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市级医院会计档案管理论文

时间:2022-10-08 19:59:36 档案管理毕业论文 我要投稿
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市级医院会计档案管理论文

  市级医院会计档案管理论文

市级医院会计档案管理论文

  摘 要:医院会计档案具有不间断、持续性、制约性的特性。

  文章作者在市级医疗机构财务部门工作十多年,对会计档案的管理有自己浅薄的认识。

  随着近年来档案工作出现的新形势,作者认识到市级医疗机构会计档案管理工作也应不断改进、完善与发展,以适应医疗机构的现状和会计档案管理工作的实际需要。

  关键词:医疗机构 会计 档案 管理

  医院会计档案主要指医院内在经济业务中产生的纸质及电子版会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料等专业材料。

  它作为会计分析的工具,是在医院经济管理和各项会计核算活动中直接形成的。

  它体现了医疗机构经济业务往来的过程和记录,通过会计核算方法,对本单位经济情况、财务收入与支出情况作连续的登记、综合评价,是医疗机构在经济收支中的重要历史资料和证据。

  行政机构、事业单位、企业单位以及其他开展经济核算业务的部门在业务往来中都会形成自己的会计档案,医疗机构自不例外,但有自己的特殊性。

  医院会计档案所包含的会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料等四部分的材料中储存了很多有价值的信息,对于一个医疗机构的发展、目标实现以及经济预测都有很重要的作用。

  本文谈到了医院会计档案的特殊性和重要性,以及医院会计档案管理的基本方法:

  1.医院会计档案管理的原则

  1.1统一管理与分工负责的原则

  统一管理指医院会计档案由档案室和财务科统一管理。

  会计档案是医院档案的一部分,也是国家档案的重要组成部分。

  在医院会计档案要首先按照国家档案管理的统一要求,由档案部门统一规划,统一制订制度。

  每年末,由财务人员整理、立卷、装订成册,按时移交医院档案室,由医院档案室统一保存。

  1.2会计档案的完整性原则

  医院的会计档案要全部归档,财务人员与经办人员要按照限期将应归档的财务档案全部移交到档案室,保证会计档案的齐全与完整。

  1.3会计档案的简便易行原则

  会计档案的管理工作不为外界所知,因此医院会计档案管理的办法要做到简单易行,便于使用与查阅。

  在有条件的单位,可建立计算机会计档案管理系统。

  随着会计电算化技术的应用,既可以提高工作效率,又可以充分发挥会计档案的作用。

  2.医院会计档案的作用

  2.1真实完整的会计档案可以在医院管理、财务规划中发挥重要的作用,它是如实反映、参与医院经营管理的重要信息资源,医院财务部门的重要职能之一就是真实、完整、及时的提供会计信息,医院会计档案所储存的信息要与实际情况相符,这对于医院管理决策层迅速掌握医院经营管理的真实情况,发现存在的问题以及医院经济效益的提升提供了重要的支撑作用。

  2.2近年来我国医患纠纷越来越多,他们中的大部分要进行医疗技术鉴定和司法鉴定,快速合理的解决好医患纠纷,日益成为关系医院形象以至医院生存发展的重要问题。

  医患纠纷中有很多的案例都与患者在住院看病期间的消费有关,而医院的会计档案记录着患者的客观信息。

  从一定意义上讲,医院收费凭证同时也是患者维护自身正当权益的有效证据。

  医院会计档案的真实性与完整性对于维护医患双方的正当权益、公正合理的解决医疗纠纷提供了有效的法律依据。

  3.医院会计档案的内容及分类

  3.1会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明,会计凭证类主要包括:汇总凭证、自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、银行存款对账单、银行存款余额调节表、其他会计凭证等。

  3.2会计账簿是按照一定的格式和相互连接的账页组成,以会计凭证为依据,进行连续、系统记录各项经济业务的簿籍,主要包括总分类账、明细分类账、现金日记账、辅助账、固定资产卡片、银行存款日记账及其他会计账簿等。

  3.3财务报告主要包括年度、季度、月度财务报告,报告中包括会计报表、附表、备注以及文字说明等。

  会计报表是其中的重要内容,它是反映一个单位财务状况和经营成果的总结性书面文件,主要包括资产负债表、损益表和财务情况说明书等。

  3.4其他分类还可以包括会计档案移交清册、会计档案销毁清册、银行对账单、会计档案保管清册、银行存款余额调节表以及其他应保存会计核算专业资料等。

  4.医院会计档案的收集

  4.1医院会计档案管理制度的建立和完善

  会计档案的内容具有一定的机密性,使用价值较大。

  因此在开展会计档案的收集、整理工作前,财务科要十分重视会计档案的法制建设,根据《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等法规的规定,依法建立制度管理会计档案。

  4.2医院会计材料的归纳

  医院会计资料归档范围包括形成的会计凭证、报表、账簿等会计专业材料。

  但因会计档案完整性以及备查的需要,有关财会方面的政策、制度、预算、计划、工作总结、报告、以及往来文书也可以作为医院会计档案归档。

  4.3医院会计档案的积累收集

  医院会计档案的收集要在建立、完善并实行医院归档制度的基础上来开展。

  在一些非正常情况下,医院会计档案往往不能及时归档,分散在医疗部门及各科室。

  会计人员要逐人逐年完整地将会计资料收集齐全。

  必要时要召集知情人、当事人协调开展会计档案收集工作,进行广泛收集。

  5.医院会计档案的整理方法

  5.1医院会计凭证的整理

  医院会计凭证是会计档案整理的重点,在医院会计档案中有着重要的地位。

  会计凭证要坚持每月装订,装订前先要分好类,根据顺序排列好,还要看一下顺序号是否齐全。

  在归类时要按照以下情况进行:一是先按照会计凭证汇总的具体时间作归类,二是对与记账凭证不相同的,如比记账凭证大的要折成与凭证同样大小。

  三是要查验会计凭证的序列号码,不准出现前后颠倒的问题。

  四是查看有没有缺页和少号的。

  五是检查附件中有没有缺少材料的情况,如果发现问题要及时解决。

  六是查看在记账凭证上有没有盖有关单位的印章,有无漏盖或者印章不符的情况。

  一切检查整理好后,要在会计凭证的外面加上封面,封面的规格应该略微大于所附的记账凭证,会计凭证的厚度一般为1.5厘米。

  会计凭证在装订时要注意,使用棉线进行装订。

  顺序如下:先在左上角打三个孔,然后打活结,装订时尽量减少占用的空间,让会计凭证、附件等最大限度的表露出来。

  最后装订完毕后抹上胶水,胶水干后在会计凭证封面上填好所装订会计凭证的种类等,签好经办人员的名字,写上卷号和种类编号,以便于档案的调阅和使用。

  现在新型的凭证装订机,是通过打孔、断管、热铆一次完成,具有简便、美观、结实等特点,摒弃了以前棉线装订,多年后腐烂,凭证散落的缺点。

  5.2医院会计账簿的整理

  整理医院会计账簿前,要做好三个查对,一个是对照各个账簿根据启用表进行逐一查对,看是否符合,不符合找出原因。

  二是对账页数及序号进行查对,看是否齐全和连续。

  三是会计账簿过去保留的使用过的账页要查对,看账簿页数填写是否齐全。

  三个查对做完后,要在账本封面填写账目种类以及卷号。

  会计账簿在装订时要做到结实、整洁,不能有折页、空白页、错页、掉页的现象,按照先封面后启用表然后目录最后封底的顺序装订。

  装订后要检查账簿封面是否齐全平整,还要注明所在的年份和账簿的名称和编号,编号的顺序是:先总账、现金日记账、银行存款日记账、最后明细账,会计部门的负责人和账簿装订人员都要签字盖章。

  5.3医院会计报表的整理

  会计报表每月都要进行装订,装订前首先要按照目录进行核对,看一下是否齐全,整理的报表页数要仔细查看,两边对齐后压平,不能出现折角、损坏的情况。

  如有损坏要对损坏部分进行修补。

  6.医院会计档案的保管与销毁

  保管医院会计档案是发挥档案作用的基础,为了延长医院会计档案的寿命,保管利用好会计档案,财务科和档案室都应重视会计档案的保管。

  本年的医院会计档案,在会计年度末在财务科暂时保管一年,一年后由财务科编制清册统一移交单位档案室保管。

  档案室在归档时要设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿等,设立专用档案房屋保管,防止出现损坏、丢失等情况。

  医院会计档案要为本单位所需的财务决策等提供支持,不得外借查阅。

  特殊情况需借阅时,需要单位上级领导以及会计室负责人同意。

  借阅人员不得在档案案卷中乱画乱涂,拆散档案,不得携带或复印原件等。

  收回档案时要及时办理借还手续。

  销毁会计档案前,要按照销毁档案清册所列出的项目进行逐一核对,核对正确后要报上级财政主管部门批准,由上级财政主管部门派专人会同医院档案室与财务科人员一起销毁档案。

  销毁档案后相关人员要有销毁册上签字,盖上“已销毁”章,同时将有关情况编写文字归档备查。

  参考文献:

  [1]财政部.会计档案管理办法.档案局财会字第32号

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