煤炭企业数字化档案管理工作实践论文模板

  现代信息化的飞速发展,使我们的生活、工作都向着数字化、智能化的方向发展,各种行业的档案管理工作都开始逐渐发生了改变,由以往的人工管理的方式逐渐变成数字化的管理模式,我国的煤炭企业也运用数字化的管理模式进行档案管理工作,使档案管理工作变得更加方便、快捷、省事省力。但是,煤炭企业在档案管理工作中使用数字化的管理模式,也存在着诸多弊端,档案管理的安全性便是其中最大的问题,为了使煤炭企业的数字化档案管理工作进行地更加顺利,我们必须制定出合理有效地措施来提高煤炭企业数字化档案管理工作的安全。

  一、煤炭企业实行数字化档案管理模式的优势

  煤炭企业实行数字化的档案管理工作与我国近些年来计算机网络技术的发展有着重要的关系。数字化的档案管理,顾名思义,是企业可以通过运用计算机网络及相关技术的方式将不同的信息资源以数字化的存储方式有机地结合起来,以此形成一种新的档案信息形态,最终可以达到快速查看、使用信息档案资源,并且还能实现信息资源共享的目的。

  1.这是现代煤炭企业档案管理工作数字化、自动化的要求

  在现代的煤炭企业中,需要改变以往落后的纸质档案,人工管理档案的模式,必须顺应时代的发展,实行数字化的档案管理模式。需要将档案管理工作效率通过建立以网络技术为中心,运用先进的计算机技术,最终实现数字化煤炭企业的档案管理工作的目标。

  2.有利于提高煤炭企业的经济效益

  煤炭企业实行数字化的档案管理模式,可以大大提高企业的经济效益。随着现代社会经济的不断发展变化,煤炭企业也应该随之改变以往粗放型的档案管理模式,不再使用过多的办公人员以及纸质的档案管理模式,大大地缩减企业在档案管理方面的成本,降低煤炭企业的经济负担。通过数字化的档案管理模式,也节省了档案管理工作的占地空间,使煤炭企业的经济效益有了明显的提高。

  3.有利于提高煤炭企业的办公效率

  煤炭企业实行数字化的档案管理模式,有利于提高企业的办公效益。因为煤炭企业的档案管理工作较为复杂,要管理的对象较多,不仅有对在职员工、离职员工等等对象信息的管理,还有对已发生工作调动的员工信息进行管理,如果还按照以往纸质记载的档案信息、纸质档案,人工管理的模式是很难马上统计、查找相关信息的,但是通过实行数字化的档案管理,能够使资料尽快入档,很快查询出相关资料,从而可以大大提高煤炭企业办公人员的工作效率,降低办公人员的工作强度。

  4.有利于延展开发档案中的内容信息

  在煤炭企业传统的档案管理模式中,通过纸质的档案,通过办公人员的管理工作,将档案进行分门别类,按照一定的顺序整理,这样做只能使煤炭企业的档案可以得到安全的保存,而在查找档案室时只能查到单个的档案信息,很难找到与之相关的档案信息。但是,煤炭企业在实行数字化的档案管理模式后,办公人员可以将全部的档案信息集中存储在计算机硬盘上,可以更加方便快捷地查找到更多的与之相关的档案信息,有利于延展开发档案中的内容信息,方便查找者研究档案信息,满足了查找者对信息的需求。

  二、煤炭企业实行数字化档案管理模式的劣势

  我国煤炭企业实行数字化管理工作中也有劣势,这主要是因为我国现阶段的生产力水平较低,科学技术还比较落后,从而使煤炭企业的数字化管理工作存在着比较多的不足之处。

  1.不能保证存储在电子文件中档案信息的安全性

  煤炭企业在实行数字化的档案管理工作中,会利用计算机技术,使用电子文件保存档案信息,虽然使用的电子文件比较容易操作,并且在查找文件时方便快捷,而且用电子文件存储档案信息所占用的空间也很小。但是,使用电子文件存储档案信息并不是十全十美的,不能保证存储在电子文件中档案信息的安全性。因为,电子文件是采用电子编码技术而制作出来的,可以对其随意地编辑修改,而且也不会留下编辑修改后的痕迹,这使数字化的档案管理存在着不安全的因素。

  2.存储档案的电子文件易受载体影响,可能出现不能读取信息的问题

  随着计算机不断的更新换代,其中比较早期的电子文件可能会在更加先进的计算机系统中,出现不能读取档案信息的问题,最终会造成数据的丢失,而且可能会出现病毒侵害电子文件的情况,使电子文件很难长期保存。这主要是因为电子文件比较依赖计算机的软硬件设备。

  3.煤炭企业各个部门的办公自动化与档案管理系统的兼容性差

  当前,我国的煤炭企业各个部门应用软件各不相同,每个部门按照自己的特点设计开发并使用不同于其他部门的软件,使与数字化的档案管理兼容性差,无法将各个部门的档案文件进行转换,增大了对电子文档的归档难度,使煤炭企业的管理水平难以提高。

  4.数字化的档案管理工作的利用率较低

  煤炭企业对数字化的档案管理利用率较低,没有认识到数字化档案管理的强大作用。现阶段,煤炭企业还没有改变传统落后的思想观念,依然主要使用老旧的档案管理方式,使电子档案没有发挥出真正的作用。

  三、现阶段煤炭企业数字化档案管理中的现状以及存在的问题

  1.煤炭企业数字化档案管理的硬件设备建设不足

  煤炭企业要想更好地开展数字化管理工作,就必须建设充足先进的硬件设备。但是我国目前的煤炭企业发展能力、速度参差不齐,没有足够的经济能力以及其他原因的束缚,不能建设充足先进的硬件设备,以至于我国的煤炭企业的数字化档案管理的能力较低。例如,在一些发展年代较久的煤炭企业,这些企业中的管理层思想比较老旧,很难接受信息化发展而带来新鲜的事物。因此,这些煤炭企业使用的计算机并没有随着时代的发展而进行更新换代,仍然使用老式的计算机来进行煤炭企业的档案管理,这些老式的计算机与现代先进的计算机之间有着巨大的差距,运行速度比较慢,而且有时还会出现死机的情况等等,这给煤炭企业的档案工作带来诸多不便;还有一些煤炭企业主要是由于经费严重不足的问题,没有经费去购进先进的硬件设备,有的甚至连一些最基本的实施数字化档案管理工作的部件都没有配备,像是扫描仪、计算机等,这是完全没有达到现代煤炭企业进行数字化管理档案工作基本要求的;另外,也有一些已经配备了先进计算机和扫描仪等数字化管理档案工作的配件,但是这些煤炭企业中也存在着网络安全、机房建设的安全问题,这些问题并没有得到很好地解决,严重影响了煤炭企业实行数字化档案管理工作的顺利开展。以上都是现阶段我国煤炭企业数字化档案管理的硬件设备建设不足的例子,这些事例告诉我们必须要加快建设煤炭企业数字化档案管理的硬件设备。这是实现煤炭企业数字化档案管理模式的前提准备。

  2.煤炭企业对数字化的档案管理不够重视

  虽然,最近几年,随着现代信息化技术的不断发展,各个领域的企业开始逐渐认识到实行数字化档案管理的重要性。煤炭企业也不例外。但是,煤炭企业对数字化的档案管理认识仍然较浅,因此数字化档案管理工作利用率较低。煤炭企业归根到底主要是以生产为主要任务,以盈利为企业主要目的,煤炭企业主要注重的还是企业的经济效益,因此会出现煤炭企业对数字化的档案管理工作不够重视的现象。

  3.煤炭企业没有制定完善的档案管理制度,档案收集效率比较低

  在煤炭企业中,有多个不同的部门没有设置自己部门专门的档案管理人员,仍然是多个部门共用一个或几个档案管理人员,这使档案管理人员的职责并不明确,不能对档案管理人员进行职业考核。正是因为煤炭企业没有制定完善的档案管理制度,没有对档案管理人员的职责做出明确的规定,使煤炭企业的档案收集效率较低,使档案管理工作进展的不顺利。

  4.档案管理人员的技术素养不高

  因为煤炭企业对数字化的档案管理工作不够重视,使企业在挑选数字化档案管理工作的档案管理人员时要求较低,档案管理人员的技术素养较低,难免会在开展数字化档案管理工作时,出现失误,但是这却会给企业带去不小的危害,甚至会损失到企业的经济利益,这是十分不利于煤炭企业实行数字化的档案管理工作的。

  四、完善煤炭企业数字化档案管理工作的对策

  1.煤炭企业加大对数字化档案管理的资金的投入

  煤炭企业要加强基础设施建设,努力提高数字化档案管理的硬件设备,投入较多的资金改善数字化档案管理的环境,将落后的机器设备进行及时维修,如果不能提高旧设备的性能就要更换这些老旧的机器设备,购进一批先进的机器设备,以满足对数字化档案管理的需要。

  2.规范对数字化档案管理工作的标准

  煤炭企业为了实行数字化的档案管理工作时更加顺利,就应该规范数字化档案管理的标准,制定出一整套科学有效地统一的标准。但是在现阶段,我国的煤炭企业还没有制定出这一完整的标准体系。随着我国煤炭企业数字化的档案管理的不断完善和发展,制定出对数字化档案管理工作的规范标准指日可待。在这项标准中应该有利用计算机实行数字化档案管理工作时明确规范的操作过程以及操作标准,规定档案的类型、存储方式、检索途径等等内容,使对数字化档案管理工作种种方面的标准都有一个明确具体的规定,让这套标准能够真正科学有效地实行,最终达到煤炭企业顺利实行数字化档案管理的目标。

  3.煤炭企业要进一步提高数字化档案管理基础建设水平

  完善煤炭企业的档案管理数字化就需要进一步提高其基础建设水平,将涉及其中的各个环节中的常见设备,例如,计算机、扫描仪、打印机等等,增加这些设备的数量,并且还要提高设备的质量,使之均完善到位。另外,煤炭企业还应信息资源的共享,注重对数字化档案管理工作中应用到的甚至以后会应用到的多种相关软件进行推广,开发使用安全性更高、技术更好的软件,建立起更加完善的公共信息平台,共享信息资源,使数字化档案管理中的数据库更加全面、高效的运行。

  4.要加强数字化档案的安全建设

  煤炭企业要加强对数字化档案的安全建设,运用先进的技术方法,保证好数字化档案信息的安全性。并且不要在计算机上放置机密性较高的文件,以免被盗取,发生不可挽回的损失。另外,还应根据使用者的身份设置使用计算机时相应的权限等等。

  5.要加强对档案人员的管理档案工作方面的技术培训

  煤炭企业在招聘数字化档案管理工作人员时,应该提高对档案管理人员的要求,对档案管理人员不仅应有与时俱进的意识,使档案管理人员能够不断更新思想,与时代接轨,不断学习新的事物,另外档案管理人员还应具备创新意识,懂得运用新的方式方法,更加科学有效地实行数字化的档案管理工作。其次最重要的一点是,档案管理人员应该懂得掌握专业的理论知识与技术,使档案管理人员在工作中尽量少出错,甚至不出错,以此提高数字化档案管理工作的效率。煤炭企业还要对现有的档案管理人员进行定期的培训,使他们能更好地发挥数字化档案管理的优势,使煤炭企业实行得数字化档案管理工作能够更加完善。另外,煤炭企业应招入维护企业档案网络安全的高素质的专业人才,保证煤炭企业数字化档案网络管理工作的安全性。

  五、结束语

  现阶段,我国的煤炭企业实行数字化的档案管理是随着现代信息化的发展而不断改善的,其中实行数字化的档案管理模式有优势也有劣势,但总而言之是优大于劣。煤炭企业应尽快看到自己在数字化档案管理的方面的不足之处,改变以往错误的观念,错误的做法,真正认识到并且重视起数字化档案管理的重要性,制定出合理有效地解决方案,最终使煤炭企业的数字化档案管理更加安全,并且使数字化档案管理的利用率得以提高,进一步促进煤炭企业数字化档案管理工作的顺利实施。

  作者:王皙婷 单位:中国神华新街能源有限责任公司

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