档案管理的分析

时间：2022-10-08 23:25:18 档案管理毕业论文我要投稿

档案管理的分析

　　档案管理的分析【1】

　　摘要：随着国民经济建设的快速发展，档案管理工作目前越来越受到人们的广泛关注。

　　本文主要是分析了档案管理在企业中的重要性以及管理上面的一些有效措施，希望这些观点能为广大同行提供一些帮助。

　　关键词：档案;管理;探讨

　　引言

　　企业档案管理工作的重点在于为企业的决策者提供及时准确的员工信息，随着计算机信息技术的迅速发展，档案管理作为企业员工人事管理工作中的一个重要组成部分，不仅在员工职位晋升、绩效考评等活动中的作用日益重要，而且档案信息资源的利用也逐步受到社会的重视。

　　人事档案是在企业在人事管理工作中形成的文件、簿册、图表、录音、录像等各种载体档案，企业人事档案记载着很多优秀的员工业绩，是进行科学分析，扬长避短，制定企业发展方向的重要依据。

　　加强企业人事档案管理，是企业现代化管理的重要内容。

　　本文就我国企业的档案管理工作进行初步探讨。

　　一、档案管理对企业管理的重要性

　　1.促进企业科研技术发展

　　企业的发展离不开先进科技的支撑，这就要求广大的企业职工在工作实践中要不断地进行先进技术的探索，利用现代化的科学技术为企业的发展服务。

　　科技信息的收集管理，开发利用科技档案资源，将科研计划管理与档案管理相结合，挖掘科技档案中实用的科技信息，使之成为科研立项、实施以及科研成果投入生产的重要依据。

　　充分利用科技档案，开发、推广和应用科研成果，加快新产品研究的进度，通过对企业新产品研究成果的学术交流，逐步推进企业的科研技术水平。

　　2.促进企业生产效率提高

　　人事档案是企业档案管理的组成部分，专业性很强，也是评价和衡量企业员工工作效率的重要依据。

　　作为人才信息缩影的人事档案，是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合反映。

　　人事档案资料信息的利用率高、时间性、实用率强，必须在短时间内做好收集、整理、登记、分类、贮存和档案的利用等工作，利用好人事档案，有助于企业根据人才的不同特点，合理的使用人才，把员工在工作中形成的信息资料进行全面系统的收集和分析，及时准确的向企业决策者提供有价值的人事信息。

　　为企业领导加强企业管理，进一步总结提高企业管理水平提供可靠依据，在提高企业生产效率方面起到至关重要的作用。

　　3.促进企业生产设备管理

　　生产设备管理直接关系到企业效益，完善的企业生产设备档案为企业全面、准确地了解设备购置使用情况提供了可靠的技术凭证，也为设备的正常运转提供了保障。

　　设备档案在大型仪器的引进和维护中能起到不可低估的作用。

　　充分利用设备档案考查，了解设备使用频率及使用寿命，为购置新的生产设备提供及时、准确的信息，避免生产资源浪费，是提高企业生产效益的重要途径。

　　4.促进企业人才选拔

　　随着我国人事制度改革力度的不断加大，企业人事档案的管理至关重要，人事档案真实记载和反映着职工的个人经历、工作能力和政治面貌等资料，是企业人事管理工作不可缺少的重要依据。

　　人才资源的合理利用以及人员结构的调配等方面都发挥着重要的作用。

　　实现人事档案管理现代化，可以有效的提供全面、系统、准确的人事档案信息资料，以保证企业在人才培养、职称晋升等方面的合理性和公正性，为企业的可持续发展奠定坚实的基础。

　　二、加强我国企业档案管理工作的有效措施

　　1.增强档案管理意识

　　增强企业全体职工的档案管理意识，特别是档案管理人员及领导干部的档案管理意识。

　　档案管理是企业管理的重要组成部分，要把档案管理纳入重要议事日程，与企业的发展目标决策同等地位。

　　大力宣传档案工作，使企业领导、人事管理部门、企业职工都能充分认识档案管理的重要性，更好地支持档案管理工作。

　　只有全面提高企业各部门对档案管理工作的认识，才能使档案管理工作顺利开展。

　　2.提高档案信息利用率

　　档案管理的最终目的就是提供信息利用服务，档案资源的开发利用是档案管理的主要目标，通过深层次、多渠道地开发档案信息资源，提高档案的利用率，为人力资源合理利用更好的服务。

　　因此，档案管理人员要树立服务意识，使企业的档案为企业人才选拔、员工继续教育等工作服务。

　　同时，积极开展多种活动，对档案信息进行开发，为利用者提供多方面、有实效的信息资源。

　　当前，档案利用者需要的不仅仅是单份的原始档案资料，他们更需要系统的、有序的档案信息，档案管理人员将档案信息进行汇总，可以节约临时查阅的时间。

　　加强档案利用反馈信息的管理，以满足档案利用者的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其人力资源管理的作用。

　　3.健全档案管理制度

　　随着计算机科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度是档案管理的关键。

　　我们必须建立与企业发展目标相适应的科学的档案管理体系，使档案管理与企业决策目标均衡发展。

　　4.实现档案现代化管理

　　加强档案现代化管理，利用计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能。

　　将档案内容按行政管理、人事管理、科研管理、仪器设备、财务管理等分门别类地输入计算机，具有检索快捷、方便、高效等优点，使查阅档案材料费时费力的原始劳动变成在几分钟甚至数十秒钟便可解决的问题。

　　这样可以使档案信息在现代化信息设备中迅捷、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得积极效果。

　　配备档案扫描系统，改变传统的由人工录入资料的相对落后的做法，提高档案管理的质量和档案管理工作的效率，注重对现代化各类信息的收集和整理，借鉴社会其他领域的各方面信息，丰富档案管理经验，使企业档案管理更加现代化。

　　5.加强档案管理人员的培训工作

　　档案管理人员素质直接影响档案管理水平，企业要将档案人员培养纳入企业人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。

　　通过专业培训、继续教育、进修学习等提高业务和知识水平，不断总结探索档案管理工作，推动档案管理水平的提高。

　　档案管理人员在做好日常档案收集工作的同时，要主动丰富档案内容，优化档案结构，掌握档案利用的新动态，积极开辟档案信息资源，树立以档案管理促企业发展的档案管理理念。

　　以满足企业决策者和员工对档案信息的需求。

　　为使企业档案管理工作能更好地为企业发展和人才培养服务，必须重视企业档案管理人员的培养，实现企业档案管理的现代化。

　　三、小结

　　在我国建设学习型社会的背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试现代化的档案管理手段，可以全面、真实地反映企业的科研水平和员工素质。

　　档案管理可以帮助企业管理人员及时了解员工工作状况，为适时调整管理策略提供准确依据，有利于社会准确认定企业绩效发展，档案管理与企业管理的有机结合奠定了高效发展的全新模式，对于实现学习型社会具有深远的影响。

　　加强企业档案管理能为企业员工提供全方位、多层次、高水平的服务保障，从而最大限度地促进企业的可持续发展。

　　档案管理人员最大限度地开发利用档案资源，企业全体职工都应充分地认识并积极参与到企业的档案建设，健全档案管理制度，建立档案信息现代化管理模式，多途径、多渠道地开发档案信息资源，实现档案信息资源的共享。

　　四、结束语

　　综上所述，企业的档案管理是一项多样化的系统工作，它涉及到方方面面，所以我们必须采取科学创新手段来务实工作，以期提高企业经济效益，促进企业的可持续发展。

　　参考文献：

　　[1]张予军.刍议数字化档案管理[J].兰台世界，2011(8)

　　[2]刘惠霞.浅谈数字化档案管理[J].交流，2011(12)

　　[3]安磊.实现数字化档案管理的必要性[J].科学之友，2008(9)

　　档案管理现代化【2】

　　摘要：档案管理现代化是由先进的管理理念和管理技术支撑的一种管理环境，它能产生比传统档案管理更大的社会效益和经济效益。

　　当前我国档案管理现代化建设已取得了很大成就，但仍存在着若干问题。

　　因此，有必要对我国档案管理现代化建设情况进行深入分析和研究，总结经验，找出问题并提出对策，以真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平，使之更好地服务于经济社会建设。

　　关键词：档案管理现代化现状问题对策

　　档案管理现代化，就是应用现代管理学原理，采用现代管理方法和现代管理手段即应用先进技术和先进设备，对档案进行科学管理，不断提高工作质量和工作效率，使档案的基础工作、贮藏保护、提供利用等工作达到现代化水平，有效地为国家建设服务。

　　其包括档案管理观念现代化、档案管理装备现代化、档案管理人员现代化等三个方面。

　　随着信息技术的发展，档案管理现代化已成为档案界的热点。

　　一、档案管理现代化发展进程

　　档案管理现代化也是一个与科技发展同步的渐进过程，是一个有重点、有步骤地代替手工管理、解决实际问题的发展进构。

　　然而，档案管理现代化也是一个相对的概念，过去曾经先进实用的技术与管理方法，现在也许就落后于实践发展了。

　　因此简要地回顾―下档案管理现代化的发展演变过程，有助于探讨当前的档案管理现代化中存在的问题，并提供解决问题的对策。

　　从世界范围来看，档案管理现代化发端于20世纪60年代档案管理自动化研究工作。

　　20世纪60年代初，国外一些档案工作者在计算机专业人员的帮助下，开始试用计算机管理档案，并开展了档案管理自动化研究，如美国、英国、法国、南斯拉夫等。

　　1972年，国际档案理事会设立了档案自动化专业委员会，负责研究、收集和交流各国档案管理使用汁算机的情况，并通过召开会议、出版书籍和开展培训等活动，对各国档案管理自动化起到较好的推进作用。

　　我国档案界于20世纪70年代末开始了运用计算机管理档案的尝试，至今已有三十几年时间，也取得了不小的成就。

　　我国计算机档案管理的发展，从时间进程上对以分力四个阶段：即调查论证阶段、初步实验价段、技术攻关阶段、网络化及其推广应用阶段。

　　调查论证阶段。

　　1979年开始，个别档案馆开始对计算机在档案部门的应用，进行了调研和可行性论证工作。

　　初次实验阶段。

　　1983年.有少数几个档案馆，使用计算机开发了档案管理实验性的应用系统。

　　开始了档案著录标引方法的摸索，着手制定档案著录标引的国家标准。

　　技术攻关阶段。

　　从1985年开始，档案部门攻克了计算机应用档案管理的―些技术难关，出现了一些比较好的档案目录计算机管理实用系统及应用结果。

　　目录数据已开始准备采用国家标准。

　　推广应用阶段。

　　1987年后，随着计算机软硬件技术的发展和档案管理自动化研究的深入，计算机在档案部门的应用，已开始向档案管理的各个环节扩展，档案管理软件系统功能也由“点”到“线”再到“面”，呈现不断提高与完善的趋势。

　　20世纪90年代以来，我同的档案管理现代化建设进入了快速发展时期。

　　90年代中期，现代化管理开始了网络化阶段;进入21世纪，则开始了以启动数字档案馆建设为标志的档案信息化阶段。

　　与此同时，我国档案部门还进行了现代化管理标准的制定与完善，如颁布了《档案管理软件功能要求暂行规定》、《CAD电子文件光盘储存系统的一致性测试》等。

　　这将有力地促进我国档案管理现代化走上规范化的发展道路。

　　二、我国档案管理现代化的现状

　　近年来，档案管理现代化建设取得了很大成绩，如适合于机关档案工作的文书工作―体化管理系统已大规模应用，各档案部门已基本实现计算机自动处理的环节，光盘技术在档案信息的存储和检索中进入了实质性的应用阶段，档案计算机管理正逐步走向网络化等。

　　虽然我国档案管理现代化建设已经得到了很大的发展，但此项工作毕竟是一项较大的系统工程，其发展过程中仍存在着这样那样的问题，如不及时采取措施妥善解决，将制约档案管理现代化的发展进程。

　　三、我国档案管理现代化建设中存在的问题

　　1、档案管理现代化意识不强。

　　管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。

　　档案管理现代化的首要内容是管理思想的现代化。

　　如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。

　　没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。

　　多年来，档案管理现代化是人们探讨的热门话题，但由于档案意识薄弱，对档案管理现代化的认识不够，大多数单位也仅仅是把它停留在话题上。

　　由此出现了领导不重视，资金投入不足，设备陈旧落后，对档案管理现代化进程中出现的新情况、新问题(如电子文件的管理与利用)缺乏深入研究和具体的解决方法等若干问题，严重影响了档案管理的现代化进程。

　　2、档案工作人员业务素质亟待提高。

　　人才现代化是档案管理现代化的前提。

　　当前，档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即计算机档案管理。

　　电子计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。

　　这就要求档案工作者不仅需要具备图书、情报、档案学的专业知识，还需具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力等。

　　从目前人员现状来看，许多机关、企业、事业单位的档案管理人员知识结构还远远达不到这些要求，这将成为制约档案信息化建设的瓶颈问题。

　　所以，加快培养和造就一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才就成为了当务之急。

　　3、对档案管理现代化缺乏统筹规划和强有力的指导。

　　从总体上看，各级档案馆、各企事业单位、各系统的档案管理现代化工作仍处在“各自为战”的状态，没有统一的标准、规范，目标不明确，步骤不清楚，重点解决的问题不突出，由此造成购置设备型号不一，功能各异，技术设备不配套，系统操作平台不一，为档案管理现代化的统一、规范带来极大的障碍。

　　4、技术设备问题。

　　由于经济条件的限制，部分档案部门不能在现代化建档案管理现代化方面投入足够的资金，使得自身的现代化技术装备较差。

　　而且绝大多数单位档案室的计算机，仅用于档案的检索，检索的卷数却仅占档案室档案总数的30%左右，且主要集中在文书档案，其他各门类的档案，如会计档案、科技档案等仍为手工检索。

　　四、解决措施

　　针对目前档案管理现代化过程中存在的问题，笔者提出以下解决措施

　　1、更新观念，增强档案管理现代化意识。

　　在实现档案管理现代化的过程中，首先是提高领导干部的认识，他们握着地区或单位档案工作现代化管理的命运与前途。

　　其次档案工作人员也要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，克服对档案管理现代化的片面认识，切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，进而有计划、有步骤积极而稳妥地开展档案现代化建设。

　　2、加强档案人员的培养，提高业务能力。

　　要牢固树立人才资源是第一资源的思想，抓好档案人才的培养，不断提高档案人员的自身素质，以人才资源开发推动档案现代化的进程。

　　首先要提高档案工作人员的基础素质，树立标准意识，因为档案人员的标准意识如何，决定了档案基础业务工作的质量。

　　其次加强对信息技术应用能力的培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识等，从理论和实践上认真解决档案专业与各种现代化管理专业相结合的问题，提高档案工作人员的业务素质，以满足档案信息化发展的需要。

　　3、加强组织领导，促进交流、合作。

　　档案管理现代化建设是一项系统工程，绝不能各自为政，必须加强组织领导，搞好宏观管理。

　　档案行政管理部门要统筹规划，加强协调，把档案管理现代化建设列入国民经济和社会发展计划，保证档案管理现代化建设的资金投入，制定统一的现代化管理标准，在设备购置、数据库建设、应用软件推广、人员培训等方面统一布置;规划好档案馆、机关档案室、科技事业单位档案和企业档案馆(室)的现代化管理工作。

　　需要注意的是档案管理现代化是一个循序渐进的过程，各级档案部门条件差异较大。

　　因此，档案管理现代化建设不能一哄而起，要有计划、有步骤地根据本系统、本地区的实际情况，先试点，后铺开，坚持从点到面的方针，推进档案管理现代化建设有条不紊地发展。

　　交流、合作，则是实现档案管理现代化的纽带和桥梁。

　　档案工作在国内地区间、省际间的发展存在着差异，我国与世界上发达国家的档案工作也存在着一定的差距。

　　这就需要及时地进行科学的交流、学习与合作。

　　认真对照、分析、研究，取长补短，加速实现档案管理现代化的步伐。

　　4、加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。

　　这是实现档案管理现代化的物质基础和保障。

　　要及时配备档案管理现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。

　　为此，各级政府应加大财政投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持;同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的自身优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济效益。

　　而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。

　　5、采用现代化管理。

　　这是实现档案管理现代化的主要途径和必经之路。

　　档案管理包括宏观管理和微观管理，前者是指制订档案工作发展目标，以及为实现这一目标进行计划、组织、协调、控制等一系列活动，后者是运用先进的科学方法，做好档案的收集、整理、保护、鉴定及开发利用。

　　档案部门及档案工作者应遵循档案工作的发展规律，采用科学的管理方法，最大限度地发挥人、物、财的效用，把档案馆建成一流的党和国家管理的档案基地和提供优质服务的信息中心。

　　总之，档案管理现代化是一项复杂的系统工程，要充分调动各方面的积极性，相互配合，共同努力，使档案工作形成一个科学、完整、合理的现代化管理体系，真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平。

　　参考文献：

　　1、傅荣校《档案管理现代化：档案管理中技术革命进程的动态审视》浙江大学出版社 2002年版

　　2、薛四新、彭荣、陈永生主编《档案信息化应用系统建设》机械工业出版社2006年版

　　3、宋宝英《档案管理现代化的几点思考》《世纪桥》 2009.2

　　4、韩先美韩波《档案管理现代化建设中存在的问题及对策》《山东档案》

　　5、雷志东《档案管理现代化问题研究》《贵州工业大学学报(社会科学版)》2008.5

　　6、洪西平《档案管理现代化之我见》《北京档案》

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