焦点将很快从文件实体转向文件的形成过程，从文件实体的整理、编目和保管转向了解信息系统和形成者的相关文献之间的有机联系。
换言之，现代档案实践的重心将由“档案实体管理”向以“档案历史联系的记录”为核心的“档案信息整理”偏移。博士论文，企业档案管理。
3.2档案整理原则从一维的来源原则向多维的历史原则发展
在现代档案学理论内核中，随着档案实践的发展，档案历史联系整理原则的内涵从来源原则发展为历史原则。其原因如下：
传统档案整理主要体现在“实体整理”，是一种利用文件实体的排序来记录档案历史联系的工作，这种整理受文件实体排序的巨大约束，只能选择 “来源”特征作为文件实体排序的根据，从而使经典档案学理论相应地形成了一个只能利用“来源”特征来保持文件之间历史关系的原则，即来源原则。博士论文，企业档案管理。但是“来源原则”与经典档案学提出的“档案整理必须最大限度地保持文件之间的历史联系”相互矛盾，所以在来源原则指导下所形成的档案并不能完整地记录历史。
当电子文件出现后，对电子文件实体进行排列已经失去意义，虚拟整理技术应运而生。档案历史联系的虚拟整理是一种与文件实体排序无关的技术，它不再利用文件的实体排列顺序来记录档案的历史联系，而是利用一个独立的档案历史联系信息系统，来记录、固化和揭示档案历史联系的技术。博士论文，企业档案管理。当历史联系的记录脱离文件实体排列后，人们就能同时根据文件之间历史关系的多个特征，形成档案历史联系的记录。这样，档案历史联系的记录从一维发展到多维，相应地，档案整理的原则也从原来的一维来源原则，过渡到更为复杂的多维历史原则。
3.3档案的价值从凭证价值向记录历史的文化价值发展
档案的凭证价值，是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。长久以来，档案作为对历史事实的证据，是档案利用工作中最常见的现象，档案的一切作用都来源或衍生于凭证作用。
基于档案物质实体双重构成理论，文件实体的集合使我们能够获得事件的内容，而档案历史联系整理则使文件实体获得事件的关联。博士论文，企业档案管理。当档案物质实体双重形态形成后，历史联系的记录从文件实体集合中独立出来，从而可以对文件实体集合进行多维的历史联系整理，形成多维的历史联系的记录。这样，读者在阅读档案的过程中，就能依照档案人员记录下的“多维的历史联系”，将一份份文件的内容连接成为一部真实而完整的历史。档案实践也由经典档案学时代的对某一事件的凭证转变为对历史的凭证。相应地，档案的价值也从经典档案学的凭证价值上升为历史文化价值。
4.企业档案部门应该成为企业的核心灵魂
从信息化背景下档案工作内涵的扩展，可见档案工作从简单的文档管理转变为档案信息的管理和挖掘，这个档案信息包括档案本身的信息和档案实体之间的历史联系，从而使档案使企业档案部门看到了自己可以承担的职责，有理由相信企业档案部门完全应该成为企业的核心灵魂。
4.1 企业档案部门变被动为主动服务成为各个部门的沟通桥梁
由于信息技术网络的发展，使企业档案部门与企业各个部门的信息交流更加便利了，同时，档案部门在管理档案的同时，进一步挖掘档案内部的信息以及它们之间的联系，提供给企业各个部门，企业档案工作从传统的管理工作扩展到为企业各个部门的主动服务，各个部门通过档案部门可以了解其他部门的有价值的信息，促进了各个部门信息的交流和沟通，其工作模式如图2所示。4.2 企业档案部门掌握企业所有的信息
企业档案部门承担着记录企业发展活动中的历史记录，这些档案记录是企业内部宝贵的财富，在传统的档案保管思路下，这些档案记录起不到应有的作用，依靠信息技术的发展，档案部门从繁重的整理工作中解放出来，可以对这些历史档案进行多维度的挖掘，这些工作将这完全不同于情报部门和图书资料部门，决定了企业档案部门其在企业活动中的关键地位。
4.3 企业档案部门是企业文化的发起者
当企业档案的价值也从经典档案学的凭证价值上升为历史文化价值，则其对企业文化产生决定性的作用。企业文化是指一个企业在生产经营过程中形成的管理思想、经营理念、价值观念、行为规范和企业精神的总和。企业档案和企业文化均产生于企业的生产经营过程，两者之间存在着紧密的联系。
4.3.1企业文化植根于企业档案，企业档案是企业文化建设的源泉和动力。新的事物记载了新的档案，新的档案赋予企业新的文化。企业档案工作者应该在管理好企业档案的同时，认真研究和挖掘蕴藏在企业档案中的文化思想，积极收集与企业文化建设相关的企业档案，使企业档案工作在企业文化建设过程中大显身手，并使企业档案工作与企业文化建设相互促进，相互补充，共同推动企业的发展。
4.3.2 企业档案是企业的文化财富，管理好企业档案就是管理好企业文化并且服务于企业。企业文化的传播与记载依赖于企业档案，没有企业档案，企业文化建设就难于持久和有生命力。就企业档案的内容而言，其本身就是一种企业文化现象，它可以应用于企业文化建设，同时也进一步丰富了档案利用学的内容。
具备了新的使命的企业档案部门将成为企业文化的发起者。
5.结论
传统企业档案工作要适应外部环境的变化、走出当前面临的困境，仅仅进行细枝末叶的修修补补已经无济于事，唯有进行根本性的变革和创新，从关注对档案实体的管理转移到关注对档案所存储的信息、所蕴含的知识的管理。档案管理应该由被动的、单一的、滞后的服务，转变成前端、全过程的融入企业的核心活动，为企业创造价值、实现利润最大化服务，为提升企业核心竞争力服务。企业档案部门完全可以成为企业的核心灵魂，而且它也必须是，企业应该从长远的观点来看待档案部门的地位和作用，相信随着信息化技术的逐渐成熟，企业档案部门的核心灵魂作用将更加明显。
参考文献：
[1]张莉,郝幸田,企业文明,我国企业档案工作现状及创新,2010年02期
[2]黄小萍.档案的结构研究.天津师范大学研究生学位论文.2008，3.
[3]崔杰.现代档案体系结构研究.天津师范大学研究生学位论文.2006，4.
[4]刘新安，朱瑞良，刘巍.虚拟整理技术的理论意义[J].北京档案，1998，(10):23.
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