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电子文件档案管理的问题与对策论文

时间:2022-10-09 06:37:06 档案管理毕业论文 我要投稿
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电子文件档案管理的问题与对策论文

  一、电子文件档案管理面临的主要问题

电子文件档案管理的问题与对策论文

  (一)保管难度越来越大

  随着信息技术的快速发展,电子文件档案保管工作面临着新的挑战,难度也在逐渐加大。首先,随着多媒体技术的发展,单一的文字格式已经变为了视频、图像、声音等信息的混合体,使得电子文件档案的存储结构、技术环境、管理方式更加复杂。其次,当前许多电子文件档案的格式并没有统一的标准,word文档、pdf文档、caj文档和各类文件阅读器在使用过程中较为混乱,没有充分按照档案部门的应用程序、使用习惯等因素进行综合考量,给档案管理工作带来了一些不必要的麻烦。最后,由于各单位的档案管理信息化发展水平不一,在硬软件的建设应用方面参差不齐,难以统一标准,也导致了一些系统的不相容,无法将整个档案系统进行有效的连接,最终致使一些信息的完整性遭到破坏。

  (二)原始性、可靠性易破坏

  纸张是传统的文件档案的载体,也是文件的原始档案。我们可以根据文件纸张的材质、大小和书写的字体、字迹、折痕等方面对其进行判断,最终得出文件是否真实的信息。而电子文件是虚拟的数据化文档,其呈现的方式与效果并没有一个实质的物体来进行考量。这就容易导致操作的失误以及一些人恶意进行删除、复制和篡改,最终我们无法分辨其真实性与准确性。随着信息量的不断加大,电子文件档案将会愈加庞大,再加上一些硬软件系统出现的问题,更加难以保障电子文件档案的可靠性。

  (三)信息安全问题严重

  随着网络技术的飞速发展,各种网络间的融合成为必然趋势。当前,我国正加快推动电信网、广播电视网、互联网与宽带通信网、数字电视网、下一代互联网三网的不断融合,并取得了一定的成效。这虽然促进了各种网络资源的交流与传播,方便了人们的学习与生活,但网络安全问题也随之浮出水面。如果档案部门不加强信息安全管理,就很可能遭受程序员攻击,恶意篡改、窃取甚至更改传输的电子文件档案内容。当网络设备受到病毒、木马的感染,病毒便会在内网中扩散,损害到电子文件档案,破坏其原始信息的完整性与准确性。而这些信息一旦落入到不法分子手中,将会给国家和社会造成严重的危害。

  二、加强电子文件档案管理的措施

  (一)加强电子文件档案的技术管理

  对电子文件档案进行技术管理,就是要保障电子文件档案的规范性、可靠性和高效率,使电子文件更加的安全、完整与真实。因此,必须按照规定的技术模式来对电子文件进行科学有效的管理。要尽可能采用国际通用的标准,对电子文件信息的组织、储存、传递进行统一的规范,减少因信息系统平台不同而造成的资源浪费,提高工作的效率。要严格规范电子文件档案的整理、鉴定、复制、调阅等程序,对管理维护人员进行身份验证和消息认证,防止电子文件档案被人恶意破坏。在进入电子文件档案系统时,可对用户进行身份识别或指纹识别,识别通过后才能对信息进行处理。要重视对电子文件档案元数据的收集储存,保存原始档案的内容、背景、结构等信息,最终将作为校验电子文件档案原始性、真实性、完整性和安全性的基础依据。要设计强大完善的电子文件档案管理系统,有效集成多种类型的电子文件档案,使系统更加开放,保障电子文件的接收、保管、鉴定、验证使用等各项功能,进一步推动电子文件档案的标准化管理。

  (二)加强电子文件档案的安全管理

  档案的安全管理是档案管理工作的基础,对于电子文件档案来说更是如此。由于电子文件档案存储在一个虚拟空间,容易遭受到彻底性的破坏。所以更应该加强对其安全管理。可以从两方面进行。一方面为了保障电子文件档案的安全性,我们可以通过访问控制技术,在内外网间设置障碍,用入侵检测系统、防火墙、IP保密机等网络检测系统与设备来控制访问的流量,设定网络安全检测规则,防止非法访问的出现,从而保证电子文件档案不受侵犯。另一方面,国家与政府要加强立法,明确电子文件的种类、要求等方面,规范电子文件档案的法律依据。管理人员要增强法律意识,明确电子文件档案所具有的法律效力。严格遵守档案法的相关规定,严格执行电子文件档案管理的相关办法和准则,确保电子文件档案的真实、有效和安全。

  (三)加强档案管理工作队伍建设

  档案管理人员的素质是档案管理工作的质量的保障,只有知识水平、技术能力优秀的人员才能适应档案数字化的发展,所以必须加强档案管理人员的培训。档案部门要抽出专门的时间对管理人员进行技术培训,提升他们对计算机软硬件的理解,使他们能够熟练掌握电子文件的储存和传输技术,特别是要让他们充实电子文件安全性能方面的知识,进一步提升他们的安全意识。要培养档案管理人员的职业素养与道德素养,使他们意识到自身工作的重要性,明确自身的使命与责任,争取建设一支忠诚事业、业务精良、结构合理的档案工作队伍。当前,随着电子文件档案的日益普及,档案管理工作也迎来了新的挑战,同时这也是一个机遇,将促进档案管理工作进一步发展。另外,我们也要更加客观地看待电子文件档案的发展,要明白其发展水平还处于不断完善、不断规范的阶段。只有不断地学习与实践,才能实现电子文件档案管理的标准化,才能使电子文件档案管理提升到一个新的高度。

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