试论新建本科院校档案编研工作对策研究

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       论文关键词：新建院校　档案　编研

　　论文摘要：根据新建本科院校档案编研工作现状，就如何提高认识、加强队伍建设，利用现代信息技术创新编研，加强档案资源建设、注意档案编研与育人功能相结合，提高档案编研水平，开创档案工作新局面提出对策和建议。

　　高校档案编研工作是高校档案工作的重要组成部分，是开发档案信息资源的一种重要手段。但是由于各种原因，档案工作总是部门或单位最后受到重视和发展。特别是新建本科院校，由于建立时间短，发展快，要完成各项评估达标检查指标，初期档案工作不受重视也在情理之中，第一轮教学工作水平评估结束后，新建本科院校开始认识到学校档案工作的重要性，特别是教育部27号令的颁发，档案工作有了较大的发展，新建本科院校纷纷建立档案馆，档案工作逐步走入正轨。但是作为档案工作的一个重要部分，档案编研工作的进展状况却不令人满意。档案的开发利用还处于低级阶段，必须加大档案编研工作的力度，彻底改变新建本科院校档案编研工作严重滞后的局面，促进档案管理整体水平的提高，更好地发挥档案信息服务的作用。开展高校档案编研工作，充分挖掘档案资料的使用价值，是提高高校档案管理水平的重要手段。

　　一、新建本科院校档案编研工作现状

　　(一)对档案编研的重要性认识不足，重视程度不够

　　主要表现在领导对档案工作重视不够，学校领导把主要精力放在了教学科研和学校事业发展上面，档案工作没有受到应有的重视。认为档案馆能够把档案收起来，保存好，利用时找得到就行了。即或建立了档案馆，在人员配备、经费投入、工作场馆安排上，也只能基本维持开展档案的收集和利用工作，对档案编研工作所需要的人力物力等还不能够很好地满足。档案馆工作人员对档案编研的重要性认识也不到位，由于本身工作任务重，档案人员平时只能忙于档案的收集、整理、组卷、录入等日常管理工作，没有更多的精力投入编研，也就很难在档案编研方面下多大工夫，没有档案编研势必影响到档案工作整体水平的提高。所以必须充分认识到档案编研工作的重要性，只有认识到位，才能政策到位，政策到位才能工作到位。

　　(二)档案馆工作人员专业素质不适应档案编研工作

　　新建本科院校档案馆严重缺乏档案专业人才，很难有经过正规档案专业培训的人员从事档案工作，科班出身的档案专业人员屈指可数，大多是学校从其他部门抽调到档案馆来从事档案管理工作，且不论本人是否热爱档案工作，单从专业素养来看，现有人员就很难适应现代信息社会对档案工作的需求。知识面窄，人员结构配置不合理，缺乏专业人才及现代信息技术人才，由此造成编研材料过于简略，档案编研工作跟不上形势的发展需要，档案的价值未能得到充分体现。严重制约了高校档案事业的发展。

　　(三)编研工作水平不高，缺乏针对性和时效性

　　目前新建本科院校档案编研工作水平不高，缺乏针对性与时效性。档案编研成果大多为大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等查考型材料成果。选题面窄,实用性不强，成果重编轻研，“编”多“研”少。大多数编研成果只是对原始档案材料进行简单的汇总。片面追求数量,忽视了在汇编的基础上加以分析研究，因此，编研成果往往质量不高，过于简单化，难以充分发挥编研成果的参考作用和决策依据作用。高校档案信息编研资料大多只是用来应付各类检查、评估之用，或作内部参考，真正能走上社会，产生社会效益和经济效益的不多。不仅没有实际利用价值,反而增加了档案馆(室)的储存负担。

　　(四)档案编研缺乏创新，没有充分利用现代信息技术

　　在现代信息技术条件下，新建本科院校档案信息化建设速度缓慢,还不能满足利用者多角度、多层次的需求。还有部分档案人员仍然使用传统的手工操作进行收集、整理、管理和利用档案。利用网络进行档案编研才刚刚起步，缺乏创新，编研成果形式单一，没有很好地发挥网络提供的便捷，融文字、图像、音频、视频、动画等多种形式于一体的编研成果很少[1]。高校网络档案编研水平与技术有待进一步提高。目前高校缺乏既懂档案编研知识又懂网络技术的复合型人员，这直接影响了高校网络编研工作的开展。

　　(五)档案编研没有发挥应有的育人作用

　　由于档案工作人员大多缺乏从事思想政治教育的经历，在档案编研中忽视了档案所蕴涵的信息内容和它的教育功能。档案编研重点放在了凭据作用和数据参考等方面，而忽视了档案所蕴涵的校园文化内涵，未能很好地挖掘和开发学校在创业发展过程中所涌现出的优秀人物和事迹、办学理念和特色。有重档案收集，轻档案利用，重部门利用，轻个人利用等现象。未能充分利用档案反映民生诉求，档案本身的文化教育功能未能受到应有的重视和充分地体现。

　　二、新建本科院校档案编研工作对策

　　(一)加强领导，充分认识档案编研在档案工作中的重要作用

　　档案工作是学校工作中最容易被忽视的，档案部门在学校属于弱势部门，档案工作总是部门或单位最后得到重视和发展。也可以这样说，档案工作水平的高低也反映了一个单位管理水平的高低，如果档案工作一塌糊涂，那么要说这个单位的管理水平有多高，很难让人信服。领导的重视是做好档案工作的关键。档案工作是学校的一项基础工作，学校领导应给予高度的重视，只有领导重视档案工作，才能在人员配备、经费保障、场馆建设和政策措施方面给予保证。也才能调动和发挥档案工作人员的工作热情和积极性。同时档案工作人员也要高度重视档案工作和档案编研，要自尊自重，自爱自修，在做好档案的收集、整理、利用工作的同时，积极开展档案的编研工作，充分发挥档案信息的服务作用，挖掘档案资料的使用价值，提高高校档案管理水平。

　　(二)加强队伍建设，整体提高工作人员的档案编研水平

　　建设一支专业结构、年龄结构合理的，能够适应学校档案工作需要的人才队伍是做好档案编研工作的关键。根据新建本科院校工作人员现状，要引入竞争机制，积极引进各类优秀人才，建立起合理的人员流动机制，促进档案工作适应学校事业发展的需要。加强队伍建设，提高工作人员的素质，改变现有档案人员结构，引进一些具有档案专业素养的专门人才。学校应将档案人员队伍建设纳入学校人才建设的规划中,分阶段有计划地引进具有档案学、计算机学、信息学等各方面的专业人才,充实档案队伍,逐步形成合理、科学的人员配置结构,满足档案工作对人才的需求[2]。

　　对现有人员要有计划地通过专业培训、专题讲座、学历进修等各种形式的学习,掌握包括档案专业知识、档案法律法规、计算机应用、数字化技术及网络技术,扩大知识面,提高他们的业务能力和综合素质。同时应要求档案工作人员具有一定的思想政治觉悟。这是工作本身的需要，也是档案工作人员必备的重要素质。档案工作人员要保持平和的心态，加强自身修养，树立正确的世界观、人生观、价值观，树立起服务意识，在工作中要坚持原则，恪尽职守，不怕困难，脚踏实地、坚持认真做好档案工作。

　　(三)加强档案馆资源建设

　　档案资源是档案编研的素材，没有资源，档案编研就是一句空话，巧妇难为无米之炊。新建本科院校建校历史短，积淀不厚，相对来说资源不丰，要搞好档案编研工作，就要从档案的源头抓起，加强档案资料的收集和整理。积极参与学校的各种活动，要有档案意识，注意发现具有档案价值的资源和线索，及时安排人员进行收集和整理。从各部门在学院网站上发布的信息以及学院的新闻简报、学院文件等各种信息载体上捕捉档案资料信息，经常到各部门进行跟踪调研，寻找有价值的信息资源。督促各部门及时移交应该归档的资料，重要的档案资料随时移交;对学院的重大项目、重要会议以及重要人物来访视察等，档案部门要及时跟踪，确保档案资料的完整性、准确性。同时要积极主动地宣传档案工作，争取更多的支持和理解，主动与学校重要部门和人员取得联系，争取收集和征集他们所拥有的个人档案资料，妥善保存，为他们利用提供方便，充实档案资源，为档案编研工作的顺利开展奠定良好的基础。