医院人事档案管理问题分析论文

  摘要:医院的人事档案管理工作是医院人力资源管理的重要组成部分,而医院的人力资源管理是医院综合管理工作中的一个核心部件。因此,医院人事档案管理工作直接关系到人力资源管理,并对医院的整体建设与发展起着关键性作用。本文就医院的人事档案管理工作进行探讨,分析在医院人事档案管理工作中存在的一些不足与问题,并有针对性的提出有效应对策略与举措。

  关键词:人事档案;档案管理;问题及对策

  医院是具有特殊业务技术技能的事业单位,医院所拥有的人才质量与数量直接决定着医院的综合实力,加强医院的人力资源管理,有助于更加有效地激发广大医务工作人员与管理人员的工作积极性、主动性与自觉性,有助于强有力地激发他们的工作热情与动力,为广大病痛患者提供更加优质的服务,提高医院的整体医务水平,促使医院的声誉和核心竞争力得到有效提升。而医院人事档案管理工作是医院人力资源管理的一个重要组成部分,对于促使医院人力资源管理起着重要的基础性支撑作用和关键性引导作用。因此,加强有关医院人事档案管理相关问题的研究,对于医院的综合实力提升、生存与发展具有极其重要的意义。下面结合多年来医院人事档案管理工作的理论探究与实践研究,剖析当前本地区医院人事档案管理工作中存在的主要不足与问题,并有针对性地提出有效对应策略与措施。

  1.医院人事档案管理工作中存在的主要不足与问题剖析

  1.1医院人事档案管理基础条件不足

  医院人事档案管理是涉及人力资源管理这一医院管理工作核心的重要部分,是一项具有较强专业性、事务敏感性、政治性的工作,对于医院所有员工的切实利益密切相联。因而,对于人事档案的管理必须采取单独存放与专人管理,以有效保证人事档案的安全,防止信息泄露或内容遗失。然而,纵观区内诸多医院对人事档案的管理工作,普遍存在基础条件不足,硬件环境与设施投入跟不上的问题,普遍存在人事档案没有专用库房存储的问题,许多医院将人事档案管理工作与办公室工作混合在一起,显然这种管理模式非常不规范,存在被污损、被丢失、被泄密的风险。

  1.2医院人事档案管理人员选配不适

  医院人事档案管理工作,特别是大中型医院的人事档案管理工作非常繁琐与复杂,涉及的各类材料非常多。从理论上讲,必须具有较为深厚的档案管理理论功底的人员方能胜任,需要管理人员较为专业的技能、细致耐心的工作态度和信息化技术技能作为支撑,才能将人事档案管理工作做好,从而为医院的人力资源管理提供基础性支撑与关键性作用。然而,本地区许多医院对自身单位的人事档案管理人员的选配并不科学、也不合适,并没有立足地严格挑选与谨慎选择的原则,从而导致选配的人员既没有深厚的理论功底,也没有很强的实践技能,综合素质与能力都难以胜任实际工作需要。例如,存在医护人员因年龄等原因不能胜任本职工作被调整此岗位,将此岗位做为员工养老的一个归所;大部分医院人事档案管理工作人员兼职情况特别突出,导致无法将工作重心放在人事档案工作上,疏于管理,使许多需要归档的人事档案资料流失。

  1.3医院人事档案管理信息化水平不高问题

  现代信息技术的飞速发展已经高度融合于社会各个行业与领域,一些具体较强综合实力与核心竞争力的大中型医院人事档案管理的成功经验表明,利用现代信息技术对医院的人事档案进行信息化管理,可以促使医院的人事档案存储、查找、维护、调阅、更新等各项管理工作更具条理性、规范性、便捷性、合理性与科学性,是实现医院人事档案管理正规化与科学化的必由之路,有助于最大限度地降低传统人事档案管理工作存在的各类安全隐患,有助于充分发挥人事管理工作的质量效能,提升医院的人力资源管理的质量与效益。然而,我区各大医院的人事档案管理存在信息化技术应用不够的问题,几乎停留于传统的人工或半人工管理模式。显然,这不能适应信息化时代的潮流,也不利于医院的人力资源管理工作,更不利于医院的发展。

  2.提升医院人事档案管理工作质量与效能的策略探讨

  2.1切实增强医院人事档案管理工作的思想意识

  思想意识是做好各项工作的重要基础与潜能所在,各医院领导与管理人员,必须切实本着关注医院综合实力的提升,着眼于医院社会核心竞争力的提升和可持续长远发展,高度重视医院的人事档案管理工作,增强人事档案管理人员对自身工作重要性的认识。增加财力支撑力度,投入更多的财力与物力,构建有助于提升人事档案存储安全与管理便捷的硬件基础设施,有效消除可能引发丢失、泄露人事档案信息的基础设施隐患,同时为提升人事档案管理质量与效益提供强有力的硬件环境支撑。加强医院人事档案管理人员工作责任的思想意识,切实引导他们从思想根基深处认识到自身的职责与使命,强化党性教育和纪律约束,加强业务培训,从思想、学习、工作、生活等方面关心档案工作人员,努力建设一支富有“安、专、迷”精神的人事档案工作队伍。

  2.2加强医院人事档案管理规章制度建设

  规章制度是促进各项具体工作落实的有效保障,医院人事档案管理规章制度是促进人事档案管理工作的强力推手。因此,医院应着眼于加强医院人力资源管理视角,切实建立健全医院人事档案管理工作的相关规章制度,紧密结合自身具体实际与特点,充分参考国内外先进医院人事档案管理规章制度,使制度具有科学性、规范性与可操作性人事档案管理规章制度。例如,人事档案材料收集制度、人事档案补充更新制度、人事档案查询调查制度、人事档案送交归档制度、人事档案转递制度、核查认定制度等等,逐步引导人事档案管理工作进入科学、合理、健康发展轨道,促使医院的人事档案管理工作秩序更加规范与合理,促使人事档案管理工作质量与效率。

  2.3加强医院人事档案信息化管理建设

  信息技术在各个行业与领域的深入应用实践表明,信息技术有助于提升工作质量与效益。对于医院人事档案管理工作来说,引入信息化管理理念,采用先进的信息化技术手段,有助于增强人事档案存储与维护安全,有助于提升人事档案管理效率与服务质量。将传统纸质的人事档案进行数字化处理,不仅以文字表格形式存储人事档案信息,而且还以图片形式存储人事档案原始信息,大大提高了人事档案存储的安全度。此外,人事档案实施数字化处理后存入数据库系统中,通过架构人事档案管理系统,拥有权限的管理人员可以非常方便快捷地检索每个人的人事档案,极大地降低了人事档案管理的工作量。

  2.4切实不断提升人事档案管理人员综合能力素质

  医院人事档案管理工作质量的决定因素之一就是管理人员,只有不断提升人事档案管理人员管理技能,才能促使档案管理的水平得以不断提升。首先,必须高度重视医院人事档案管理人员的遴选,将那些拥有较厚资料档案管理理论功底、具有非常强的责任心与事业心、具有良好的信息化素养与政治素质过硬的人员配置到医院档案管理工作岗位。其次,加强医院人事档案管理业务技能升级,通过送学方式将人事档案管理人员的培养纳入医院人才培养计划,通过鼓励自学等方式促使人事档案管理人自觉加强业务技能提升。再次通过引入考核竞争机制,促进人事档案管理人员综合能力素质提升。

  3.结语

  医院人事档案管理工作直接影响和制约着医院人力资源管理质量与效益,同样影响和制约着医院的综合实力与核心竞争力。医院领导与管理层,必须切实高度重视人事档案管理工作的重要价值与意义,紧跟时代发展步伐,不断提高医院人事档案管理水平。

  【参考文献】

  [1]吴文玉,浅谈医院人事档案管理中存在的问题及对策[J].青海师范大学学报(哲学社会科学版),2014(12).

  [2]孙书芬,医院人事档案管理中存在的问题及对策[J].企业改革与管理,2014(11).

  [3]潘丽,马赵青,胡艳,浅谈医院人事档案管理存在的主要问题及对策[J].职业教育研究,2014(10).

  [4]罗江玉,医院人事档案管理存在的问题与对策[J].中国管理信息化,2014(10).

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