档案数字化管理方式探讨论文

  摘要:档案管理是每个单位内部管理的重要组成部分,随着科学信息技术的不断发展,档案管理越来越趋于信息化规范,档案数字化、信息化管理得到了广泛应用。档案管理数字化方式的应用对于促进现代档案管理技术、优化管理者知识结构、保存维护原纸质档案具有重要的意义。因此,在档案数字化进程中,必须要不断探索与解决问题,加快档案数字化进程,从而实现整个过程的数字化与网络化建设。本文首先阐述了档案数字化管理的重要意义,进而分析了档案数字化管理的利弊,从而提出档案数字化管理的有效方式,以确保实现档案信息化建设。

  关键词:档案管理论文;数字化;信息化;方式

  引言

  档案是一种客观的历史记录,随着社会科学的不断发展,档案管理的方式与技术也随之不断进步,建立规范化、标准化档案管理现代模式已经成为各个单位档案管理的重要内容。档案数字化管理相比传统管理而言,是一个新生事物,档案信息化建设促使档案管理模式发生了转变,将原本以保管、利用为主的档案转向为数字化储存与服务为重心,从而使档案管理更具有规范化、标准化、社会化。

  1档案数字化管理的重要意义

  档案数字化管理是信息时代的产物,其促进了现代管理技术的应用,提高了工作效率,对管理者知识结构与队伍结构具有优化作用,同时对原有的纸质档案进行了有效保护,改变了档案利用的方式。数字化管理是对计算机的利用来整理档案,一是利用计算机模拟人工立卷时可以智能排序,二是避免了人工立卷中的文件遗漏三是可以降低人工立卷归档时的工作量,提高了工作效率。其次,档案数字化管理要求档案管理人员具有更加专业的知识,掌握计算机信息管理技能,培养一批既懂档案管理,又能熟练操作计算机网络技术的专门人才,从整体上促进了管理者的综合素质的提高。此外,通过档案数字化管理方式可以对许多历史悠久的档案进行妥善保管,如采用计算机扫描将历史文献上传,进行数字化处理,将原本保留,副本利用,以此避免长期翻阅造成档案破损。

  2档案数字化管理方式的利弊

  档案数字化管理方式具有信息管理数字化、资源管理虚拟化、信息资源管理职能化,以及用户使用更为方便等优点。但是,实现数字化档案管理也有一定的局限性,例如电子档案如果没有“原稿”会难以确定法律地位;在数据传输过程中容易泄露;对计算机硬件与软件系统的依赖性较大;电子档案缺少个人字迹特征,一旦篡改,无法识别;电子档案的记录缺乏长期稳定性等。对此,可以看出不能过于依赖档案数字化管理方式,必须根据各个单位的实际情况采用档案数字化管理,才能真正发挥档案数字化管理的作用。

  3档案数字化管理的方式

  3.1加强对电子档案的鉴定:为了对档案的价值进行鉴别,在对档案进行归档前,首先要鉴定电子文件,以确定对这些电子文件的保管期限,从而也可以对一些没有保存价值的电子文件删除,予以销毁。电子文件自动鉴定的方法主要是通过制定电子文件保管期限表来实施,在电子档案管理系统的设计阶段,就应该开始对保管期限表进行制定,能否有效的实现自动鉴定最主要就是取决于电子文件保管期限表的制作质量,通过系统自动运用保管期限表可以避免审阅全部文件的低效率工作。因此,提高电子文件保管期限表的应用效率是非常重要的,根据本单位的实际情况,将生成的文件与保管期限表条款相对照,让文件可以进入正常的处理流程。此外,电子文件保管期限表应做的详细、具体,以便补充新的电子文件。

  3.2完善电子文件著录:为了可以形成完整的电子文件著录工作,可以分为归档前文件级著录、案卷级著录与归档后案卷级以上著录等。对此,就必须在文件形成前考虑到著录的信息与收集。自档案数字化管理系统设计初期,设计人员就必须要完成档案部门所设计的著录单,之后才能进行下一步设计。此外,为了可以使档案数字化管理更加标准化,档案管理人员应根据单位需要将著录项目统一编制表格软件,确保档案管理工作与系统设计工作可以相互合作。

  3.3加强对电子档案的维护:由于档案数字化管理是信息时代的新产物,数字化形态使日常维护的难度加大,档案数字化对于计算机系统的依赖性很高,不仅要使电子文件的载体得以保存,还要确保可以保存完整的读取环境。因此,必须要加强对电子文件的维护,控制好环境的温度、湿度及防尘工作,确保载体无恙。其次,还应加强对电子文件信息的保护与保管,重要的数据与程序应做好备份,一套封存,一套供查阅。对于加密的电子文件应解密后进行拷贝。制定严格的档案管理制度,明确管理责任。

  3.4提高电子档案安全管理:除了要加强对电子档案的维护工作,最主要的是确保档案数据库的安全,加强系统管理,实行身份认证来保护电子档案的安全。在电子档案的使用中进行授权管理,注意防毒查杀,树立“预防为主,防治结合”的观念,以提高电子档案的可靠性,为实现单位各部门资源共享奠定数字信息基础。

  结束语:

  综合上述,档案是否能实现现代化管理,直接关系到各个单位的生产、经营与发展的命脉,必须要改变传统的档案管理模式,跟上时代的步伐,加快档案信息化建设,才能发挥档案管理在各个单位管理中的作用。对此,在档案信息化、数字化建设中,必须要充分加强数字化管理方式,加大档案信息化建设的投入,提高电子档案信息化管理与安全管理,并根据本单位的需要给予档案数字化管理正确的定位,从而真正发挥档案数字化管理的作用。

  参考文献

  [1]林华.信息时代如何做好档案管理工作[J].科技信息.2010(21)

  [2]林卫华.信息时代的档案管理及安全性考虑[J].科技资讯.2009(35)

  [3]李霞.探讨新时期建筑企业档案管理的新思路[J].浙江档案,200(2)

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