信息时代事业单位的档案管理建设探析论文

  【摘要】在社会信息化的今天,要想在事业单位对档案管理工作做出创造性提升,就十分有必要引入数字化技术进行档案管理,创造出更加符合实际情况的档案管理模式,借助现有的信息技术优化管理环境,实现系统性、信息化的档案管理。文章以事业单位档案管理信息化的基本概念及其必然性为切入点进行分析,主要探讨了其独特的优势,并针对这些特性创造性的提出了几点增强信息化建设的具体措施。

  【关键词】事业单位;档案管理;信息化;优势;策略

  1引言

  毋庸置疑,眼前的时代是属于信息化的时代,各行各业都在致力于提升工作效率,将信息化作为企业或组织发展的方向,在事业单位内的档案管理工作同样是这样。国内的档案管理工作在许久之前都已经开展了信息化方面的工作,经过十数年的发展,也取得了一定的成果。不过相较于发达国家,国内的档案管理工作,特别是在信息化建设领域十分不足。故而,在进行档案管理时,要积极推进对档案管理信息化建设对策的研究,在此基础上找出促进事业单位档案管理信息化建设的有效举措。

  2档案管理信息化内涵

  2.1档案管理信息化概念

  我们通常对档案管理信息化的定义就是,在信息化建设的指导下,进行档案管理工作,在相关机构的协调统一下,在档案管理过程中引入现代信息技术,之后系统进行处理、信息传递,将信息资源进行数字化处理,将管理工作实现全程网络化,实现档案信息资源的合理分配和信息共享。

  2.2档案管理信息化的必然性

  实现档案管理信息化是对现有档案进行保护的必然要求。如果实现信息资源的数字化,那么档案保存的困难程度将会大大降低,档案原件保存的时间就会更长;一些受损数据以及原件都能够借助计算机技术进行修复,电子系统的备份功能将纸质档案由于环境变化受到损坏的可能性彻底消除;与此同时,电子档案查找起来也是极快的。当前,各事业单位的外在条件都已经具备,设备与技术等物质基础已然准备就绪。此外,很多事业单位还进行了相关规章制度方面的建设,如此一来,进行档案信息化管理的制度保障也已经就绪了。

  3档案管理信息化建设的优势

  3.1优化档案存储环境

  经过调研发现,当前诸多事业单位档案管理工作依旧还在管理纸质档案的层次,现行的档案管理工作还是以纸质为核心,这种方式,无论在存储方面还是在管理方面都极其依赖于外界环境。如若引入信息化的档案管理技术,将削弱外界环境对档案管理工作的影响。首先,进行信息化的管理必然会在存取效率上实现一种提升,这也摆脱了对于纸质的依赖性,避免了高温、受潮等外界环境变化对档案的不利影响;其次,可以无限制拓展存储空间,在当前信息化条件下,档案资料可以随时存储于硬盘设备与其他云端,对于数字信息的存储只要很小的存储空间就能够实现;最后,相较于以往的存储方式,进行信息化管理将极大地减小对环境的依赖程度,减小成本投入。

  3.2便于档案资料永久保存

  传统的档案由于使用纸质存储的缘故,一旦外界环境发生变化,就很容易出现霉变、变质等状况,并且极易受损,这就使得档案管理任务繁重而且难度极高。一旦在管理过程中出现失误甚至是操作错误,就将给单位带来极大的负面影响。然而档案管理信息化的出现就能够完美的解决这一问题,我们可以利用信息技术对档案备份,将数据放在信息系统中,如此一来不但缩小了档案占据的空间,还最大程度的降低了外界环境对档案管理工作的影响,保障了数据的完整性和真实性。

  3.3信息检索快捷化

  在全球信息化的今天,信息检索工作的好坏将直接影响企业或组织未来的发展。优化检索效率,将实现单位管理水平与工作质量的全方位革新。在进行传统档案管理工作时,信息检索工作是极其困难的,但是一旦运用现代信息化的管理模式,就将大幅度提升检索效率。首先,新一代的档案管理模式必须借助数字化档案才能实现,通过电子媒介,在检索时将不会遗漏任何信息,只需键入目标条件,就能够检索出所有相关的有价值信息。其次,进行信息检索的时间也是极短的,现代计算机技术的检索速度实现了以秒为计算单位,这样一来信息数据的使用率也得到了提升。最后,在进行高频率的信息检索时,再也不用担忧对纸质档案的损坏了,这也简化了检索流程的复杂程度,在安全性方面也是一种提升。

  4提升事业单位档案管理信息化建设的策略

  4.1提高对档案信息化建设的认识

  进行档案管理信息化建设,需要具有极强的系统性,故而,在实施过程中必须要引起相关部门足够的重视,意识到其关键性作用。与此同时,从业人员要在管理方式上进行革新,显示出档案管理信息化建设的必要性,强化从业人员对其认知程度,激发人们的认同感,便于工作的开展,做好各单位间的协调工作,本质上提升档案管理的作业效率,进而促进组织内各项工作效率方面的提升。

  4.2加强信息化建设平台推广模式的构建

  我们搭建一个档案管理信息化平台,目的在于使得信息检索更加高效、便捷,从而带来工作效率的提升。故而,在开展信息化建设的进程中,相关部门应该增加宣传力度、扩大影响力。并且,还应该在部分档案管理信息化建设比较完善的单位中学习有价值的经验,通过增加平台的使用率,来推进事业单位档案管理信息化建设。

  4.3配备统一、实用的软硬件设备

  如若要建立一个健全的档案管理信息化平台,就必须要有一个完善的软硬件设施作为先决条件。档案管理工作的重点在于完好的存储档案资料,使其受损程度降到最小,保留最大真实性,这时候优良的设备就显得格外重要了。并且,软硬件基础设备必须要具有一致性,不然很容易发生数据不兼容的现象,或者信息不能识别,数据转存故障,不能实现自动搜索等故障。有鉴于此,唯有一致型号、规格的软硬件设施,才可以在物质上进行保障。笔者在此建议,各个事业单位应该加强沟通,尽量使用一致的、使用较多的标准化设备,加强与国际上软、硬件做的较好的公司的沟通联络,打造自己的档案管理操作系统,方便处理自己的数据信息。

  4.4优化档案管理信息化工作人员素质

  从事档案管理的工作者是进行档案管理的核心,故而,他们的专业素养将直接左右档案管理信息化建设的成败。第一步就是要处理部分单位没有设置档案管理岗位的问题,必须要保证管理工作要有专人负责。然后就是要开展周期性的培训工作,让从业人员意识到档案管理信息化的重大意义。最后一点,就是要让工作者具有使用信息化设备的能力,提高他们对平台运用的熟练程度,保证信息化建设确实能够发挥其应有的价值。

  5结语

  档案记下来历史上发生的一系列重要事件,故而,该资料是可信的、真实的、有历史沉淀感的,其还在某种程度上左右着社会事业的走向。实践一次次证明,事业单位档案管理工作必须要实现信息化,这是时代的走向、历史的必然,同时也是优化档案管理效率的关键举措。

  【参考文献

  [1]刘凌涛.信息时代事业单位档案管理的建设策略[J].陕西档案,2017(1):7-7.

  [2]陈其灏.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].社会科学(引文版),2017(9):00146-00146.

  [3]王杰.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略探讨[J].科研:00266-00266.

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