宋代档案管理机构及文卷分类制度研究论文

宋代档案管理机构及文卷分类制度研究论文

　　宋代经过后唐的战乱和地方割据的影响,统治者十分担心地方各地以及中央各部门的权力过于集中而形成后唐似的军阀割据, 于是对职官制度和行政机构制度进行了改革。宋代行政的体制改革,改变了隋唐时期形成的三省六部制, 建立了宋代独特的中央集权的制度体系。这次改革中,档案管理机构也发生了变化。中央最高行政首长,汉代时期为宰相,宰相管理着全国除军事和最高人事任免权以外的职权,地方各级和中央各部门的奏章都是宰相批阅,监察机构也是受宰相管辖, 对朝廷内外的百官进行监督, 其中中央档案管理工作也由宰相管辖。到了隋唐, 三省六部制的确立,中央最高行政机构发生了变化,中央行政权已经落在了皇帝一个人手中,宰相只能作为辅政机构。在三省六部制之下, 三省分别是中书省、门下省和尚书省, 三省的最高长官分别为中书令、侍中和尚书令,在唐代三省的最高长官就被称为宰相, 这样一个国家就有了三个宰相数量比汉代有所增加,同时宰相没有完全的最高行政决策权,在行政权的决策上, 这三个宰相分别担当着相应的职能,他们分别负责中央最高行政命令的草拟、审核和执行,同时他们拟制的中央行政命令要经过皇帝的批准以后才能生效, 所以说此时皇帝才是中央最高行政长官。在档案管理上, 唐代形成了“中书出令、门下审议、尚书执行”的档案处理流程,同时三省和中央各个部门以及地方各级政府都专门设置了档案管理人员。宋代在唐代的基础上, 又进行了改革,进一步削弱了三省的权力, 宋代在中央设置了政事堂政事堂在唐代也存在, 但那时候政事堂只是作为一个宰相的议事机构, 而非国家机构, 宋代的政事堂亦称为中书门下就是朝廷的最高行政辅政机关,也是档案管理的最高机关, 其他的档案管理机构职能也进行了重新划分。在宋代的档案管理基本制度框架下, 宋代的文卷管理也更加具有特色, 其中最重要的管理制度就是文卷分类制度。

　　一、宋代的档案管理概况

　　宋代的档案管理机构建立于其职官制度和国家行政机构基础之上,每一个重要的国家机玲都有相应的档案管理人员和机构。

　　宋代的政事堂是最高的行政辅政机构, 其最高长官称为“中书门下平章事” , 即为正宰相,副职为“参知政事”为副宰相,宰相的职责是“佐天子, 总百官,平庶政,事无不统” 。在政事堂之下设有五房, 分别具体负责政事堂的具体事务,在这五房当中,孔目房、购销房属于文书档案管理机构, 其中孔目房的职责是掌管文书案犊,购销房主要负责掌管印章和符信。同时, 政事堂还设置专门管理档案的官员, 这些官员称为“检正官” , 政事堂的五房中,每房一人, 具体负责该房的具体的文书事务。这些检正官都是京朝官担任。除了“检正官”以外, “堂后官”也是政事堂中的负责档案管理的重要官员,堂后官每房有三人, 其职能分工为,一人负责文书档案的登记,一人负责公文文书的誊写抄复,一人负责对公文文书的校对和印发工作。从职能分工上来看, 检正官和堂后官的分工相当于检正官负责档案工作的监督管理,堂后官负责档案的制定、印发和校正,形成了科学而严密的工作体系。宋代后期,经过元丰改制以后, 三省的权力逐渐增强,档案管理方面的职能又重新恢复到三省,由中书舍人、给事中和郎官掌管档案管理职权。

　　宋代的三省在宋初职能被架空,由政事堂掌握着行政大权, 元丰改制后政事堂的权力被重新整合, 三省又重新恢复了职能,在档案管理上的职能也逐渐恢复到隋唐时期确定的职权状态。中书省的主要职责是制法文书,在中书省下设八房作为办事机构,在这八房中具有档案管理职能的有主事房、点检房、催驱房、班簿房和制救房, 其中主事房在档案管理中的具体职责是负责文书的收发登记,相当于今天的办公室档案工作部门点检房受中书舍人管理, 主要负责点检各房的文书档案工作, 从事档案监督管理工作催驱房在档案管理中主要负责督促和催办文书等事务班簿房的具体工作是掌管朝廷官员的名册以及官吏的人事档案, 相当于人事档案的管理人员制救房具体负责对文书诏令等重要的档案资料的保管。宋代元丰以后的门下省在档案管理上的职责和隋唐相仿, 主要负责对中书省制定的章令的审议封驳,门下省又下设通进司、银台司、章奏房、封驳房、发救司、进奏院以及文登鼓院和文登鼓检。门下省负责“掌受文武官及士民章奏表疏” ,是由下级上传的文书的重要管理机构。尚书省管辖六部,下设十房办理各项事务,同时设置左右司郎中和员外郎,负责掌管各房的文书档案工作, 主要负责督查各房的档案处置情况。三省之外, 枢密院和三司也都设置有相应的档案管理机构。枢密院是宋代的最高军政机玲,下设十二房作为事务办理机构, 分别负责军事、邮政、国家机密等重要文书档案的管理工作。盐铁司、户部司和支度司是国家财政金融的重要管理机构, 三司之下也分别设置有都磨勘司、开拆司、发放司等掌管国家经济档案。

　　地方上, 宋代档案管理机构与行政管理机构一并设立。在路一级设置帅司、潜司、仓司和宪司, 分别掌管该地方的民政、财赋、司法和经济方面的.事务。四司中都专设了文书档案管理的官员, 分别负责收发和保管统计资料、书写重要文书、拟写保管公文等等。府一级下设幕职官,掌管“裨赞郡政, 总理诸案文移, 斟酌可否, 以白于其长而罢行之, ' , 即负责办理各种公文, 对于送交的公文现行草拟意见,以交领导办理。县一级设置有录事、司法、户曹、司理等职官专门负责参与政事,办理公文。

　　从宋代的档案管理机构设置可以看出, 宋代的档案管理从中央到地方都有设置,每一个重要部门都设置了专门的档案管理机构。同时,不论中央还是地方, 这些档案管理机构和职官的设置都有一个特点, 即根据部门中不同的职责在各房相当于今天的办公室中都设置专门管理档案的人员,同时每一个部门也设置一个专门统一管理和保存本部门档案的机构和人员。在这种机构和职官设置模式下,档案的分类也逐渐形成了以部门职权职务内容为特征的分类。

　　二、宋代文卷分类

　　唐代之前档案在概念上几乎与文书等同, 因为那时候图书文籍中的地图、税赋资料以及其他统计资料在数量上较少, 而文书占据了绝大多数, 参与档案管理工作的部门和人员经常从事的事务就是对文书的管理, 很少接触到其他档案资料,唐代以后, 纸的广泛应用促使了档案的数量的增加和种类的丰富, 档案的概念也发生了变化, 国家档案的种类中法律档案、税赋档案以及文化档案、天文历史档案等等在社会和官方都大量出现, 数量也大大增加到了宋代, 随着活字印刷的出现, 这些种类的档案资料的数量急剧增加, 到了宋代中期文书档案资料只是这些档案资料的一部分了, 因此档案分类也越来越细致。宋代的文卷就是指文档资料。文卷在宋代仍然十分重要,随着档案管理机构及其职能的划分越来越详细, 文卷分类也越来越详细。分类方法上, 宋代文卷按照文书的行文方向进行了划分,中央以及各级政府分别根据文书的行文方向进行了分类管理。

　　中央的文书档案以两类为主, 一类是朝廷下发的以及中央政府各部门向各地下发的下行文另外一类是地方向中央或者中央各部「向朝廷递交的上行文。第一类文卷中朝廷制作的公文包括皇帝下发的公文、皇太子颁发的文书以及亲王和公主颁发的文书等等。皇帝制作的公文种类较多, 包括四种继承唐代的文书形式,册书、制书、诏书、救书以及三种宋代新设的文书形式, 分别为浩命、御札、软膀。册书是用于“立后妃, 封亲王, 皇子、大长公主, 拜三师三公、三省长官” 的文书制书是“处分军国大事, 颁赦看德音, 命尚书左右仆射, 开府仪同三司、节度使, '明寸适用的公文诏书和救书主要是在赏赐时适用的公文。御札适用于重大仪式救膀则是重大奖惩时适用的文书。这些文书的保管由太监进行, 过了一定年限以后, 转移到中央档案馆,如龙图阁、华文阁等进行专门保存。第一类文书中还包括软,这是指中书省颁发的文书以及宣和札子, 宣是枢密院颁布的文书,札子是尚书省和枢密院下达的公文。这三种公文形成的文卷,先是由发文机关的档案管理人员保存,每年年末移送到架阁库专门进行保管。

　　地方政府中形成的文卷档案主要有三种类型, 第一种是上级机关下达的文书,包括朝廷和上一级机关部门制定的文书第二种是平级机关政府之间的公文往来第三种是向下级机关部门发送的下行文以及向上级政府机关汇报工作的上行文。对于第一类文书形成的文卷, 制定主体均为上级机玲, 因此在管理上格外重视,要专门在衙门内部设置档案保管机构和相应的人员, 防止丢失和毁损。第二类文卷主要包括关、移、碟等, 这些文卷通常会和上级公文一样进行保管。对于第三类文卷,制定主体为本机关, 因此在管理上也根据情况各有不同。

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