互联网+模式下会计档案管理的创新发展论文

  摘要:随着中华人民共和国财政部国家档案局令第79号——会计档案管理办法的出台,在互联网+模式下,探讨如何规范高校电子会计档案管理、提高电子会计档案的现代化管理水平、确保电子会计档案的真实安全、形成低碳节能的电子会计档案发展模式。

  关键词:互联网+;会计档案;管理;创新发展

  2015年12月11日出台的《会计档案管理办法》(以下简称管理办法)第三条提出,会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案;国务院发布《关于加快构建大众创业万众创新支撑平台的指导意见》提出,要加快推广使用电子发票,并允许将电子发票作为报销凭证。

  1互联网+模式下实行电子会计档案的必要性

  传统会计档案采用纸质归档,人们认可看得见摸得着的纸质档案,但纸质档案存储占据大量空间,查找也不方便,审查时经常花费大量时间复印上千页的材料才能完成审查。在互联网+时代,会计档案应适应信息化发展需要,采用电子发票实行电子档案归档。

  2014年国家为推进电子商务示范工程,在中国电信等3家企业开展电子会计档案和电子发票的试点,这些企业集团采用ERP系统记账,产生大量的电子档案,由于财务集中到省市级部门,企业遇到两方面问题:一是分公司纸质会计档案大量聚集到财务共享中心,原预计使用两年的库房三个月就装满了;二是数量巨大的电子会计凭证需要打印、整理,需要耗费大量成本。可见双套式归档造成资源浪费。

  《管理办法》第八条规定:单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案;第九条:单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

  高校是信息化程度较高的部门,应严格遵照《管理办法》的规定执行,财务部门要积极促进电子会计档案的归档,从根源上解决电子会计档案的形成、归档。

  2日本高校网上报销程序

  因出差报销人员:(1)先登录学校局域网的出差系统,录入个人信息,确定审批人;(2)填写出差申请,按照系统提示填写国内出差、国外出差,在“向审批人传达信息”栏中录入需要说明的其他事项,有同行人的需录入“同时申请者”一栏,出差人与同行人均需在网上录入信息,分别审批,待审批人同意后,出差人录入出差时间、出差省市及单位、出差内容,出差申请完成;(3)购买车票、預订宾馆,通过局域网系统购票及预订宾馆,超标准部分应点击“差额自己负担”,局域网系统中显示的所有公司均是学校通过招标引进并签订合同的公司;(4)出差回来后,在规定时间内录入信息进行结算,点击结算处理中的“国内出差”或“国外出差”,在出差结算申请信息一览表页面选择要结算的业务,进入“出差补助计算”一栏,上面显示出差人申请时填写的各项信息,如果有追加内容可以补充录入相关信息;上传出差工作报告及邀请函至“材料添附”;点击“补助区分”,在下拉表中显示补助、餐费字样,按照系统提示录入相应信息;如果使用私家车要录入行驶里程数;在“实际费用”一栏通过“JTB时刻表”字段查找出出差人乘坐车次、入住宾馆信息及电子发票,再录入出差地发生的车费;经审批人审核通过后,系统自动计算出这笔差旅费的总和,出差人确认后,打印结算书;如果有每笔2000日元以上的支出,应提供原始发票,系统提示打印相关的原始发票粘贴单,并将原始发票贴在此粘贴单上;报销人将打印好的结算书和贴好的原始发票投递到财务部门。

  每笔业务都需要审批人两次审批,先是申请审批,有通过、保留、重做三个选项,结算审批有通过、不通过两项,审批人根据实际情况进行审批,只有最后通过的审批,系统才能结算。审批工作不再受时间、地点的限制。

  在整个报销流程中智能取代人工,财务部门的工作从台前转移到幕后,财务人员集中精力办理业务,减免差错的发生;为报销人节省找审批人审批的时间及排队等候报销的时间;解决了审批人必须固定地点固定时间办公的问题。信息资源校内及合作单位共享,电子发票,节约资源。

  3电子会计档案的发展

  日本高校网上报销流程将报账由事后审批变为事前审批,明确审批人责任,原始票据粘贴单需要时打印,节省财务管理成本,电子凭证、电子发票在各合作单位之间传递报账存档,提高工作效率,节省库房空间,采用直接转账的形式付款,减轻财务人员工作负担。

  全国各单位应全面实行规范的电子会计档案管理,实现电子会计档案的对接。审计署2010年制定《财经信息技术会计核算软件数据接口第一部分:企业》(GB/T24589.1——2010),对企业会计软件提供的、国家审计部门需要的电子数据进行规范,审计署认可了电子会计档案的有效性。

  档案部门力求存档电子化,推动电子发票的接收存档,促进电子商务管理平台的利用,创新电子档案制度建设。

  参考文献

  [1]穆晓楠.互联网+环境下高校财务管理创新方式的研究[J].经营管理者,2016,10.

  [2]黄琳.互联网+时代下管理会计发展的机遇和挑战[J].财税研究,2016,27.

  [3]周晓萍.企业财务会计档案管理问题及对策[J].企业研究,2010,3.

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