人事档案管理信息化的必要性论文

人事档案管理信息化的必要性论文

　　1人事档案管理存在的问题

　　纵观当前较多单位人事档案管理，其仍旧包含一定的缺陷与不足。首要问题在于材料不完整，而引发成因在于形成人事档案的阶段中牵涉到较多部门，例如行政机构以及组织机关等。这样一来便会导致要收集整理的人事档案范畴广泛，在有关机制没能健全完善之时，形成档案部门无法弄清楚材料具体的归档范围，进而导致应该进行归档的资料无法按时上交到档案机构。另外，基于人事档案管理并非从属首个工作范畴领域，因此致使人事档案机构日常工作始终过于被动，加之人事档案管理人员欠缺合理有效汇总收集的理念，无法通过创建归档管理制度，主动快速的完成收集工作，相反是被动的坐等材料上门，发掘材料不足也不积极的进行补全，影响了人事档案信息的完整性，尤其是新进职员工档案不随人走的问题极为常见。核查人事档案完整性需要投入较多的精力、任务量大，多为重复脑力劳动，由于工作人员精力与耐心有限，经常会导致漏检问题。从档案信息内容来讲，其呈现出一定的空泛性，依照我国人事档案管理标准，其材料内容涵盖十个类别，多为反映工作人员社会关系、政治背景信息，难免偏重于形式，对人才进行考核评定的信息则较为类似，而反映其实践技能、科学研究、取得成果的内容则不多，无法凸显出不同员工的特点与个性，影响了人事档案材料应用价值。基于人事档案管理工作体现了一定的规范严格性，因而实践工作中需要从事大量的手工劳动，另一方面也影响了其信息化管理的程度。而人事档案信息内容体现了高保密性，因此在信息管理系统设计过程中，需要充分的考虑这一特征。伴随现代化信息手段的快速发展，档案管理工作不断对信息化系统提出更高的要求，这也使人事档案管理信息化面临了更大的考验与挑战。

　　2人事档案管理信息化必要性

　　人事档案管理信息化是顺应时代潮流的必然趋势，其离不开现代化信息管理系统的有效支持，同时工作人员还应具备较高的信息化素质，不断的更新工作思路，方能令较多重复冗余的工作变得更加简单、便利。实践工作中为确保档案资源更加有效、更为科学，应通过整合信息化手段，创建完整的信息数据库。人事档案内容之中最能够反映工作人员实践能力、取得成就的信息收集起来具有一定难度，为此应通过信息化手段，创建科学合理的网络系统模块对员工有关的奖励信息进行登记，弥补人事档案内容空泛的缺陷问题。人事档案管理信息化必要性在于，广大应用者可更合理的看待个人档案，更新以往对人事档案的错误认识。员工还可利用信息化系统自主充实有关奖励的信息，提升人事档案管理重视度，渐渐养成个人信息归档有责的良好习惯。由档案管理工作人员层面来讲，人事档案管理信息化不仅可充实个人信息还可凸显员工个性，由以人为本的角度入手汇总有关奖励信息与材料，还可使搜集档案难度大大降低，显著提升实践工作效率，为挖掘有价值信息提供基础的原始材料。信息化平台的设计应用应全面考量安全性以及有关应用管理权限，预防信息内容被恶意篡改、删除或是非法应用。员工个人补充档案信息应经过档案机构的审核方能发布，通过验证原件材料有效预防弄虚作假问题。人事档案资料的查缺补漏工作开展起来难度较大，需要不断的重复验证，涉及数据量庞大且耗费较多时间，应用信息化管理系统则可有效的应对重复不断同时具有一定规律的资料内容。人事档案信息的十个类别体现了严格规律性，对此类规律做深入细致的研究，可依照人事档案内容之中的基础信息编写查漏信息表，同当前的人事档案目录做比对研究，并全面统计出欠缺的材料。应用计算机信息处理手段，可依照人员信息各个项目为员工定制查漏目录表格，同他们的人事档案目录做对比查漏，进而令此项工作能够批量化进行，通过自动化控制手段显著缩减档案员工不断从事的脑力劳动，大大提升实践工作效率。另外，需要依照现实状况做更新调整，令其向着智能化方向发展，满足查漏工作需要。此工作可由人事档案信息化管理系统之中的功能模块完成，通过模块完成有关系统数据项、信息内容的模糊性对比以及子系统二次开发。

　　3结论

　　人事档案管理信息化终极目标在于更加合理、科学、有效的确保企事业单位经营管理工作的顺畅开展，降低不断重复的劳动任务量，使实践效率大大提升。为此，我们只有采用科学有效的信息化手段开展人事档案管理，方能令工作人员有更多的精力以及时间应对新问题，对今后工作做周密细致的考量，勇于提出更多新想法，促进人事档案管理工作不断提升信息化水平。实践工作中在信息化管理基础之上，还应对有关信息数据做进一步深度挖掘，方能强化知识管理效果，对员工日常工作做科学系统的统计分析，并制定更加合理的知识决策，为企事业单位的持久、健康发展贡献力量。

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