事业单位档案管理的信息化建设论文

  【摘要】信息技术的发展使得事业单位档案管理也发生了很大的变化。事业单位逐渐转变了过去传统的档案管理模式代之以先进的信息化档案管理模式。本文重点分析了事业单位档案管理中存在的问题,进而提出了加强事业单位档案管理信息化建设的途径。

  【关键词】事业单位;档案管理;信息化;途径

  随着市场经济和科学技术的不断发展,事业单位传统的档案管理工作已经越来越不能适应当前社会的发展。为了有效促进事业单位档案管理的利用效率,事业单位必须要转变思路,将现代信息技术引入档案管理中,积极开展档案管理信息化建设,进而推动事业单位整体发展。本文会重点分析当前事业单位档案管理信息化建设中存在的问题,提出相关的解决措施,希望能够促进事业单位工作效率的提升。

  一、事业单位档案管理信息化建设的意义

  随着信息技术的飞速发展,为档案管理工作带来了机遇也带来了挑战。档案是事业单位的宝贵资源,它涵盖了大量的信息,包括单位员工的身份背景、工作流程的详细记录,以及事业单位的发展历程、单位建设等重要信息,由此可见档案管理在事业单位的整个管理发展过程中都发挥着关键作用。因此要加强事业单位档案管理信息化建设,为事业单位提供更加真实、可靠的数据。一方面加强档案管理信息化建设不仅能够促进事业单位的可持续发展,还能够实现社会主义现代化建设,满足事业单位基本的工作需求。加强事业单位档案管理信息化建设能够为各部门工作人员提供最为真实、有效的数据,使档案资料得到最充分地发挥,提高档案资源的利用效率。

  二、事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

  (一)档案管理人员的综合能力有待加强。要实现档案管理信息化建设必要有具备信息化建设的专业人才。但在实际的档案管理工作中,从事档案管理工作的人员很多是从一线岗位退下来的老干部,他们虽然具有很高的职业素养和思想道德文化意识,但是由于对档案管理专业理论和实践知识不是很了解,导致在工作过程中经常出现手忙脚乱的现象。另外,由于他们对现代信息技术掌握不够熟练,所以在运用计算机的过程中总是出现这样或那样的问题,不能够利用现代化的信息技术进行档案管理工作,对于档案资料的收集和整理过程还只是采用最原始的方法,既浪费了大量的时间,也浪费了档案工作人员大量的精力。

  (二)档案管理信息化制度不够完善。由于事业单位的档案管理工作一直采用的是原始的管理方法,因此,在进行档案管理信息化建设后,很多的制度没有建立和完善,影响了档案管理工作的进行。档案管理工作者在进行信息化管理时没有任何的参照物,只是按照原来的制度进行管理,当然会出现很多的问题,导致很多的档案资源没有得到充分地利用,档案资料的价值也没有得到充分地发挥,影响了事业单位档案管理工作的进行。

  三、加强事业单位档案管理信息化建设的途径

  (一)提升档案管理人员的综合素质。要提升档案管理人员的综合素质可以从以下几个方面做起:首先要具备档案管理的专业理论和实践知识,这样才能在档案管理工作中做到游刃有余。其次要强化档案管理人员的信息化意识,加强计算机专业技能培训,让他们掌握最基本的计算机操作能力,保证档案管理信息化建设的顺利实现。最后,档案管理人员还要具备较高的思想道德意识和职业道德观念,这样他们才能够全身心地投入到档案管理信息化建设的大潮中,促进事业单位的良性发展。

  (二)建立健全的档案管理机制。信息时代的档案管理工作不同于传统的档案管理,需要一套更加科学完善的制度作为保障。首先,要建立完善的档案管理制度,包括对原有纸质档案资源的保管以及对硬盘、磁盘等档案信息载体的保管,做好防潮、防火、防磁工作。其次,定期对档案进行备份,防止由于介质损坏或计算机故障造成的档案损坏或丢失。另外,要完善档案管理信息化使用制度,在查阅和使用档案时要严格按照相关制度来进行,必须做好相关的审批登记工作,保障档案的完整性和安全性。

  (三)加强档案管理数字化建设。为了实现事业单位档案管理信息化建设,必须要利用现代信息技术加强档案数字化建设,将大量的纸质文档转换成为数字形式,这样不仅方便了档案人员的管理,同时还使档案资料更易于保存,提升了事业单位档案资源的利用率。

  (四)建立档案管理信息化网站。为了提高事业单位档案资源的利用效率,档案管理人员可以通过网站的建设,给档案使用人员提供方便。这是当前一种非常有效的档案管理方法,这种方法能够实现档案资源的快速流转和高效传递。事业单位档案管理网站的建立,适应了当前信息化发展的潮流,提高了资源的使用效率,促进了事业单位档案管理工作的发展。

  四、结语

  综上所述,随着信息技术的发展,事业单位传统的档案管理方式已经不能适应社会的发展,为了适应社会发展的新形势,事业单位必须要加强档案管理信息化建设,提高事业单位档案资源的利用效率,为实现事业单位的可持续发展奠定坚实的基础。

  【参考文献】

  [1]吴丽丽.刍议事业单位档案管理信息化建设[J].考试周刊,2015(94):194.

  [2]陈天宇.事业单位档案管理信息化建设解析[J].信息与电脑(理论版),2016(03):177-178.

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