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实施食品安全档案管理追溯机制论文

时间:2022-10-08 07:27:51 档案管理毕业论文 我要投稿
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实施食品安全档案管理追溯机制论文

  2 食品安全档案管理体系的建立

实施食品安全档案管理追溯机制论文

  《中华人民共和国档案法》第五条规定,我国档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则。

  ①我国档案事业管理在体制上由国家档案局主管全国档案事业,负责统筹规划,组织协调,统一制度,对中央和国家机关各部门、全国性社会团体,中央级国家档案馆的工作,以及省、自治区、直辖市档案局的工作负责进行监督和指导。县级以上的各级地方档案局对本行政区域内的档案事业进行主管,对本行政区域内的档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。我国的这种至上而下集中统一的档案事业管理体制为建立和完善各相关行业的档案工作体系奠定了坚实的组织基础,也储备了规范、有序的专业资源,为食品安全档案管理体系的建立提供了系统科学的遵循原则。

  2.1 食品安全档案管理的体系构成

  食品安全档案管理组织体系涵盖档案工作和食品安全工作两个不同专业的范畴,涉及档案、食品生产、食品流通、食品监督等等领域。因此,食品安全档案工作的组织体系应该涵盖相关环节的各个可控因素。整体架构如下图:

  2.2 食品安全档案管理制度以及业务规范的建立

  食品安全档案管理工作的制度生成是根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》并结合了食品企业的实际情况,应当是食品企业的档案管理赖以遵循和必须执行的工作制度。

  2.2.1 明确食品安全档案管理工作制度

  一、食品企业的文件材料是后续工作得以开展的有力凭证,食品企业在食品安全档案管理工作中要明确以下内容:首先,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》以及《食品安全法》作为制度的依据,使制度更具有科学性和权威性。同时,还要结合各食品企业实际工作情况。强调食品安全档案管理制度出台的目的是为了加强食品安全档案建设,进一步提高食品安全档案科学化管理水平,更好地为百姓服务。明确食品安全档案工作是各食品企业工作的重要组成部分,是为百姓提供有关食品安全信息的重要来源,是食品企业提高工作效率,保证工作质量的必要条件,更是食品企业维护自身面貌工作的重中之重。要明确食品安全档案工作的管理原则实行各种门类、载体的档案集中统一管理原则,维护食品企业档案的完整与安全,实现食品安全档案的有效、合理利用。

  二、在食品安全档案组织机构方面:第一,食品企业档案工作应根据企业自身的实际情况设立综合档案室,配备若干专职档案管理人员。按“集中统一管理”的原则,由专门人员负责管理食品企业在各个环节中形成的各类档案。第二,档案工作人员负责文归档工作,积极提供利用,负责编制案卷目录、索引和办理借阅。将文件材料工作归档的质量和档案的整理规范化程度并列入其岗位责任制,作为考核的内容之一。第三,要明确食品企业档案工作在业务上应接受上所在地档案管理机关或上级同行业档案管理机关的指导、监督和检查。第四,食品企业档案干部应相对稳定,以利业务开展。

  三、在食品安全档案的接收与整理方面:首先要明确哪些文件材料是食品生产和管理活动中需要归档保存的,平时由各环节相对应的部门负责收集并按本单位档案的分类方案,进行预立卷。于次年规定时间完成归档任务向档案室移交。第二,食品企业各部门在各有关食品生产和管理环节形成的照片、底片、录音带、录像带等声像资料,由各环节相关负责人按归档范围和要求,于第二年年年初向档案室移交归档。第三,文件材料归档应编制归档移交清单,交接双方签字,各留一份,以备查考。食品企业应设有综合档案室,综合档案室对本企业各类文件材料的形成、积累、整理、预立卷、归档工作进行指导、监督和检查。同时对接收后的各类档案按档案分类编号方法,进行编号、编目、整理排架、编制各类检索工具及编研材料、资料汇编等,以便提供利用。档案室尤其是要注意收集各类原材料的有关数据信息。

  四、食品安全在档案保管方面要注意凡是食品企业管理、建设、工艺、科研特别是在涉及单位知识产权和企业信誉等活动中形成的各种门类、载体的档案,应当由档案室统一管理,不得分散存放或在个人手里。保存档案必须有专门库房和专用箱柜,做到办公室、阅览室与库房三分开。对存放照片、底片、录音带、录像带、磁盘用物特制的密封盒、页夹和声像磁带档案柜,按编号顺序排列。

  五、在食品安全档案的利用方面:第一,本企业工作人员因工作需要利用档案可随时在档案室查阅本职能范围的档案。查阅非本职能范围的档案,需征得档案形成环节负责人的同意,且符合本单位知识产权管理的相关规定。查阅档案,须办理登记手续。第二,外单位人员查阅档案需持本人身份证及所在单位介绍信,经主管领导批准,且符合本单位保密规定和知识产权管理的相关规定,原则上不外借。第三,查阅密级档案应经企业负责人批准。第四,借阅档案不得随意拆散,借阅者要对所借档案的完整、安全、保密负责,不得在档案材料上图点、划线,不得对档案随意涂改,严禁擅自抄录、公布档案,严禁丢失、损毁档案,否则依法追究当事人责任。另外对食品企业工作人员调离时须先还清所借档案,凭档案室出具的证明方可办理调离手续。特殊岗位的工作人员还应签署保密协议。

  六、在食品安全档案管理的统计方面:食品企业应对档案进行统计,了解档案的库藏情况,熟知档案形成量的变化情况。并定期对档案提供利用情况进行统计分析,内容包括:借阅档案人次、宗卷数。复制、提供利用的档案数量。要力求使档案的统计工作具有准确性、及时性、科学性和连续性。

  七、在食品安全档案的销毁鉴定方面:对于食品安全档案的鉴定,需要食品企业主要负责人领导,由档案管理人员和有关业务人员共同组成鉴定小组,共同制定单位档案的保管期限表;起草保管期限已满的档案的鉴定销毁办法。组织先关专业的人员对不同类别的到期档案开展鉴定工作,销毁失去保存价值的档案钱,须由鉴定小组提出意见,登记造册,经本单位分管领导批准后,到指定地点监销,并在销毁清册上签字。销毁清册应存档保存。

  八、在食品安全档案的保密方面:食品安全档案涉及食品企业的核心价值,事关企业的效益和企业的存亡。档案信息的安全尤为重要。企业必须加强全员档案意识的提高,加强守《档案法》《保密法》的宣传和学习,制定相应的规章制度。要做到不泄密,不告密,维护企业的利益,保护档案的实体安全和信息安全。要做到档案库房防盗措施完备,非档案工作人员,不得随意进入。档案借阅要手续完备记录详实,不准私自抄录和复制。

  九、在食品安全档案库房的管理方面:要做到非档案管理人员不得随意入内,库房由专人进行管理。库房内不存放易燃易爆物品。保持库房整洁,保持适宜的温、湿度(温度 14-24 度,相对湿度 45-60 度之间),档案干部定期检查、记录温、湿度情况,不适宜时应及时采取调节措施。发现问题,应采取补救措施。

  十、在档案工作人员的奖惩方面:档案的收集、整理、保管、和提供利用工作需由企业档案部门完成,为食品企业各项工作服务,企业应该对在食品安全档案工作中取得较显着成绩的人员应给予奖励。对玩忽职守,违反《档案法》规定,造成档案损失、毁坏,影响到本企业利益的人员,依法行政处分,构成犯罪的,依法追究刑事责任。

  十一、食品企业对档案人员岗位责任制:档案干部要认真学习宣传《中华人民共和国档案法》,执行国家保密制度。忠于职守,努力钻研业务,提高自身的档案管理水平。要负责制定本食品企业档案工作计划、工作制度和档案管理规程。集中统一管理企业各种门类档案,执行各项档案管理工作制度,注重对档案完整与安全的保护。编制档案检索工具及其它编研材料,对可以共享的食品安全信息要及时收集、按规定发布,开展档案的鉴定和销毁工作,维护档案库房安全。

  2.2.2 食品安全文件材料的归档范围

  食品安全档案包含了食品的生产、加工、流通、监管等诸多方面,因此完整、规范的食品安全档案应该是上述各方所涵盖的各类单位或部门文件材料归档的质量和齐全完整的程度。所以,要从以上各方面分别考虑食品安档案的归档范围。主要包括食品的监管层面(如质监、监管、卫生、工商等相关部门在执法监督等过程中形成的文件材料)、食品的生产层面(如食品在生产、经营及管理过程中形成的、具有保存价值的文件材料)、食品的流通层面(如仓储管理记录、进销货记录、运输信息等文件材料)。这些内容要根据企业的实际情况进行具体细化。以方便消费者利用这些档案资料了解食品生产经营者的经营状况,管理者通过对相关档案信息的利用,及时、准确的发布有关食品安全的相关信息,对社会公众进行安全、健康的饮食消费引导。

  2.2.3 企业做好食品安全档案工作的方法

  一、要强化食品安全档案管理作用的宣传。食品安全工作是一项关系到广大人民群众身体健康和生命安全,关系到地区经济发展和社会稳定的重要工作。作为食品安全工作重要组成部分的食品安全档案管理工作自提出开始,就应受到相关单位、有关部门的高度重视。完善的档案管理,有助于食品企业加强技术和知识储备,促进食品企业保护好知识产权和商业秘密,为食品企业的不断发展提供强有力的保障;有助于食品企业增强抵御风险的能力,在出现食品安全问题时,可发挥出档案的依据和凭证作用,维护食品企业的经济利益和合法权益;有助于食品企业加强自身文化建设,借助档案这一媒介,展示食品企业创业发展的历程,培养员工的认同感和归属感,让消费者对食品企业有了更多更全面的认识和了解,提升食品企业的文化品位。

  二、要实现食品企业档案管理的标准化、规范化。档案工作是一项专业技术工作,这一点得到了学界和社会的认可。在食品企业的档案工作更是如此,要求档案管理人员既要懂得与本企业生产密切相关的食品专业知识,又要具有档案专业理论和实践的技能以及较强的服务意识。档案承载着大量的信息,汇集着无数的企业信息甚至是知识产权,应当是企业信息的集散地和聚集地。所以说,档案工作更多的是一种信息的汇集和提炼,不仅是企业的信息资源,更是企业的重要的资产。如果企业将档案工作简单地认为是文件的收集和档案的堆积,把档案的工作停留在繁琐、重复的操作上。而没有从企业管理更本上认识和解决企业档案工作的核心问题,那就不能实现食品安全档案化管理的目标。所以,要实现食品企业档案管理的标准化、规范化,首先要在制度上将档案工作纳入企业标准化管理的范畴,要在制定企业标准的时候将档案工作作为各项工作的一个内容,将各个部门、各个环节工作中形成文件材料的内容、质量、齐全完整程度作为不同岗位工作考核的标准,对不同层面的人员提出或指定岗位责任标准。其次要通过现代技术手段提高档案管理的水平。利用计算机辅助管理档案,这在业内已经是常见的一个工作项目。在企业通过利用高科技手段实现的档案管理的智能化、节约化、规范化,既可以降低人为因素在文件材料归档工作中主管影响因素,又可以借助计算机等现代化技术的管理优势,提高了工作效率、降低管理成本。①在食品企业管理注重档案的标准化、信息化的、系统化,真正将档案工作融入企业管理的大范畴,切实实现通过档案管理的规范和标准提升和促进企业各项管理水平的提升,达到事半功倍的效果。

  三、要提高食品企业的全员档案意识和档案干部的专业技能。随着食品企业管理工作已逐渐现代化,我们相信档案工作也会逐步迈入规范化和标准化。当各种载体档案数据通过计算机存储在硬盘、光盘上或服务器上的同时,就会给企业带来新的问题和思考面对日益膨胀的信息数据、如何保护企业的信息资源和无形资产等方面的问题就会提到企业领导的议事日程。所以,保护企业的无形资产,就是维护企业的核心利益、就是企业发展具有后续的动力的资本。这个问题,往往是容易被企业领导忽视的、恰恰又是至关重要的问题。所以,我们要保证企业具有发展的潜能就必须要在发展生产的同时提高企业全员的档案意识。要使企业所有的员工意识到档案工作的重要作用。要让大家明白企业档案的价值。明确人人都是文件材料的形成者、人人都在企业档案管理的链条上承担着不同的责任,这不仅关乎生产过程的原始记录、更关乎企业生存发展的内在资源。当传统的工作方法和管理模式已不在适应企业的新情况和新挑战的时候,比如:高技术的现代化设备在设计中的应用与文件材料传统的纸质化形成方式的要求如何对接、市场化过程中如何使很多有价值的文件材料及时归档等,对档案人员的知识水平也提出了新的要求。

  ①因此,要提倡档案人员不断学习,提高自身的业务能力,不断钻研企业专业知识尽可能地了解企业专业技术,要熟知与档案工作相关的文化理论和科学技术,加强对档案法律知识、档案专业知识的宣传和普及,提高政治鉴别力和政治敏锐性,恪守档案工作纪律。还有强化档案人员的创新意识和服务意识。鼓励档案干部在满足企业生产需要的同时积极开展档案编研业务的研究,是档案工作能够在企业中成为管理的平台、服务的手段,使档案工作能够做到存储数字化、管理现代化、服务网络化。

  2.3 实施食品安全档案管理追溯机制

  2.3.1 什么是食品安全档案追溯

  食品安全档案追溯,主要是指在食品生产、加工和销售的各关键环节中,通过对食品档案身份和相关档案信息的生成、存储、识别,对食品在不同的环节(生产、流通或消费)中的固有档案信息的比对、查询,对不符合食品安全或造成危害的食品进行与原生产、出品等环节相反的倒查工作。

  食品安全档案追溯机制是基于档案信息完整、准确、及时的基础上的一种方便广大消费者的食品档案信息利用方法,是涵盖食品生产、加工和销售等各个环节的、以档案为平台的责任倒查机制,也是敦促广大的食品生产、加工、经营等企业为消费者负责和承担社会责任的一个手段,是建立在一个完整的信息体系基础上的档案信息的系统工程。

  食品安全档案追溯机制是食品安全的风险管理基础和安全保障体系的一个内容,这个机制的主要目的是通过建立包括食品安全档案相关信息的记载、存储、整理、传递、识别等过程的档案信息整合和呈现,达到控制食源性危害、保障消费者利益、维护企业权益、对食品安全科学进行有序管理的最终目的。按照对食品安全档案信息管理追溯机制这样的构想,当出现食品安全的问题产品时,可按照从原料生产到成品消费过程中各环节所记载的档案信息内容,采用倒查的方式,从成品追踪到食品的源头,甚至流向,以保证采取相应的措施,减少或消除正在发生或可能发生的存在危害的食品,监管部门也可以根据其危害程度做出相应的处罚决定,以消除危害、减少损失。

  ①如,我们广泛接受的某日系品牌车在全球范围内的召回机制所采用的原理。当然,食品和车辆所不同的是,食品不存在维修或更换的项目,但是这种通过档案来倒查的工作原理是相通的,其目的就是通过建立食品安全档案的追溯机制,让消费者或公众可以简单地查询涉及食品的相关信息,及掌握和了解有关食品安全的技术指标和相关信息,采取及时有效地措施减少危害的发生。

  如:我们将这种工作机制应用在食品生产源头企业,从动物养殖或植物种植开始,详实记载包括食品生产的原料、饲料、肥料、来源、配比、加工、销售、出厂时间等都能够过程的详细信息资料,系统整理后存入食品档案,在进入流通环节时在特定的区域做出规范的标注,通过采用信息比对、条码识别、标签标识等方法查询食品相关的身份信息。就与一个人从他一出生的那个时刻起就有了属于自己的身份证号码类似,这种利用档案信息可以溯源食品身份追溯机制的建立,不仅可以增强食品生产企业的责任心和食品生产加工过程的透明度,也提高了广大消费者或公众对食品安全的信任度,加大了监督部门执法的的明确性。

  2.3.2 监管体系中食品安全档案的追溯

  食品安全监管体系是指食品安全涉及的履行政府相关职能的有关部门及其他组织架构以及为保障食品安全所采取的一系列政策、措施、制度、方法的总和,应当包括执政者在食品安全监管方面所采取的行政组织体制、机制以及与之相配套的法律法规体系、执法监督体系、标准检测体系、应急救援体系、技术支撑等方面的综合。②为了全面掌握和了解食品企业在市场运行中的状态和社会的认可程度,食品企业信用档案是监管部门一定要掌握的第一手信息。

  一、食品企业信用档案的建立

  食品安全信用档案的概念有很多种,其中根据《食品安全法》,食品安全信用档案是由有关食品安全监管部门制定的,记录食品生产经营许可的颁发情况、监管部门对食品生产经营者的日常监督检查结果、监管部门对食品生产经营者违法行为的查处情况等信息的信用档案记录,食品企业信用档案主要来源于企业自身的积累和消费者的评价和监督,因此它具有广泛性的来源、动态性的内容、公开性的价值、可查询的途径和社会效益性的价值多个方面的特点。

  建立食品企业的信用档案,主要是积累企业在市场中的信誉,积淀企业因产品在市场赢得的品牌效应,扩大企业和产品的影响,引导企业合法经营、科学经营、诚实守信。所以,企业信用档案包括食品企业自身信息:如,企业的基本情况,相关的行政许可材料、生产经营材料;企业资信情况,如对每次检验之后的结果进行汇总、分析;企业良好信用记录,如食品原料的质量分析报告;企业不良信用记录,如食品质检情况(包括企业自检和政府抽检)等;企业产品信用信息, 如食品生产加工的操作管理情况等。由第三方对企业进行监督所产生的档案。如消费者的投诉举报等材料、新闻媒体报道产生的材料、行业协会的评价分析等。①再有就是由政府相关部门监督检查的档案。

  二、政府相关部门的监管档案

  食品监管部门在执法活动中产生的档案即为食品安全的监管档案,这既是企业信誉档案的一个内容,也是政府职能活动过程结果的详细记录。主要包括:监管部门执法活动的证明文件,对有关事件或问题的调查过程记录、结果分析材料、处理结果材料等。 这也是监管部门规范执法程序的一个重要要件。但监管档案并不是简单的程序和结果记载,一个很重要的提升就是要注意收集食品安全危机的典型事件的相关资料,在及时收集和积累涉及食品安全的突发事件的典型信息后,利用档案编研的加工手段建立食品安全突发事件档案的编研材料。主要信息可以包括典型事件的发生原因、调查过程、进程环节、终结结论、处理情况等相关的档案信息中涵盖的内容以及对涉事企业的行政处罚决定等资料。 这些资料既能够达到警示食品安全企业规范档案管理的目的,也能过规范食品安全事件的解决途径,更能够对于食品安全突发事件的解决提供参考,对后续的以食品安全档案为基础开展的食品安全的追溯积累资料。

  2.3.3 生产过程中的食品安全档案的追溯

  食品在生产过程中食品安全追溯档案的建立主要是指建立食品履历档案。就像我们每个人都对应着自己的一个干部档案或职工中的个人履历一样。食品履历档案的建立。就是食品从生产(生长)最初那一刻开始,到最后进入消费者口中的整个链条上全部环节的详细信息记录。由于食品生产加工的种类繁多、过程复杂,这就会对不同行业和种类的食品生产有着不同的文件材料形成材料的方式和内容。因此,我们要求不同的食品生产或加工行业应制定与本行业相关食品或产品的、在这个过程中的文件材料归档范围。以产品牛奶为例,牛奶这一产品的初端应该是奶牛饲养场,所以首先应该为每头牛建立其“身份档案”.主要应该有:奶牛健康状况(是否曾经患病)、出生日期、品种、奶产量、奶牛身份号码、奶牛体重、奶牛家族信息、负责人姓名等。并为奶牛建立“健康档案”主要有:在奶牛成长过程中的病史记录、病因、时间、治疗、用药等内容。在原奶进入加工时还要建立从原奶加工到安全产品的“产品档案”;在加工、流通到销售环节中,需要对每一份牛奶设置一个“履历档案”,这是食品安全过程追溯的重要内容。

  履历档案甚至也可以包括食品安全监管档案内容。我们可以对每份产品都建立一个对应的检索或查询标示,也可以定义为“履历条码”,所有详细的档案信息可以通过这个条码检索后详细体现,这个条码标记在食品显着位置的标签上,“履历条码”的档案信息可以包括:身份档案、健康档案、履历档案等等各个环节或过程中的主要内容以及对应的生产企业、有关产品的工艺技术信息、相关环节的官方或第三方认证证明信息等档案信息,这也是食品档案追溯的基础。

  由于食品生产过程是一个概念的广义性,食品生产除了食品本身的加工过程外,还包括食品维护管理、生长发育管理、饲养管理、繁殖管理、疾病管理等等工作内容。食品维护管理档案指的是对于养殖场或外购的畜禽、果蔬、渔类等建立的履历档案;如动物的生长发育管理就是在标准参数为依据的基础上,判断其成长发育的状况以及健康状况,并以此做出改变营养配方或手段及饲养方法的信息记录;饲养管理档案是指记录有关肉食类动物在饲养阶段的档案信息,并以此查看在不同生长、发育阶段的肉食类动物的营养需求,提供合理的饲养配方等原始记录;繁殖管理档案是指记录肉食类动物的家谱信息和繁殖信息;疾病管理档案是指根据相应的管理标准建立和记载的有关疾病治疗的文件材料,便于从源头上杜绝污染。

  2.3.4 流通环节中的食品安全档案的追溯

  建立流通环节中食品安全档案可追溯系统有两个方面的作用:第一,当有危害健康的问题出现时,可在第一时间内追查到到发生问题的源头;第二,一旦查到问题的所在之处,可以及时对尚未消费的食品回收。流通环节中,食品安全档案的可追溯性监控即为对食品流通过程中各关键环节的信息流进行有效管理,为避免出现问题,对供应链中食品从运输到销售等各个环节进行跟踪与追溯,这样若有问题出现可以迅速查找到源头。

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