档案中心的档案管理信息化建设探究论文

  【摘要】在信息化的时代背景下,档案事业要顺应形势沿着信息化方向发展,这是时代发展的必然要求,也是档案管理改革和发展的必然趋势。基于此,本文在深入了解档案中心信息化管理特点的基础上,探寻了现代档案管理信息化建设改进策略,以期推动档案信息化建设进程,适应和满足社会现代化需求。

  【关键词】档案中心;档案管理;信息化建设

  引言

  随着各地区档案中心的建立与发展,其档案管理工作量日益繁重,加之传统的档案管理工作存在诸多问题与弊端,因此很大程度上影响了档案管理工作的顺利展开。现代信息技术的不断发展,为档案管理工作带来了良好的发展契机。档案管理相关部门和人员要牢牢把握这一发展契机,推进人事档案管理模式转型,加强对人事档案管理的信息化建设,以优化档案中心的管理模式、提高服务质量。

  一、档案中心信息化管理的特点分析

  1、档案存储环境方面的优势

  众所周知,传统档案管理工作以纸张为媒介,通过人工录入的模式将档案入档、整理,这种管理模式给当前的档案信息资源存储、整理、归档等工作造成了一定阻碍,而档案管理实现信息化后可从根本上转变当前的档案管理模式与路径。首先,档案中心可专门建立自己的网络平台,将需要整理的档案资源存储到电子磁盘或服务器中,这样既可为档案信息的储存和管理带来便利,又可极大地节省存储空间;其次,信息化的档案管理可以采用电子录入的方式记载档案信息,提高录入效率,加强信息的管理。此外,信息化的档案管理对存储环境的要求比较低,给存储工作的开展带来了很大的便利。

  2、档案在使用和查询方面的优势

  在纸质化的档案管理模式下,由于手续繁琐、档案的使用和查询极为不便,资源共享性也不高。而信息化的档案管理可以很大程度上简化档案使用的流程,真正地实现档案信息的高效利用。同时,还能提高资源的共享性,使档案管理工作的作用充分发挥出来。

  二、档案中心中档案管理信息化建设现状与任务

  在现代信息技术的推动下,我国档案中心“无纸化”办公的步伐日益加快。然而由于这种全新模式起步较晚,因此从整体发展来看,我国档案管理信息化建设现状仍不容乐观,存在如下几点问题:(1)人才问题。当前,档案信息化管理队伍中的工作人员大多属于操作型人才,对档案的信息化管理也只是流于形式。他们或是对档案管理不精通,或是在计算机的系统开发、程序维护、信息导航等方面操作不熟练,甚至不会操作。因此,人才的匮乏严重制约了档案管理信息化建设进程。(2)安全问题。档案信息安全是当前档案管理信息化建设面临的主要问题。电脑病毒的横行、黑、客的恶意攻击及网络技术的失误都会给管理中心的档案信息带来极大的安全隐患。一旦机密的档案信息被窃取、修改甚至伪造,造成的严重后果将是不可估量的。(3)标准问题。

  目前,我国档案管理部门还没有形成统一的档案分类编码标准,档案管理软件在通用性、适用性等方面也存在着严重不足,这些都直接影响着档案信息化建设的步伐。由上文所提及的部分问题,我们可以总结出当前档案管理信息化建设的任务主要有三点:(1)加强电子档案的安全性和保密性工作,具体可从两点入手:其一要加强软硬件建设;其二要加强对档案管理部门工作人员的技术培训;(2)加强档案数据库的建设和完善,实现信息处理的标准化、管理过程的一体化,使工作人员最大限度地利用档案信息资源;(3)加强档案信息的标准化管理和建设,为档案信息的跨部门、跨地域、跨国家使用提供便利,最大限度地实现资源共享。

  三、新时期档案中心中档案管理信息化建设工作改进措施

  1、切实提高管理人员队伍的专业素质

  对于当前档案中心的档案管理信息化发展而言,档案管理人员的专业素质有着至关重要的影响。从整体来看,当前我国档案管理队伍的专业素质不高,这对档案管理信息化工作的开展十分不利。因此,一定要加强对管理人员的专业培训力度。具体来说,首先要强化管理人员对档案管理信息化的认识,让他们从思想上认识到这份工作的重要性;其次,要通过各种培训活动,提高管理人员的专业水平。此外,还要建立完善的考核制度,对表现好、素质高、专业能力强的管理人员予以适当的奖励,激发管理人员工作的积极性。

  2、配备先进的技术设备等硬件设施

  在档案管理信息化建设中,完善的技术设备是进行档案信息化管理和实现档案信息共享的基础。因此,要想切实推进档案管理信息化建设,就必须加大资金投入,及时淘汰和更换落后的技术设备,配置与档案管理现代化相适应的软、硬件,以保证技术设备的先进性和性能的稳定性。

  3、实现档案信息资源的数据化

  当前的人事档案管理并没有完全摆脱纸质资料,这给档案管理带来了极大的不便。因此,相关部门应尽快建立一套科学的人事档案信息化系统,并将所有的纸质资料和电子资料都收录其中,进行对两者的统一化、标准化管理,实现人事档案信息资源的数据化。

  4、提高档案中心信息化管理工作的服务水平

  人事档案管理的最终目的是服务于用户对档案资源的需求。因此,在当前的档案信息建设过程中,需要充分利用计算机技术提高人事档案管理工作的服务水平。具体可以对各种类型的档案信息进行分类、提取和加工,方便人们的查找和利用。此外,在进行人事档案信息资料的数字化存储时,要采用不同的载体,以满足用户对档案信息资源的不同需求。

  四、结语

  随着信息技术不断发展与更新,档案管理信息化建设是档案事业发展的必然趋势。在进行档案管理信息化建设的过程中,不能单纯地把档案管理信息化等同于档案资料数字化,而是要将档案管理信息化建设与档案管理制度紧密结合起来,如此才能切实有效地提升档案管理工作服务保障能力和水平。此外,档案管理相关人员要积极参与和配合档案管理信息化建设,大力推进档案管理信息化建设进程,以适应社会信息化发展的要求,为社会创造更大的经济效益和社会效益。

  参考文献

  [1]邹红云.电子化——人事档案信息的未来[J].兰台世界.2007(22).

  [2]宋琳,曹文成,王艳.打造精品注重创新认真做好新形势下企业信息工作[J].办公室业务.2012(08).

  [3]姜以敏,于霞.加强人事档案管理信息化建设[J].黑龙江档案.2008(03).

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