计算机信息化在档案管理中的应用论文
当前，我国各项事业的发展速度都得到明显提升，但是发展的质量并没有随之而提升，在档案管理方面，一些管理工作仍没有做好，档案管理的规范化水平较低，人员的素质参差不齐，现代化信息手段较少使用，创新的元素较少，因此，我国档案管理工作仍有非常长的一段路要走，而计算机信息化的应用能够为档案管理提供很大便利，探讨如何创新档案管理工作，可以为实现档案管理规范化做出一点贡献。
1目前档案管理工作存在的主要问题
目前，我国的计算机普及率大大提高，计算机在越来越多的领域中发挥着作用，一些和部门开始尝试使用计算机管理档案，这种管理的思路非常正确，通过计算机管理能够提高管理效率，减少人力的使用，而且还能节省空间，避免传统档案出现发霉变质的情况。但是，计算机管理方法也需要通过各项原始数据信息进行，如果原始数据出现问题，会影响管理的质量，输入的数据信息不准确，输出的结果则更是无效信息。目前，我国的在档案管理方面的主要宗旨是对档案进行保管，不让档案出现丢失情况。这种宗旨会造成馆藏的内容过于庞杂，无法形成科学分类，而且档案的时间跨度非常长，查找起来非常不方便。主要的问题集中反映在以下几个方面：一是档案的编号不规范，有的档案没有目录号，有的卷宗内出现多个档案；二是档案的标题不规范，有的档案的标题不能反映出档案的主题内容，有的档案标题过长，在查找时非常不方便，有的档案甚至没有标题；三是大多数的`档案缺少内容目录，查阅卷宗的人员在查找所需的内容时，会浪费较多的时间；四是多数案卷没有标注页码，在查阅时需要自己计算页数；五是组卷非常混乱，有的组卷按照时间进行组合，有的按照职能部门的管辖权限进行组合，有的按照文种进行组合；六是案卷的厚薄程度不一样，有的档案内只有一两页纸，有的档案内有几百页纸。综上所述，档案管理的基础工作乱象较多，必须要对管理工作进行创新和改进，尝试进行计算机信息化管理，以适应时代发展的要求[1]。
2信息化档案管理的优势
信息化的档案管理工作具有较多的优势，这是因为计算机、网络等技术能够对数据进行高质量、快速度的处理，减少了人工处理的时间，使管理档案的效率大大提高。而且，随着社会的发展，信息化管理档案是未来的一个重要趋势，只有提高信息化水平，才能在未来的社会中发挥出档案的作用。信息化管理档案依靠计算机、服务器、网络、存储设备等对数据进行快速处理和保存，当管理人员处理完档案之后，就可以完成保存工作，而不像传统的工作模式一样要到专门的场所进行存储，调阅档案的速度也因此得以提升，通过信息化档案管理模式还能存储更多形式的档案类型，例如声音、视频、图像等，这些档案材料是传统的档案管理模式中不曾存在的，通过这种新颖的管理模式，让我国的档案管理水平得到提高，无论是个人还是单位都能因此获得较好的回报。
3计算机信息化档案管理
3.1全面普查案卷，去粗取精
在所有的档案中，会有制作非常完善、精美的档案，同时也会有制作较差的档案，这些制作较差的档案不仅会影响其质量，也会给日常的工作带来麻烦，档案的利用价值也会因此降低，为此，在平时制作档案的过程中，要注重档案的质量，同时，要对制作较差的档案进行处理，保留制作较好的档案，然后将这些制作质量较高的档案录入到计算机中，实现信息化管理。
3.2按照规范标准进行重新组合
一份档案会有很多内容组成，为了让档案质量得到提升，可以对档案的内容进行整理，提高档案的内容质量，相关单位应当制定一个水平较高的标准，让单位能够参照标准进行整理，同时，整理之后的档案要及时录入到计算机中，实现信息化管理。相关单位一定要挑选责任心较强的人员进行整理，以免出现问题。
3.3提高著录水平
实行计算机信息化管理需要进行著录工作，这是实行计算机管理的重点部分，因为著录工作会关系到未来档案的管理和调阅过程，如果著录不合理，会影响档案管理质量和调阅的准确性，所以，著录工作要准确，各部门应当结合自身情况，选择合适的著录关键词，概括档案的主要内容，制定出相应的高质量档案[2]。
3.4对档案资料进行分类
档案还应当进行合理分类，如果分类不合理会导致档案管理混乱，不利于档案的查阅工作，相关单位要将不同年份、不同人群的档案进行分类，或者根据单位自身的实际情况进行分类，使得档案能够合理划分，只有进行合理划分，档案的可利用价值才会因此提高，另外，如果管理单位认为自身的能力存在问题，可以聘请专业的人员进行讲解，让员工能够了解分类的方法，提高管理的能力。
3.5规范题名
由于一些的档案的题目缺失，在检索时会遇到障碍，为此，需要对这些缺少题目的档案进行重新命名，保证这些档案在检索时能够出现，命名过程中，要注意题目的准确性，工作人员最好对档案内容熟悉一遍，确定其主要内容，再根据内容进行命名，对于那些题目过长的档案，要进行改变，减少题目的字数，并保证题目的概括性。
3.6加快档案现代化管理进程
目前，通过计算机进行档案管理是一个重要的趋势，相关单位一定要认识到计算机技术的优越性，扩大其应用的范围，促进计算机与档案管理工作的有效融合，提高档案的利用率。在具体的工作过程中，要注重计算机检索与原始资料的联系，使得原始档案资料能够及时找到，提高查全率。在著录工作中，要采取分级次著录的原则，这样不仅能够节省著录的时间，还能有效地节省人力，提高工作效率。一般可以将案卷分为三个层次进行著录，利用价值不高的档案可以做简单的记录，利用价值较高的档案要做好著录工作，而那些珍贵的档案要做好加密工作，提高档案的安全性。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，还能减少著录的条目和录人条目，管理人员的工作压力也会明显降低，进而提高工作效率[3]。
3.7档案信息管理的安全化
档案管理具有一定的特殊性，在管理的过程中，应当注意档案的安全性，不能让档案信息泄露，而且当前的网络病毒和嘿客较为猖獗，其窃取信息的能力较强，档案作为重要的信息资料，应当避免泄露，相关单位要做好保护工作，使没有权限的人员不能查阅，只有具备权限的工作人员才能通过正确的途径查阅相关档案，通过这些方式来杜绝档案资料的外泄。另一方面是计算机系统软件的安全加密，提高整个管理系统的安全等级，减少病毒和嘿客入侵，进而保护档案安全。总之，要利用技术手段，以保证档案信息的绝对安全。
4结语
目前我国档案信息化管理工作还有许多不足之处，相关部门要正确认识档案信息化管理的重要性，要进一步规范档案的基础工作，增加创新的内容，让更多先进的技术应用进来，对档案的题目、内容、组合等进行重新确定，提高其信息化管理水平，从而提高我国档案的管理能力和水平。
参考文献
[1]孟凡蕾。强化档案意识提升档案管理水平[J]。黑龙江科技信息，2009（31）：227。
[2]武云娜。试论中等专业学校的档案管理工作[J]。科技情报开发与经济，2008（15）：99—100。
[3]魏少辰。抓住学校升格机遇，加强档案管理工作[J]。科技情报开发与经济，2008（34）：166—167。
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