论工程基础设施建设前期档案管理

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  摘要:随着国民经济的发展和企业技术改进的不断深入,各地加强了基础设施建设和技术改造,众多新建、续建的工程基础设施建设应运而生。如何管理好、使用好工程基础设施建设前期档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题。

  关键词:基础设施建设 前期档案 管理

  工程基础设施建设前期管理已经得到了足够的重视,各单位工程基础设施建设管理部门也积累了不少工程基础设施建设前期管理的先进经验,但对于工程基础设施建设前期管理中很重要的一个方面——项目档案管理却没有得到应有的重视。这个现象伴随着项目档案管理相关规定的出台而得到了很大转变,各个单位也在不知不觉中重视了项目档案管理工作,只是苦于不知如何做好项目档案管理工作。

  工程基础设施建设前期档案也叫工程准备阶段文件,是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。前期档案是工程项目档案的重要组成部分,是工程建设的凭证性和基础性文件材料,是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证。只有规范前期档案管理,明确归档范围,保证前期档案的齐全、完整,才能为主体工程档案管理打下良好的基础,才能保证国有资产的完整。

  一、基础设施建设档案管理存在的问题

  1.面对发展机遇,国家工程项目建设管理体制改革进一步深化,也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规、标准,在传统的基础设施建设档案管理工作中同时产生了问题和困难。基础设施建设工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点,使基础设施建设档案具有多样性、复杂性、成套性等特点,由于经济利益或赶工期等原因,人们只重视工程本身,轻视工程档案,基础设施建设档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展,造成了基础设施建设档案工作滞后,反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作,工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下,制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。

  2.档案管理意识不强,领导和档案人员对基础设施建设档案重要性的思想认识不够,基础设施建设档案工作的学习宣传力度不强,基础设施建设工程队伍流动性大,人员不稳定,使档案资料管理工作严重脱节,档案资料流向不清,工程各参建部门缺乏相互沟通交流,档案管理职责没有落实到具体人员。由于基础设施建设工程和档案的专业性,工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序,缺乏工程档案管理的实践能力,使基础设施建设档案的收集、整理和归档不及时、规范。对基础设施建设档案管理的观念和认识是做好基础设施建设档案工作的前提和保证,目前,随着经济和科技的发展,在适应基础设施建设档案管理新要求方面存在一定的问题。

  3.传统的基础设施建设档案管理模式面临着重大的挑战,相关规章制度不健全,不能采取规范标准的管理方法和操作流程,基础设施建设档案管理各环节不符合质量要求,由于工程参建单位多,档案工作标准得不到统一,如归档的基础设施建设档案质量不一,格式和内容不相同,给档案部门带来一定的负担。基础设施建设档案管理工作程序不规范,没有履行监督、检查、指导等职能,基础设施建设档案管理措施不完善,对当前的改革形式和管理方法缺乏研究和思考。

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