医院综合档案室档案管理应用研究论文

  摘要:随着当前社会的快速发展,计算机的出现极大地方便了人们的生产生活。计算机技术的普及和应用,让这个社会越来越信息化、智能化。在医院综合档案室的档案管理工作中,通过应用计算机技术能够极大地提高档案管理工作的质量和效率。基于此,本文将主要探讨一下计算机技术在医院档案管理工作中的具体应用。

  关键词:医院;综合档案室;计算机技术;应用;管理

  1引言

  在医院综合档案室的档案管理工作中,利用计算机技术能够提升医院档案管理工作的有序性和完善性,能够给医院业务工作的开展提供科学的依据和可靠的支持。作为当前医院档案管理工作的重要手段,计算机技术的应用能够提高医院档案管理的效率以及工作质量。所以,分析计算机技术在医院综合档案室档案管理工作中的应用是非常有必要的。

  2医院综合档案室档案管理工作应用计算机技术的必要性

  医院综合档案室主要收集管理的是文书档案、科技档案(技术档案、设备档案、基建档案)、会计档案、声像档案、其它载体档案、实物档案等,其中并不包括病案,病案档案由专门的病案室保管,综合档案室仅掌握其库存数据并对其进行档案管理技术指导。在医院综合档案室档案管理工作中,应用计算机技术是很有必要的。利用计算机技术能够更方便的进行档案管理的各项工作,比如通过对档案的全文收集,相关阅档人员可通过计算机直接查看全文。应用计算机技术对档案的收集、整理、检索利用、鉴定、统计、上报进行全流程管理,能够将人为干预的情况降低到最小,有效避免不必要的错误。利用计算机进行档案统计工作,只需要简单的指令就能够完成,提高了工作效率和准确性。医院档案管理工作需要记录的内容是非常庞大的,利用计算机技术能够将这些繁杂的内容化繁为简。档案管理人员利用计算机能够方便直观的了解谁借阅了档案资料,什么时间归还,逾期未归还计算机会主动提示。计算机能够永久的保存医院的档案资料,不会因为长时间的翻阅造成档案损坏。由此可见,在医院综合档案室档案管理工作中应用计算机技术是非常有必要的。

  3应用计算机技术实现医院综合档案室档案管理的优势

  3.1有利于将档案进行归档

  在医院综合档案室档案管理工作过程中,通过应用计算机技术能够更加方便的进行档案信息的收集工作。医院综合档案室的工作人员通过使用计算机,能够快速的对收集到的档案信息进行整理和核对,对收集到的各部门的文件能够展开定期的资料采集、资料归档,各个部门也可以把重要的电子文件利用计算机向档案室进行发送,省去了一些不必要的麻烦,同时也能够保证档案信息的完整性、齐全性、时效性。

  3.2有利于各部门间的资源共享

  通过应用计算机技术能够实现医院档案资料的共享,综合档案室工作人员将已开放的档案信息资源放到公共平台中,例如档案卷宗、信息数据库、目录等,通过建立专门的检索入口进入到档案信息库中,其他有需要浏览的可以直接通过计算机进行查阅。

  4应用计算机技术实现医院综合档案室档案管理功能

  4.1医院综合档案管理系统的实现

  医院综合档案管理系统基于IE6-IE10版本的B/S模式,采用Oracle数据库技术,利用JavaScript和ActiveX语言实现系统开发,该系统是区档案局数字档案系统的一部分,融入政府政务平台,通过客户端电脑的浏览器输入用户名和密码登陆该系统。在医院综合档案管理系统中,主要分为七大模块,根据前述档案分类办法,选择页面左侧目录树中相应类别档案,分别通过这七大模块对其进行全流程管理,友好的界面降低了使用者的操作难度。档案收集模块。该模块中,通过电子公文采集,实现对各相关单位通过政务平台发送给医院的相关文件资料在线抓取收集,相应目录条自动挂接电子全文。在收发文登记功能下,通过平时的收发文管理,将数据直接转化为档案数据,即实现了医院办公收发文与档案转化功能的合并。各科室每年初编制的上年EXCEL格式档案目录,通过目录导入项,接收入系统数据库。同时也可导入本系统生成的相关DBF数据。最后通过全文导入功能,对电子文件进行与目录挂接的全文导入,支持PDF、JPG、MP3、MP4、AVI等格式。档案整理模块。通过综合档案模块,对前述档案收集模块收集的归档数据进行新增、修改、批量修改、删除、装盒、生成档号、断号查询、加锁、导出EXCEL等操作。而已加锁的数据需修改操作时,点击数据解锁按钮解锁。对档案盒进行修改、删除、拆盒、打印盒内备考表、打印盒内文件目录、打印盒内文件目录封面等操作可通过盒管理功能实现。系统中已收集整理但未上报上级档案馆的数据,通过编目打印功能,选择相应表格类型,进行相应表格的自动生成、预览、打印、另存和修改。数据维护项,则可对系统中所有数据进行修改、重复数据检测、批量修改等操作,已上报上级档案馆的条目不允许修改。回收站临时存储被删除的文件,可进行恢复或彻底删除。检索利用模块。该项功能下,可选择采用模糊查询方式,用支持电子全文检索的一体化检索查询档案,或者根据自定义条件进行条件检索,还可对同时满足多项条件的数据进行自定义检索。利用管理模块。此模块通过对“借阅申请审批单”的新增、修改、删除、标记借阅完毕、打印等功能实现对档案借阅利用的管理。档案鉴定模块。对到达移交或销毁期限的档案,进行保管期限重新鉴定,即到期鉴定。而对档案的公开方式,则通过开放鉴定功能实现。

  4.2库存传统医院档案的数字化转化

  医院档案具有的特点为资源种类比较多、数量较多、较高的应用频率,复杂的管理流程,在较短时间内无法将历年库存的传统档案资料进行全面的数字化扫描,因此需要按照方便查阅的原则,将档案资源按照级别和年份进行分类,优先扫描利用率和价值高的档案资料,有计划有步骤地逐步实现全部档案的数字化转化。对于传统医院档案的数字化转化,要按照以下顺序进行:确立清单—提卷—核对—拆订—扫描—图像处理—质检—保存—提交数据库—移交回档案室。

  5计算机技术在医院综合档案室档案管理工作中的应用现状分析

  5.1档案管理的工作人员专业素质不高

  当前档案管理工作难度越来越大,档案专业人员不仅需要有专业的档案管理知识、保密知识,计算机和网络知识也是必备的技能之一,如果没有继续学习就会很难应对当前复杂的档案管理工作。传统的档案管理工作人员习惯使用纸质化的资料记录工作,对于计算机管理的模式认识程度不够。

  5.2技术普及力度不够

  当前阶段,大多数的医院在进行档案管理工作中,应用到的计算机技术普遍过于单一,软件的功能也比较有限,基本上只能进行档案资料的编目和检索查找。当前很多医院的档案管理工作还是需要依赖人工完成,计算机技术只是起到了一定的辅助作用。许多医院的档案管理工作进展较慢,其中一个重要原因就是技术普及力度和思想观念转变不够,因此,在未来一段时间内,纸质化的传统管理方式还会存在于一些医院当中,与计算机管理的模式并存。

  5.3使用计算机管理医院档案的保护难度大

  医院档案管理工作利用计算机技术,需要对档案资料进行及时的存储和备份。档案资料的储存载体一般都是磁盘和光盘,所以这会在一定程度上增加档案文件的保护难度,一旦遭到病毒的入侵修复难度是比较大的。因此,需要加大对档案资料的保护工作。

  6医院档案管理工作实现计算机管理的途径

  6.1建立一支素质优良且具有专业技术水平的团队

  作为医院管理层,应该培养一支专业水平高、素质优良的现代化人才队伍,确保可以高效的进行医院综合档案室的档案管理工作。通过加强对档案工作人员的日常培训,提高档案管理人员的综合素质,让档案工作人员能够熟练地使用现代化的办公设备。在进行日常的培训工作中,可以组织一些学习参观活动、集体性的培训与指导、外出进修、参加继续教育、进行相应的考核管理并择优选出更适合计算机管理档案的员工等等。

  6.2树立新的档案信息管理理念

  作为医院领导层,应当将传统的管理思想进行转变,树立全新的档案信息管理理念。传统的档案管理模式需要耗费大量的人力、物力资源,工作效率较低,利用信息化的档案管理可以有效改善这些缺点。通过树立新的档案信息管理理念,提高档案管理工作的计算机技术应用,促进医院档案管理工作的进步。

  6.3建设医院档案网络化平台

  医院需要建立一个档案网络化平台,尽量将每个科室和部门工作统筹到网络化平台中去,实现资源的共享。方式上不管是统一购进软件,还是系统开发,使用前都应根据相关标准进行测评,测评包括兼容性、实用性、数据处理合理性、运行安全可靠性等,使档案管理系统拥有后续开发力和升级能力。

  7结语

  在医院档案管理工作中应用计算机技术可以很大程度的提高医院档案的管理效率,能够为医院各项工作的开展提供最可靠的支持。虽然当前在医院档案管理工作中计算机技术的应用还不够全面,作为档案管理人员,要积极采取有效的应对措施来提高计算机技术的实用效果,提升医院档案管理的效率和质量。

  参考文献:

  [1]吴燕玲.“云计算”在医院综合档案管理中的应用研究[J].兰台内外,2016(4):22~23.

  [2]梁小凌.医院数字化档案建设探究[J].科技传播,2016(19):99+106.


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