公路工程档案管理规范化探讨的论文

  【摘要】公路工程是中国社会主义经济建设的基础设施,其档案资料的整理与归档事关公路工程的建设进程与质量。本文针对公路工程档案管理问题的分析,找出规范改善档案管理的建议性措施。

  【关键词】公路工程;档案;管理

  一、档案资料管理工作存在的问题

  (一)对档案管理工作不重视。在我国的施工单位中,普遍存在着“重外轻内”的思想,就是说重视工程的施工现场而忽略了工程的档案管理。管理人员大多没有认识到档案管理的重要性,只是简单整理,并没有理清其中的逻辑顺序,这就导致了档案资料中存在许多错误,从而影响工程的正常施工。其次,施工队伍调动频繁造成资料缺失、重复整理档案资料现象的出现。

  (二)对档案管理要求不统一。在公路工程施工项目中存在着档案管理要求不统一的情况。不同的监管机构都有各自的标准形式,对同一个项目的要求也不同,其差别主要表现在表格的形式和填写要求不一致。监理单位、施工单位以及上级主管部门对此不重视,没有统一的标准。这大大增加了工程档案规范管理的难度,不利于公路工程档案管理水平的提高。

  (三)管理人员水平有待提高。我国公路工程业内档案管理人员素质普遍不高,多存在兼职情况。其对档案管理工作的认识不够清醒,对档案资料的标准规范也不够熟悉。未经受培训的工作人员极易出现资料填写错误、档案分类不当、档案资料缺失等问题,甚至会影响公路工程的施工质量和进程。

  (四)管理系统程序不够科学。随着科学技术的发展,计算机技术已被运用到公路工程施工中,但在我国公路工程管理中,自动化、程序化水平不高。仅利用计算机进行归档、制表,这还远远不够。为提高档案管理工作效率,在表格形式和填写要求统一的基础上,应尽快实现档案管理的科学化、系统化。

  二、工程档案的特点

  工程档案与一般的文书档案在形成和管理上有很大的不同,主要有以下几个特点:

  (一)档案来源广,综合性强。从档案形成单位来看,有建设单位、监理单位、施工单位文件;从形成过程看,有立项、勘测、设计、招投标、施工、竣工、验收等各阶段的文件;从工程本身看,有各分部、分项工程文件;从文件类型看,有文书档案内容,如计划、总结、请示、报告,有科技档案内容,如新技术、新材料的实验鉴定,还有财会档案内容,如预算、决算、合同等。

  (二)时间跨度大,系统性强。一条公路从立项、规划、决策等前期准备工作,到施工、竣工验收要经过一年甚至几年的时间,每一个阶段形成的文件材料共同组成相互联系的有机整体。在不同建设阶段形成的档案材料尽管有所区分,但其内在联系是相互配套的,其全面系统地反映出一条公路建设的各阶段活动过程,为今后的公路管理提供了保证。

  (三)涉及部门多,社会性强。公路交通是社会公益性设施,公路建设必须坚持社会效益第一的原则,这就决定了公路工程档案的社会性。从公路工程的外部来看,它涉及到政府的规划、邮电、土管、金融、电力、环卫、园林、公安等部门,具有广泛的社会性。从内部看,它涉及到公路系统设计、工程、财务、机械等许多部门。从档案管理的角度,这样涉及多部门、多层次的档案管理难度比较大。

  三、加强工程档案管理规范化的有效措施

  基于工程档案的内容和特点,在项目实施过程中,档案管理往往落后于主体工程的进展,必须采取有力措施,对档案管理实施全过程管理,才能保证档案材料收集得完整、及时,管理更加科学、规范。

  (一)抓好组织落实,建立有效的档案管理网络。实行档案管理领导人责任制,建立综合档案室。根据统一领导、分级管理的原则,要求各相关单位都配备专业技术人员负责档案管理工作,并落实分管领导,每个项目都形成档案管理的工作网络。在工程实施过程中,尽管工程和档案管理人员会发生变动,但要保证管理网络不变,确保档案管理的连续性。

  (二)确保统一标准,完善细化档案管理要求。各项目建设管理单位应根据上级有关文件编制符合各项目管理模式的可操作性编制办法。要明确案卷格式和填写要求,细化档案资料的整理范围,细化组卷要求,特别是各类施工用表的排序,以便于专业技术人员操作。

  (三)加强档案管理人员业务指导和培训力度。有关单位应积极组织档案管理培训活动,详细讲解《工程档案编制办法》,贯彻各项档案管理要求。建设过程中应到各单位检查,根据施工阶段的不同特点,不定期举办培训班,针对发现的问题和易出现的错误进行集中讲解,及时整改。交工验收前,应组织各单位管理人员集中对档案资料进行立卷、归档,保证统一要求和标准。

  (四)将档案管理工作纳入招标合同管理。在文件中明确提出档案管理的职责分工、费用和质量标准,以经济措施保证档案管理质量。并对完成档案材料整理的时限提出要求,且在合同中注明若不能按合同要求按时完成工程档案,则不予进行竣工决算。公路工程档案的管理是一项具有长远意义的基础工作,管理好档案不仅是档案工作人员义不容辞的责任,也是公路建设事业发展的需要。所以,我们要紧密联系实际,正确理解和规范档案管理,更好地为公路建设服务,实现工程档案的最大价值。

  【参考文献】

  [1]黄明玉.浅谈公路工程内业资料的管理[J].民营科技.2011(06):34.

  [2]杨华.如何做好公路工程内业资料管理[J].交通世界.2012(11).

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