论电子政务环境下档案管理面临的新变化论文

  电子政务是政府机构应用现代信息与通信技术,将行政管理和服务通过网络技术为载体进行集成,在互联网平台上实现政府组织机构和工作流程的优化重组,电子政务也被认为是以电子信息通信技术为核心的第三次科技革命。电子政务的施行打破了传统行政机关的办公环境,重塑了新的公共管理新模式,进一步推动了政府部门办公自动化、政务信息化和工作流程的程序化,电子政务的全面推进,在提高政府办公效率、节约行政成本的同时,也给电子政务下的档案管理工作带来了新的变化,提出了新的要求。

  一、电子政务背景下档案管理面临的新变化。

  1.档案管理对象的变化。在电子政务背景下,档案行政管理部门对于档案管理对象也发生了深刻变化,主要表现在:对于档案本身的管理已经极大了延伸了,拓展到了档案形成的前身,即现行文件的生成背景、生成过程以及归档等等全部环节。随着网络技术和数码技术等现代高科技的发展和新型材料的使用,档案载体由传统的纸质、文字形式为主逐渐向光盘、磁带、移动存储设备等磁性材料为载体的记录存档方式转变,档案内容也由以依赖文字记载为主逐渐向生动的声音、图像等全景展示转变。档案管理不再是档案部门及其档案生成部门之间的业务范畴,档案管理已经渗透到了与档案管理职能紧密联系的软件部门以及软件设计开发公司等第三方,与电子政务相关联的业务应用软件大多都与档案管理部门联系起来,设置了相应的档案存档功能,极大地便捷了档案的生成与归档等工作。

  2.档案管理模式的变化。电子政务背景下,档案行政管理部门的档案管理方式也发生了深刻变化,主要表现在:从面对面直接档案管理与服务,拓展到了可以直接应用网络信息技术为管理和服务对象提供间接的管理与服务功能;档案管理也从原来的档案生成者与管理者之间的服务与管理拓展到了管理者综合协同各部门共同管理、利用的发展形势;档案管理也由当初的建制式向建议式管理转变,在电子政务背景下,档案管理部门可以通过第三方信息技术,利用不同的信息服务软件系统及时与档案用户进行沟通和联系,提供便捷高效的档案服务功能,可以对不同时期和不同部门所需的档案信息进行及时配给,满足政府各部门的档案信息利用需要。

  3.档案管理观念的变化。电子政务背景下信息技术的广泛应用,进一步促进了档案管理由传统的手工向自动化转变,档案管理也由依赖经验式管理向科学式管理转变,档案的数字化、信息化管理理念深入人心,这就要求具体从事档案工作的管理者来说,既要立足现实需要,也要从更高眼光出发,自觉加强档案资源的存储、加工、传递和共享,牢固树立信息服务理念和资源优势理念,充分发挥档案资源在管理、创新中的巨大潜能,把政府在政务活动中形成的档案变成“活”资源,主动地开展档案信息的开发、利用工作,提高档案服务发展的现实需要。

  二、电子政务背景下档案管理的原则。

  1.“端口迁移”原则。与传统的文书档案相比,电子档案具有易逝性、易改性的特征,这就要求电子档案的管理不能按照旧有档案的管理,即按照文件的生成、鉴定、立卷,再到归档、分类、着录等顺序按部就班地进行归档和入卷的管理,这样难以保证电子档案的真实性和准确性,也容易造成一些重要的电子档案流失或因操作失误而删除。这时,因考虑电子档案的生成和管理特点,落实“端口迁移”原则,即,把原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的具体措施提前,对于档案管理部门来说,就是要对电子公文的管理介入提前,从文件的生命周期的一开始就控制整个文件的归档活动。具体来说,就是要在电子政务行文系统的初始阶段,档案人员就要参与设计、进行指导,把后期需要归档的文件管理需求提前至成文初期,把归档工作纳入到工作的全流程,以保障文件程序完成后能够实时地实现归档。对于管理者来说,则要求其及时地进行文件信息鉴定,并做好文件着录、鉴定以及电子档案之间的衔接,以保证电子档案与相关信息能够完整地发送或移交至档案管理部门,实现统一归档。

  2.“全程管理”原则。电子档案的产生、保存、利用以及销毁全过程都应纳入到管理工作中,以保证整个电子档案的真实性、完整性和可读性。具体来说,就是要从电子档案管理体制与管理模式的选择,电子档案管理系统的设计与运行,以及电子档案管理的制度和运行等等方面都需要纳入到管理范畴中。以电子档案对文件流程阶段的管理和监控为例,电子政务管理系统在设计之初,就应该把电子档案管理系统作为其中的一个重要子系统,根据不同部门的工作职责和智能特点,设计的系统应结合机构内部各部门及其应用系统中的电子档案进行统一的归口登记、分类、鉴定,并对文件中的创立、登记、修改、审核以及签署和发文等每一个环节的监控和记录,对该份档案文件的任何技术性操作包括存储位置的变更都应准确详实地记录下来,实现全过程的记录和管理。

  3.“分工负责”与“优势互补”相结合原则。电子政务背景下的档案管理不再是档案管理部门的“独角戏”,无论是档案生成部门还是管理部门都应该在立足本职的基础上,实现各自的优势互补。具体来说,作为档案部门来说要加强档案管理传统基本知识的学习和档案法律法规的宣传教育,让电子政务的运行部门或具体操作人员熟悉并了解一定的档案管理业务知识和要求,以补充其档案管理专业知识方面的不足,保证电子政务的运行机制符合档案管理信息化的要求。而档案信息化管理者则要学习相应的信息技术基础知识,以更好地协同完成基于网络为基础平台的政务系统的开发和运用,在“分工负责”的基础上,实现电子政务背景下档案管理不同参与主体之间的“优势互补”,实现档案管理的优质高效,服务经济社会发展。

  4.“价值取向”与“目标管理”相结合原则。电子政务背景下的档案管理虽然发生了巨大变化,但档案工作的本质没有发生根本性变化,网络信息平台归根到底是一种工具,信息网络的应用延伸了档案工作业务,提高了档案管理工作的效率和质量,信息服务水平得以提高。但电子政务背景下的档案管理的价值取向依然是最大限度地维护好档案信息的完整、准确和安全,最大限度地发挥档案信息资源服务社会的效用,这一价值取向是档案工作的总目标,在此基础上,不同主体围绕自身目标开展工作,都应该是属于有所为的范畴之内,不能一味地追求信息化而忽视了这一根本价值取向,切忌“眉毛胡子一把抓”.

  三、电子政务背景下档案管理的措施。

  1.提高电子档案管理数据库建设。档案管理工作要在电子政务建设中发挥资源优势的作用,其首要任务是必须做好数字资源数据库建设。档案管理部门的网络系统属于涉密计算机网络,不能简单地建立一个大而全的网络,具体来说,首先要建立内部的办公业务网络平台,支持档案局(馆)内各项办公行政业务和档案管理业务;其次是要建立电子政务专网平台,以实现党政机关内部网络的横向联系和信息共享,满足档案管理部门上下级之间的数据传递,再次是建立本单位与公众信息网的联系,实现档案部门与外部的信息交流,为社会公众提供档案信息查询服务。

  2.加强电子档案管理制度化建设。加强对电子政务标准化制定,国家档案管理部门连同工信部门以及政府联合加强对文件、档案管理的标准化的制定,在电子政务系统建设中嵌入档案管理制度和标准,借鉴国内外相关专业的标准化成果,建立一套科学、完善、合理和健全的电子档案管理制度,对电子档案的归档范围、归档日期、归档要求、归档主体等进一步作出明确的要求。此外,还需要进一步整合和拓展档案管理部门职能,规范电子政务各机关的档案工作行为,严格按照数字化、网络化和标准建设要求规范机关管理行为,实现政府公开信息资源共享和动态更新。

  3.推进电子档案复合型人才培养。电子档案管理是一门集计算机科学与档案学于一体的综合性学科,电子政务背景下的档案管理对于广大从事具体档案管理者以及一线具体工作的人员来说,要求其必须掌握一定的现代化信息技术,能够熟练应用各种计算机办公系统和档案软件应用系统,并且要在工作实践中,积极参与到电子文件管理、检索系统的规划设计中来,发现问题及时解决,不断提高电子档案系统的科学性。从短期来看,要抓紧对现有档案人员的信息技术的业务培训,尽快掌握电子政务中各种涉及与档案工作相关的信息技术,从长远来看,教育主管部门应在高校设立相应的档案工程信息学科,专门培养一支高素质的档案工程学复合型的人才队伍,以不断满足电子政务下的档案管理的需要。

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