论事业单位人事档案管理数字信息化论文

  摘要:进入21世纪以来,以计算机和网络为载体的现代档案管理技术正以锐不可当之势冲击目前传统的事业单位人事档案管理工作,人事档案管理的方式和方法面临着严峻的挑战。

  关键词:事业单位;人事档案;数字信息化

  进入21世纪以来,以计算机和网络为载体的现代档案管理技术正以锐不可当之势冲击目前传统的人事档案管理工作,事业单位人事档案管理的方式和方法也面临着越来越严峻的挑战。计算机网络技术的广泛应用也使人事档案管理数字信息化发展迎来了前所未有的机遇和春天。用现代化的手段做好新时期的工作,这既是新时期人事档案管理工作的需要,也是数字信息化时代工作的必然要求。

  一、档案管理数字信息化势在必行

  (一)传统的档案管理越来越不适应信息时代化的要求

  人事档案是传统的人事工作重要组成部分,目前在事业单位人事档案管理工作中,仍以纸质介质作为唯一保存人事档案的方式,用计算机来进行辅助传统档案管理。传统的人事档案管理模式,由于耗费大量的人力物力,已不能适应当今社会发展和不断深化的事业单位体制改革的需求。人事档案数字信息化建设是人事档案管理工作改革创新的突破口,改革创新人事档案管理新模式已成当务之急,这是时代发展潮流的趋势。并且计算机替代人事档案管理工作已成必然。

  (二)当今时代的物资条件和科技为档案管理数字信息化提供了载体

  人事档案实行计算机的管理后,利用计算机、扫描仪等现代化专业设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成电子数据资料,并对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工,实现人事档案纸质数据与电子数据格式并存。数字档案更易于长期保存、查询、修改,提高人事信息管理的利用率及时效性、准确性,降低了档案管理的成本。

  通过计算机在档案信息数据库中检索系统中存在的数据,根据指定条件,可快速、便捷提取所需要的数据和信息,还可采用现代计算机网络通信技术,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能检索及网络检索,进一步提高人事档案工作的效率和质量。

  通过网络可以把不属于保密范围的档案信息,进行信息资源的有效共享,向社会提供优质高效的人才档案信息服务;并可以用网络化传递档案信息,大大提高档案的利用效率。

  二、目前推行人事档案管理数字信息化的限制因子

  (一)人事档案管理规章制度和管理体制建设滞后,数字信息化建设存在制度缺陷

  人事档案管理规章制度到目前为止,除了1996年重新修订的《档案法》外,仅剩下1999年中组部重新修订颁发的《干部档案工作条例》。两部法律法规从修订至今也已经过去十余年了,里面的内容只字未变,而社会发展却是翻天覆地的变化。因受当时发展实际所限,两部法律法规对档案管理信息化不曾提及。当前社会的发展为我们提供了信息化发展的环境和物质基础,而我们为今后开展建设人事档案管理信息化的工作,由于缺乏相关法律法规及国家标准和行业标准等相关规范为指导,人事档案管理信息化工作需要相对较长时间的发展直至成熟完善的过程。

  (二)人事档案管理人才队伍不稳定,专业素质有待提高,观念封闭

  一是目前从事人事档案管理的人员,多是身兼数职,对人事档案管理工作精力投入也十分有限。且绝大多数都是“半路出家”,没有经过专业的档案管理培训,缺乏相关的专业知识。加之,人员变动频繁,新手多、业务生;给人事档案管理工作带来了困难。

  二是档案管理人员中普遍存在学历偏低、年龄偏大,对认识新生事物上普遍偏慢。新知识、新技术的引用和应用,在接受程度上也存在较大的困难。

  三是目前人事档案管理人员有部分是从事人事档案管理工作多年,且有着丰富工作经验,而他们往往又是档案管理工作的负责人或一线工作人员。他们对档案管理却还停留在传统的管理观念上,较为因循守旧、固步自封,知识更新缓慢;对先进的档案管理理念的引用和新技术应用缺乏足够的认识。

  (三)建设资金投入十分有限,推进信息化工作举步维艰

  如果要进行档案管理信息化工作,从硬件到软件,都需要较大投入。绝非添置几台计算机、几部打印机就能完成人事档案管理信息化的。人事档案管理信息化是一个系统的工程,需要专门的建设资金投入,初期的硬件设施和专业化设备方能达到相应的标准和要求。同时需要完善规章制度建设、开发人事档案管理信息化系统、培养能够胜任此项工作的人员。这些工作的推进都离不开资金的投入,而财政难以划拨专项资金供基层单位进行此项工作的开展,所需资金也只能由单位自行筹措。在基层单位开展的所有工作中,档案管理工作多处于从属地位;这样的现状决定了资金投入力度和建设进度,档案管理信息化工作的推进也必将是艰难历程。

  三、推进人事档案管理数字信息化的对策

  (一)完善档案管理信息化的顶层制度设计和相应法规建设

  目前人事档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护,人事档案管理工作数字信息化的开展更需要法律法规的保驾护航。依据相关法律法规和规章制度,才能制定人事档案管理信息化工作的长远规划,建立起相应完整配套的管理制度和操作细则,使人事档案信息化工作有章可循。同时以此为契机加大档案管理数字信息化的宣传力度,引起各级部门和领导的高度重视,创造一个良好的社会舆论氛围,为信息化工作的顺利展开提供一个有利的大环境。

  (二)学习引进当今档案管理的先进理念,稳定档案管理人才队伍,提高专业素质

  尽管先进技术引用对信息化的构建起着非常重要的作用,而人仍旧是决定的首要因素,档案管理人员素质的高低和管理信息化意识的培养是档案信息化的关键因素。这就需要培养一支高素质、专业化、稳定的人才队伍,要让目前的管理工作人员由兼职向专职转变。

  随着信息化的普遍应用,这对档案管理人员在业务素质上提出了更高的要求,要不断增强数字信息化的管理意识,培养档案数字信息化管理的能力。同时还要加强业务专业知识学习,加强计算机实际操作能力,提高自身综合素质能力;努力成为既熟悉档案管理业务,又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。

  此外,鉴于人事档案管理工作的特殊性,需要不断加强对档案管理人员政治思想和职业道德教育,使之具有较高的政治思想觉悟、政治敏锐性和良好的职业道德。

  (三)解开资金短缺困境,要从改革创新档案管理模式着手,探索新时期档案管理数字信息化模式

  目前的人事档案管理模式是相对集中管理,基本上由基层单位或上级主管单位管理。管理规模决定了资金投入的规模。为基层管理的几百本人事档案去配备专职人员和专业的设施及装备等,以建设档案管理数字信息化缺乏可行性。管理人事档案较之其他工作,不易取得明显的成绩,更不能直接创造经济效益;因此不易引起领导重视,故单位难以投入较多资金发展档案管理数字信息化。

  改变现有困境首先就要从打破现有管理模式开始,将人事档案相对集中管理变为绝对集中管理,成立专门的人事档案管理机构,积沙成塔,将原先各部门管理几百本变为集中管理上万本甚至上十万本人事档案。管理规模的变大,专职人员、软硬件设施等的配备,由原来从属工作变为主要工作后,势必会得到上级组织部门和领导关注,由此能逐步争取到相应的建设资金投入。

  前期若能靠财政或专项资金投入建成后,后期则可探讨按市场经济运行规律进行部分市场化运作,而非太过于商业化。因为过分商业化运作,可能会导致内部人员从中贩卖人事档案信息非法获利或滋生其它非法交易,这样会直接威胁档案信息数据安全。

  如何能让新的管理模式即能适应当前数字信息化工作的需求,又能满足市场经济的运行规律,将二者科学有机的统一起来,还需要广大有识之士一起去探索。

  综合以上情况,事业单位人事档案管理模式数字信息化的建设对深化事业单位体制改革和实现档案管理社会化服务有着非常深远的现实意义。要紧跟时代的潮流积极创造和利用现有条件,尽快对现有事业单位档案管理模式进行根本的变革,争取早日将人事档案管理的数字信息化建设进程纳入正轨。

  参考文献:

  [1]陈永成.《档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势》.中国档案.2003年11期

  [2]陈爱钦.《浅谈人事档案信息电子化》.福建.福建电脑.2011年12期

  [3]段荣婷.《论国际档案信息标准化现状、发展趋势及我国的对策》.北京.科学技术学会.2008版

  [4]刘斌.《论档案信息的电子化管理制度推进》.河南.河南省社会科学界联合会.2009年版

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