高校考试档案信息的科学化管理

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  [摘要] 高校每年会开展多项考试,科学管理档案信息非常重要。本文首先分析高校考试档案信息的特点,然后论述高校考试档案信息科学化管理的建设原则,并提出有针对性的管理举措。

  [关键词] 高校; 考试; 档案; 科学化; 管理

  高校每年的考试工作涉及大量的信息生成,并构成档案信息。科学的考试档案管理不仅要注重存储功能,更要发挥档案信息的参考价值。因此,设计考试档案信息科学化管理的方案应受到充分的关注。

  一、高校考试档案信息的特点

  从高校考试的实践来看,考试档案信息具有类别多、持续生成、信息量大的特点。首先,高校的考试可以划分为多种类型,既有院系教学计划范围内的课程考试,也有国家等级考试,如英语等级考试、计算机等级考试,还有教师职称评定考试。其次,高校的考试是持续推进的,每年都会生成新的考试信息,并扩充原有的考试档案。最后,考试档案信息的积累会形成庞大的信息规模,每届师生都有自己的考试档案,海量的考试信息给档案管理工作带来挑战。

  二、高校考试档案信息科学化管理的原则

  针对高校考试档案信息的特点,科学化管理成为问题解决的关键。科学化是指综合运用高校的人力、物力、财力投入,使档案管理工作创造最优化的工作效能,改变被动管理的状态,切实为教学和管理服务。科学化管理应遵循以下原则:

  第一,高效性原则。现代信息技术的飞速发展为档案信息管理提供了前所未有的便捷条件,档案查询的高效性必须获得保证。高校考试信息的生成和管理应当以服务高效为宗旨,在检索速度、保密程度、查询方法等方面发挥优势,打破陈旧的档案管理模式,以新型管理模式分配资源,节约投入资金和人力物力,真正达到科学化的管理水平。

  第二,系统性原则。高校考试档案信息的管理是否科学需要通过系统性原则加以检验。考试信息可以从横向和纵向系统划分管理的要点,在横向层面,不同的考试类型是区分的主要依据;而在纵向层面,个人信息、所属年度、权限范围等又具有各自的特征分类。只有将横向和纵向的系统要求有机结合,才能使档案信息管理工作不断向纵深方向发展。比如,有的教师参与职称评选,很有可能当年没有成功,即生成当年个人职称档案,第二年还将继续参选,进而要对个人原有的职称档案重新丰富。所以制定具体的档案信息管理要求至关重要。

  第三,实用性原则。高校考试档案信息的实用价值不容忽视,对于考试档案信息的管理,并不是简单的封存,编制索引、入库,而是要分析研究其中隐含的信息,将其搜集整理,作为对今后工作的指导。比如,院系内部英语四级考试、六级考试的通过率分析,考试违纪现象分析,考试人群分析等,都需要根据以往的考试档案信息,进行关联性分析和统计。

  三、高校考试档案信息科学化管理的举措

  按照以上原则的指导,高校考试档案信息的科学化管理应当推进以下工作:

  第一,构建双轨制档案信息管理模式。高校各类考试信息首先是以纸质档案的形式生成,然后才能录入数据库系统,创建电子档案。如果要提升检索效率,就必须依托电子档案,但又不能终止对纸质档案的存储和管理。所以只有区分电子档案和纸质档案的不同管理需求与方法,以双轨制的管理模式开展工作才能体现科学化的管理水准。在纸质档案管理方面,档案人员应明确封存入库的年限和年限期间内的档案使用功能,如以10年为一个基本年限结点,过期将主要以封存的形式保管,在10年之内可以视具体情况而翻查原始档案。需要特别注意的是,一般对高校考试信息的使用查询多是以量化信息为形式,即具体的成绩、参考人数、成果数量等,少数个别错误判定、特殊档案信息的增加才涉及对原始档案的翻查整理。这就要求纸质档案的使用应更加严格规范,如无特殊情况,应以使用电子档案查询为主,尽可能确保纸质档案的安全保密。

  第二,建立专业的考试档案信息管理平台。在高效性原则的指导下,系统规划档案信息平台的功能成为档案管理工作的重中之重。有的高校在教务处内部信息系统中含有以学号进行存储的院系学分成绩统计,专业的考试档案信息平台可以采取和教务处网络设立链接和关联的方式,实现资源共享。为实现多种类型考试信息综合管理的现实需求,信息平台应设置不同的分类索引,便于分类查询和统计。信息平台首先应将考试类型作为基本分类,每一项考试以身份证号、学号、教师工号作为核心索引,从而有利于以个人唯一识别信息为基础,综合管理个人的多项考试成绩,如个人跨年度考试信息结果的增加。不同考试类型之间以上述号码为关联依据,同时要对学生、教师、档案管理人员以及相关负责领导分设不同的查询权限,严格高校考试信息的保密管理。

  第三,开展年度考试档案信息的分析研究。高校档案部门每年应组织专人对以往和最新考试档案信息进行研究,从中提取有价值的信息应用到教学和管理工作中。为此,高校可成立专项档案研究团队,如各学科小组委派专人,每年和档案管理人员配合,定期开展档案研讨,撰写年度分析报告。比如为服务高校人才建设工程,对比分析近5年教师职称考试变革对业务素质提升的贡献程度,高校学生入学考试改革与学生综合能力培养间的关系等,从而使原本处于静态的考试档案信息产生动态性的实用功能。

  从考试档案中挖掘有价值的信息对高校教学和管理的发展具有十分积极的意义。遵循科学的原则和方向,建立有效的管理举措,高校考试档案信息的管理将会呈现更多新的成果。

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