现代化档案管理
现代化档案管理【1】
摘 要：档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要工作。
档案管理是一门严谨的科学，档案价值的实现取决于如何有效地利用它为政治、经济、文化以及社会各项事业提供信息服务，让“死档案”变成“活信息”。
本文就当前我国高等专科学校档案管理存在的问题及对策进行了思考，对社会主义各项事业的建设具有十分重要的指导意义。
关键词：档案;现代化;管理
1 档案管理存在的问题
1.1 档案管理手段落后。
目前，我国的档案管理还比较落后，很多档案管理部门没有电脑等现代化管理设备对信息进行集中存储处理，就连起码的分类装订、防火、防蛀的设施也不具备。
管理人员还是依靠手工方式和原始手段完成档案的装订保管工作，这不但费时费力，效力低下，而且影响到档案的长期安全保存和迅捷方便使用。
因此，档案管理工作要向现代化管理迈进，是当务之急的一项改革。
1.2 管理从业人员素质不高。
目前，我国专科学校档案管理的工作人员普遍素质比较低，大多数以前都不是学档案管理的，没有高学历，对自身工作的认识也不够，有“做一天和尚撞一天钟”的思想，缺乏学习本职工作的积极性，创新更无从谈起。
有的工作人员就是高等专科学校为了吸引或留住人才而解决的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的临时工，专业人才相当匮乏。
档案管理还是过去计划经济体制下的工作的延续，相对比较呆板，没有活力，领导也不是很重视，导致高等专科学校档案管理工作停滞不前，阻碍了高等专科学校档案事业的发展。
1.3 对档案工作重视不够。
这个问题普遍存在，领导和教职工的档案意识都比较淡薄。
例如：形成的材料处室上交不及时，造成年度立卷归档工作不能按时完成，以及材料收集不齐全，分散在处、组、室甚至个人的手中，都严重影响了学校档案的系统性和完整性。
1.4 资源不足和浪费。
盲目追求“小而全”“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导，势必造成档案文献资源的极大浪费。
档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。
人们至今仍然会感到馆藏资源的不足。
单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求。
2 进一步强化档案意识，妥善确立档案工作目标
2.1 强化档案意识，规范档案管理。
档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是部分档案工作领导及档案管理人员思想重视不足，因此，应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。
因为就档案工作而言，文件材料的收集工作是最为基础的工作，它有赖于各部门的配合与全员的支持。
学校应通过档案法律、法规的学习与宣传，增强各级领导和广大教职员工的档案意识，使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源。
每位教职工都必须按照《档案法》的要求，维护档案的完整与安全，从而使并校前散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。
同时，要针对各校档案管理方式、方法不尽相同的问题，及时调研，确定整齐划一的档案管理方法，便于档案的集中保管、利用，以形成档案工作的良性循环。
2.2 增强档案意识，建立高等专科学校档案领导体制。
档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。
结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。
建立相应的档案工作领导体制以及与学校整体发展相适应的档案工作机构。
2.3 以档案管理者为本是做好档案工作的关键。
在知识经济时代，知识和人才是发展的关键要素。
面对快速发展、充满竞争的社会，要保持档案事业持续发展，档案管理者队伍建设至关重要。
档案管理者在档案的接收、管理、提供服务、信息开发等方面都担任着重要角色。
档案管理者不仅是档案信息库的建造者和维护者，更是档案信息资源和利用者之间的桥梁和纽带，是高质量档案信息产品的设计者、操作者。
因此，具有高素质和创新整理精神的档案管理者是档案事业蓬勃发展的基本保证。
要以人为本，为档案管理者的学习、培训、工作、生活创造条件，给他们更多的关心，做到以“事业留人、感情留人、适当的待遇留人”，积极创造有利于档案管理者成长的良好环境。
要引进年轻、高学历的专门人才从事档案管理工作，改变了过去档案管理者队伍学历低、年龄偏大的局面。
3 结 语
总之，档案是历史的见证，是人类活动的记录，更是认识和把握客观规律的重要依据，由此可见，学校档案管理是学校工作的保障和依据，具有重要意义。
当今时代，机遇和挑战并存，若不能及时把握机遇，发展的希望便会失之交臂。
因此，高等专科学校档案工作应面对改革的新形势，立足并校后的现实状况，采取有效措施，促进档案工作新的发展。
档案管理现代化【2】
摘要：档案管理现代化是由先进的管理理念和管理技术支撑的一种管理环境，它能产生比传统档案管理更大的社会效益和经济效益。
当前我国档案管理现代化建设已取得了很大成就，但仍存在着若干问题。
因此，有必要对我国档案管理现代化建设情况进行深入分析和研究，总结经验，找出问题并提出对策，以真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平，使之更好地服务于经济社会建设。
关键词：档案管理 现代化 现状 问题 对策
档案管理现代化，就是应用现代管理学原理，采用现代管理方法和现代管理手段即应用先进技术和先进设备，对档案进行科学管理，不断提高工作质量和工作效率，使档案的基础工作、贮藏保护、提供利用等工作达到现代化水平，有效地为国家建设服务。
其包括档案管理观念现代化、档案管理装备现代化、档案管理人员现代化等三个方面。
随着信息技术的发展，档案管理现代化已成为档案界的热点。
因此，有必要对我国档案管理现代化建设情况进行深入分析和研究，总结经验，找出问题并提出对策，以真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平，使之更好地服务于经济社会建设。
一、档案管理现代化发展进程
档案管理现代化也是一个与科技发展同步的渐进过程，是一个有重点、有步骤地代替手工管理、解决实际问题的发展进构。
然而，档案管理现代化也是一个相对的概念，过去曾经先进实用的技术与管理方法，现在也许就落后于实践发展了。
因此简要地回顾―下档案管理现代化的发展演变过程，有助于探讨当前的档案管理现代化中存在的问题，并提供解决问题的对策。
从世界范围来看，档案管理现代化发端于20世纪60年代档案管理自动化研究工作。
20世纪60年代初，国外一些档案工作者在计算机专业人员的帮助下，开始试用计算机管理档案，并开展了档案管理自动化研究，如美国、英国、法国、南斯拉夫等。
1972年，国际档案理事会设立了档案自动化专业委员会，负责研究、收集和交流各国档案管理使用汁算机的情况，并通过召开会议、出版书籍和开展培训等活动，对各国档案管理自动化起到较好的推进作用。
我国档案界于20世纪70年代末开始了运用计算机管理档案的尝试，至今已有三十几年时间，也取得了不小的成就。
我国计算机档案管理的发展，从时间进程上对以分力四个阶段：即调查论证阶段、初步实验价段、技术攻关阶段、网络化及其推广应用阶段。
调查论证阶段。
1979年开始，个别档案馆开始对计算机在档案部门的应用，进行了调研和可行性论证工作。
初次实验阶段 。
1983年.有少数几个档案馆，使用计算机开发了档案管理实验性的应用系统。
开始了档案著录标引方法的摸索，着手制定档案著录标引的国家标准。
技术攻关阶段。
从1985年开始，档案部门攻克了计算机应用档案管理的―些技术难关，出现了一些比较好的档案目录计算机管理实用系统及应用结果。
目录数据已开始准备采用国家标准。
推广应用阶段。
1987年后，随着计算机软硬件技术的发展和档案管理自动化研究的深入，计算机在档案部门的应用，已开始向档案管理的各个环节扩展，档案管理软件系统功能也由“点”到“线”再到“面”，呈现不断提高与完善的趋势。
20世纪90年代以来，我同的档案管理现代化建设进入了快速发展时期。
90年代中期，现代化管理开始了网络化阶段;进入21世纪，则开始了以启动数字档案馆建设为标志的档案信息化阶段。
与此同时，我国档案部门还进行了现代化管理标准的制定与完善，如颁布了《档案管理软件功能要求暂行规定》、《CAD电子文件光盘储存系统的一致性测试》等。
这将有力地促进我国档案管理现代化走上规范化的发展道路。
二、我国档案管理现代化的现状
近年来，档案管理现代化建设取得了很大成绩，如适合于机关档案工作的文书工作―体化管理系统已大规模应用，各档案部门已基本实现计算机自动处理的环节，光盘技术在档案信息的存储和检索中进入了实质性的应用阶段，档案计算机管理正逐步走向网络化等。
虽然我国档案管理现代化建设已经得到了很大的发展，但此项工作毕竟是一项较大的系统工程，其发展过程中仍存在着这样那样的问题，如不及时采取措施妥善解决，将制约档案管理现代化的发展进程。
三、我国档案管理现代化建设中存在的问题
1、档案管理现代化意识不强。
管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。
档案管理现代化的首要内容是管理思想的现代化。
如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。
没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。
多年来，档案管理现代化是人们探讨的热门话题，但由于档案意识薄弱，对档案管理现代化的认识不够，大多数单位也仅仅是把它停留在话题上。
由此出现了领导不重视，资金投入不足，设备陈旧落后，对档案管理现代化进程中出现的新情况、新问题(如电子文件的管理与利用)缺乏深入研究和具体的解决方法等若干问题，严重影响了档案管理的现代化进程。
2、档案工作人员业务素质亟待提高。
人才现代化是档案管理现代化的前提。
当前，档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即计算机档案管理。
电子计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。
这就要求档案工作者不仅需要具备图书、情报、档案学的专业知识，还需具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力等。
从目前人员现状来看，许多机关、企业、事业单位的档案管理人员知识结构还远远达不到这些要求，这将成为制约档案信息化建设的瓶颈问题。
所以，加快培养和造就一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才就成为了当务之急。
3、对档案管理现代化缺乏统筹规划和强有力的指导。
从总体上看，各级档案馆、各企事业单位、各系统的档案管理现代化工作仍处在“各自为战”的状态，没有统一的标准、规范，目标不明确，步骤不清楚，重点解决的问题不突出，由此造成购置设备型号不一，功能各异，技术设备不配套，系统操作平台不一，为档案管理现代化的统一、规范带来极大的障碍。
4、技术设备问题。
由于经济条件的限制，部分档案部门不能在现代化建档案管理现代化方面投入足够的资金，使得自身的现代化技术装备较差。
而且绝大多数单位档案室的计算机，仅用于档案的检索，检索的卷数却仅占档案室档案总数的30%左右，且主要集中在文书档案，其他各门类的档案，如会计档案、科技档案等仍为手工检索。
四、解决措施
针对目前档案管理现代化过程中存在的问题，笔者提出以下解决措施
1、更新观念，增强档案管理现代化意识。
在实现档案管理现代化的过程中，首先是提高领导干部的认识，他们握着地区或单位档案工作现代化管理的命运与前途。
其次档案工作人员也要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，克服对档案管理现代化的片面认识，切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，进而有计划、有步骤积极而稳妥地开展档案现代化建设。
2、加强档案人员的培养，提高业务能力。
要牢固树立人才资源是第一资源的思想，抓好档案人才的培养，不断提高档案人员的自身素质，以人才资源开发推动档案现代化的进程。
首先要提高档案工作人员的基础素质，树立标准意识，因为档案人员的标准意识如何，决定了档案基础业务工作的质量。
其次加强对信息技术应用能力的培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识等，从理论和实践上认真解决档案专业与各种现代化管理专业相结合的问题，提高档案工作人员的业务素质，以满足档案信息化发展的需要。
3、加强组织领导，促进交流、合作。
档案管理现代化建设是一项系统工程，绝不能各自为政，必须加强组织领导，搞好宏观管理。
档案行政管理部门要统筹规划，加强协调，把档案管理现代化建设列入国民经济和社会发展计划，保证档案管理现代化建设的资金投入，制定统一的现代化管理标准，在设备购置、数据库建设、应用软件推广、人员培训等方面统一布置;规划好档案馆、机关档案室、科技事业单位档案和企业档案馆(室)的现代化管理工作。
需要注意的是档案管理现代化是一个循序渐进的过程，各级档案部门条件差异较大。
因此，档案管理现代化建设不能一哄而起，要有计划、有步骤地根据本系统、本地区的实际情况，先试点，后铺开，坚持从点到面的方针，推进档案管理现代化建设有条不紊地发展。
交流、合作，则是实现档案管理现代化的纽带和桥梁。
档案工作在国内地区间、省际间的发展存在着差异，我国与世界上发达国家的档案工作也存在着一定的差距。
这就需要及时地进行科学的交流、学习与合作。
认真对照、分析、研究，取长补短，加速实现档案管理现代化的步伐。
4、加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。
这是实现档案管理现代化的物质基础和保障。
要及时配备档案管理现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。
为此，各级政府应加大财政投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持;同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的自身优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济效益。
而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。
5、采用现代化管理。
这是实现档案管理现代化的主要途径和必经之路。
档案管理包括宏观管理和微观管理，前者是指制订档案工作发展目标，以及为实现这一目标进行计划、组织、协调、控制等一系列活动，后者是运用先进的科学方法，做好档案的收集、整理、保护、鉴定及开发利用。
档案部门及档案工作者应遵循档案工作的发展规律，采用科学的管理方法，最大限度地发挥人、物、财的效用，把档案馆建成一流的党和国家管理的档案基地和提供优质服务的信息中心。
总之，档案管理现代化是一项复杂的系统工程，要充分调动各方面的积极性，相互配合，共同努力，使档案工作形成一个科学、完整、合理的现代化管理体系，真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平。
参考文献：
1、傅荣校 《档案管理现代化：档案管理中技术革命进程的动态审视》 浙江大学出版社 2002年版
2、薛四新、彭荣、陈永生主编《档案信息化应用系统建设》 机械工业出版社2006年版
3、宋宝英 《档案管理现代化的几点思考》 《世纪桥》 2009.2
4、韩先美 韩 波 《档案管理现代化建设中存在的问题及对策》 《山东档案》
5、雷志东 《档案管理现代化问题研究》 《贵州工业大学学报(社会科学版)》2008.5
6、洪西平 《档案管理现代化之我见》 《北京档案》
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