探索人事档案管理的信息化建设论文

  引言

  经济全球化的实现,科技的不断发展,对于不同信息的需求已日益迫切,当今档案信息化的建设已被档案界最为重视,成为近几年重点探讨课题,尤其是在人事的档案信息化建设方面,为企业的发展以及走向国际化都提供了全面的信息保障。这些年来,各界都在重视对档案进行信息化的管理,而信息化最主要的途径是将信息资源进行关联,这样一来可以为企业的人力资源提供准确的信息支持。电子文件凭借着其使用方便、保存完整等优点逐渐取代了传统的“实体档案”的管理方式。人事档案的管理可以说是整个人力资源对相关的人事信息进行整理和收藏的重点内容,因此对于现在而言如何使人事档案的管理快速成为信息化的管理,如何使其能更好、更快的为企业的发展提供服务成为现在最急于解决的问题。

  1、新形势下建设人事档案管理信息化的必要性

  1.1构建现代化人事档案的管理形式

  强大的信息化时代要求人们努力从生活中去挖掘各种各样的信息,这就需要我们去解决如何打造人事档案管理信息化、建设现代化人事档案管理模式这类问题。为了能够将繁重的工作变为灵活机动的流程,我们必须跟随信息化时代的节奏;为了能够提高信息的收集处理能力,我们必须合理运用现代信息化技术;为了从源头上让人事档案管理工作效率得到提高,我们必须实现人事档案管理信息化。

  1.2推动人事档案信息的资源共享

  信息化时代将各大领域联系在了一起,让不同的信息得以交叉汇总,整合成更为系统的信息库,这就创造了信息资源的商机。也就是说,信息资源已逐渐成了现代化市场经济条件下的重要战略资源。为了能够实现人才价值开发的最大化,我们必须开展人事档案管理信息化建设,使得人事资源得到共享,为人事工作提供服务。同时也应该运用科学管理对人事管理信息实施加密措施,保障人事信息资源的安全运用环境,推动人才的发展。

  1.3开发人事档案资源的运用价值

  信息化时代的标志——计算机的广泛运用在人事档案信息资源的管理方面发挥了巨大作用。这一新型的管理模式将会带来人事档案管理模式的转变,尤其会提升人事档案信息的利用率。計算机的开发与运用推动了立体化、全面化、多层次人事档案资源集成模式的构建,充分发挥了人事档案在人事工作中的服务功能。数字化的人事档案查询方式为人们随时查阅人事档案信息提供了便利,让档案的实用价值得到了充分的发挥。这种新型的管理模式完全可以满足新时期对人事档案工作的各种要求,适应现代市场经济的发展,为社会现代化经济建设提供服务。

  2、新时期人事档案管理信息化建设路径

  2.1建立档案管理制度

  为了使档案的管理符合企业发展的需求,企业管理人员必须提高对档案管理工作的重视,并制定相关的档案管理制度。对于一个企业而言,若能够妥善的利用企业的人事档案信息化的内部资料,对于企业的发展而言是至关重要的。因此,企业的领导者必须重视信息化档案管理的相关工作,不仅要加大这方面管理的资金投入,还要完善相关的管理设施,通过奖励的制度来吸引管理人员努力工作,同时还要定时对管理人员进行相关的专业培训,从而保证管理人员可以科学的进行管理工作。此外,相关的部门还要进行制定相关的制度,在这个过程中一定要依据我国的相关法律规定来进行制定,同时还要考虑到企业本身的情况,从而制定最为适合企业发展的管理制度。

  2.2加大档案信息化建设投入

  企业有时候为了发展,需要和国际进行接轨,因此,对于企业的人力资源而言也是一样的。为了使企业更好的发展,需要尽快完善人事档案信息化的相关工作,加大对其的资金投入,使企业的相关管理配置能够满足管理的需要,建设本企业的档案管理查询、存储和检索模式。此外,还要尽量的保证档案信息平台与企业数据平台是保持联网的,减少甚至是完全取代纸质档案,使得档案的管理不再出现纸质档案的所带来的问题,真正的实现电子化管理模式,使企业的人事档案管理逐渐发展为企业的内部财富。对于企业的人事档案信息化的建设需要成立专门的管理部门对其进行管理,同时,还要严格要求管理人员,不仅要定期的进行技术培训,还要使他们具有责任意识,使档案的管理工作可以真正得到落实,真正做到专业化、信息化的管理,实现信息资源之间的共享。

  2.3强化信息化网络安全防护

  在对认识档案管理信息化建设做出进一步优化过程中,应充分重视起防护工作的有效落实。主要可以从以下几点入手:一是,做好网络的各项安检工作,在共享网络设备上配备相应的入侵监测系统,以此来对进出网络的数据流做出全面、技术的分析与统计,真正做到及时发现、解决各种安全隐患;二是,积极引进、落实更先进有效的安保措施,对具有密级的各种资料信息做出科学界定,并在查阅方面设置相应权限,只有通过密码、身份确认,才能够进行相关档案信息的查阅,且要对重要数据库信息及时做出备份;三是,应科学安装防火墙技术,不断强化访问控制,并针对信息化管理系统运行的具体情况,实施科学有效的管理、维护措施。

  结束语

  人事档案管理的发展趋势是实现人事档案管理的信息数字化,这是一项耗时长、系统性且复杂程度很高的工作,需要档案管理部门的工作人员的积极参与及单位各部门全体人员的积极配合。我们要对档案管理部门在信息化建设过程中出现的问题给予高度重视,适时采取针对性的措施,推动人事档案信息化管理,适应现代社会经济的快速发展。

  参考文献

  [1]杨薇.虞家河乡政府人事管理系统的设计与实现[D].电子科技大学,2013.

  [2]吴小宁.浅谈坚持以人为本做好人事档案管理工作[J].广西青年干部学院学报,2015,02:74-76.

  [3]刘树青,汤娟.新形势下公立医院人事档案管理存在的问题及对策[J].医疗装备,2015,16:58-59.

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