知识管理在事业单位档案管理中的应用论文

  档案管理是事业单位管理的重要内容之一,也是整个社会档案管理的重要组成部分。当前,我国事业单位的改革步伐正在加快,档案管理也需要根据时代发展进行革新,需要不断引入新的管理方法。本文对事业单位档案管理引进知识管理的可行性进行分析,并提出知识管理在事业单位档案管理中的重要作用。

  一、知识管理与档案管理

  (一)知识管理

  知识管理分为两代,第一代主要是挖掘与传统意义上的显性知识相对的隐性知识;第二代是从用户角度出发,挖掘用户信息。知识管理克服了信息管理的缺陷,属于一种重视与人打交道的信息管理活动,将结构化与非结构化信息相链接的一种管理模式。对于知识管理来说,其重视的是学习、知识资产创造、竞争优势和创新能力的挖掘,具有一定的灵活性和独创性。

  (二)知识管理与档案管理的关系

  机关、组织和个人在社会活动中直接产生的保存查备的文字、图标、声像及以其他方式为载体的历史记录,都可以统称为档案。而档案管理就是以档案为中心所进行的管理活动。档案属于重要的信息资源,同时也是贮存信息的形式之一。档案管理与知识管理,既有区别又有相同之处。相同之处在于两者的目的相同,都是为了更好地为社会各方面提供便捷。同时,两者的管理对象有重叠部分。再者,两者的管理技术和管理流程相近,均需要借助集中化的方式处理信息,并都能用到搜索引擎、元数据、信息推送和信息安全技术等。

  二、知识管理在事业单位档案管理中的应用方法

  在新形势下,事业单位推行档案管理改革,知识管理运用可谓势在必行。在档案管理改革中,知识管理改革为重中之重。为了应用好知识管理,需要从以下几方面入手:

  (一)普及知识,积极转变理念

  为了更好地发挥事业单位档案的价值,应加大宣传力度,营造起全民塑造参与档案管理的意识,明确知识管理在档案管理中的作用。在数字档案建设中,增加知识检索、知识服务、知识创造和知识组织等。在全社会和事业单位内,定期宣传档案的价值与作用,开展档案情报收集与咨询工作,并加大研究力度,把知识档案管理的理念传遍每一个角落。

  (二)完善制度建设,积极推进知识管理

  在目前档案管理工作中,事业单位档案管理中知识管理的应用应当自上而下逐步探索实施。对于拟推行知识管理的单位,应制定切实可行的知识管理草案和实施细则,并首先开展试点工作。在试点过程中,定期考察实施内容,并及时汇总经验,在试点期满后,总结试点期间所取得的成果。

  (三)加大投入,设立专项经费,保证知识管理的顺利推进

  对于事业单位档案管理来说,应当制定初步预算,并报请财政部门审批,为知识管理的推进提供专项经费支持。同时,成立专门的巡查小组,定期或不定期检查经费落实情况,发现问题后,及时上报,并将拟采取的措施上报给管理部门。

  (四)制定基本流程,为知识管理推进制定路线图

  知识管理的流程包括知识目标、知识鉴别、知识获取、知识开发、知识共享与传播、知识利用、知识保存、知识评估和知识反馈等目标,这是一个完整的知识管理实施流程。

  做事情需要首先明确目标,在鉴别知识后,方可组织进行实施,比如获取知识产品软件、专家所长、知识地图和专家经验等。在共享与转移知识上,应通过各种网络和实物进行收集,并选择易于使用的软件与平台,主要包括集体、个人和计算机中储存的知识。其中,知识评估是对后期的工作进行评价总结,在与知识目标对比后,整体评估知识管理的效果。

  另外,还需要认真分析和挖掘资源,构建高效运转的内部网络平台,扩大知识收集范围,建立一个共享的知识渠道。

  (五)构建学习型组织,提高人员素质与能力

  现代信息技术的发展日新月异,在提高档案管理效率与效益的同时,也给管理人员带来了很大的挑战。这种挑战主要体现在两个方面:一是不断掌握各种先进的档案管理知识以及现代信息技术,从而适应档案管理对人才素质的需求;二是事业单位要不断引进新的人才,优化人才结构,促进档案知识管理的顺利开展。

  三、结语

  在新的时代条件下,事业单位档案管理工作面临着新的挑战。在档案管理中,必须不断吸收新的理论与技术,才能提高管理的效益。本文介绍了知识管理的内涵和完整流程,并提出了知识管理在事业单位档案管理中的应用途径,为事业单位档案管理中知识管理的应用提供借鉴。

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