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流动人员人事档案管理探索论文
摘要：伴随着社会主义市场经济的快速发展以及人事制度改革的深入推进，人才流动速度随之加剧，流动人员人事档案管理的地位和作用日益凸显。本文分析了流动人员人事档案管理难点和存在问题，探讨了强化流动人员人事档案管理对策措施，以抛砖引玉。
关键词：流动人员 人事档案管理 问题 强化措施
随着全球经济的不断发展，社会就业方式和就业渠道逐渐多样化，流动人员规模不断扩大。流动人员人事档管理亟需科学、有效、正规的管理机构，采取规范化、现代化的管理手段加以解决和优化。当前，流动人员人事档案管理不够规范，管理体制不够健全，管理手段原始粗放，现代化管理手段缺乏，从而导致流动人员人事档案管理效率低下，难以满足经济社会的发展需求。因此，加强流动人员人事档案管理已迫在眉睫。
一、流动人员人事档案管理难点以及存在的问题
1.流动人员人事档案管理难点。
（1）流动人员人事档案完整性归档难以实现。流动人员人事档案的完整性是确保其档案真实性的重要基础，然而，在实际流动人员人事档案管理工作中，由于流动人员工作的特殊性，许多流动人员在离开原有工作岗位后，档案不在单位保管，而是常由流动人员本人自己保管，这样在很大程度上造成了归档的困难。
（2）流动人员人事档案规范化管理难以实现。流动人员人事档案为流动人员的重要人事活动使用提供了重要数据和信息技术，要想最大限度地发挥流动人员人事档案的功能和价值作用，必须加强流动人员人事档案的规范化管理。然而，由于流动人员人事档案来源多，结构复杂，加之，人事档案管理部门档案管理体系不健全、管理意识薄弱，管理手段落后，档案更新和利用效率低，人事档案规范化管理道路漫长、艰辛而又充满挑战。
（3）流动人员人事档案的利用效果低下。人事档案属于机密性的文件，这在很大程度上保护了公民的隐私不受侵犯，然而也使得人事档案的利用价值无法真正的得以发挥，这给流动人员的各种人事任用增加了一定的难度。此外，流动人员管理现代化步伐发展缓慢，未做到与时俱进，管理模式单一，管理软件落后且不统一，尤其在有些地区，流动人员人事档案管理局限于档案目录管理上，管理方法原始，仅仅依靠员工记账，网络信息化管理手段缺乏，难以对档案信息进行充分利用，从而导致，流动人员人事档案的利用效果低下，流动人员人事档案管理工作任重道远。
2.流动人员人事档案管理存在的问题。
（1）流动人员人事档案管理体系健全性缺失。目前的人事档案管理仍沿用传统的“计划管理”形成的各项制度，计划色彩浓郁，偏重政治性，缺乏时效性，难以满足社会发展需要。另外，由于人事档案需要收到一定的托管费用，这使得某些部门为了追求眼前利益，盲目收费，或者抬高保管费用，而这对于一些收入水平较低的流动人员而言，是一笔不容小觑的经济负担，于是他们开始弃档或者自存档，这在很大程度上增加了流动人员人事档案管理工作的难度。
（2）流动人员人事档案材料收集完整性不足。当前，由于用人单位流动人员人事档案管理制度不够完善，管理不够规范，流动人员人事档案材料收集缺乏完整性。比如，流动人员聘用合同、年度考核表未能及时进行归档；流动人员人事档案内容存在“千人一面，千篇一律”现象，形式化、口号化普遍，如，对于个人评价，大多是一些“学习认真、团结同事、工作态度良好”等过于笼统的话，难以体现出个性特色,同时，也使得用人单位无法从这些人事档案中了解他们真正所需要的东西，如，员工的诚信度、工作成就、个人业绩、思想品行等基本情况，这使得流动人员人事档案失去了真正意义上的参考价值。
（3）流动人员人事档案管理标准化程度偏低。流动人员人事档案作为流动人员人事活动的重要信息载体，要想充分发挥出其功能和价值，必须注重人事档案的标准化管理。然而，当前一些单位人事档案部门人事档案管理方法滞后，仍过多地依赖传统纸质档案管理模式，手工操作过多，加之，重管理，轻服务，现代化管理水平不高，工作效率低，无法实现标准化管理目标。比如，根据流动人员人事档案相关标准化管理要求，流动人员人事档案材料应使用统一规格的纸张，若发现存在折皱、破损、卷角等情况，需要对其进行裱糊、折叠等加工，再统一上交保管，以确保流动人员人事档案的完整性。然而，在实际过程中，许多用人单位往往草草了事，未能予以及时有效处理，使得流动人员人事档案的作用大打折扣。
（4）管理机构较为混乱，人员配备不合理。当前，在某些地区，流动人员人事档案管理机构较为混乱，人才服务机构、劳动就业服务机构、失业管理部门、社会保险机构等都在公开或私自管理流动人员人事档案，甚至一些地区人才交流中心私自将流动人员人事档案承包给一些民办中介机构，并不惜恶意竞争，擅自提高收费标准，人事档案管理成了他们谋取利益的手段，严重影响了流动人员档案管理秩序。其次，流动人员人事档案存在转递混乱、移交不及时等现象，流动人员人事档案保管手续不规范。一些档案管理单位，特别是那些私自保管人事档案的单位，他们私自抽取、涂改、销毁有关重要凭证材料，违反规定为他人开具不合法的人事档案证明，这使得流动人员档案管理秩序受到了严重的干扰。再次，流动人员人事档案管理人员配备不合理，综合素质不高。目前，流动人员人事档案管理人员大多非档案专业出身，专业技能、素质能力偏低，档案管理综合素质有待加强。
二、强化流动人员人事档案管理的对策措施
1.加强流动人员人事档案日常管理工作。
目前，应将流动人员人事档案管理纳入人力资源日常工作中，并加以严格规范，狠抓落实。首先，在制度建设上，要不断完善和健全流动人员人事档案管理制度，建立科学的、与时俱进的流动人员人事档案管理体系，以规范和优化流动人员人事档案管理过程，确保流动人员人事档案合理有序进行。比如，在流动人员进行考试、职称评定过程中，要严格把关，必须要求人才托管单位或人才中心提供真实、有效、客观的证明材料，以避免和杜绝有违纪违规现象的出现。其次，在管理环节上，要树立“以人为本”的管理意识，努力遵循“科学化、高效化、规范化”的管理原则，注意多层面、多方位地健全和优化流动人员人事档案管理体制，并借助现代化、与时俱进、行之有效的管理手段，强化流动人员人事档案管理，提高流动人员人事档案使用效率和管理水平。比如，在流动人员人事档案管理的整理、收集和存档环节中，严格执行规章制度。在进行流动人员人事档案存储工作时，要重视档案存储环境建设，档案保管要注意通风、防火、防潮、防盗、防霉。
2.健全流动人员人事档案管制体制。
首先，明确社会各组织在流动人员人事档案管理的相关责任，以提高各社会组织单位对流动人员人事档案的管理意识与重视度。要实行集中统一、归口管理的管理体制，政府人力资源社会保障部门是流动人员人事档案管理的主管部门，具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，其他单位未经授权，不可擅自管理流动人员人事档案，一经发现，一律按违纪行为处理。其次，为了充分发挥流动人员人事档案功能作用，使流动人员的个人信息和权益得到有效保障，社会组织中的人事档案管理应为服务于社会组织管理，而不能将其作为身份证明，随意在各社会组织单位中加以调动。再次，要注意完善流动人员人事档案管理体制，规范流动人员人事档案管理制度，明确流动人员人事档案范围，确保流动人员人事档案管理合理、有序进行。
3.加快推进流动人员人事档案管理信息化建设。
随着互联网的普及，网络信息技术的不断进步，这为流动人员人事档案管理信息化、数字化提供有利的契机。因此，各地要积极加快推进流动人员人事档案管理信息建设，建立流动人员人事档案个人电子档案系统，完善流动人员人事档案数据库系统，优化流动人员人事档案网络化管理体系，注意完善资源共享、异地查阅、统计分析等功能，以实施流动人员人事档案的网络化管理、自动化以及动态化管理，提高流动人员人事档案管理水平，确保流动人员人事档案的真实性、准确性、可靠性以及实效性，从而便于人事信息的查阅流转，适应人才流动的需求，提高档案的利用效率。
4.提高流动人员人事档案管理人员的综合素质。
在网络信息化时代，为了促使流动人员人事档案实现现代化管理目标，满足时代经济发展需要，人事档案管理部门必须加强人事档案管理队伍建设，建立一支高素质、高水平、一专多能的复合型管理人才队伍，以推进人事档案管理信息化建设。各人事档案管理部门要加强对人事档案管理人员专业档案管理知识、计算机知识、法律法规知识等方面培训教育，使其成为知识体系结构全面，综合型管理人才，从而提高档案管理人员的综合素质，使其能够适应社会环境变化，并且能够胜任流动人员人事档案管理工作，满足流动人员人事档案信息化、数字化管理的迫切需要。
5.规范和完善流动人员人事档案的收集整理工作。
应做到：一是规范和完善流动人员人事档案收集和保存方式。人事档案管理机构或组织机构应与流动人员人事档案委托人签订管理合同契约，并严格按照合同契约内容加以执行，以明确双方的利、权、责，保证流动人员人事档案材料的齐全与完整。二是规范和优化流动人员人事档案整理工作。档案接收人员在接收流动人员人事档案时，要对档案材料予以仔细检查，并不断充实流动人员人事档案管理内容，若发现内容不完整或出现遗失、损坏，应及时向有关组织单位询问，并要其开具一定的材料证明，以确保流动人员人事档案材料的完整性。收集和整理的档案材料，必须经过严格的鉴别，需经单位盖章或本人签字的，签字盖章后方可归入流动人员人事档案中。总之，伴随着社会主义市场经济的快速发展以及人事制度改革的深入推进，流动人口比例不断呈现上升趋势，流动人员人事档案管理的地位和作用日益凸显出来，加强流动人员人事档案管理有着极为深远的意义。在新时期，各单位要重视流动人员的人事档案管理，做到与时俱进，不断解放思想，探索新的管理方法和手段，加强流动人员人事档案管理，提高流动人员人事档案管理水平和效率。
参考文献
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