人事档案管理工作改进策略论文

  一、当前人事档案管理工作的弊端

  1.缺乏真实性

  从整体上说,我国的人事档案管理工作起步较晚,发展速度较慢,其效率和质量相对较低。与此同时,由于我国管理学的发展迟缓以及市场的阻碍,导致市场与企业并没有真正重视人事档案管理工作。在这种背景下,人事档案管理工作存在真实性缺乏的主要问题。具体地说,当前的人事档案更新速度跟不上时代的变化,在档案管理中也存在较多的客观问题。一方面,市场体制的改革导致当今人才的择业观改变,有的从业者甚至在一年内多次更换工作。因此,人事档案管理工作无法跟上具体的变化,导致其档案还停留在上一个工作单位,甚至有的人事档案还停留在几年前。另一方面,部分人才选择职业挂靠,这些人事档案大多没有专门的人才进行管理,也没有经过严格的鉴定,这是当前人事档案管理存在的客观问题,极大的影响到人事档案的真实性。

  2.工作效率较低

  此外,我国当前的人事档案管理工作并没有真正立足于新的时代背景,没有有效发挥信息技术的效力。进一步说,当前的人事档案管理工作仍旧主要依靠手工进行,在档案的整理、查询和保存等方面,其效率和质量相对较低。在实践工作中,没有信息技术进行支撑,其很难对人事档案进行快速的查询,也无法对其进行及时的更新。这就导致当前的人事档案管理工作滞后,缺乏真实性。同时,当前的人事档案没有录入系统,没有完整的电子版本。在这种背景下,在需要用到相应的档案时,管理者不得不花费大量的时间和精力进行翻阅,不但降低了工作效率,同时也容易对档案造成磨损。此外,人事部门也需要极大的空间和设备对其进行保存,也在无形中提高了人事档案管理工作的难度。

  二、改进人事档案管理工作的策略

  1.不断提高管理者的素质与能力

  在新的时代背景下,人事档案管理工作的重要性已经得到进一步体现。要改进人事档案管理工作就需要不断提高管理者的能力与素质,要让管理者重视这项工作,并拥有足够的意识。首先,人事档案管理者的意识必须得到提升。基于此,管理者才能重视工作,才能主动努力的工作,并严格人事档案的鉴定工作,并及时进行更新和审核。其次,人事档案管理者的专业素质需要得到提高,其才能运用更有效的方法进行管理工作,以此提高工作的效率和质量。这就需要组织加强对人事档案管理者进行培训,要通过系统的培训使管理者掌握新的管理理念和方法,并通过思想政治教育使其认识到人事档案管理工作的基础性地位,进而提高其认识。

  2.健全制度体系

  在新时代背景下,要改进人事档案管理工作也需要从制度与体系上进行支撑。首先,从管理的角度而言,人事档案管理需要建设相应的防火、防潮的专用库房,需要配置专门的档案柜。在此基础上放置档案的库房需要具有相应的去湿、灭火等设备,要确档案保存的完好,从管理条件的角度提高管理的质量。其次,人事档案的收集与整理制度需要得到建设。例如,相关部分应该具有一定的责任心和工作意识,要主动向管理者提供新的人事档案,而不是让管理者进行反复的催收。同时,人事部门需要形成层层有人,纵横相连的网络体系,要确保人事档案能够得到及时更新,并且能够按照统一的规格进行装订与管理。

  3.立足于信息化时代

  当前的人事档案管理工作需要真正立足于信息化时代,需要以现代化管理技术、设备和理念进行建设。一方面,人事档案管理需要建立健全完整的电子版本。这样才能方便管理者对人事档案的管理、查询和分享,提高工作效率,并避免人为的破坏。另一方面,管理者需要重视电子档案的管理工作,尤其是注重安全防范,防止档案遗失或泄露。这就需要管理者做好相应的备份,并利用相应的防御措施降低安全风险。

  三、总结

  总的来说,人事档案管理工作是一项极为重要的工作,对社会经济的发展有一定的支撑作用。目前,人事档案管理工作存在一定的漏洞,这就需要管理者不断总结与反思,提出更有针对性的意见,推动其发展。

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