技校档案信息资源开发与利用

  技校档案信息资源开发与利用

  摘要 本文结合煤炭企业档案管理工作的重要性,介绍了管理和编研煤炭档案的一些工作方法和经验,并对煤炭企业档案管理提出了建议。

  关键词 煤炭档案;档案管理;档案利用

  0 引言

  新时期,煤炭档案的信息服务职能在于面向市场、面向社会、面向现代化、为社会主义市场经济建设服务。

  而与当前煤炭建设项目规模大、数量多的特点相比,煤炭项目的档案管理却十分薄弱、总体水平较低。

  管理好煤炭档案的关键是要做好档案的编研工作,尽可能开发出档案的信息资源,保护档案原始价值。

  1 煤炭档案的编研

  1.1 煤炭档案编研的定义和任务

  煤炭档案的编研是档案管理的一项业务工作,就是以馆藏的煤炭档案为主要对象,在研究的基础上,把分散的原始材料按照一定的主题和形式进行整理、选择、考证,形成一个比较系统的档案资料,为煤炭工业的经济建设服务。

  其中“编”是对档案文献进行整理加工,其工作范围包括编写档案参考资料、编纂档案史料汇集、撰写历史研究论著等,而“研”则是对档案内容的研究和工作方法的研究,“编”和“研”二者互为一体,相互促进。

  而档案编研的任务就是将煤炭档案的信息通过多种途径和方式进行开发和传播,由静态向动态发展,用以实现煤炭档案信息的共享,将信息资源转化成生产力,提高企业的经济效益和社会效益。

  1.2 煤炭档案编研的工作方法

  对于煤炭档案的编研,其工作方法和形式是灵活多样的,主要有以下几种:首先,立足于馆藏选题自编,即通过综合比较分析,在丰富的档案材料中捕捉有价值的信息,秉承先易后难、由简到繁的原则,选定题目并对档案内容进行二次或三次文献加工;其次,与其它部门进行合编,即选择实用性强的选题,联合其它部门的优势,采取联合汇编、共同署名的形式开展编研工作或由档案部门成立有关机构自行开发.

  为现实管理决策提供了经验性、借鉴性的档案信息;最后,借助数字与网络技术推进档案编研工作,在选定编研课题后,借助网络搜寻下载相关资料,补充馆藏档案的不足,让档案资料由静态变为动态,克服编研资料滞后于社会需求的问题。

  2 煤炭档案的利用价值

  2.1 有利于制定煤炭工业可持续发展的可靠依据

  煤炭档案可以全面、系统、准确地记载煤炭工业发展历史和煤炭企业的现状,可以说是制定煤炭工业可持续发展规划最翔实的史料。

  而对于煤炭企业来说,只有了解和掌握了其发展的历史和现状,才能把规划制定得切实可行,为企业今后发展规划以及可持续发展提出科学、有效的政策建议,真正起到正确指导煤炭工业发展的作用。

  2.2 有利于煤炭企业的生产、建设、科研、设计

  煤炭档案特别是煤炭科技档案已经成为了煤炭企业生产力的构成部分,是重要的技术资源和经济资源。

  现代煤炭工业的建设、生产、科研、设计都离不开它,需要结合当前的实际,对已有的、可以用的档案进行再生产和再创造,提高了工程设计质量的同时也缩短了设计工时,做到了早施工、早投产和早收益,创造了巨大的经济效益和社会效益。

  2.3 有利于维护煤炭企业及各单位的合法权益

  由于煤炭的生产受到严格的煤炭埋藏地区的制约,占用相当大的地上面积和地下开采标高,必然与其他单位和部门形成密切的联系网,而在这错综复杂的联系网中,会经常发生越界开采而产生的纠纷,甚至上升为案件的事时有发生,权益之争在所难免。

  而煤炭档案在此时的作用就是可以为各用地单位进行的土地权属和采矿权调查及领证工作提供参考依据和凭证,如有关政府机关核准颁发的各种证件、征地批文、购地补偿协议、占地范围及图纸、地契、房契等权源证件等,能有效地维护企业的合法权益。

  2.4 有利于煤炭安全生产的经验积累

  煤炭生产多在地下几百米乃至上千米进行深处作业,瓦斯、顶板、冲击地压、火灾、水害、尘害、热害等等状况时有发生,生产和人身安全的威胁系数较大。

  而煤炭档案可以翔实地记载各类事故的发生经过、原因、后果及采取的防治措施,以便于政府领导、企业有关人员吸取相关的经验和教训,制定有效的预防措施,防止类似事故的重复发生,强化煤矿安全生产和维护职工人身安全。

  3 提高煤炭档案的管理水平途径

  档案工作的全部意义在于通过保管、维护和开发来从煤炭档案在生产、建设、经营和管理中的重要作用发挥出档案自身固有价值的凭证及其参考作用,满足煤矿和社会利用者的需求。

  为此,提高煤炭档案管理水平的意义十分重大。

  3.1 确保档案信息资源的准确、可靠和完善

  煤炭档案的建设中,要将档案的完整、准确、系统放在首位,做好档案资料的管理开发工作,如:加强调查研究,主动了解信息要求;开展信息交流和档案宣传工作,广泛传播档案信息;完善检索体系,最大限度地揭示档案信息;扩大开放档案范围,开拓档案服务方式,提高信息传递效率;建立信息反馈系统,完善反馈机制。

  而在目前,档案现代化管理已成为当今开发档案信息资源关键助推力,档案人员需要致力于将档案工作面向市场,参与市场经济建设,服务于市场经济,提高信息服务的精准度。

  3.2 加强档案人员队伍的建设

  煤炭档案工作的专业技术性很强,对档案工作人员的专业知识和技能有着较高的要求,加强档案人员队伍的建设是非常重要的。

  相关部门要依据实际,科学制定档案人员的定员和岗位津贴定编标准,保证档案人员的相对稳定,同时也要关注档案人员的身心健康,激发企业档案人员的工作热情,使其更好地发挥档案在生产建设中的重要作用。

  3.3 积极推进煤炭档案的信息化建设

  时代的进步和经济的发展,对档案的要求也越来越高,积极推进煤炭档案的信息化建设是顺应时势之举。

  煤炭企业的档案在信息资源的开发利用上较为薄弱,需要加大力度完善档案信息管理系统,以确保档案数字资源“格式统一、数据规范、长期可读、便于共享”,延长档案的使用年限,对档案特别是利用频率较高的档案和珍贵档案提供良好的维护环境。

  4 结论

  煤炭档案是煤炭企业的无形资产和再生资源,是煤矿企业在组织管理煤炭事业,进行煤炭生产、建设和科学研究等活动中形成的具有保存价值并按制度归档保存起来的历史记录,做好煤炭档案管理工作,是档案工作者应尽的义务。

  档案工作者要不断牢固树立服务意识,不断提高管理水平和工作质量,让档案发挥其应有的作用。

  参考文献

  [1]尹丽君.煤炭档案的管理与提供利用[J].中国煤炭,2002(9).

  [2]宋彩琴.市场经济条件下煤炭档案的信息服务职能[J].煤,2002(5).

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