档案管理的发展趋势

时间：2022-10-07 09:45:23 档案管理毕业论文我要投稿

档案管理的发展趋势

　　档案管理信息化是档案管理的发展趋势【1】

　　【摘要】本文论述了档案管理信息化的意义，论证了档案管理信息化是档案管理的发展趋势。

　　【关键词】档案管理;信息化;发展趋势

　　档案是各单位必不可少的信息资源。

　　由于信息化迅速发展，档案管理工作的内涵已经有了巨大的变化。

　　档案不仅成为了文化资源与知识资源，还成为了信息资源。

　　随着人类社会不断向信息社会迈进，信息资源的战略地位也进一步提升，人们普遍把信息与材料和能源并列，将它们共同视作对整个经济社会发展具有决定性作用的重要战略资源。

　　这些都促使档案信息的收集方式、管理方式与利用方式有了本质性的改变。

　　传统的档案管理方式已不能适应当今世界计算机网络信息化的发展，档案管理信息化成为新形势下档案管理的发展趋势。

　　一、什么是档案管理的信息化

　　档案是各单位必不可少的信息资源，档案工作反映的是一个单位的历史面貌，所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。

　　换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

　　也就是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息资源共享。

　　这是一个长期发展的过程，在这一过程中，要不断地利用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。

　　二、档案管理信息化的意义

　　(一)档案信息化建设是社会发展的必然趋势。

　　随着人类社会不断向信息社会迈进，信息资源的战略地位进一步提升，处于改革开放关键时期的中国，社会与国民经济信息化进程明显加快，急需人们真正把信息资源化，把信息作为经济社会发展的重要资源来进行管理。

　　随着时代的发展，传统的档案管理方式已不能适应当今世界计算机网络化的发展，档案管理信息化成为新形势下档案管理的发展趋势。

　　档案管理信息化建设是时代赋予档案管理部门新的任务和使命，是档案资料管理向档案信息的一种转化，是由单一的管理工作向社会服务性工作转化的一个具体过程。

　　档案管理信息化，有利于档案调取、档案共享、人才队伍建设等方面的工作开展，更符合我国现代社会的发展需求，也是档案管理工作的最终发展方向。

　　(二)档案信息化建设也是我国现阶段工作的重要内容。

　　《全国档案事业发展“十二五”规划》中一项重要任务就是：“贯彻落实国家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神，加强以计算机网设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设;加快推进传统载体档案数字化、电子文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设;实施公共档案信息资源共享服务工程项目，打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务。

　　档案数字化工作的迅速发展，使档案数字化的规模不断扩大，档案数字化对象也不断丰富，不仅仅局限在纸质档案方面，已经扩展到照片、图像、录音、录像、电影胶卷、微缩胶片等各种不同种类载体档案的数字化。

　　档案数字化作为一项档案基础业务的地位得到了确立。

　　(三)社会的发展促进和推动了档案管理业务的变革。

　　随着档案信息化的逐步推进和发展，以手工操作为主的传统档案管理方式已经难以适应新的信息环境，在归档、馆藏建设、目录编制、统计、编研、档案信息开发利用等诸多管理环节都需要随之而变。

　　传统档案的载体形态开始向数字化形态过度，档案管理的主要环境开始逐渐向数字环境迁移。

　　档案领域通过运用计算机技术开展档案管理的各项业务工作，如利用计算机进行辅助立卷、全文的存贮与检索、自动标引、编目、统计、借阅、库房管理等，并能使传统档案管理的各个业务环节实现无缝衔接，大幅度提高档案工作的效率和质量。

　　(四)档案信息化可进一步完善档案标准规范体系的建设。

　　我国目前传统档案管理的标准规范相对健全，但在数字环境中，这些标准规范需要重新审视，相当部分的标准规范需要按照信息化环境的要求进行调整。

　　文档管理软件的广泛运用是导致文书档案按“件”归档模式的直接推动力之一;文档一体化、馆室一体化、电子文件管理的前端控制都是档案信息化在档案集中管理层面的具体表现，这都直接导致了档案累积、移交模式的变革创新;同时，对于实时归档、技术鉴定、存储管理、载体转换、权限控制、数据迁移、实时发布等大量新型业务内容，有赖于档案管理乃至电子文件管理标准体系的建立与完善，这是档案信息化工作的重点内容之一。

　　这些都需要大量的标准规范来进行支撑。

　　而“加强档案法律制度建设，完善以《档案法》为核心、符合我国国情并适应档案事业发展需要的科学、缜密、配套的档案法规体系。

　　”也是《全国档案事业发展“十二五”规划》的首要任务。

　　(五)档案信息化将为社会提供更多有效的资源和服务。

　　国家档案局提出建立“覆盖人民群众的档案资源体系”和“建立方便人民群众的档案利用体系”。

　　这是新时期给档案信息化提出的任务目标和工作方向。

　　信息技术对档案管理的作用是提高工作效率。

　　档案管理工作是十分复杂繁琐的例行性事务工作，其中大部分都是基于经验的重复劳动，但又是不可或缺的基本事务，需要占据管理人员的大量时间。

　　档案管理信息化可以极大地提高工作效率，使管理人员从日常的琐碎的事务中解脱出来。

　　实现信息共享。

　　信息化以其先进的技术手段实现其最大范围、最快速度的档案信息资源共享。

　　档案信息化又可促进信息资源利用最大化。

　　传统的档案信息大都是以纸为载体的实物资源，不仅不便携带，更不利于传递。

　　实现档案信息化以后，各种信息资源不再以实物的形式出现，而是以磁信号和数字信号的形式出现，(下转第63页)(上接第84页)这就极大地便利了传输和使用。

　　而且应用各种功能齐全的管理软件，还可以对现有档案信息资源进行分析整理，实现真正的资源共享，为充分实现档案信息资源利用最大化提供可能。

　　三、档案管理信息化是档案管理的发展趋势

　　档案管理信息化是档案管理工作的重要发展趋势，也是对传统档案管理工作的有效改革。

　　信息技术及信息产业的飞速发展为档案信息化带来难得的机会同时也提出了严峻挑战。

　　档案信息化是现阶段档案管理工作发展的重要战略阶段，实现国家信息工程的重要步骤，其意义深远而任重道远。

　　信息化管理在提高了工作效率的基础上，促进了档案信息的交流和共享，促进了我国档案管理工作的有效开展。

　　因此，档案管理信息化建设是档案事业面对全球信息化浪潮的必然选择。

　　我们必须要不断完善档案管理技术，把握机遇、开拓创新，紧跟时代的步伐，以积极的姿态、有效的措施高效开发利用档案信息资源，为国家档案管理事业的稳步发展作出贡献。

　　档案管理的发展趋势【2】

　　摘要：近年来，随着国内社会经济的快速发展和科学技术的不断进步，信息化在各行业的应用与发展速度非常的快，尤其是计算机网络技术以及存储技术和数据库技术的迅猛发展，使得以计算机网络技术为支撑的档案管理信息化发展面临新的机遇与挑战，。

　　档案作为记录信息的有效载体，由于其具备其他任何领域均不具备的历史记录、启迪未来等功能，因此更应当实行信息化。

　　本文将对档案管理信息化的相关内容进行分析，并在此基础上就档案管理未来发展趋势及信息化发展策略，谈一下自己的观点和认识，以供参考。

　　关键词：档案管理;信息化;发展趋势;研究

　　所谓档案管理信息化，实际上就是在充分利用现代计算机及网络信息技术的基础上，以大型的数据库管理为基础，通过先进的通信技术应用创建高度集成化的现代管理系统。

　　信息化技术在当前国内档案管理工作中的应用非常的广泛，而且效果非常的好，信息化必将成为档案管理的主流发展趋势。

　　1 档案管理信息化认识

　　首先，档案信息标准化。

　　档案信息标准化是档案实体管理实现信息管理过程中不可或缺的业务规范以及相关技术标准。

　　从实践来看，该标准、规范应当由档案管理部门进行制定、统一施行。

　　对于档案信息标准化而言，其主要有档案信息采集、档案信息存贮、档案信息管理以及档案信息网络和档案信息管理软件等五个方面的标准化内容。

　　其次，电子档案特性。

　　信息化档案管理工作中，可以促使档案信息检索查询、实施利用等更加的方便与快捷，对于实现档案信息及相关资源的有效共享具有非常重要的作用。

　　就档案信息数字化而言，其主要包括以下几个方面的内容：档案目录、档案编研成果、档案全文等数字化，同时还包括档案实体图片化，在此过程中，档案全文数字化是整个档案管理工作数字化的关键所在。

　　最后，档案信息网络化。

　　将档案资源信息实施数字化处理以后，利用局域网、互联网等技术，建立一个高效合理的档案信息网站，以供公众档案信息查询以及相关资源信息的有效共享，并在此基础上有效实现档案信息管理的开放性、交互性以及社会化利用等。

　　实践中可以看到，档案信息网络化本文的优势非常的明显，不仅可以促使档案资源成信息为社会公共共享资源和财富，而且还可以实现不同空间多用户受益的同步性，这在很大程度上有效的提高了档案信息服务质量和效率。

　　2 档案管理信息化发展策略

　　对于各单位而言，档案是不可或缺的信息资源，因此档案管理工作显得特别重要。

　　近年来，随着社会经济的快速发展，传统档案管理理念和模式已经不能有效适应时代发展的需要，而是应当将计算机网络信息化技术融入到档案管理工作之中，信息化将成为档案管理的未来发展主流趋势。

　　但需要注意的是档案管理工作中存在着很多的问题和影响因素，要想实现信息化的全面发展，应当认真做好以下几个方面的工作：

　　2.1 转变思想观念，树立信息化管理意识

　　在当前新的形势下，档案管理工作已经发生了非常大的变化，无论是管理理念，还是管理模式，都有了新的发展变化，即朝着信息化方向发展。

　　基于此，档案管理人员一定要与时俱进，转变传统的思想观念，树立档案信息化管理意识，这对于全面推进档案管理信息化建设，具有非常重要的作用。

　　对于档案管理人员而言，其作为档案信息化建设、实施过程中的中坚力量，其个人的思想观念和管理意识直接决定着整个档案信息化建设成功与否，因此只有加强档案信息化管理，提高管理人员的综合素质，才能树立信息化管理意识，才能认识到信息化在档案管理中应用的重要性和必要性，这是档案管理信息化发展的思想基础。

　　2.2 制定信息化发展目标，并严格执行

　　实践中，应当坚持长期与近期目标有机结合的原则，严格按照总体要求和部署，以“科学、实用以及适用为基本原则，对长期、近期信息化建设目标进行确定。

　　对于长期目标而言，应当站在制高点上，对全盘进行考虑与分析，确保质量、统一性，并且为信息化建设的发展留下兼容、再扩充富余空间，以免走回头路，浪费资源。

　　对于近期目标而言，应当注重其实用价值和可行性。

　　在基础业务建设过程中，应当严格按照标准化要求对档案资料进行有效的整理，做好电子计算机著录、标引等方面的工作，即将具体工作做细、做全，不能马虎、盲目。

　　比如，档案馆藏工作中，应当按照“先重点、后一般”原则，对当前馆藏全面分析后，对有重要价值的一些档案先采取数字化处理措施。

　　并借此机会对库藏档案实施全面的清理和规整，对已失去价值的馆藏资料按要求进行销毁，以免重复劳动，这也是实施信息化的客观要求。

　　2.3 信息化建设过程中的系统软件与硬件设备统一管理

　　调查显示，当前国内档案管理各部门之间存在着各自为政现象，信息化手段以及软硬件设备不统一，导致很多数据信息之间存在着不兼容问题，着在很大程度上给档案管理信息化工作带来了障碍。

　　因此，实践中我们应当结合实际情况，配备专业、统一的数宇化设备，实现字符识别，以及自动转化和编目、检索，并在此基础上实现自动全文存储、上载以及辅助立卷，自动标引、文档一体化管理等。

　　只有实现统一型号，统一规格的计算机软硬件设备，才能为档案管理信息化的实现提供保障。

　　2.4 档案信息化标准制定

　　档案信息化建设的主要目的在于确保用户可以高效、快捷以及简易获取档案数据库信息数据，因此档案数据库信息存储、呈现应当实现规范化和标准化。

　　档案管理过程中，应当符合档案各项标准化内容、编号以及分类和案卷目录编制，不同的项目都应当实施标准化，符合标准之规定和要求。

　　同时，还要从根本上避免传统档案信息资源重复开发与应用问题，从而为档案信息化资源的有效共享奠定坚实的基础。

　　3 结语

　　总而言之，较之于传统的档案管理而言，信息化档案管理可促进档案信息资源的有效开发与应用，为社会提供更多的资源和服务。

　　因此实践中应当加强重视和信息化建设，只有这样才能确保档案管理信息化建设的快速发展。

　　参考文献

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