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档案价值发掘及其利用
档案价值发掘及其利用【1】
摘要:随着市场经济的不断发展,档案的价值,越来越引起人们的高度重视。
档案的收集、整理、保管和开发利用,为单位的发展决策起到了参谋作用,为单位的经营管理、文化建设发挥了巨大作用,逐渐受到社会广泛重视。
关键词:档案价值;发掘;利用
0引言
档案是人类历史活动的产物,是历史的真实记载,它记录着过去,服务于未来。
随着市场经济的不断发展,档案查考方式、范围发生了巨大变化,档案的价值越来越引起人们的高度重视,在维护人们的根本利益,创建和谐社会的同时,档案的利用发挥了不可替代的作用,我们既要重视档案的现实价值,又要重视档案的历史价值,档案管理工作的重点逐渐由单纯保管型向保管利用型转变,档案的利用效率不断提高。
实践证明,档案的收集、整理、保管和开发利用,为单位的发展决策起到了参谋作用,为单位的经营管理、文化建设发挥了巨大作用,逐渐受到社会广泛重视。
1档案价值的作用
档案是社会历史文化发展的真实记录,蕴藏着丰富的科学技术信息及文化资源,在促进先进生产力发展、行政管理、教育养成、文化传承、业务承接、法律服务、丰富群众物质文化生活、帮助群众解决实际问题等方面具有重要价值。
只有牢牢把握服务主体,找准服务切入点,开展卓有成效的服务,才能真正实现档案自身的价值。
1.1 关注重心,为领导决策服务,充分发挥档案的行政作用把为领导决策服务作为第一职责,深入挖掘区域历史文化,突出时代特色,编研有价值的资政资料;积极开展调研研究,围绕区域发展撰写调研报告,提出合理化建议,为领导决策提供参考,增强地方决策的科学性。
1.2 贴近大局,为经济和城市化服务要努力将档案服务向和谐社会建设的各个领域拓展,特别是将民营企业档案、新农村建设档案、拆迁档案、重大活动和重点项目档案、教育档案、旅游节庆档案以及涉及民生的档案做大、做强、做亮。
要不断丰富档案服务的内容,改进服务形式,提高服务水平,使档案工作更加贴近社会、贴近群众、贴近生活。
1.3 坚持以人为本,为社会百姓服务重视档案馆的政务公开功能和文化功能建设,利用档案信息为人民群众提供服务,通过开展已公开现行文件利用、文档服务送下乡等活动,保证社会百姓的知情权,密切党和政府与人民群众的联系,使档案工作由机关大院的深闺走向社会、走向开放。
1.4 发挥优势,突出档案价值的文化教育作用,为精神文明建设服务充分发挥馆藏丰富优势,积极开展丰富多彩的宣传教育活动,如举办内容健康、形式灵活的档案展览、爱国主义教育周活动,组织开展爱国主义知识竞赛、区情教育,为构建和谐文化发挥应有的作用。
1.5 以史为鉴,依托档案资料的实物价值,在法律事物中发挥不可替代的作用当今社会是一个法制社会,一切都需要尊重法律秩序和价值判断,特别是涉及经济和社会价值纠纷等方面,更需要历史过程中形成的有价值的档案资料,甚至是档案实物作见证,才能确定正确的符合法律效力的结论。
1.6 业务的专业性、延续性也需要档案价值的充分展现,才能为业务的持续性推动贡献力量在社会各个领域,很多属于专业性很强的业务工作,都是带有延续的特点,这种延续性无论在一个单位还是在一个地域,后来者的工作大都是继承了前期甚至前代业务积累以后取得,因此很多有价值的研究基础资料都是以档案的形式存在,这也从另一个侧面反映了档案价值的又一重要作用。
2影响档案价值发挥作用的条件
2.1 社会档案意识:所谓社会档案意识是指整个社会,包括党政机关、社会团体、企事业单位和公民对档案和档案工作的认识水平、了解程度和由此决定的对档案工作的重视、关心程度,支持程度以及利用档案的水平和程度等,它是社会文明程度的重要标志之一。
社会档案意识的强弱直接影响档案价值的发挥和利用。
古往今来,无论是国家还是个人,凡是成功者,无一不是重视利用档案,善于总结和借鉴历史经验的;凡是失败者,往往就是那些不懂得或不善于利用档案,不注意吸取前人失败的教训而重蹈覆辙的。
任何一个有远见卓识的人都是在研究整理和充分利用档案资料的基础上获得事业成功的,决不会置前人经过长期艰苦探索,经过无数次挫折和失败换来的宝贵经验而不顾,去瞎碰乱闯,去从头做起,干“钻木取火”,“茹毛饮血”之类的蠢事。
我们也应清醒地看到,社会的档案意识仍比较薄弱,这与快速发展社会需要很不适应,就更谈不上价值发挥,其主要表现是:有少数人时至现在还对什么是档案、档案工作是干些什么不了解;一些人不关心档案和档案工作,认为是档案部门的事与己无关;有的部门和单位的领导不重视档案工作,把档案工作看成软任务,没有提到应有的位置;少数单位不懂得或不愿意收集、保存档案,甚至有损坏、涂改、盗窃,倒卖档案的现象发生;不少人还不知道利用档案资源等等。
2.2 档案管理水平:档案价值的实现受到档案管理水平的限制。
档案管理水平的高低也直接影响档案价值的实现。
如果档案工作做得比较好,收集齐全,整理科学,鉴定准确,检索工具多样,人们利用档案就非常方便,档案的价值就比较容易得到实现;反之,如果档案管理混乱,检索工具单一,查找档案十分困难,那就势必会影响人对档案的利用,从而档案的价值也就无从实现。
综上所述,档案是原始的记录和历史的证据,是人们进行社会活动的必要条件,是国家宝贵的物质财富和精神财富。
档案工作者应当了解档案的价值与作用,掌握档案价值实现的客观规律性,认真做好档案工作,以使档案的价值能够得到充分的实现。
3正确处理档案保存与实际利用的关系,最大限度地发挥档案的价值贡献
3.1 收集和管理档案的目的是为了利用因此,没有利用价值的档案,只能是一堆废纸;而具有保存价值的档案,一定具有实际的利用效益。
反之,具有实际利用效益的档案,也一定具有保存价值,两者是相辅相成的。
当然,保存价值的大小,需要通过档案的开发利用,即有利用者来利用档案后,才会产生一定的社会效益和经济效益。
而效益的大与小、多与少,不仅仅是原档案本身潜在保存的价值,这也只是一个未知数,可能是数百数千,也可能是数万,甚至是上百万;同时,也表现在利用者的利用形式、利用深度及利用技巧方面。
在档案整理、鉴定时要考虑保存价值与实际利用效益的因素,以利提高档案的质量,优化馆藏,最大限度地发挥档案的社会效益和经济效益。
3.2 档案的保存价值在于开发利用档案只有通过利用,其保存价值才能得到充分的发挥,才能出成果、出效益。
有人对此否认、也有人怀疑档案具有的社会效益和经济价值。
下面,笔者不妨列举实例来充分说明档案的价值作用和给单位带来的效益。
如,某城市兴建的一座大桥于2000年4 月动工兴建,总投资2300余万元,但使用一年后, 桥上的路灯大多熄灭,给行人车辆带来不便,急需修复。
当地政府委派用电管理总站对其进行全面检查。
由于原电管站工作人员调离岗位,给修复工作带来一定的困难。
电管站派人到城建档案室借阅大桥路灯线路图,由于明确了线路的走向,不仅使修复工程的时间大大加快,而且使该座大桥重放旧日神彩。
上述最简单的实例客观地说明档案的保存价值靠人们的开发利用。
否则,其价值永远被禁锢在档案之中。
所以,明确了利用与不利用的效果和作用,就会主动地加大档案信息资源的开发利用力度,促使其充分利用,产生最佳的社会效益和经济效益。
参考文献:
[1]柳英.试论档案保存价值与实际利用效益[J].浙江档案,2000,(2).
[2]张春玲.谈企业档案的价值作用[J].中小企业管理与科技,2008,(10).
[3]李光泉,许素海主编.《档案学基础知识教材》,2000.
[4]刘东斌.档案利用和档案价值的反思[J].档案管理,2004,(1) .
学校档案工作的价值及其利用【2】
档案是国家机关、社会组织和人民在活动中形成的作为原始记录以备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
学校在日常管理中会形成各种档案，如党政文书档案、教育教学档案、教师个人业务档案、仪器设备档案、会计档案、声像档案、科技档案、基建档案、工资档案、照片档案等。
学校档案，是学校建设与发展的历史见证，它记载了学校教育事业各方面的变革与发展的历程，积聚了教职工和学生劳动创造的成果与贡献，是学校的宝贵财富。
总之，通过档案可以透视学校的历史，立足现实，规划它的未来。
档案管理工作的内容是十分丰富的，它包括文件的管理，即文件的产生，保护和处理等整个文件管理过程;文件的鉴定、接收和处置;文件向档案转化工作;档案的建设和保管设施以及档案的编目、学校编研成果，即学校大事记、学校组织机构沿革、会议简介、全宗介绍、专题文件汇编等。
档案管理的核心任务是使“死”档案“活”起来，通过有效利用，使档案更好地为学校管理和教学服务，提高档案的保存价值和社会效益。
1. 做好档案管理工作可以为领导研究学校发展，提高教学质量提供参考
档案工作是各项事业重要基础，是学校管理和教育教学工作不断向前发展的依据和基础，因此要搞好档案管理工作。
从学校讲，档案是总结、汇报、评估、验收工作的最可靠、最实事求是、最感观的评价依据，是领导制定教学方针、政策的依据，是研究工作、提高质量的“耳目”、“尖兵”和“参谋”。
档案在档案管理中，关于档案的积累、收集、整理、收藏都是很重要的工作。
档案作为学校评估的基础和依据，在学校评估中的作用也越来越明显，通过学校评估充分发挥了档案的作用，提高了档案地位，增强了档案意识。
档案工作作为学校基础工作之一，它反映了学校管理水平和教学质量，是学校教育改革和发展的重要依据。
我深刻体会到，档案工作只有紧密围绕学校工作中心，根据学校的发展动态，紧跟形势变化，主动、积极地搞好档案服务才能更好地开发利用档案信息资源，从而为学校评估及各项工作服务，并促进学校档案工作的不断发展。
教育是一门实践性很强的科学，教育理论的提出，教育事业的发展都离不开教育理论指导下的教育实践，而实践的总结、实践的反馈、实践的积累、实践的比较，离开档案这一载体就无从谈起。
革命导师马克思曾经说过：“研究必须充分地占有资料，分析它的各种发展形式，探寻这种形式的内在联系。
只有这项工作完成以后，现实的运动才能适当地叙述出来。”要办好一所学校，就要注重它的连续性，只有依靠档案的记载，才能摸索出办学的规律，总结出办学的经验，提升教学理念，都是有重要的参考价值，这样才能不断提高教学质量，使学校向前发展。
2. 做好档案管理工作可以为学校评优、选模、晋升提供可靠凭证
档案是在工作中形成的，只要注重积累就可形成，它能如实地记载教职工德、能、勤、绩各方面的足迹。
在评优、选模、晋升职务、职称、工资时，只要拿来档案的记载情况，好坏优劣自然分明，发放奖金也能起到奖勤罚懒的作用。
教师业务档案是教师个人在其教育、教学过程中形成的教学水平、科研能力、班级管理能力，也反映了教师对教材、教学内容、教学方法、教学态度以及教学成绩等教学环节的不断探索和研究，对于申报职称的教师来说，个人业务档案能提供大量有用资料作为他们的业绩的凭证，让他们能顺利填写评审资格表。
同时教师申报职称还要提供大量的辅助材料，如科研成果、教学成绩、获奖情况、年度考核结果等，职能部门便要通过业务档案来提供依据，保证送审材料的真实和准确，我们学校每年教师申报职称之时，教师都会到档案室内查阅资料，教师业务档案是很重要的，是一个教师成绩体现的基础，也为教师提供了一个公平竞争的平台。
通过业务档案，教师们能看到自己在从事教学与科研中的成绩，从而进行更高层次的探索，激发教学热情。
因此，档案工作人员也就应该认识到教师业务档案的重要价值，更好地为教学第一线服务。
因为档案的记载是客观的，客观才能公正，公正才能有力量，有了档案记载，评价才能有依据，就会更接近实际。
以档案说服人，校长的工作就会得心应手。
利用好档案的功效就能充分调动教职工的积极性，何愁完不成教学任务?当前，面对学生管理难度大，愿当班主任的教师不多的情况，如果针对性地建立起班主任工作考核档案，这本身就是一种无声的号召，也是一种导向，它能够起到激励班主任做好工作的作用，可以为我们寻找促进班风好转和教育转化人的规律提供依据。
只要充分运用档案的评价作用，就能使呈个体性劳动的教师心往一处想，劲往一处使，就会拧成一股绳，与校领导同心协力搞好教学工作。
3. 做好档案管理工作可以起到激励和导向作用
荣誉感是教师从事教育活动的心理动力之一，对教师群体进行有效激励，将会产生巨大的积极性和创造性。
学校将各种荣誉、各类先进模范人物事迹以及学生中的先进人物和事迹记载积累下来，在适当时期展现给师生员工，它可以成为激励师生自信心的极好材料，师生可以通过档案了解学校辉煌的历史，从而产生一种飞跃。
在日常的教学工作中，把一些优秀教师的教案和教学经验积累起来，作为培养青年教师教学工作的教材，会起到一定的导向作用。
促使年轻教师树立奋斗目标，同时向良好的方向发展。
档案是具有利用价值的，它的价值是客观的。
学校各项工作和学校事业的发展都需要在利用档案，因此学校档案管理工作需要在利用上下功夫。
通过有效利用，使档案更好地为学校管理和教育教学服务。
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