档案管理和利用

时间：2022-10-08 23:25:08 档案管理毕业论文我要投稿

档案管理和利用

　　档案管理和利用【1】

　　摘要：本文重点阐述档案管理工作的重要性和档案在文秘工作中

　　能发挥怎样的重大的作用、产生怎样深远的意义，文秘人员应如何做好档案的管理工作，以及如何更好的利用档案，使文秘人员在工作中更加的得心应手，提高文秘工作的效率。

　　关键词：档案管理意义档案利用工作效率

　　档案管理工作在知识的范畴内有着浓缩精华，承载与融汇知识量和展示知识，并将知识的信息量转变为人类寻求发展壮大的能量作用。

　　因而人们常说，档案是人类知识和文化的结晶就是这个道理。

　　档案是历史的真实记录，这是它的价值所在。

　　它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。

　　档案的管理和利用工作作为文秘工作中重要的组成部分，需要文秘人员进行深入的探讨，信息社会的到来，给档案的管理和利用工作提出了新的、更高的要求。

　　同时文秘人员也要认清社会发展的形式，运用新的、科学的管理方法，更好地做好档案工作，让其发挥更大的作用。

　　适应在快速变化社会中的新的发展需要，提高文秘人员的工作效率。

　　1 档案的起源及分类

　　1.1 档案的起源档案是人类发展到一定阶段的产物，是处理完毕的、具有参考价值的、集中保存的、系统的历史文件，是档案信息与档案客体的复合体，它具有个体意识和群体意识的功能。

　　提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。

　　“档案”一词源于清朝，在此以前在不同的朝代有不同的称谓。

　　例如：在商朝叫做“册”，在周朝叫做“中”，在秦朝叫做“典籍”，在汉魏以后就叫做“文书”“文案”“案牍”和“簿书”了。

　　据史料记载，清代是最早出现“档案”一词的。

　　主要见于清代档案康熙十九年(1680年)的《起居注》中，书中记载：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也;存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字书于纸者，也呼为牌子、档子矣。”所以，档案一词，沿用到现在，已经有三百多年的历史。

　　1.2 档案的类型一般说来，档案的类型包括以下几种类型：

　　1.2.1 按照档案的所属机构划分。

　　按照档案的所属机构可分为国家机构档案、事业单位档案、企业单位档案、党派团体档案等。

　　1.2.2 按照档案的性质和内容划分。

　　按照档案性质和内容可分为行政档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、立法档案、诉讼档案、军事档案、艺术档案、宗教档案等。

　　1.2.3 按照档案载体形式划分。

　　按照记录信息方式可分为文字档案、图形档案、声像档案。

　　声像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。

　　1.2.4 按照记录信息方式划分。

　　按照记录信息方式划分，一般可分为古代档案、近代档案和现代档案。

　　1.2.5 按照常见的档案分类。

　　根据我国档案管理的习惯做法，一种是一般将档案划分为专门档案、科学技术档案和文书档案三大类;另一种是将档案划分为普通档案和专门档案两大类;第三是将其划分为社会管理档案和科学技术档案两大类。

　　在每一大类下再分别继续下分。

　　2 档案的管理

　　2.1 档案管理的定义档案管理，是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

　　包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

　　2.2 档案管理的制度档案管理的制度包括：档案人员岗位责任制、档案保管制度、档案保密制度、档案移交制度、档案立卷归档制度、档案统计制度、档案的开发利用、检查与考核。

　　做好档案的管理制度有着深远的社会意义，比如：从当前企业改革的现实要求来说，企业档案和企业档案工作也是不可或缺的。

　　建立现代企业制度是国有企业改革的方向，并要求全面、准确地把握“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”这个现代企业制度的基本特征。

　　2.3 档案管理工作的作用和意义

　　2.3.1 档案是单位工作的查考凭据。

　　档案是当时当事直接使用的文件资料转化来的，并非事后不使用另行编制的，档案记录了单位当时活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果，以及管理活动的经验，它可以成为使人信服的历史证据，它是任何单位连续工作必须查考的凭据。

　　2.3.2 档案是各类活动的参考依据。

　　档案涵盖了单位各个时期的建设、科研、运营等各项工作活动中形成的具有价值的文献资料，档案中记载了各种活动的情况、成果、经验和教训，记录了各方面信息，反映了各类活动情况，能在不同程度上和不同的方面为单位发展和建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订工作计划，检查和总结运营情况，推广先进技术和管理经验等，都是重要的参考材料。

　　2.3.3 档案是单位资产组成部分。

　　档案作为单位各项工作及其管理活动的真实历史记录，其价值在于其记录中所蕴含的内容。

　　首先档案是单位固定资产和流动资产的构成要素。

　　设备仪器、房屋及建筑物这些“硬件”在其有效使用期间离不开对其起保证与依据作用的“软件”――档案，两者作为一个整体共同构成单位的固定资产。

　　其次档案是单位无形资产的组成部分，如党群工作档案、行政管理档案、运营管理档案及科学技术管理档案等，它们真实记录着单位科技水平、文化建设及管理状况等，并伴随单位工作、运营发展的始终，是无形资产的构成要素。

　　2.3.4 档案是科学研究的基础和必要条件。

　　无论科学研究还是技术创新，所有的科研工作都需要借助于各种各样的档案资料才能更快更好地取得成果，一方面过去专门进行的科学研究的原始记录可供现实研究工作直接借鉴，另一方面，从记录广泛丰富的经验中，可为各项研究活动提供试验、观察和理论概括基础材料。

　　2.3.5 档案机构是单位的历史宝库。

　　档案室是单位的历史资料和特有的知识、技术等资料的库存地，它服务于单位的各项工作，同时也是对外服务的窗口，是社会公信度最高的部门。

　　档案管理【2】

　　摘要档案是记载历史的书面材料，档案管理工作是各项事业发展过程中不可或缺的环节。

　　根据“改革要有新思路、开放要有新局面、各项工作要有新举措”的新要求和全面建设小康社会的新任务，我们广播影视行业的档案管理工作更应该紧紧围绕广播影视的中心工作，为各级领导科学决策和各职能部门更好地履行职责提供全面及时周到的服务，促进广播影视事业的快速发展。

　　关键词档案管理地位和作用档案法观变观念提高服务质量

　　一、认清档案和档案管理工作的地位和作用

　　档案是国家宝贵的历史文化财富，档案的历史价值在社会和经济发展进程中居于特殊的地位，发挥着不可替代的作用。

　　机关档案管理工作是机关工作的重要组成部分，是上级机关档案的重要来源。

　　抓好档案管理工作是提高机关工作效率和工作质量的必要条件。

　　笔者所在单位档案室收集整理保存的自建台以来的大量文字、图片和资料，是广播影视宣传、事业建设、机构改革等历史演变的重要依据，是研究我台广播电影电视事业发展历史、推动当前工作的珍贵信息宝库，是广播影视宣传事业和机关管理工作的有机组成部分。

　　在广播影视事业发展进程中，为广播影视政策和法规的制定发挥了重要作用。

　　如果没有档案和档案管理工作，我们的广播影视工作如何在继承中发展，在发展中更好地继承;如何在前进中创新。

　　为此，我们要高度重视档案管理工作，牢固树立档案是重要信息资源的思想，牢固树立领导决策和各职能部门开展工作离不开档案的思想，切实把高度重视档案的观念体现在各项实际工作中，切实解决对档案管理工作认识不足，重视不够，抓得不紧，落实不力等问题，促进档案和各项事业的顺利发展。

　　二、认真学习贯彻《档案法》，加强依法治档

　　《档案法》是我国档案管理工作的第一部法律，对于完善法律法规体系，加强对档案和档案管理工作的统一管理，有效地保护和利用档案资源，巩固和发展档案事业，使档案管理工作更好地为社会主义物质文明和精神文明建设服务。

　　今年是《档案法》颁布实施26周年，要结合台里业务的工作实际，充分利用各种宣传媒体，掀起学习宣传《档案法》的高潮。

　　通过学习宣传，使大家了解档案和档案管理工作的重要地位和作用，增强全台职工的档案意识和遵法护法守法的自觉性，改变传统的封闭的观念，以新的观点审视档案和档案管理工作，形成依法治档的良好氛围。

　　要做到依法治档，一是要加大学习宣传《档案法》的力度，明确《档案法》中规定的权利和义务。

　　通过宣传教育，使更多的人了解档案和档案管理工作的重要性，愿意从事档案管理工作。

　　同时，要把各级领导干部、文秘人员、档案业务干部作为学习《档案法》的重点对象抓好学习宣传。

　　二是在贯彻执行《档案法》的过程中，在提高机关干部认识和行动自觉性的基础上，重点依据《档案法》，制定、贯彻和执行适合本台实际的档案管理和使用规范。

　　三是要加大指导和检查监督力度。

　　档案部门要对文件的形成、收集、整理、立卷等工作进行指导和检查监督，保证档案来源的真实、准确、完整。

　　四是要充分发挥档案行政管理和保管利用两种职能，加强档案部门的行政管理，夯实档案工作的基础，开发开放档案信息资源，充分发挥档案室“一个中心，两个基地”的作用，积极开展好档案利用和保管工作。

　　三、转变观念，挖掘广播影视档案资源

　　21世纪是知识经济的世纪，知识经济正以信息化为先导在全世界迅猛发展，知识和信息对经济增长的贡献率越来越大。

　　目前，知识经济迅猛地冲击社会各个领域，深刻影响着社会生活的方方面面，也维系着档案管理工作的生机和变革。

　　档案作为一种其他信息资源不可替代、不可再生的信息资源必将发挥其重要的作用。

　　在信息化进程中，随着办公自动化的推进，特别是随着信息高速公路的延伸，无纸化办公将成为发展的必然趋势。

　　将档案部门与INTERNT连接起来，实现资源共享，是档案部门多年来的梦想，也是时代发展对档案管理工作提出的要求。

　　如果我们能够利用互联网技术，实现全区各级广播影视部门档案信息联网，将是新疆广电系统宝贵的信息资源与财富。

　　工作中需要什么样的信息资源，只要进入档案管理网络，用鼠标简单点几下，所需要的信息将一览无遗。

　　为此，加强INTERNET技术在广电传输中心档案管理工作中的结合运用，对于改变档案开放利用不够，闲置无人问津的状况，更好发挥传输中心现有储备资料信息，实现本系统档案部门之间的资源共享，转换档案管理员的档案保管员角色，建立档案文件生产者、档案管理者与档案利用者一体化的新格局，开辟档案管理工作的新领域，挖掘和利用广播影视档案资源都具有重大的现实和历史意义。

　　四、加强自身建设，努力提高服务质量

　　档案作为一种信息资源，只有充分利用，才能最大限度地发挥它的作用。

　　广电传输中心的档案管理工作是机关工作的一个窗口，档案的出发点和落脚点都是通过信息反馈、与文书处理部门密切配合，做好文件材料的整理工作。

　　这为领导进行决策特别是进行重大决策、提供资料数据和依据，档案管理工作也以此来实现信息资源价值。

　　因此，要实现这一目标，首先要为各级领导的正确决策服务。

　　为确保广播影视业改革与发展的顺利进行，各级领导民主科学的决策，都需要通过比较和反复论证各类档案信息，制定出符合实际又切实可行的对策和方案。

　　首先，长期工作实践中积累的大量有关广播影视行业建设发展、行政管理等档案信息是科学决策的基础和依据，具有重要参考价值和凭证作用的档案信息是领导者决策的参谋部和智囊库。

　　其次，要为改革发展服务。

　　近年来，新疆的广播影视改革不断向纵深发展，机关处(室)的职能和编制等发生了深刻变化。

　　作为基层机关档案部门应密切关注改革的发展趋势，做到想改革所想，急改革之所急，供改革所需。

　　具体是要做到及时为广播影视改革提供全面的档案资料;努力做好资料的收集、整理、保管和利用等工作。

　　再次是为广播影视系统和本局的重大活动服务。