电子档案与传统档案管理的对比论文（精选13篇）
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电子档案与传统档案管理的对比论文 篇1
【摘要】在当今信息技术高速发展的时代，电子档案管理逐渐成为时下潮流的信息管理发展趋势。在进行电子档案管理过程中为了加强对电子档案的有效管理和归档工作，找出电子档案与传统档案管理过程中相同点和异同点进行分析比较，更好的帮助今后电子档案和传统档案管理工作。
【关键词】电子档案；传统档案；相同点；异同点
近年以来，我们在电子信息技术方面已经拥有重大的突破，一些相应的技术也在不断地发展和完善。随着计算机的发明和计算机技术的延伸，已经从本质上改变了传统的档案管理办法。本次主要针对当前电子档案管理与传统档案管理办法之间的相同点和异同点进行分析对比，通过对两者之间的相互比较，为更好的帮助完善档案之间的管理，找出提高档案管理的办法和存储途径。
一、电子档案与传统的档案管理之间的共同点
（一）电子档案与传统档案管理基础相同。电子档案管理过程中首先依靠的是传统的档案管理办法，将传统档案管理过程中需要用到的信息转换为电子档案管理的办法，传统的档案管理是电子档案完善的基础。在当前的电子档案管理过程中，一般需要依靠外部力量将信息资源通过网络电子形式进行收集和传输，然后进行分类存储归档，但是，在这过程中，信息资源并不会自动地进行分类存储归档，需要依靠传统的档案管理办法先进行分类存储归档，然后转换成电子档案形式进行储存。另外，对于电子档案管理和传统档案管理都离不开科学有效的管理办法，都需要人为的进行分类和存储，管理工作对于这两者之间的正常运行有着非常重要的作用，如果出现交叉或者错误，必然都会对电子档案管理和传统档案管理带来不必要的麻烦。
（二）电子档案延伸了传统档案的信息资源。电子档案最大的优势之一就是能够储存非常大的信息资源，而且在储存大量信息资源的同时占有非常小的体积。在电子档案储存大量的信息资源过程中，我们可以非常容易地找到相关的信息，更好地进行使用，达到最佳的使用效果。在利用电子档案信息搜索过程中，可以通过电子档案整理出来的框架篇目进行查找，让后利用电子档案查找出来的信息对应的在实际档案归纳所在的位置进行使用。使用电子档案管理对比传统档案管理减去了不必要的麻烦，扩展和延伸了传统档案管理办法，寻找档案内容更加便捷。对于使用电子档案管理和传统档案管理来说更是现代与传统方法的结合。
（三）电子档案管理和传统档案管理基本原则相同。档案的管理方式一般都是依靠传统的档案管理原则，而对于电子档案管理和传统的档案管理都是遵循这种原则。电子档案管理和传统档案管理都是采用相应的技术条件进行整合，然后再不断的进行改革创新，寻找满足时代发展要求的档案管理办法，但是总体上来说都是为了寻找更加方便的档案管理办法。电子档案管理和传统档案管理相互之间各有优势和不同，但是两者的相互管理办法和原则都是基本一致，而电子档案管理的出现一方面更是适应时代潮流的新产物，方便满足人民对档案管理的需求，另一方面也是帮助传统档案管理进一步延伸和拓展了社会功能。
二、电子档案与传统的档案管理之间的不同点
（一）电子档案和传统档案归档的方式上有所不同。电子档案管理一般采用的是电子编码技术，在这种技术产生的文件可以对里面的内容进行修改编辑，操作简单方便，而且还不会留下操作痕迹。电子档案归档可以储存在不同的计算机上，另外，只要有电子储存设备都可以对电子档案进行而存储。而对比传统档案存储一般是采用纸质版的文字进行分类归纳储存在档案馆或者图书馆等档案管理中心，传统档案管理过程比较复杂和困难，所需要的人力劳动资源比较大，容易出现错误。另外，传统的档案修改不同于电子档案，其中修改过程比较麻烦，需要耗费更多的人力资源。（二）电子档案和传统档案管理方式和保管方式不同。电子档案管理与传统档案管理有着本质上的区别，一般电子档案管理可以编辑不同的文件进行一级管理，并且对于不同的文件采用不同的文件编制名称，然后再进行分类归纳。这种管理方式更加严格具有条理性，减少了档案管理过程中出现的错误和档案管理人员的劳动强度，更加人性化。另外，对于电子档案管理和传统档案管理上两者的保管方式也不一样，电子档案管理一般是保存在电子文件载体上，而传统档案管理一般是保存在纸质版的文件上。对于两者的档案内容相互交流上，电子档案更具有灵活性，可以相互进行交流，而传统档案管理却比较单一，信息之间的交流比较麻烦。（三）电子档案和传统档案两者的查询方式不同。对于电子档案和传统的档案两者的查询方式上有着非常大差别，电子档案查询一方面需要依靠的是一定的计算机技术管理，例如，对于电子档案查询上一般需要在一些档案管理中心注册、登记或者缴费成为会员，然后才有权限进行相应的档案查询。而传统的档案查询方式并不同于电子档案的查询，一般可以去档案管理中心进行查找，寻找到用户需要的档案文件内容。
三、结语
当前随着信息技术和时代革新的不断发展，档案管理工作需要逐渐改革，并且采用更加高效的管理技术和方法，帮助档案管理工作更加顺利地进行，为时代的发展做出一定的贡献。在这过程必须认真对电子档案管理和传统档案管理上共同点和差异进行分析，找出两者之间不同的优势和劣势，采取有效的管理办法，更好地完善电子档案管理工作。
电子档案与传统档案管理的对比论文 篇2
[摘 要] 随着信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化日趋完善，产生了几何倍数的电子文件，电子文件档案管理势在必行，这是现代化发展的要求。本文依据电子文件特点，就电子文件档案化管理过程进行了相关探讨。
[关键词] 电子文件 档案化 管理
实践中，由于对电子文件产生的环境、特点的认识不足，档案管理人员采用传统的档案管理方式和方法对其进行管理，这显然难以适应电子文件的管理需要。因此，对电子文件实行档案化管理成为一种必然的选择。
1.电子文件及其特点
按照国家新颁布的《电子文件归档与管理标准》，电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计数机等数字设备阅读、处理，并可网络进行传输的文件。具体表现为：电子文书、电子邮件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件相比，电子文件具有下列特点：(1)依耐性。电子文件是以电子字节形式记录的文件，从制作、处理、传输、存储等过程都是依靠计算机设备和网络完成的，在阅读使用时必须要借助计算机硬件、相关系统软件等数字设备。而纸质文件，通过肉眼就可以识别利用。(2)虚拟性。电子文件产生于电脑设备中，是一种数字化形式存在，在计算机内部，无论是运算、存储还是传输等过程，都是以数字编码形式存在。(3)共享性。电子文件储存到计算机网络上之后，用户可以不受时间和空间限制随时随地进行查阅，同一个电子文件均可以通过终端网络传输给若干个网络终端，可以使若干用户在不同的空间调用。(4)不安全性。网络是一个开放的平台，自身具有各种安全防范漏洞，在遭遇到黑客、病毒等攻击时，电脑设备及存储载体容易遭受感染或损坏，造成电子文件损毁及被删除更改。(5)不稳定性。电子文件形成后，其识读应用一般为磁盘、光盘、磁带等载体，而这些载体对环境的温度、防磁性、抗病毒等条件要求很高，而且这些介质处于不断更新发展中，当这些介质受到破坏后，会造成电子文件的不稳定性。
2.电子文件档案化管理
电子文件档案化管理，是指借鉴传统档案管理经验和形式，根据电子文件自身的特点，采用先进的设备及网络信息技术，运用文件中心、虚拟立卷等数字档案管理理论，建立高效、快捷的电子档案信息管理模式，提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，有目的性地对形成的相对集中的电子文件实行文件级(自动化、网络化)保存和管理，为部门及相关用户提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
1.制订电子文件的归档管理制度
一是根据国家、地方相关电子文件归档管理标准，结合部门电子文件的特殊性和需求，制订登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全以及专利维护等各项归档管理标准，使之有的放矢。二是建立健全电子文件管理的检查审核制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，督促其建立完善文件归档手续、立卷、传输、使用等技术措施，严格各环节的管理权限，以确保信息的原始性、真实性和完整性。
2.明确电子文件的归档内容
根据电子文件的重要性和实用性进行排列分类，删除不需要的电子文件。一是确定电子文件的归档范围，将相应的电子文件进行编目后分门别类地归入文字材料、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件中，便于查询使用。二是可根据归档环境、存储载体技术及使用寿命等具体情况确定归档时间。三是一般电子文件实行两套相同版本的归档，拷贝二套，保存一套，借阅一套。在网上传输的文件也要实行保存两套，其中一套实行异地保存。四是严格遵守归档要求，准确说明电子文件配套的软、硬件环境要求。五是在局域网或其他网络下采用备份系统归档, 将要归档的电子文件存放在磁盘、光盘等介质上。
3.做好电子文件档案化保管。
(1)电子档案载体保护。电子档案载体应采用防磁性能好的专用柜架，环境温度要求为15℃ -24℃，湿度保持在45%-60%。同时做好“七防”工作(即防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光、防鼠)，以保证存储介质的稳定性。(2)加强数据备份。一是对电子文件建立多套备份，分开保管，避免因某一电子档案载体损坏而造成文件丢失;二是每隔一段时间(一年一次)对电子档案进行一次保护性复制;三是对一些重要的电子文件，应采取相应的纸质文件备份，实现电子档案和纸质档案的同步管理。(3)网络安全保密。一是在现有保密基础上，借鉴国内外的先进经验，采取除使用磁卡身份证严格识别访问者身份外，加设电子密钥等，实行多重限制，最大限度地确保安全。二是建立完善先进的电子文件电脑网络系统逆流跟踪查找功能，便于在遭遇黑客攻击时，及时查找黑客行踪，将其缉拿归案，予以制裁。三是严格遵守电子文件管理使用规定，完善计算机杀毒防毒软件安全系统，严密防止计算机感染病毒。
4.电子档案的开发利用
电子文件档案化的最终目的是方便用户使用，电子文件开发使用常见的有拷贝、通信传输等多种利用方式。在使用过程中需要加强电子档案的有效利用管理：一是根据使用者工作职责和性质进行相关权限设置，杜绝那种无原则地向所有使用者提供全部利用的方式。二是依据电子档案内容的密级层次，进行有效的监控，使用内容不适于完全开放的，禁止提供拷贝。三是在网络环境下传输或直接利用等的电子档案，要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期地更换，防止泄密。四是建立电子档案利用系统全程跟踪监控和容错能力，提供相关使用登记记录，防止由于操作不当造成的损失。
5.加强从业人员知识技能培训
当前，自动化办公已成为时代主流，相关存储设备和技术也随之发展，具有一定的专业性和难度需要加大对从业人员的培训力度，使其不断更新其知识技能，提高业务素质，跟上时代步伐。
结 语
总之，实行电子文件档案化管理是一项长期的任务，需要我们根据其特点，采用适宜的办法，做细做强。
参考文献：
[1]柳向红.电子文件档案化管理的特点[J].兰台世界,2005(11).
[2]韦艳.电子文件档案化管理探究[J].吉林省教育学院学报，2010(5).
[3]陈义斌，吴洋，朱丰.如何做好电子档案的管理[J].黄河档案馆.
[4]陆小宇.谈谈电子文件的档案化管理[J].科技创新导报，2008(3).
电子档案与传统档案管理的对比论文 篇3
1电子档案信息的特点及存在的风险
1.1对软硬件系统的依赖性
电子文件是按照确定的某种标准规则，记录在特定载体上的编码信息集合，需要特定的软硬件系统环境才能翻译阅读。脱离了这种特定环境，就根本无法看到电子文件的存在和记录的信息内容，所以电子文件对产生的标准规则及软硬件系统环境有极强的依赖性。随着信息技术的发展，原标准规则及计算机软硬件技术发展更新，就有可能导致原有电子档案信息无法读识。电子档案信息对软硬件系统的过度依赖性给今后的安全问题带来了很大的困难。
1.2存储的高密度性
电子信息的发展和数量，呈几何倍数增涨，海量的数据需要大容量的存储介质，随着记录技术的快速发展，数字信息由早期的纸带打孔到后来的磁带、磁盘再到现在的光盘等，存储密度不断提高。目前一块硬盘容量已达数个TB，一张蓝光光盘通过纳米级波长的蓝光激光光源及多层记录技术的应用，可以记录数百GB数据。光盘上构成0和1数据刻痕直径小于0.15μm，1张光盘可存数百万张打印在纸上的文字信息。电子档案的高密度，一方面对节约空间、拓展应用带来有利条件，另一方面却对电子档案的保护提出了严格的要求，任何一个小的失误或一条轻微的划痕都有可能导致数量巨大的档案信息遭到破坏。
1.3信息与载体之间的可分离性
传统档案是固化在某种载体上，不能分离，称之为档案实体，有明显的原始性特征，不易被复制加工。而电子档案，虽然依赖于软硬环境，但按一定的规则可以非常轻易地被复制、更改，传输，可以做到迅速而不留任何痕迹。因此电子档案的原始性、真实性、凭证作用就受到威胁和质疑。这种信息与载体之间的可分离性，给电子档案信息的安全提出了前所未有的挑战，档案管理人员不仅要保护电子档案实体不受破坏，同时也要保护信息内容不被人为篡改。
2档案信息的保护目标
电子文件技术随着整个计算机信息技术的发展而发展，电子文件的产生环境、文件格式、存储介质在不断更新，而作为档案的电子文件却需要长期或永久保存并被查询利用。因此，如何确保电子档案的长期可用性是保护电子档案安全的主要任务之一。同时，电子档案的真实性、完整性、安全保密性也是主要保护目标。
3电子档案保护的技术措施
3.1电子档案系统安全
电子档案系统安全，一般是由硬件系统和软件系统构成。硬件系统本身的安全称为物理安全，软件系统的安全主要有操作系统的安全、网络系统的安全、数据库系统安全及各种功能的应用软件系统安全等。因此，这种保护措施可分以下几类：
1）设备层的安全管理。设备层的安全主要通过采用物理防范，解决机房场地的防灾保护，电源的稳定与净化，重要服务设备的冗余设计，安全可靠的存储，以及信息系统的异地存储保护，不低于3套的脱机光盘保存等，同时制定完整物理层面的管理规范和措施提供安全技术方案，使设备免受外来攻击造成意外损失。
2）网络层的安全管理。网络层的安全任务主要是防止病毒、木马、嘿客的攻击，防止档案数据被非法访问。最有效的办法就是运行档案信息系统的网络与外界实行物理隔离，但电子档案的最大优势，如远程查讯利用、共享资源等受到局限。而在公共网络上，资源虽可以得到充分利用，但安全问题又成为难题。近年来，随着政务信息的公开发布，档案资源的逐步开放，公共网上出现了越来越多的应用。外网的安全是必须面对并努力解决的问题，目前可以通过使用路由器及交换技术设置、防火墙、入侵防御系统等网络安全策略的制定提供相对安全的解决方案。
3）应用层的安全管理。应用层的安全主要通过使用网络监控与恢复技术，防病毒、漏洞检测，入侵检测技术，上网行为管理等对网络安全进行扫描、实时监控、权限控制、自动报警，并对计算机信息网络系统的使用情况建立日志记录，及时发现系统中的异常情况。
3.2电子档案信息内容安全
确保电子档案真实性、完整性、长期可读性，是档案信息内容安全的基本要求。电子文件的存放寿命依赖于存储介质的寿命，理论上光盘的寿命可达百年，但实际上谁也不能保证该光盘数据10年后还能够完整读出。尤其文件格式技术上的发展与改进，软件环镜与硬件系统的更新，都需要档案人员对存档的电子文件进行备份转存、文件存储格式的转换等维护。这一过程，要建立制度，明确责任，严格审核、评估、管理，以延续电子档案保存期限，确保档案内容的安全。另外，应用软件系统中针对用户权限的管理；档案数据密级划分，目录和文件的读写权限，开放范围的划控等，是对在线档案信息内容安全管理的必要手段，是任何一个档案信息管理系统重点思考解决的问题。
4电子档案信息的灾难恢复
4.1灾难恢复含义
《信息安全技术信息系统灾难恢复规范》（GB/T20988—2007）中表述灾难恢复是指将信息系统从灾难造成的故障或瘫痪状态恢复到可正常运行状态，并将其支持的业务功能从灾难造成的不正常状态恢复到可接受状态。将灾难圈定为由于人为或自然灾害，技术风险、设备故障等原因，造成信息系统运行严重故障或瘫痪。主要涉及的技术和方案有数据的存储、备份和恢复；本地的高安全防护和远程异地防护方案等。
4.2灾难恢复前的存储备份方式
信息数据的存储、备份，是灾难恢复的前提，没有安全可靠的存储、备份，无从谈起恢复。备份的方式有多种多样，最常用的主要是全备份、增量备份、差分备份。全备份是将整个系统中相关软件、数据全部备份一遍；增量备份就是每次备份的数据只是相当于上一次备份后增加的和修改过的数据；差分备份就是备份上一次全备份之后新增加的和修改过的数据。全备份所需时间最长，占用的空间最大，但恢复操作最简单，当系统中数据量不大时，采用全备份是可行可靠的；增量备份恢复起来比较麻烦，但每次的备份任务少，系统资源占用最少；差分备份相对节省存储空间，恢复较方便，但备份时较麻烦。因此，在备份时要根据他们各自的特点灵活使用。在实际应用中，采用的备份方式常是以上几种的结合。
4.3灾难恢复采用的技术
针对档案信息系统的灾难恢复，主要考虑数据的安全。服务器硬件设备、网络设备和通讯的灾后恢复可在组网设计中作冗余考虑。采用磁盘阵列，如RAID5技术是预防硬盘故障而保护档案信息安全最简单有效的方式，相比磁盘镜像和双机热备，具有运行成本低，安全系数高等优点。其次可利用大型数据库系统自身的灾备功能作档案数据的备份与恢复，如：Oracle数据库具备这些功能，再就是采用专业的灾难恢复系统，如SymantecBackupExec进行完整的系统备份与规划。重要的档案信息数据，务必要做到异地的备份，异地备份成为现在灾难恢复的重要、可靠的技术手段。
电子档案与传统档案管理的对比论文 篇4
一、电子文件与电子档案
由于办公自动化的进一步扩展和深化，特别是电子计算机和通讯技术相结合形成了信息技术产业，过去用纸墨、照相等方式形成和传递的企业公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等等，都可用电子计算机完成，由此而产生了电子文件。通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性存储载体或光盘上归档保存，即形成电子档案。目前电子文件与电子档案尚无国际标准化定义，我国也仅对电子文件作出了解释，即“能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码系列。”其主要特征是数字的、网络的、计算机能识别并处理的介质文件。对于企业而言，电子档案是企业从事经济、科学、技术、文化等活动直接形成的对企业和社会具有保存价值的历史记录，并遵循收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等档案管理基本原则;任何电子档案，当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存储载体后，就永远离不开这种技术和设备。对于现代企业管理而言，网络化、集成化是企业提高科研、生产和管理水平的必然选择，在这种前提下，电子档案具有双重性，既是企业推行现代化管理技术的产物，也是企业推行现代化管理技术的手段。企业的档案工作，面临着科研、生产、经营等活动一系列变化所带来的问题，一方面，信息源、信息量、信息处理难度、信息协调需求不断增加，计算机辅助设计、制造、管理日益普遍，电子文件越来越多，档案管理由封闭型转向开放型;另一方面，信息处理技术的日益进步，特别是现代化管理手段的采用，各种实体和虚拟系统的建立，电子档案管理深入到企业各部门、各系统工作内部并成为它们的一个部分或一个环节。因此，应以开放的观点制定档案工作在企业内部的运行机制和工作秩序，把电子档案工作有机地融人企业网络运行，切实参与企业活动，促进企业的全面发展。
二、电子档案在企业管理中的应用
电子档案产生于数字技术环境中。数字技术的关键在于能将图像、声音、文字等信息转换成数字，以便电子计算机处理、保存和利用，并能解决纸质档案所不能解决的一些信息记录问题，如活动的图像、声音、精确的过程、海量存储信息等等。在现代企业管理中，在纸质档案与电子档案并存共用的今天，电子档案有着更加广阔的发展前景，必将越来越广泛地被企业认识和利用，既能更加充分地开发各类档案信息资源为企业、为社会服务，又使档案事业自身在电子、信息时代继续得到光大发展。
1.简化工作环节。将复杂的问题简单化，变难为易，是电子档案的基本工作方式。档案管理涉及的部门、环节过多，对提高档案工作效率极为不利。电子档案就是要在企业的统筹安排下，减少不必要的环节，归并一些职能，以实现电子文件的收集和共享利用。
2.完备工作秩序。制度化、秩序化是现代企业管理的基本要求，也是电子档案工作的要点。企业信息网络健全以后，电子文件的收发完全按工作秩序自动完成，提高电子档案的工作效率、准确执行指令的特性也要求其必须秩序化，而电子文件的信息内容在载体上是以二进制代码化及数字化的光、磁信号表示，这为电子档案的秩序化操作提供了良好的环境和条件。
3.集成管理信息。档案工作的主要职能是对分散的档案信息集中控制并使其便于利用，电子档案的出现更加促使局部环节的协调向全面实质性的一体化方向发展，即从档案文件的保管基地转变为档案信息的控制中心。随着企业竞争的加剧，信息的流动变化加快，依靠纸张等实物的大量物流来传递信息己无法满足企业的要求，动态的档案信息只有集中统一管理，才能保证每个工作单元得到所需要的全部实时动态信息。而电子档案的计算机网络信息技术为企业信息的集成管理提供了很好的解决方案，控制了一点，就控制了全局，最终实现系统集成、资源共享。
4.优化管理环境。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上，信息数字化是电子文件的最基本特征。在以后的利用中，只需在电子计算机软、硬件平台上对电子档案的内容加以转换，还原成人们能够直观理解和习惯阅读的格式进行显示即可，从而极大地改善了档案工作的管理环境。
5.通畅管理渠道。方便、快捷地传递档案信息，是电子档案的一大特性。同传统的纸质档案文件传输、通信传输等信息传递方式相比，减少了大量的管理环节，尤其在我们建筑施工企业，面对工点分散、点多线长等无法改变的事实，利用计算机平台和终端处理技术，建立内部虚拟信息传递网络，必将大大提高工作效率，减少管理环节和费用。
6.交互档案成果。电子文件具有信息交互性，即人们可以通过与计算机进行对话来互相传递信息，从而主动地控制计算机进行工作而不是被动地接受，为利用者提供技术支援，便于对文件档案进行复制、删除、修改和完整准确地备份拷贝，还可以使更多的读者同时利用同一份电子档案，建立利用者需求预约文档，通过系统对这些申请进行处理，及时将相关的电子档案加载到档案利用系统或网络查询系统中供申请者使用，使档案工作成果最大限度地被加以利用。
三、电子档案管理中存在的问题
电子档案崭新的记录和存储方式为人们带来了极大的方便，但也存在着一些暂时无法解决的缺陷和问题，有待于我们在不断创新中寻求解决的方法和途径。
原始性问题。
一是电子档案最初的物理载体很难归档。
二是电子文件最初的物理载体归档已失去了传统文件材料归档的保真意义。
三是电子文件的精确复制件可以代替原件。
四是电子档案载体上原始内容信息完整准确地再现，与是否是最初的物理载体无关，而是与文件形成时计算机的软硬件相关联。
由于电子档案信息与载体的相分离性，信息的物理结构与逻辑结构间的差异性、可变性及相对独立性，已决定了电子档案不再存在“原件”概念。
2.真实性和完整性问题。
一是收集电子文件时往往忽略了采集背景信息和源头数据。
二是一些草稿性的电子文件处于自生自灭状况。
三是部分文件已实现无纸化，只对其进行了逻辑归档。
四是电子文件目前所选用的载体不耐久。
五是电子文件复制起来真假难辨，其处理过程具有隐蔽性，更改可不留痕迹，面临着修改、盗窃、丢失、销毁的危险。
六是电子档案无法象传统档案那样签名盖章，不再具有特定载体对信息的固化，文件与其存储的载体已不如传统文件那样存在永恒的依附关系，因而使其真实性大打折扣。
3.安全性问题。
一是电子文件的信息能够轻而易举的被擦除。
二是电子文件存储的材料介质十分易损，对环境条件要求很高。
三是人为的错误。
四是计算机病毒对电子文件的破坏。
电子档案的处理环境是计算机及网络技术，如果不采取特别措施和严格的阅读、修改权限控制，就很有可能发生在网络的任何终端上读取网络设备上电子文件的现象，因此，网络的不安全性将是限制电子档案发展的主要障碍。电子档案虽然不可能完全取代传统的纸质档案，在目前企业管理中仍存在一定的缺陷，但作为现代企业的发展方向，电子档案必将成为势不可挡的潮流，在现代企业管理中发挥越来越重要的作用。因此，档案工作者必须保持清醒的头脑，转变传统观念，不断优化自己的知识结构，提高计算机应用技术、信息处理技术在电子档案管理中的应用程度，并辅之以相应的配套管理模式、方法和手段来规范电子档案管理，采取有效的技术措施和管理措施，以科学的方法解决存在的问题，信心百倍地迎接电子档案时代的到来。
电子档案与传统档案管理的对比论文 篇5
摘要：电子档案是随着时代发展而产生的新型档案形式，在大部分高校处于起步阶段，发展尚不成熟。本文阐述了高校电子档案管理的重要性，分析了管理工作中存在的问题，并提出加强管理的若干举措，以期对我国高校电子档案管理工作提供有益参考。
关键词：高校；电子档案；管理；问题；举措
随着高等学校事业的不断发展，传统的纸质档案管理越来越不适应时代发展要求，也在一定程度上影响了高校各项工作的开展。信息技术的快速发展和广泛应用，催生了电子档案管理的产生。在高校中推行电子档案管理，将会大大促进高校档案管理工作的发展，同时也会给高校其他管理工作带来极大的便利。
一、高校电子档案
高校电子档案是指高校在开展教学、科研、学生管理、后勤管理等各类工作中产生的形式多样、具有一定保存价值和再利用价值的电子文件及相关的电子软件，如电子公文、电子报刊、电子音像等等。与传统纸质档案相比，电子档案具备以下几个特性：一是与载体的可分离性，电子档案可在保持内容不变的情况下被复制、修改或删除。二是对设备的高度依从性，电子档案依附于计算机等设备存在。三是保存条件的特殊性，电子文档易受磁场、湿度、温度等物理条件影响。
二、高校电子档案管理的意义
电子档案是顺应时代发展而产生的新型档案种类，高等学校启动并逐步推行电子档案管理工作，势在必行。1.有利于提高档案管理效率。随着高校办学规模不断扩大，各项事业不断发展，学校各级各类档案数量逐步增加，传统纸质档案管理工作耗费越来越多的劳动量，档案的归档和查询利用等各环节都不能适应时代的发展。电子档案的出现，能够有效破解档案管理遇到的发展瓶颈，大大提高工作效率，更好为学校发展保驾护航。2.有利于实现档案快捷利用。传统纸质档案依附于纸质载体，存储需要实地空间，对其分类归档不能达到理想化状态，查询利用也过多依靠人工。电子档案通过网络技术，实现了对档案更加精密化的分类，查询利用环节也更快更高效，使得档案的利用更为方便快捷。3.有利于提高档案管理的稳定性。与传统纸质档案管理相比，电子档案主要利用基于计算机的硬盘、u盘、内存卡等设备储存和传递信息，外界对其干扰性较小，使得电子档案存储的稳定性大为增强。
三、高校电子档案管理存在的问题
1.缺乏管理意识高校电子档案作为新生事物，对管理模式、管理队伍及技术条件都有一定程度的要求，很多高校特别是一些落后地区的高校在短时间内还不能接受，对其重要性的认识还欠缺，重视程度远远不够。2.服务对象受限很多高校虽开始推行电子档案管理工作，但多局限于个别部门，如党委办公室、校长办公室等核心行政部门，而对业务量大的师生业务口却难以启动。一是这部分电子档案的归档工作庞杂，在短期内难以上线，二是对师生的宣传力度也不够，没有形成迫切需求。3.技术水平落后由于高校对电子档案的重视程度不够，绝大部分高校档案管理人员对电子档案管理缺乏清晰的认识，也没有接受过系统的相关技能培训。而有的高校还未引进设备和软件用以支撑电子档案管理，或引进的设备不够先进，不能满足实际需求。4.归档工作不科学大部分高校虽已开始着手进行电子档案管理，但是归档工作颇为毛糙，缺乏科学性。往往把归档文件一锅端式的存储到既有设备中，期间不进行有效整理与鉴别。如此操作，容易将没有价值的档案予以归档，造成资源浪费，也会给查询利用带来诸多不便。5.安全性有待提高由于载体的特殊性，电子档案存在被复制、篡改甚至盗窃的潜在隐患，与传统纸质档案相比，其安全性有待提高。如电子档案使用网络进行传输，信息被拦截、窃取的可能性会更高。可见，电子档案的安全性急需引起高度重视，在管理环节应采取必要措施予以防范。
四、加强高校电子档案管理的举措
1.提高管理意识工作推行，意识先行。高校的领导及档案管理部门应大加强对电子档案管理的重视程度，出台电子档案管理相关制度及配套实施办法，实现对电子档案管理的制度化、常态化。同时要配齐电子档案管理相关设施设备，成立专门的管理队伍进行运作，从人力、物力、财力诸方面有力保障电子档案管理。2.提高服务效能服务效能是检验服务工作的重要标尺。提高电子档案管理服务效能，一是从服务主体入手，档案管理人员应主动创新服务理念，提高服务意识，真正让电子档案管理工作入脑、上手。二是从服务内容着手，管理人员要对服务对象的需求进行全面的调查了解，并不断创新服务类型，通过多样化的服务满足多样化的需求，着力提升电子档案管理服务的实效性。3.提高队伍专业素质加强管理队伍建设是加强电子档案管理的关键。管理人员不仅要对电子档案管理的重要性有充分的认识，同时还要具备良好的业务能力，包括计算机知识、档案业务知识及创新能力。一是管理人员要主动学习相关的专业知识和技能，不断拓展知识领域，提高综合素质。二是高校也应对管理人员进行必要的业务培训或提供进修机会。4.提高归档科学性归档工作是电子档案管理工作的先锋和关口，把好这一关，可以大大提高电子档案管理的科学性和实用性。在归档过程中，应避免“眉毛胡子一把抓”，要对档案内容进行有效鉴定和甄别，真正提取有价值的档案，再对备选文档根据其使用价值进行分类，以利于更好地查询利用。5.提高管理安全性安全性是档案工作的生命线。提高电子档案管理安全性的首要任务就是保证存储设备的安全，为此，一是存档计算机要做到专机专用，切勿掺和其他工作，并定期更新系统，确保其始终处于安全状态；二是要对档案进行备份，以备丢失后替代。三是要对网络进行高级加密，防止档案在传输过程中丢失或被窃取。四是采取有效措施对电子档案的管理系统进行安全防护。电子档案的出现是高校档案管理工作中的一次大变革，也是高校档案管理工作的发展趋势。电子档案管理，是一项系统工程。只有高校自上而下逐步推行，并从人力、物力、财力等方面予以充分保障，才能促使电子档案管理工作更加高效的开展。
参考文献：
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电子档案与传统档案管理的对比论文 篇6
浅析学生电子档案系统的建设
摘要:在社会信息化的影响和带动下,随着办学规模不断扩大和办学质量的进一步提高, 信息化管理与建设也与时俱进,但学生 电子 档案系统的建设还亟待加强。
关键词:学生档案 电子档案系统
一、学生电子档案系统建设的重要作用
现阶段, 学校的信息化建设已经得到了长足的 发展 , 大多数学校已经建立校园网, 很多学校也拥有了自己的内部办公网、教务管理系统, 这些信息建设的经验为学生信息库建设提供了借鉴。将 现代 信息技术运用到学生工作中去, 不仅可以通过电子档案系统自动处理各种信息, 把结果置于 网络 上, 方便师生查询和处理,提高学生管理的工作效率和管理水平;而且可以为学生工作人员及时、灵活地与学生沟通提供条件,进而更加贴近学生的学习、生活, 更好地为学生服务。
二、学生电子档案系统的内容
学生电子档案系统应该将学生的基本信息和在校信息、毕业离校就业信息等内容全部包含在内,具体来说应该分成以下几个组成部分。
1.学籍、学分管理分系统:学生学籍、学分信息是一个在校生最重要的电子信息记录。因此要在电子档案系统中设立学籍、学分管理分系统,方便对学生选课、学分管理、成绩统计以及学生的留降级、休复学、专业变动、学籍异动、学位审核等进行管理。
2.学生基本信息及就业去向电子数据分系统:设置学生注册的基本信息,包括学生电子照片、指纹、姓名、性别、学号、班级、民族、身份证号码、 政治 面貌、家庭住址、籍贯、寝室号、寝室电话、手机号码、爱好特长以及父母姓名、工作单位、联系方式等基本信息,同时对离校毕业学生就业基本意向、就业去向、就业单位等信息进行登记。此部分信息的管理由招生就业指导中心负责。
3.学生在校期间活动与奖惩信息分系统:由学生工作处负责管 理学 生在校期间参加各类活动及奖惩信息记录,主要是关于高校学生参加勤工助学、学生社团活动,接受社会资助,参加心理健康辅导以及取得荣誉和奖励或受到处分等情况的信息记录。
4.学生学费等财务信息分系统:由财务处为学生提供该学生的学费、住宿费、书费的清缴信息。
5.各院系(部)学生信息更新分系统:负责学生的团建、党建工作信息情况以及学生家庭信息、联系方法的更新管理。
三、 电子 档案系统建设应注意的问题
1.电子档案系统建设的联动性与及时更新
电子档案系统建设不是一朝一夕的事情,更不是哪一个部门的事情。为此要高度重视,要成立电子档案建设管理小组,联合管理和及时更新相关信息。
2.电子档案系统建设的保密性
网络 的高分散性和信息的易拷贝性以及信息保密意识的薄弱,导致档案信息网络化管理存在疏漏。为此相关工作人员要树立高度的保密意识,同时在电子档案系统中设置保密程序,防止学生信息外泄事件的发生。
3.确保电子档案信息的权威性
电子档案系统中的信息是正常教学管理的重要数据,直接关系到学校管理层面出台的决策,同时也是学生获得各类社会 考试 资格和证书的有效信息。所以从学生到各个分系统的管理人员要确保每项记录的准确性,树立学生信息库的权威性。
参考 文献 : 2.祝智庭. 教育 信息化: 教育技术的新高地. 中国 电化教育,2001,(2):5- 8.
3.宫凯,武洋.高校学生信息平台建设探析.中国电力教育,2007,(4):324-325.
4.樊润华.对建立高校学生电子档案系统的思考.濮阳职业技术学报,2006(2):137.
电子档案与传统档案管理的对比论文 篇7
一、做好数据的备份和恢复工作
还应定期进行脱机备份。这样即使信息出现丢失和失真的情形，只要使用备份对原来信息进行恢复，丢失和失真的信息就会重新还回原貌。
二、加强信息加密工作
凡是需要在网络上传输的不宜公开的数据。在多数情况下。信息加密过程是由多种多样的加密算法来实现的，通常将其分为常规密码算法和公钥密码算法两大类。在实际应用中，人们常常将常规密码和公钥密码结合在一起使用，档案信息的加密技术就是将两者结合使用的，即发方使用收方的公开密钥发文，收方只用自己知道的解密密钥解密。由于机密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从中破解原文的内容，从而确保传输中档案信息的安全。
三、提高访问控制技术水平
访问控制技术是网络安全防范和保护的主要策略。访问控制可以说是保证网络安全最重要的核心策略之一。（1）入网访问控制。它控制那些用户能够登录到服务器并获取网络资源，控制准许用户的访问时间和准许他们在哪个网站入网。有了这道关卡，即使网络合法用户，如果连网站都进不去，就谈不上获取相关的文档信息。（2）权限控制。它控制用户允许访问哪些目录、子目录、文件和其他资源；指定用户对这些文件、目录、设备能够执行哪些操作，如只读、修改、创建、删除、查找、存取控制等，而最基本的控制是防止档案信息的拷贝、篡改和打印。（3）防火墙控制。它是在档案馆的网络和外界网络之间设置障碍，对数据系统的进、出两个方向的通信进行监控、甄别，阻止对档案信息资源的非法访问。
四、强化病毒防治工作
网络信息安全主要的敌人就是计算机病毒。病毒的泛滥对计算机网络系统构成了严重威胁，它以各种方式有选择地破坏档案信息的有效性和完整性。应对措施是采用国家有关部门批准的查毒、杀毒软件，密切关注网络病毒动态，适时对服务器和客户端查毒、杀毒，并制定严格的防毒制度。
五、建立并完善应急响应机制
当档案馆遇到突发灾难性事件，可以利用预先建立的应急响应机制，在较短时间内迅速有效地处理，相互配合协调，最大程度地发挥有限人力、物力抢救突发现场，使档案信息系统被及时隔离，重要档案转移，最大限度地降低损失程度。然后总结经验教训，尽快恢复正常工作，完善应急响应机制。
六、重视人才培养工作
人是档案信息安全的最大护卫者，也是档案信息安全问题的制造者。档案信息安全管理人员的配备、调离要有严格的管理制度，有完整的电子档案信息安全培训计划和培训制度，各类人员的安全职责明确，能胜任电子档案信息安全管理工作。我们应树立起现代的人才观念，坚持依法治教，开展档案信息安全人才的培养和教育。信息时代档案管理工作人员不但要有过硬的政治素质，还要有较高的文化素质和专业素质。既要熟悉所保管的档案内容、熟悉档案法规，又要学习现代科技知识，对计算机操作、数据库、网络知识都要十分熟悉。档案管理工作者既是专业型人才，又是管理型人才，必须结合档案管理的各个环节，努力学习新技术，提高驾驭现代技术的能力，加强电子文件方面的研究，特别是计算机网络安全知识水平，管理好、利用好电子文件。构建以档案基础知识为根基，相关知识为补充的知识结构，向复合型人才转化。
电子档案与传统档案管理的对比论文 篇8
摘要：文章首先分析了办公自动化背景下高校电子档案管理的常见问题，并提出了办公自动化背景下高校电子档案的管理，包括健全电子文档管理的相关制度；做好电子档案管理的需求分析；规范档案管理体系；增加人员的内部培训。
关键词：办公自动化；高校；电子档案管理
自动化办公系统（OfficeAutomationSystem，OA），是一种利用技术手段提高工作办公效率，以实现办公自动化处理的系统[1]。该系统能全方位迅速采集、处理信息，对高校的科研、教学和行政管理工作效率有很大提升。目前，高校档案管理工作缺乏统一的制度规定，导致电子和纸质公文的管理工作效率较低，错误率较高。因此，科学设定自动化系统，合理使用电子档案管理系统是高校需要解决的问题。
一、办公自动化背景下高校电子档案管理的常见问题
（一）管理制度不健全
部分高校办公自动化管理由于缺乏完善的档案管理制度，操作方法混乱，导致各学院和各级管理部门的工作人员工作职责不明确，出现问题时各部门互相推诿，从而使电子文件和纸质文档处于无序的管理状态，大大增加了工作人员的工作内容和工作难度。高校在办公自动化方面投入的资金不足，改革力度欠缺，导致档案管理过程中归档方式、要求、程序不统一，致使后期的整理保管和编目工作难以开展。另外，一些高校的档案管理人员缺乏专业技能，使用磁盘或光盘进行电子文件归档时，可能存在误操作、文件被病毒损坏等意外事故，导致归档的电子文件无法保证其真实性。
（二）信息收集难度大
高校学院众多，各部门独立性较强，因此整体档案的信息收集需要跨越诸多部门，难度较大。对于学校下发的通知，各学院自行在校园网上下载、打印、填写，未能及时完成提交工作；各部门的文件归档职责不明确；一些学院存储容量小，不能完全保留旧文件，导致若干有价值的文件被覆盖。
（三）电子档案管理不科学
在电子档案管理工作中，很多高校已经形成了硬件存储档案和云文件存储档案两种方式，利用这两种储存方式能够保证文件抵抗各种方面的风险。只需要做好相应的防火墙工作就能够保证文件信息的安全性。但是在进行该方式的管理中始终存在着工作人员将档案进行更改之后没有对原文档进行管理的问题，使档案库中出现很多内容相似，但是难以分辨其有效性的档案。
（四）缺乏专业的技术人员
在我国的高校中，大部分的管理人员都是一些有着较高职称的教师，其中很多都是学校某个方面的学科带头人，平常有着较为繁重的教学和科研任务。为此，很多人员对于自动化的电子档案管理技术不够熟练，使用这一技术时难以达到提高工作效率的目的。如果高校进一步引入新的技术型人才，就可能出现一些级别较低的工作人员接触过多学校的核心资料，对于学校内部资料的安全性造成不利的影响。
二、办公自动化背景下高校电子档案的管理对策
（一）健全电子文档管理的相关制度
只有完善相关的电子文档管理制度，高校各学院和各部门才能在收集、归类和整理电子档案和纸质文档过程中遵循统一的标准和要求，按照时间和范围规定，及时完成信息的录入和保存，为后期信息应用节省时间和精力。另外，相应的工作人员必须具备专业的操作技能和较高的综合素质，以保证信息的安全性和系统的可靠性[2]。
（二）做好电子档案管理的需求分析
高校引入电子档案管理系统需要针对学校自身的情况和需要制定系统，要对系统中的各项功能进行具体的需求分析，使其符合组织档案管理的特征。各学院和部门要积极配合，建立数字化校园，使自动化信息处理成为管理师生信息的专业化平台。
（三）规范档案管理体系
在进行电子档案的修改工作时，需要工作人员根据实际情况进行审查。在确定能够实现电子档案更改之后，还需要对源文件进行标记。在保证更改内容的正确性之后，将源文件删除，将改动的文件上传并保存。
（四）增加人员的内部培训
为了保证工作人员在进行电子档案管理时能够享受快捷的文件管理方式，可以对管理文件的工作人员进行集中培训，促进其在这方面操作能力的提升。同时，可以寻找一些品学兼优的学生协助教师进行信息收集工作，减少教师在这方面的工作压力。
三、结语
高校办公引入自动化系统能够有效提高管理的工作效率，电子档案管理系统能够切实为广大师生和管理人员提供便捷，但高校需要根据自身的特点有针对性地进行系统应用和技术更新，避免电子档案管理和纸质档案管理出现重复、无效管理等问题。
参考文献：
[1]王甜.浅析高校办公自动化下的电子档案管理[J].人才资源开发,2017(2):155.
[2]许佳.高校办公自动化条件下的电子档案管理探讨[J].科技信息,2010(20):481,483.
电子档案与传统档案管理的对比论文 篇9
一、电子档案在企业管理中的意义
1.在企业各个部门中建立有效的企业局域网系统，领导者在查阅电子档案时，直接可以通过网络进行查询。企业的各个技术人员在查询企业档案资料时，也可以通过电脑终端利用授权文件进行电子档案的查询，方便对相关资料的查询。
2.电子档案在很大程度上保证了企业档案的安全性。在利用电子档案时，为了确保企业档案的安全性，可以对档案进行保密管理，设置一定的进入和查询权限，利用密钥进行相应的管理。为了保证电子文件和数据不会被任何一个人查阅，可以设置相关的身份验证系统，要想查阅相关资料，必须要输入相关的身份验证。当用户在输入身份验证等信息时，计算机可以对用户所输入的数据信息进行核对，如果验证合格后，用户就可以登陆进入，进行相关资料的查询，以此保证企业档案的安全性。
3.建立完善的电子档案系统和服务系统。在建立完善的电子档案系统和服务系统时，首先要加强专业人才的培养工作。电子档案系统需要工作人员具备着较高专业知识和先进技术，然而许多企业的管理人员没有具备较高的现代化技术，并且管理人员也没有很好的处理信息档案技术，这些都导致了电子计算机技术无法发挥其本身的巨大作用。
4.电子档案实现了办公自动化、无纸化的目标。比如在进行一份档案的起拟、签订、催办以及归档的过程，都可以利用计算机和通讯线路进行工作。在档案存档的过程中实现了无纸化和办公自动化的目标，档案工作人员需要能够很好的运用电子化档案，并可以将档案信息数据综合系统的提供出来。
5.提高现代先进技术的使用率。在许多企业利用计算机信息技术进行档案整理时，都很单一，只是将档案进行存储或者是起草档案时进行打字起草，没有深度开发计算机功能。没有很好的利用计算机，造成档案工作的低效率，在很大程度上浪费了大量的人力、物力和财力，同时也浪费了大量的时间。
6.在利用电子档案时，能够在很大程度上扩大社会影响力，在一定程度上拓宽电子服务范围，提高了档案部门的地位。
7.在利用电子档案时，可以与现代社会先进的技术进行联系，这在一定程度上提高了企业的现代化水平，确保企业能够及时的跟上时代发展潮流。
二、电子档案在企业管理中的实践
1.电子档案在企业管理中的应用时，首先要保证工作人员具备着较高的技术水平和综合素质。领导人员要对电子档案的基本运作进行熟悉的了解，同时要提高管理人员的专业知识和技术水平。
2.建立有效的电子档案管理制度。电子档案在企业管理中的实践时，必须要保证科学有效的制度作为实践的基础。在应用电子档案时，通常需要经过一个复杂的过程，在电子档案应用的过程中，若是没有进行合理的处理，很容易导致电子档案出现遗失或者是修改的现象。因此，必须要建立完善的电子档案管理制度，要对电子档案在生成到利用的过程中进行严格和全过程的管理和控制。保证电子档案的完整性和安全性。
3.鉴定电子档案。电子档案的运用，虽然有着传输快捷和方便复制拷贝等优点，但是由于这些优点也增加了电子档案的虚假性。因此，必须要提高电子档案的鉴定水平。为了保证电子档案在传输的过程中不会泄露和改动文件，确保企业利益不会受到损害，可以对文件添加相应的密钥等方法。同时在归档文件时，要对电子档案的价值进行准确的鉴定，将具有价值的文件进行有效的保留，也要确保电子档案具备着完整性和准确性。
4.归档管理电子档案。在应用电子档案时，必须要做好对电子档案的归档整理工作。在归档管理时，要将电子文件的属性进行确定，并要将电子档案进行有效的拷贝以此进行存储，但是不能改变电子档案原有的存储方式和存储位置，然后在网络上对电子档案进行逻辑归档。在归档电子档案时，首先要保证电子档案质量的过关，保证电子档案的完整性、真实性和安全性，同时要将电子档案的属性进行确定；其次电子档案的能够与纸质档案同步归档；最后就是归档的电子档案具备着统一标准，要详细的说明电子档案管理标准，建立完善的电子档案管理制度。
5.保护和利用电子档案。电子档案的数目非常庞大，有着复杂的种类，并且载体也存在着一定的不稳定性。因此，在存储电子档案时，经常会由于各种原因，会对电子档案的利用产生一定的影响，在保存和维护电子档案时也较为困难，从而需要对电子档案进行定期的维护和检测。在利用电子档案时，可以通过拷贝、网络传输和直接利用这三个方法进行利用。在利用网络传输方法时，可以通过网络向企业进行电子档案的传输。利用直接利用方法，可以在计算机上直接查询企业档案。
电子档案与传统档案管理的对比论文 篇10
中专学校的持续发展过程中档案管理工作的重要性不言而喻。过去部分学校在档案管理工作中采用较落后的方式，现今电子档案管理的应用越来越引起中专学校的重视。
一、电子档案管理的意义
档案是人们生活活动的记载资料，具有十分重要的意义，档案的保管方法随着人类进步的脚步不断变更。部分中专学校采用的仍旧是传统的档案管理模式，然而伴随计算机技术的广泛运用，档案的保管办法已经产生了巨大的变革，中专学校的档案管理应摆脱传统的方式，采用先进的技术进行代替，扩大档案的保存领域。电子档案管理实现资源的共享，信息化的应用可以提供海量存储功能，资源共享功能和跨地域检索功能的实际应用将使得中专院校内的档案保存工作上升到新的水准。
二、保障中专档案管理中实行电子档案管理的安全性
中专学校应提升相关设备设施的安全性能，控制电子档案管理的专一性，对于该系统要进行有规划性的科学升级，对电子档案进行专项化的维护整理，控制设施设备的良好稳定运行。对于重要的档案信息进行必要的备份管理，防止发生意外状况时造成严重的损失。系统内部可以进行防火墙工作模式，通过系统杀毒、网络体检、指纹鉴定等多种科技手段提高系统运行的安全性，最大化地防止电子信息的流失和被盗取。控制电子档案管理的信息安全性是将电子档案管理引入中专学校档案管理中的重要基础和前提。
三、建立完善的规定细则，促进中专电子档案管理的规范化
中专学校内部应该建立一套完整的管理方案，构建具体的使用细则和规章，让档案管理工作逐渐向系统化规范化的方向不断发展。首先对于该部门的工作人员要保证其能力水平。聘用专业化的技术工作人员进行日常管理工作，提升工作人员的安全保密意识，保证自身的职业道德水准，熟悉地操作相关电子系统运行流程，实行灵活的管理，最大化地体现电子系统的便捷性和先进性。
四、提高学校相关领导对电子档案管理的认识
档案信息的性质是保持历史信息，不能直接为学校创造明显的利益价值，管理要求迫切且程度较低，许多学校领导无法认识到档案管理的重要程度。部分中专学校的档案管理数字化设备条件不足，部门内部缺乏相关专业人才。面对如此状况，学校领导首先要改变传统的思想，部门档案管理人员首先应进行电子管理相关方面的学习，提高自身素质，明白档案数字化管理的先进性，积极向相关领导提出建议和想法，主动将现代化科技与档案管理相结合，进行反馈并提出可行的解决办法，学校领导应积极听取相关专业人士的建议，理解电子档案管理对于学校的文化发展和学生老师各级人员的重要性，提供相应的支持方法。从领导层做出相应的政策决定，提供资金和硬件设施方面的基础保障，加大对档案电子管理的重视度，加大人才投入力度和资金投入力度，从根本上改变传统的档案管理部门的地位。
五、提升中专学校的硬件软件设备管理水平
电子档案管理工作由于实现了信息的高速传递及大量存储，这些都要依靠现代化电子技术的发展和进步。在实行电子档案管理工作中不断实行技术的研究工作，提高学校内部的计算机网络技术管理水平。选择合适电子档案管理的安全性软件和设备，根据学校内部的实际情况对相关技术人员制订电子管理的计划，提出具体的实施方案。详细规定包括其具体需要的硬件设备需求，相关设备的购买要依据经济情况量力而行，确保所购买东西的实际应用性和完整性，保证设备的整体实用性。总而言之，中专学校的相关领导应提升对电子档案管理的认识，加大部门专业化人才的培养力度，档案管理人员运用先进技术的科学规划，加强档案管理准备工作，共同努力把握档案数字化管理的总体方向，提升中专学校的综合文化竞争力。
电子档案与传统档案管理的对比论文 篇11
摘要：如何在推进“数字化”校园建设过程中做好电子档案管理是所有中职院校档案人员所面临并亟待解决的一个问题，本文就中职校在电子档案归档管理过程中存在的问题进行了分析，并提出了诸如建章立制，规范管理、勤练内功，提升档案管理技能等对策。
关键词：电子档案；信息化；安全；管理；时效；权威
1、中职学校电子档案管理的现状分析
为加强管理信息化，提高工作效率，很多中职学校已使用OA办公系统。以我校为例，现使用的OA办公系统是集行政、教学、科研、学生、财务、后勤以及档案管理于一体的办公平台，通过该平台的应用很大程度上提高学校管理效能。但由于档案的特殊性，在实现档案信息化过程中仍然存在一些问题。
1.1电子档案的安全性得不到有效保障。首先，在中职校中，档案管理系统多依附在OA学校办公管理系统之中，随着技术的不断进步更新，则OA学校办公管理系统也将不断升级、改版。一旦系统维护人员操作不当，很有可能出现电子档案遗失的情况；其次，用户安全意识不高。例如个别老师短时间离开座位，登录的OA账号没有及时注销，一旦电脑被他人使用，则有泄密风险；再次，依托于计算机网络的电子文档管理系统有很大的不稳定因素，例如计算机硬盘损坏，计算机遭受嘿客攻击和病毒威胁等，一旦档案管理人员的计算机出现任何一项问题，将带来不可挽回的损失。
1.2现有档案管理系统功能比较薄弱。首先，各门类电子档案得不到有效管理。在中职学校中，档案管理人员所接收的资料是集图、文、声像于一体的不同种类不同介质的档案材料，这些不同种类的档案在实现信息化过程中管理和存储方面往往会形成杂乱无章的局面，既不便于整合也不便于查询，如何将不同介质不同种类的档案有序归整在电子档案管理平台中，这是当前中职学校电子档案管理面临的一个问题；其次，电子档案的处理时效性问题。文件在阅办处理过程中，由于实行“谁负责，谁接收”原则，收文部门将电子文档发送到各个责任部门的负责人后，承办人在处理文件中，经常出现一份文件延缓阅知或处理后忘记及时转交档案管理人员，导致文件挂在某处无法及时归档，而档案管理人员对正在进行中的文件情况又无从知晓，在编号、整理查阅时造成不便。
1.3档案管理人员业务水平有待提升。现有档案管理人员对党务行政类比较熟悉，对其他门类档案的管理往往也是一知半解，甚至是无所了解，无法有效的对其他门类档案进行规范管理。
1.4电子档案的权威性遭遇挑战。现阶段无纸化办已被广泛应用于各类企事业单位中，无纸化办公的应用，形成了大量的电子档案。与纸质档案比，这类电子档案虽然在使用过程中提高了工作效率，但目前电子公章的使用却未能达到“一文一章”，即很多单位的电子来文在落款处都未见公章，这在文件利用上存在很大弊端。例如，一些单位通知学校相关人员参与培训的事务性电子来文，在文中提及培训的的费用本应作为学校报销的凭证，而因其文末并未见签章，在报销过程中难以作为有力凭证。只能后续联系来文单位再次传真带有公章的原文或者扫描件。这就大大减缓了工作效率。
2、中职学校电子档案管理发展对策
为了有效解决电子档案在管理中存在的问题，确保电子档案的安全、科学、规范、并能有效的提供利用，结合档案管理工作实际，笔者认为可以通过采取以下方法解决：
2.1建章立制，规范管理
2.1.1建立健全现有的档案管理归档制度。中职校应参照国家有关文件制定出本校的《电子文件归档管理办法》，并根据该办法提请信息集成系统的编制人员在对系统的设计和运行过程中加入一整套科学、合理、严密的电子档案管理程序。
2.1.2加强对电子文档工作的管理，使档案管理走向科学化、规范化轨道。首先，从每一个环节填补电子文档信息安全漏洞，在电子档案管理平台中设定重要文件在生成后进行自动备份到专门加密的独立文档中的功能，并且在系统升级改版时要保证与各类形式的电子档案能够兼容；其次，设置OA学校办公管理系统在使用过程中若原页面或鼠标在规定时间内没有变化或移动，则自动注销账号的功能，防止因用户离开时文档信息被他人看到；再次，全面实施信息安全等级保护制度，制定方案，建立多层次网络与信息安全技术防护体系，构建可信、可控、可查的网络与信息安全技术防护环境，提高网络与信息安全应急处置能力。[2]最大限度的'减少嘿客和病毒侵入计算机从而破坏电子文件的风险。
2.2勤练内功，提升档案管理技能
现有的电子档案管理要求档案管理人员不仅要掌握档案学知识理论并且要懂得运用现代信息技术，具备较高的计算机和网络应用能力。因此，首先档案管理人员要注重自学和参加专业培训，提升自身的业务能力与素质；其次，要在全校范围内进行教职工信息技术的培训，聘请具有档案信息化管理专业知识的人才到学校中进行专业培训，让所有的教职工都能对相关的电子文档进行处理并能够清晰的认识到档案工作的重要性，提高其档案意识，加强其信息化知识水平。
2.3顺应时势，推进档案管理系统的升级换代
为了能更好的解决电子档案的处理时效性问题，首先，档案管理人员要对不同种类的档案进行分类标引和有效管理，根据学校的自身情况构建不同种类的存储模块，并联系程序开发人员能够根据自己的设定进行档案管理系统的升级，使得不同种类的档案能够有条理的管理起来，方便查找利用；其次，增设电子档案管理系统中“监督提醒”功能，开放档案工作人员对文档流程的实时监控权限，如果文件没有及时阅办或者已阅办的文件在固定时间内没有转交下一步，则系统不断发出提醒信号，避免文档被遗忘长期挂起影响归档。
2.4创设条件，树立电子档案的法律地位
为了能更好解决电子档案的权威性问题，首先，根据《中华人民共和国电子签章条例》第二章第六条规定，满足下列条件的电子签章具有与其他形式的签名、签字或盖章同样的效力：一是可以确认使用人身份；二是能够证实该电子签章由使用人独有；三是签署后的电子签章和数据电文不可篡改。[3]在电子文档大量流通使用的形势下，首先各部门要加大电子签章普及使用力度，保障其电子文档具有法律效力；其次，虽然纸质档案与电子档案相比在查找、保管上有一些不足之处，但是作为原始文档却更具权威性。因此档案管理人员应坚持重要档案的“双套制”保管，即纸质存档一套，电子档存档一套，各上级来文单位尤其是没有使用电子签章的单位，一定要同时将纸质文档下发到各个执行单位，以便保障其文档的权威性，方便下发部门的使用。中职学校档案管理信息化建设是中职院校实现“数字化”校园的重要组成部分。中职院校唯有跟紧科学技术的发展方向，创新档案管理方式，充实档案信息资源，提升档案管理信息化水平，才能更好的满足广大师生的日益增长的精神文化生活需要和学校创先争优的需要！
参考文献
[1]教职成〔2017〕4号《教育部关于进一步推进职业教育信息化发展的指导意见》，2017.8
[2]教技〔2014〕4号《教育部关于加强教育行业网络与信息安全工作的指导意见》,2014.8
[3]文库，法律资料《中华人民共和国电子签章条例》第二章第六条。
电子档案与传统档案管理的对比论文 篇12
摘要：电子档案是一种具备保存、归档价值的电子文件，是纸质档案的升级处理。县级财政电子档案中记载着县级财政部门所收集的各类财政信息，是县级财政工作的重要依据，只有做好县级财政电子档案管理与维护工作，才能够保证县级财政工作的高效开展。本文先介绍了县级财政档案工作的特点，然后分析了应用县级财政电子档案的优势及其管理与维护问题，最后提出了加强县级财政电子档案管理与维护的措施，希望有助于促进我国县级财政电子档案管理与维护工作的进步。
关键词：县级财政电子档案；档案管理；档案维护
在信息时代下，各个领域的工作都较以往发生了巨大的变化，包括在档案工作中，现在都纷纷由原来的纸质档案而改为应用电子档案。同样，县级财政档案如今也已经转变为了电子档案，这极大地减小了档案工作难度，提高了档案工作水平，更节省了很多人工劳动力。但同时，也应当更加重视县级财政电子档案管理与维护工作，提高管理与维护效率，以切实保障县级财政电子档案信息的完整性与安全性。以下笔者就联系实际来谈谈县级财政电子档案管理与维护问题，仅供参考。
一、县级财政档案工作的特点
县级财政档案工作是县级财政部门的重要工作内容之一，其主要具有以下四项特点：（1）“真”：即在县级财政档案工作中，必须要切实保证所有县级财政档案资料的真实性，确保档案中记录的信息，都是真实客观的信息，换言之，就是要求在记录县级财政档案时必须要实事求是、存真求实，严禁捏造事实、弄虚作假；（2）“全”：即在县级财政档案工作中，必须要切实保证所有县级财政档案资料的完整性与全面性，确保完整地收集各类县级财政信息，并将之全部详细记录在案，并按照时间、部门、用途等进行有序排列，最大化地避免档案资料的缺漏和遗失，同时当有了新的资料时，还要及时进行跟进补充；（3）“活”：即在县级财政档案工作中，所采用的工作方式必须要灵活，充分运用动态化管理措施，一旦县级财政信息发生了变更，则要及时进行更新补充；（4）“密”：即在县级财政档案工作中，必须要切实保证所有县级财政档案资料的机密性与安全性，因为我国相关法律中明确规定了档案信息的机密性，任何人都不能随意泄漏县级财政档案中的内容，如果需要查阅，也应当先走完一系列严格的程序，才能够提取档案。
二、应用县级财政电子档案的优势
（一）工作高质高效
传统的县级财政档案多为纸质档案，这意味着所有档案工作都需要由人工来完成。但是，随着近年来我国县级城市经济的高速发展，县级财政档案的内容也变得越来越多，在此背景下，仅依靠传统的纸质档案已经无法满足县级财政档案工作需求。并且，人工管理方式本身就存在着效率低、失误率高等缺点，其的淘汰乃是必然趋势。而在如今信息时代下，电子档案正逐渐取代原本的纸质档案，成了主要档案处理方式。所谓电子档案，就是指将所有需要保存、归档的档案资料，都以电子数据信息的形式录入到计算机信息数据库当中，这一工作与传统的纸质档案录入工作相比，工作量无疑大大降低，工作效率更是显著提升，同时还可以有效减少错误和疏漏，从而提高工作质量。
（二）信息存储量大
如上文所述，随着近年来我国县级城市经济的高速发展，县级财政档案的内容也变得越来越多，这意味着在县级财政档案中需要录入存储的信息量亦在不断增多。而面对这大量的档案信息，仅采用传统的纸质档案存储方式难免会存在很多遗漏，从而导致档案信息不完整。但电子档案的应用则有效解决了这一问题。有了电子档案，无论文字信息抑或影像信息，都可以有效存储到电子档案数据库中，并且所有相关操作均可在一台计算机和一个数据库软件上完成，从而既确保了县级财政档案的完整性，又节省了资源。
（三）操作灵活便捷
电子档案的处理是应用一台计算机和一个数据库软件来完成的，这两者本身都可以提供十分全面的功能，无论是需要对县级财政档案信息进行增减、修改、加工，还是寻找、查阅、复制，均能够利用计算机和数据库软件中自带的各项功能而灵活、便捷地完成操作，这既提高了档案工作效率，又节约了宝贵的时间。
（四）拓宽服务领域
县级财政电子档案中记载着县级财政部门所收集的各类财政信息，是县级财政工作的重要依据。当前随着社会的不断发展，档案工作也应当顺应时代发展潮流，不断拓宽其服务领域。而电子档案的应用，正是拓宽档案服务领域的最佳手段。因为通过电子档案，档案人员可以更加及时快速地收集各类县级财政资料，并在需要时方便地对资料进行归档、共享及查询，从而促使县级财政档案工作从原来的单一、被动的服务层次朝向开放、主动的服务层次发展。
三、县级财政电子档案管理与维护问题
（一）对电子档案管理与维护重视不足
虽然随着现代科技的不断进步与发展，在实际县级财政档案工作中也已经引进了许多先进的管理理论和思想，但是受以往传统观念的影响，很多县级财政部门对档案管理与维护并不重视，而在应用了电子档案后，也依旧没有充分认识到电子档案管理与维护工作的重要性。具体来说，首先县级财政部门只是安置了一些基层设备，而没有进一步引进先进的硬件设备设施，从而限制了电子档案管理与维护工作的有效开展；其次电子档案管理人才不足，原本的档案管理人员并不具备熟练的计算机和软件操作技术，从而影响了工作效率。
（二）电子档案的真实性与完整性难以保障
县级财政电子档案的生成需要基于实际而进行虚拟化，这点与传统纸质档案具有较大的区别。在县级财政电子档案生成的过程中，档案的原始状态可能会发生一些改变，从而极易因生成过程过于烦琐而出现一些缺失，最终导致档案信息复制失真，难以保障电子档案的真实性与完整性。
（三）电子档案管理与维护技术要求较高
电子档案管理与维护工作需要依托于计算机和软件知识技术，但是就现状来看，县级财政部门中很多原本的档案管理人员只懂得档案管理的相关知识，但并不具备高超且熟练的计算机和软件知识技术，因此无法满足县级财政电子档案管理与维护工作的实际需求。（四）电子档案的机密性与安全性缺失如前文所言，我国相关法律中明确规定了档案信息的机密性，任何人都不能随意泄漏县级财政档案中的内容，如果需要查阅，也应当先走完一系列严格的程序，才能够提取档案。但是，随着电子档案的应用，虽然大大提高了县级财政档案工作效率，但也随之出现了一些档案的机密性与安全性方面的问题。随着网络技术及大数据的高速发展，如今网络上的不安全因素越来越多，病毒、等大量存在，这些都极大地威胁到了电子档案的机密性与安全性。
四、加强县级财政电子档案管理与维护的措施
（一）完善档案管理与维护体制
当前，县级财政部门应当充分重视电子档案管理与维护工作，尽快按照国家相关法律法规来制定完善的档案管理与维护体制，从而使县级财政电子档案管理与维护工作有法可依。其次，要进一步明确县级财政电子档案管理与维护工作的职责，做到明确分工、细化责任，以确保当发生档案管理失职问题时，能够准确追责到人。
（二）提高档案管理人员素质水平
虽然自从应用了电子档案后，以往因纸质档案处理方式而带来的繁重劳动力得以大大减轻，但这并不意味着档案管理人员的作用完全失去了，反而对档案管理人员的素质水平提出了更高的要求。因此，县级财政部门应当要重视档案管理人才培养，不断提高档案管理人员素质水平，尤其是要引进同时具备档案管理能力和计算机软件操作能力的全能技术人才，以满足县级财政电子档案管理与维护工作的实际需求。
（三）强化电子档案的安全保障管理
在县级财政电子档案管理与维护工作中，必须要重视电子档案的安全保障管理问题。对此，首先应当在负责收录电子档案信息的计算机中安装有效的防火墙和杀毒软件，其次要定期对机器设备进行保养、定期对电子档案信息进行备份，再者要加强对档案管理人员的责任意识教育，并使之签订相关责任书，以提高其工作积极性与主动性。五、结语综上所述，应用县级财政电子档案的优势在于工作高质高效、信息存储量大、操作灵活便捷以及拓宽服务领域。但是目前在县级财政电子档案管理与维护中仍旧存在着许多问题，只有不断完善档案管理与维护体制、提高档案管理人员素质水平、强化电子档案的安全保障管理，才能够提高县级财政电子档案工作质量。
参考文献
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［5］王建双.县级财政电子档案管理与维护探讨［J］.办公室业务,2015（21）.
作者：张志生 单位：吉林省伊通满族自治县财政监督检查室
电子档案与传统档案管理的对比论文 篇13
【摘要】本文从电子档案具有凭证价值的理论出发，从观念、档案学理论、技术等几个方面探讨企业电子档案的凭证价值，并以此为依据探索优化企业电子档案管理内容、流程、安全保障等方面内容，以期建立有效的企业电子档案管理体系，实现企业电子档案效用的最大化。
【关键词】凭证价值；企业电子档案管理；流程；安全保障
关于档案的凭证价值研究，国内外档案界学者早有论述。但以凭证价值为依托，具体研究先进企业电子档案管理研究却少人问津。为此，首先要分析学术界对企业电子档案的凭证价值争论点，进而深入研究凭证价值与企业电子档案管理之间的深层次关系。
一、企业电子档案凭证价值概述
信息时代之前，档案多以纸张作为载体，原始性的各方面要素充分体现。随着信息化时代的到来，档案载体更为多元，基于原始性的凭证价值受到质疑。部分学者认为，企业电子档案是由原始档案转化而成，二次生成过程中，丧失原始属性，不再具备“原件”意义。因此，凭证价值也值得商榷。另一部分学者认为，档案基本属性的原始性，是指档案内容的原始性、记录性，而非档案保存载体。拥有凭证价值的只是其中的信息内容，内容而非形式才是引为证据的实质，只不过信息内容的原始性需要借助信息形式的原始性获得。这从根本上改变了档案原件的内涵外延，使得企业电子档案的凭证价值具有理论依据。对于以上观点，笔者认为，一是随着互联网及信息技术的快速发展，档案电子化已经成为必然。理论研究需适应社会现实发展需要，如果仍拘泥于档案纸质载体概念必然会阻碍人们对电子档案凭证价值的深入认识和探讨，企业电子档案作为实现“社会记忆”的功能将会弱化。二是只要文件一形成，“由于原始凭单或凭据拥有充分的凭证信息（往往是指原始的结构信息和背景信息），在这样的凭证信息支撑下足以证明这些凭单或凭据的真实可靠，因而它们便能呈现出不可替代的法律意义上的凭证价值。”即电子档案与传统档案一样具有了凭证价值。三是企业电子档案凭证价值的认定对于企业档案管理以及电子档案理论研究都将大有裨益。
二、凭证价值视角下，企业电子档案管理面临的问题
（一）企业电子档案自身特点衍生出的困境。尽管电子档案的凭借价值获得了学术界的认可。但由于企业电子档案自身特点，要想真正实现凭借价值还面临诸多困境。一是储存介质的可更改性。电子技术最大便利为随时性，这其中包括随时随地的可重复擦写更改。企业电子档案系统很容易受到攻击，对内容原始性可进行不留痕迹的篡改、破坏，使其对其文本内容的原生性存有疑虑。二是生存环境的不确定性。企业电子档案处于存档保存或客户需要，常需要以不同的字体、字号输出或是不同储存格式的转变，每一次载体形式的转变实际上都是对档案的再处理过程，其档案背景信息逐渐模糊，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义，但也不再具有凭证价值。
（二）企业自动化办公环境下，电子档案凭借价值面临的问题。办公自动化将企业各部门高度整合成一个有机体，有效地提升了企业办公效率。同为信息时代的产物，办公自动化和电子档案所利用的载体具有共融性，但办公自动化搭建的管理应用体系又对电子档案凭借价值产生不可忽视的影响。一是传递前身原始属性的质疑性。目前，我国企业的办公自动化水平还比较低，主要是建立于计算机及互联网基础性推广应用上，企业各部门凭借内部自动化办公网络将档案数据信息向档案部门传递。企业档案种类繁多，且部分涉及企业重要数据和商业数据，办公自动化使企业各类数据相互流动，并进入不同主体手中，数据信息经过几道程序的筛选、甄别，致使档案数据传递前身的基础属性存在疑虑。二是高度自动化带来的挑战。企业自动化程度越高，档案管理存在的不安全因素就越多。办公自动化系统基于网络的系统，使得病毒直接嵌入服务终端，实现对原始档案的破坏。基于此，即使能够确定档案为电子文件的原始载体，也无法确认文件的真实性，凭证价值随之消失。
三、凭证价值视角下，优化企业科学电子档案管理建议一是设定企业电子档案权限，规范工作程序流程。
数字化档案权限划分的基础是对用户角色的划分，即构建起用户、角色、权限三级体系。每一个用户都有一个或几个角色，每个角色又对应固定权限。目前，我国企业多采用部分加等级的权限控制方式，即“每角色均具备部门和等级两个属性，每一角色只能对自己所属部门的不高于自己等级所对应层级的档案进行管理和使用。”此外，建立适合企业工作发展的企业电子档案管理工作标准规范，使文件管理、收集编撰、档案管理、开发利用、信息服务等各个环节在安全控制和标准规范之上，有效运转，整体提升企业电子档案管理水平。
二是尝试使用统一的数据格式标准软件。统一的数据格式可准确反映电子档案信息内容的原始性、真实性，有效减少载体形式，使其背景信息清晰可见。例如可以搭建企业电子档案管理系统，对档案管理、人库管理、流动管理、租赁管理、设备点检、维修管理等部分，设定全动态追踪管理，有效把控企业档案信息数据全流程。
【参考文献】
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