高校档案管理优化路径论文

  摘要:大数据时代,高校档案数据具备规模巨大、多源异构、价值密度低及处理迅速等基本特征。档案大数据对传统档案管理观念、管理技术、数据安全和人才需求提出了新的挑战。

  关键词:大数据;高校;档案管理;路径优化

  一、高校档案大数据的基本特征

  档案大数据,是指涉及档案的规模巨大到无法在一定时间内用传统的常有软件对其内容进行抓取、管理和处理的数据集合。大数据时代,高校档案数据具备大数据的基本特征。1.档案数据规模巨大大数据时代,高校管理各业务系统产生的一切具有保存价值的文件、数据、视频、实物等都能构成档案信息。在传统档案收集范围之外,新的基于信息系统形成的电子数据成爆炸性增长。另外,随着档案信息化进程的推进,大量的馆藏实体档案被加工转化为数字档案。档案“存量”与“增量”的聚集,使高校档案规模呈现海量增长。2.档案数据结构多源异构高校档案涉及党群、行政、科研、基建、出版、财会、声像等十多个门类,基于不同业务系统产生的数据资源有结构化数据、半结构化数据和非结构化数据。这些多源异构数据相互关联,共同构成了高校档案数据整体。3.档案数据价值密度低档案数据总量的扩大,最大可能地保障了档案收集的全面性,海量数据的存储能较好地保障数据的历史价值。但从利用的角度来看,与传统档案相比,更多的档案数据可能发挥不了使用价值。以视频为例,连续不间断监控过程中,可能有用的数据仅有一两秒。可见,档案数据价值密度高低与档案数据的总量成反比。4.档案数据分析处理迅速大数据核心的价值,就在于对于海量数据进行分析,为用户提供更多快速、准确的个性化服务。在大数据背景下,用户对档案利用有更高的要求,档案数据的处理速度是关键的一步。大数据技术能充分保障数据的快速处理,为用户挖掘更多真实可靠的需求信息。

  二、高校档案大数据管理面临的挑战

  对档案管理观念的挑战传统档案管理中,档案的收集、整理、保存、利用均遵循一定的价值主线展开。在资料来源上尊重全宗原则,关注档案形成的方式;档案鉴定上注重对单个文件的价值判断;保管对象上侧重对档案实体的关注;档案服务上侧重于用户对档案的查询与利用。大数据时代,档案管理观念、理论、方法、途径均发生了很大的变化。“以用户需求为中心”的档案理念将取代传统的“重保管轻利用”管理观念,人们可以不再关注档案的“为什么”,只需知道“是什么”;不必注重档案数据如何形成,只要重视档案数据怎样利用,从海量数据中挖掘出有价值的信息,进行科学预测或充分满足用户的需求。

  2.对档案管理技术的挑战大数据时代,档案来源的单一途径已彻底改变,几乎所有的组织、个人均能产生类型不同、结构各异的档案数据。档案管理需要借助现代管理技术有效实现对档案大数据的收集、存储、分析、利用,进而推动档案管理信息化水平的不断提升。在档案收集上,要采取更多的数据处理技术,实现档案系统管理的前端控制;在档案存储管理上,要应用更多的存储处理技术,保障数据安全;在档案利用中,要提升档案智能化服务技术,以更高效地服务用户。

  3.对档案数据安全的挑战传统档案安全管理,从“人防、物防、技防”三个方面注重对档案实体的绝对保护。大数据时代,档案安保“三防”原则仍未改变。与传统档案的安全保护相比,现代档案数据的安全将面临更大的挑战。这些档案数据的存储设备更易受到损坏,数据保管及读取技术更易遭到淘汰,档案数字化转换可能导致档案的原始凭证性改变,档案数据的网络安全更易遭到攻击,档案电子数据面临丢失、篡改、损毁、泄密的风险日益加大。

  4.对档案人才的挑战大数据时代,对档案人才有了更高更新的要求。档案工作者除了要掌握档案专业知识与技能外,还要熟悉大数据知识与技术,能较好进行数据库管理、大数据分析处理等。档案管理部门要更多地培养和引进数据工程师、数据分析师、高级管理师等专门技术人才。

  三、优化高校档案管理的路径选择

  树立现代档案管理理念只有首先实现思想观念的现代化,才有档案工作的现代化。大数据时代,档案管理工作者要解放思想,更新观念,遵循人本原则,加强现代管理意识,树立大档案、大数据、大平台、大服务理念。档案工作者应积极适应档案工作知识化、社会化、网络化、人性化的需要,克服传统档案管理的惰性,实现档案工作由“重保管轻利用”到“以用户需求为中心”的管理观念转变,改变传统的“出现问题—逻辑分析—因果关系—解决方案”逆向思维模式,运用“收集数据—量化分析—相互关系—优化方案”正向思维模式,从大量的档案数据中挖掘出数据背后的隐性信息与知识,实现用户更多的个性化需求。

  2.推进档案信息化建设高校档案信息化建设

  是指通过运用现代信息技术,不断开拓包括电子档案在内的档案资源,并不断创造新的档案信息资源利用。档案信息化建设顺应了社会发展的需要,能有效实现档案资源的数字化、信息服务的网络化、档案管理的规范化和档案资源共享的最大化。

  (1)搞好档案信息化基础设施建设。装备先进的档案信息网络系统和档案信息化设备,有效实现档案信息传输、交换、检索、利用。

  (2)搞好档案信息化资源建设。坚持大档案原则,努力实现馆藏档案的数字化和新增电子文件的收集,全力建设馆藏档案目录中心数据库、数字档案全文及专门数据库。

  (3)搞好档案信息化标准规范建设。在电子文件的形成、接收、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、传输、利用和管理等方面构建标准化或制度化要求,为档案信息化建设发展提供技术标准和制度保障,确保档案信息和网络运行安全。

  (4)搞好档案信息化利用服务建设。用户已不满足于档案数据与文件的利用,更希望能获取数据背后隐藏的信息与知识。档案利用服务产品也由传统的提供数据、文件转变为提供知识。要改进档案知识服务技术引擎,努力建设资源与学术搜索引擎、资源服务推荐引擎、知识服务社区实体行为智能分析引擎、用户知识需求预测引擎及多维度信息获取、组织、分析、决策引擎等。

  3.促进档案管理法治化

  (1)坚持档案管理的合法性原则,做到有法可依。

  建立健全档案管理的法律法规和技术规范,是高校档案工作的根本保障。大数据背景下,更要加大数字档案技术标准与管理制度的创建工作。在宏观政策层面,坚持国家顶层设计,构建起适应国家信息化战略的电子档案管理目标、原则、规划和法律框架;在制度和资源管理层面,有关部门应建立起科学合理、操作可行的管理制度和行动措施,对管理制度、技术标准、操作规则、数据系统等进行精细化规定。微观层面,高校要制定有关档案管理规章制度,全面规定学校档案工作管理体制、档案机构基本任务与职责、专(兼)职档案队伍建设、档案发展经费、档案设施配备、文件材料归档、电子档案接收、档案管理、档案利用与开放、档案工作考核与奖罚、档案信息化建设等。

  (2)坚持档案管理的合理性原则,做到因地制宜。

  随着社会的发展,可能出现法制滞后、法律真空的情况。在无法可依的情况下,高校应紧密结合校情,在自己的权限范围内制定具体的档案管理规则。高校因地制宜先行探索档案立法,既合理合情,又发挥了“试验田”作用,一些成功经验,甚至可能科学上升为国家立法依据。

  (3)坚持档案管理的发展性原则,做到与时俱进。

  档案管理法制化更要关注法制的公平、正义和合理性,贯彻立法的民主化原则,真正遵循档案工作内在规律,减少部门利益立法。针对档案管理中出现的各种新问题,及时推动档案法规的立、改、废,与时俱进,实现动态立法。在档案管理法制化进程中,既要坚持按法制办事,保障法制的权威执行,也要坚持法制的正确实施,加大执法监督。

  4.构建现代档案安全保障体系

  (1)健全档案安保制度。高校应在档案,尤其是数据档案的收集、整理、保存和利用上制订一整套严格的档案安保制度。定期或不定期举行档案安全教育和培训,提升职工安全意识和安全技能。层层强化安全责任,确保档案安保制度的精准实施,确保档案安全的万无一失。

  (2)完善档案安保设施。按“防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防虫、防霉、防高温、防强光”等安全标准,全力建成现代化档案库房。除了配备灭火器、驱虫药、温湿度计、空调机、除湿机等传统安保设备外,还应配备库房密集架、数字高清视频监控系统、红外防盗系统、自动灭火系统、温湿度监控系统和电子门禁系统等现代安保设施设备。建成独立可控的局域网及信息机房,配置网络安全设备、存储备份设备及高校档案管理平台。

  (3)强化网络信息安全。鉴于档案数据的电子化特征,网络信息安全建设应得到特别重视。高校档案馆的信息网络要设置独立的服务器,加装单独的防火墙,对网络信息进行物理过滤。档案信息化建设时,采用绝对安全的档案管理信息系统。档案数字化工作尽量由高校档案馆自己完成。条件不具备的,一定要选择经政府部门认可的档案中介服务机构作为合作对象进行数字化加工。对档案数字化内容要谨慎选择,对涉密程度很强的档案可以扫描,但不能上传到档案利用服务网络,以便从源头保证档案内容信息的安全。另外,对已形成的数字档案应进行及时实现远距离异地备份,进一步增加安全保险系数。

  5.加强档案人才队伍建设档案人才队伍建设是开拓档案事业的关键。

  大数据带来的巨大变化,在思想意识、专业知识与技术水平方面给档案工作者提出了全新的要求。档案工作者应实现从档案专门人才到复合型人才的转变,除了要精通档案专业知识外,还要熟练掌握现代信息知识和技术。档案管理人员更要具备现化档案管理知识、大数据意识与专业技能。加强高校档案人才队伍建设,主要通过两种途径:一是加大拥有现代档案知识、技术人才的引进。二是着眼于在职档案人员队伍整体素质的提升。鉴于档案工作在高校工作中的地位和影响,第二种途径是主要的方式。高校可采用继续教育、专题培训、专题讲座、学术交流、科学研究等多种多样的教育培训。通过培训,加强职业道德教育,培育爱岗敬业精神;加强档案专业知识教育,夯实档案工作基础;加强市场经济意识教育,提升服务社会意识;加强现代技术技能培训,适应大数据时代要求。总之,大数据时代,档案管理面临新的机遇与挑战。唯有进一步解放思想,加大人、财、物的投入,采用新的档案数字与管理技术,推动档案信息化和法制化进程,才能进一步持续、规范、创新、优化档案管理。

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