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浅论新建本科院校教学档案的优化管理
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论文关键词：新建本科院校 教学档案 优化管理
论文摘要：教学档案服务于高校的教育教学工作，是高校档案的主体和重心。分析了教学档案在高校教学和管理中的作用和地位以及目前教学档案工作中存在的问题和不足，为充分发挥教学档案的作用，更好地服务于高校的教学改革和教学研究等工作，新建本科院校必须加强和优化高校教学档案的管理。
近年来，随着高等教育事业的蓬勃发展，许多高校纷纷合并升格，学生人数剧增，档案的数量也随之增加。如何优化教学档案的管理，已成为新建本科院校的当务之急。笔者就新建本科院校教学档案管理的意义、存在的问题及解决的途径谈些看法。
一、优化新建本科院校教学档案管理的意义
教学是高校教育的核心内容，教学档案是衡量高校教学质量、学术水平、管理水平的重要依据。教学档案作为一种重要的信息资源载体，对高校教育教学管理发挥着举足轻重的作用。
(一)教学档案是教学工作的真实记录和参考依据
教学档案是高校教学业务部门在教学管理、教学实践、教育研究活动等各个环节中形成的具有保存价值的教学文档资料，它是高校教学活动的直接的原始记录，如教师的业务材料包括学生各科成绩分析、试卷分析、科研课题、教案检查、以及其他在教学活动实践中直接形成的声像档案材料，如教学实习录像等，这些以影像为表现形式并辅以简要文字说明的历史记录，具有纪实性、直观性、典型性等特点，是教育教学活动中有力的辅助手段，在学校档案工作中占据重要的地位。因为它们是知识和信息储存的一种形式，详细、真实地反映了高校的教学历史全貌[1]。通过抽调审阅教学档案如教师教案、实验报告、科研论文、毕业设计(论文)、试卷等，能很快了解高校教育教学工作的基本情况，同时还可作为教学管理考核的基本参照依据。
(二)教学档案是进行教学科研的前提和基础
教学工作离不开教学档案。教学档案是历史的真实记录，可以客观地反映学校每个院系的实际教学水平。对历年学生的测试成绩及教师教学检查的分析，可以看出教学水平的提高与否;对历年试题的检查，学生违纪情况分析，能直观地反映出教学管理水平的提高或下降，从而为今后的教改指明方向。因此，我们应增强教学工作中的档案意识，引起教师和教辅人员的高度重视[2]，以此来促进教学管理，提高教学水平。
(三)教学档案有助于推动教师队伍建设
教师业务档案是教学档案的重要组成部分。随着素质教育的不断推进，教育质量的不断提高，以及教师职称评定工作的进行，教师业务档案发挥的作用也越来越大。它在个体上，反映了教师的业务能力、学术水平和工作业绩;在整体上，体现了学校的师资素质、队伍结构和办学水平。因此，认真搞好教师业务档案的建立、保管和利用工作，将推动学校各项工作的开展，尤其是师资队伍建设。教师业务档案中客观真实地记载着学历、考核成绩、业务水平，使校领导对教师的综合评价有了可信的参考依据，这样就能公正有序地进行教师的职称评定、工资晋级、人事调整等相关事宜，进而对教师的切身利益进行决策，并有效激励每位教师的事业心、进取心，提高教师群体的稳定性，激发教师队伍的创造力。
二、新建本科院校教学档案管理存在的问题
目前新建本科院校档案馆虽然已购置了计算机、打印机等设备，基本实现了收集、整理、编目、检索等主要服务功能的计算机管理，但档案信息网络化建设还任重道远，多数新建本科院校的教学档案不全、不实，漏洞甚多，即便是档案整理工作也存在着诸多问题。
(一)档案规章制度滞后，管理体制陈旧
一般高校的档案馆已基本形成自成体系且成熟的档案管理系统，本身已有准确的定位。新建本科院校虽然学校级别提升了，但档案工作的层次却没有随之提升，人员的配置仅能应付日常的档案收集、整理、归档、利用等工作，基本无暇顾及高层次方面工作的开展，有少数新建本科院校甚至还没配置专职的档案人员，仍由文书人员兼任。虽然多数新建本科院校制定了教学档案规章制度，但有些规章制度没有及时修改和补充，已无法满足新形势的需要。同时，这些新建本科院校的档案室又面临着新情况、新挑战，需执行本科院校的新规定，档案工作的开展处于尴尬的两难境地。
(二)档案管理不规范，多缺漏、遗失现象
教学档案的管理是一项复杂的工作，它需要严格的制度规范和科学的管理方法。教学档案的产生、收集、整理、利用等运转过程，应当依据档案法规和标准实施科学化的管理。由于高校教学档案涉及范围广、工作量大，加之人们的档案管理意识较为薄弱，致使相当部分教学档案材料的收集存在着一定的漏洞，造成大量的档案缺漏、遗失现象。而已有的档案也存在着许多问题，诸如：归档不及时、分类不规范或者收集不完整等，其共性特征表现为：重收存，轻整理;重共性材料，轻个性材料;多头归档，重复设档。这些现象严重影响了档案效用的发挥，并给日后档案的鉴定、保管及库房的承载空间带来压力，造成了不必要的人力、物力和财力浪费。
(三)档案信息化程度偏低，资源开发利用不够
当今电子化档案信息已日益成为信息服务的重要载体，档案信息化程度偏低将会直接导致教学档案资源的开发利用效率不高。教学档案管理由于涉及的专业多、课程杂、范围广、内容繁，各教学部门若缺乏整体规划，各行其是，各自为政，则会给全校在档案管理、数据查找、资源共享等诸多方面造成极大的不便。如果收存的档案不积极地开发利用而束之高阁，就会失去档案自身的价值。同时，教学档案利用的好与坏，也从一个侧面反映了高校办学水平的高低。
三、如何优化新建本科院校教学档案的管理
教学档案是高校档案的重要组成部分，其作用十分重大。优化和加强高校教学档案的管理，是新建本科院校档案建设工作重要的一环。
(一)高度重视，建立健全教学档案管理制度
教学档案是高校教学工作情况的真实具体反映，是衡量高校教学水平的重要依据。由于档案工作自身的性质和特点，档案部门常处于被公众所忽视的位置，新建本科院校各个部门应高度重视档案工作，在人员和经费上加大投入，建立健全教学档案管理制度，加强档案工作的宣传，把档案信息资源网络化建设纳入学校的议事日程和整体发展规划，使档案工作的发展与学校的教学科研等各项工作的发展同步前进，使档案机构设置、库房建设、技术人员配备以及档案现代化必需的经费和技术装备等真正落到实处。档案管理工作只有在高校管理中得到重视，达到档案管理质量的提高，才能更好地为教学、科研以及各项工作服务。
(二)清理补充，作好现有教学档案的分类整理
高等学校教学档案资料的收集、整理、归档、统计、分析等工作是个连续性的动态管理过程，其管理的效能直接影响着档案材料的质量[3]。目前，新建本科院校的教学档案尽管存在着材料缺失和管理混乱的情况，但仍然储藏着大量的本校教学方面的原始资料，需要我们去挖掘、清理，并有针对性地进行整理、分类和必要的补充。教学档案的分类必须遵循教学档案形成的规律，尽量保持教学档案的完整性和系统性。常见的分类方法有两种：一是时间分类法，以年代来区分、排列、管理档案，强调档案的时间特征;另一种是性质分类法，即按照材料内容所反映问题的性质来分类。最常用的方法是将两者结合起来，即在体现一定的时间性的基础上按教学档案的性质分类，既展示历史与时序交替的过程，又保持档案资料内在特征的有机联系，使整个案卷组成一个有机整体，同时，各部分又具有相对独立性，从而建立一个“完整、准确、系统、安全、有效”的档案体系。
(三)重视培养，加快档案技术人才队伍建设
现阶段不少新建本科院校教学档案资料管理方式陈旧，多处于手工管理阶段，院系档案人员大多由秘书兼任，教学档案信息资源开发相对滞后，工作效率低。这样落后的管理方式，势必难以适应教育发展和高校教学工作检查的要求，这就要充分利用计算机数据库技术和网络技术，提升教学档案管理的信息化。
因为网络化管理要求档案员具有较强的计算机、信息处理技术和网络管理等基本技能;新的档案载体的出现，需要档案员具有较高的专业保护意识和特殊技术保护水平;档案开放和信息剧增，需要档案员具备较高的鉴别档案、获取信息、筛选信息、反馈信息的鉴别能力和编研能力。新建本科院校档案馆要通过采取向外引进和内部培养相结合、组织培训和参观交流相结合等方法来提高档案人员的素质，逐步建立一支数量充足、知识年龄职称结构合理、专业技术覆盖面广的高素质复合型档案人才队伍，以满足高校档案信息网络化建设的需要。
(四)利用网络，提高教学档案资源利用率
当今，档案资源信息化、档案信息网络化、档案管理现代化已成为当代档案管理工作的发展方向。为适应新形势的发展，新建本科院校必须建立一套完整规范的校、院、系电子档案管理系统，充分利用计算机网络、缩微、光盘等先进技术与手段，变静态管理为动态管理，将“死档案”变成“活档案”，将文字档案变成电子档案。同时，加强教学档案信息资源的开发与利用。新建本科院校档案部门要围绕教育教学中心，努力更新思想观念，加强档案信息的需求研究，把重要的教学档案信息编制成专题材料，一方面通过档案网页、校园网及其相关网络丰富档案信息量;另一方面扩大信息编研的范围，加大开发档案信息的深度。高校档案部门要积极与其他职能部门协作，合理调配与充分整合分散的信息资源，建立高校档案信息资源库。比如:科研部门负责科研论著数据库的构建，教务部门承担试题库、电子课件、学籍异动等教学专题库的建设任务。通过档案文献资源信息化建设，充分发挥网络辐射作用，扩大档案文献资源交流渠道，实现新建本科院校档案文献信息资源共建共享，使档案文献信息资源建设达到新的水平。
结语
传统的教学档案管理模式和手工操作方法已经无法跟上高等教育快速发展的形势，新建本科院校着手组建一套完整的校、院、系电子档案系统已势在必行。我们要在日常教学和管理工作上认真扎实地做好教学档案的收集和整理工作，优化档案管理，强化服务功能，充分发挥教学档案的作用，促进新建本科院校档案工作与其他各项工作协调发展。
参考文献：
[1]黄金莲.关于提高新建本科院校评估档案质量的思考[J].档案，2006，(4)：42-43.
[2]彭群颐.信息化社会高校教学档案建设研究[J].教育与职业，2008，(5)：189-191.
[3]李丽芳.试论高校检查背景下的教学档案质量问题[J].兰台世界，2006，(18):29-30.
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