档案管理软件谈档案信息化建设的论文

  2009年,我公司为全面提高档案工作管理水平,适应数字档案管理的需要,更好地为单位各项工作服务,笔者所在的单位通过了湖北省档案工作规范管理“AAA”级评审。我们以达标升级为契机,我们使用清华紫光档案管理软件开发,建立了档案数据库,提高公司档案信息化管理水平。

  1 应用档案管理软件的优点

  (一)利用电子文件载体材料要比纸质档案的寿命要长。使用软件,首先要做的是将纸质档案进行扫描,转换DPF电子文件,然后挂接入库,以往的纸质档案在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同,除了入档案数据外,我们还可以根据不同的需要,选择不同的电子载体,VCD、DVD光碟、小容量的闪存U盘,大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷,易于传递,且储存时间长,受外部环境影响小,不易损坏。

  (二)极大地提高管理人员的工作效率

  档案管理人员手工收集、整编、管理、提供利用,工作量大,效率很低,费时费力。实行信息化后,档案人员从繁重的手工劳动中解脱出来,可以更好地从事档案的收集和编研工作。比如我公司已经建立OA系统或类似系统及其接口,这些系统的数据可通过接口直接转入文件管理功能;各部门文书人员可以通过使用文件管理功能,将文件录入(转入)文件库;文件管理功能完成对文件的鉴定、整理和调整。不需要归档的文件可以存放到不归档文件库中,需要归档的文件可在文件管理功能直接归档。

  (三)档案提供利用更加方便。我公司专职档案人员有3人,每个人分管的档案都不相同,一旦需要查找不在自己负责范围内又未进档案数据库的档案时,需要花费很长的时间,必须从一本一本的目录中找出所需的档案来,然后根据卷号再去库房查找,费时、费力。档案进行数字化管理后,专职档案人员无论是自己负责的档案,还是他人负责的档案,可以实现即时查询,档案人员选取最佳的查询方式,在档案库中检索出需要的档案信息,极大地减轻了档案人员的负担。另外对借阅档案者,可以自动产生催还记录,对过期不还的借阅者进行有效的催还。

  用户可以根据系统赋予的权限对电子档案目录进行检索查询,找到所需的档案目录,同时对电子原文进行浏览、下载。对电子档案进行查询和利用不需要经过档案管理人员,档案管理人员只需要事先设定每个用户的权限即可。系统会自动记录网上对电子档案查询和利用的情况,随时可以进行利用统计。如果用户需要借阅档案实体,可以直接到档案部门去办理借阅手续,取走档案实体;也可以通过网站提出借阅预约申请,档案管理员批准借阅预约申请后,用户再到档案室取走档案实体。借阅管理可以进行借阅登记、归还、催还和丢失的办理,并可由档案管理员制定借阅的规则和政策,由系统自动进行控制。

  (四)档案鉴定销毁工作也实行了可控。对过期档案需鉴定销毁的,可以直接利用计算机管理,操作方便。档案管理员可以定期进入系统的鉴定销毁子系统,通过销毁申请自动得到过期档案的目录,并打印销毁申请。档案管理人员可以在档案鉴定功能中看到待销毁申请的档案目录和原文信息,根据领导对鉴定销毁申请的处理意见对其进行处理:更改过期档案的密级和保管期限继续进行保管或直接进行销毁。选择更改,则更改档案的目录信息,重新存入档案库中;如果选择销毁,则将被挂接的原文删除,并把已销毁档案转移到已销毁数据中供列表查询。

  2 应用档案管理软件存在的主要问题

  (一)档案人员素质有待进一步提高

  档案信息化建设是一项复杂的系统工程,它涉及到包括计算机技术、网络技术、信息安全技术等多面,因此对于档案人才素质有较高的要求。网络化利用要求管理人员掌握WEB技术,IP技术及数据库技术等计算机专门技术,还要求掌握档案利用技术。这种专门人才在档案系统内明显缺乏。档案信息管理依赖其他部门人员,由于该人员缺乏档案管理方面的知识,一旦出现疏忽情况,网站就没有人维护、更新,甚至导致所有的投入都化为乌有。

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  (二)对档案信息安全不容乐观

  在公司档案逐步数字化的过程中,纸质材料与电子文件并存的情况将在相当长的一段时间内并存,而由于我们对数字化档案的管理情况还不太熟悉,容易引发许多问题。例如,电子文件、电子档案容易受到计算机病毒、黑ke的攻击而造成文件被偷盗、被修改,甚至造成系统崩溃的情况,现阶段难以保证计算机系统、网络的绝对安全。

  (三)电子档案的真实性鉴别有一定的难度

  纸质档案的信息内容附在纸质载体上,与纸质载体密不可分,因此真实性和原始性鉴别,凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制,纸质档案信息密度比较小,所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光、电信号的相互转换附在磁盘、光盘上,不能在载体上直接读取,必须通过计算机等专用设备的再转换,虽然存储量大、节省了贮存空间,但在信号转换过程中,由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响,容易造成信息的丢失或删改,却不易被察觉。

  (四)电子档案的法律效力问题

  通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定,电子档案由于没有固定的载体,所以,制定相应的法律认定条文就有一定的困难,这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

  (五)信息化进程有待加快

  虽然我单位档案案信息化工作已开展多年,建立了各门类档案数据库,但库存档案还有一部分没有进行数字化转换工作,档案的信息化程度不高,而是停留在维持档案日常的简单管理上,甚至仍习惯于传统的手工操作,手工查阅、检索、利用档案,并没有实现真正意义上的档案信息化管理,使档案的利用效率偏低,影响了档案利用工作的水平。

  3 解决问题的途径

  (一)建立健全管理制度体系。管理制度始终是一项重要的保障,我们必须从人员的管理到软件、硬件要求都作出明确的规定。如:档案利用制度、文档管理制度、系统运行环境安全管理制度、电子档案管理制度等。

  (二)加大宣传力度,转变档案利用工作观念,增强全社会利用档案的意识

  首先,档案人员要抓住有利时机,向主管领导汇报档案工作,介绍档案工作的情况及取得的成就,通过举办档案展览、利用网络平台发布相关信息等各种有效的传播手段,宣传档案工作的重要性。其次,尽可能使主管领导参加各类档案活动,特别是参观档案工作比较突出的先进单位,让主管领导了解其他单位的档案工作情况及其领导的重视程度。从而增强领导的档案意识,重视档案工作,加大对档案基础设施的投入。

  (三)建立高素质的档案人才队伍

  档案工作者要承担档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播、利用的重要角色。档案工作者不再是“看家守业,坐等利用”的“管理员”了,而是要具有一定现代科学技术能力的档案专业人才。所以在这个历史转折期,档案工作者要切实做好角色的转变,才能适应时代的要求。有的同行认为,信息时代的档案管理人员应该是“档案信息导航员”,和“知识创新与创造者”。

  随着计算机网络技术的进一步发展,公司档案管理虽然也要跟上了这个“潮流”,但目前我们使用档案管理软件,还只停留在近十年档案的数字化转换工作,档案数字化利用工作还未正式启动,离档案信息化管理工作目标尚有一段漫长的路要走,需要通过公司员工的共同努力,使丰富的库藏资源得到充分利用,实现档案管理同现代技术的有机结合,从而达到自动化、实时化、网络化水平档案管理水平。

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