高校基建档案管理活动的难点论文
摘要：在高校基建档案管理工作中，档案收集是基础，档案收集工作的质量直接关系到高校基建档案的质量和管理水平。由于诸多内外因素的影响，当前高校基建档案管理活动中收集工作存在一些问题急需解决。笔者针对当前高校基建档案收集工作存在的问题及难点进行分析，并提出针对性的建议。
关键词：高校基建档案；档案管理；档案收集
一、高校基建档案收集工作中存在的主要难点及问题
1.材料收集不齐全，缺失严重高校基建档案通常有专门的档案馆人员收集，这个过程需要与工程施工单位、工程监理单位、设计单位等诸多部门恰接沟通，但在目前缺乏足够有效、完善的基建档案各部门沟通机制的情况下，往往会造成档案材料收集不齐全的现象。此外，由于档案收集部门及人员在理解认识上存在偏差，导致他们认为只要工程建设成功并合格验收，各种投招标文件、合同及各种土地材料便失去了存档价值，而同时基建办则认为这些材料放在自己的部门更容易保管利用，最终造成材料收集不齐全的现象。2.基建档案分类管理错综复杂，无从下手基建档案具有其独特性，与其他普通档案相比较，基建档案的周期更长，而且基建工程项目的规模较大，从最初的设计到最终的竣工验收通常需要几年甚至更长。此外，高校基建工程项目在竣工后投入使用的生命周期也较长，一般会达到几十年甚至上百年，而在这个漫长的使用过程中，基建档案则一直具备一定的价值，需要伴随建筑物而保存和使用。正是由于基建档案的这些特征，使得其在分类管理方面错综复杂，给基建档案管理提出了难题和挑战。3.收集资料的载体形式单一随着科技的发展，现代科学技术被不断运用于档案管理中。在高校基建工程项目中，档案材料的载体已经不再是传统的纸质媒介，材料载体变得多样化。但目前高校基建档案收集工作，更注重纸质档案的收集，而不重视其他载体的文件，没有严格归档要求，造成基建档案载体形式单一化。
二、造成高校基建档案收集工作难点的原因分析
1.重视程度不高，质量与责任意识淡薄对高校基建档案管理重视程度不足是问题与难点的根本所在。在高校基建工程项目实施中，高校领导更多关注工程的进展状况、安全管理以及成本管理等，对基建档案的'收集工作并不重视，甚至忽视了基建档案的作用和价值，使得在基建档案收集中投入的人力、物力与精力十分有限。2.制度不健全，缺乏约束力从高校当前基建档案管理制度现状来看，虽然已经制定了相应的基建档案管理制度和岗位责任制，但具体的实施细则不详细，尤其对于档案资料收集工作的相关制度与责任缺乏针对性，尚未明确具体的措施，对档案收集工作的计划、考核、责任范围等缺乏统一的管理。高校档案部门与基建工程部门之间相对独立，缺乏有效的监督和制约，导致基建档案收集工作中各自应尽义务难以落实，相应责任难以追究，进而导致资料收集不齐全、不完整的现象屡见不鲜。3.基建档案自身特殊性造成归档难高校基建档案具有较高的专业性，在档案收集中要求工作人员具备一定的档案专业知识以及基建工程专业知识，这给高校档案管理人员提出了较高的要求。基建工程项目工作人员由于缺乏相应的档案管理知识，而且人员变动较为频繁，进而造成档案收集工作不到位。此外，由于基建工程项目规模较大，而且建设及使用周期较长，这决定了基建档案具备成套性特点，同时其涉及面较广，各部门之间的关联性较高，任何一个环节出错都会造成档案资料收集不齐全。
三、改进高校基建档案收集工作的对策
1.建立健全管理体系，增强档案管理意识完善的制度是高校基建档案收集工作的基础保障，高校需将档案部门、基建部门各自工作内容、责任职责、在档案管理中应尽的义务等明确化、细致化、规范化、标准化、制度化，使基建档案收集工作“有法可依”。2.加强各部门之间的沟通交流高校基建档案收集工作中，档案法规、档案管理制度与规范的顺利推行实施是各部门之间建立良好沟通机制的先决条件，是保证基建档案能够顺利从基建部门进入档案部门的关键。高校档案部门在档案资料收集中应加强与设计单位、施工单位、监理单位、基建部门的良性沟通，建立有效沟通机制，相互理解和支持，鼓励他们主动将档案交到档案管理部门。3.运用制约手段做好“三同步”法律与规章制度是确保高校基建档案收集完整的有效手段，因此，需要在法律层面和高校层面制定相应的规章制度，用制度约束纪检部门与档案部门，常用约束手段包括行政手段与法律手段两种。此外，要确保基建档案的完整性还需要做好“三个同步”，即：一是基建工程项目与基建档案规划同步进行，二是工程建设实施过程与竣工材料积累、整编、审定工作同步进行，三是工程交工验收与提交整套合格竣工图的验收同步进行。在基建工程实施与基建档案建设的过程中，档案工作人员需要跟踪收集工程项目的各个细节、各个环节，核实各种资料，并及时查缺补漏，以确保基建档案的完整性。
参考文献：
[1]梁梅.高校基建档案收集工作中的常见问题与改善策略[J].办公室业务,2016(13).
[2]万明高,李兴泉.多元管理模式下高校基建档案管理研究[J].成都大学学报:社会科学版,2011(3).
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