在建工程项目档案的管理及其应用论文
摘要：管好用好在建工程项目档案并将档案管理工作直接放在建设一线，是科学管理档案工作的方法之一。这一方法的应用，为在青藏铁路运营管理创世界一流水平目标中发挥了极大的作用。
关键词：工程项目;档案管理;青藏铁路
青藏铁路格尔木至拉萨段建设项目档案信息是直接记述青藏铁路建设过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源。铁路建设项目工程档案是铁路建设科学资源储备的宝库，只有以工程档案为依据，才能进行科学的规划、建设和管理。
1青藏铁路格尔木至拉萨段建设项目工程档案概况
青藏铁路档案全部归青藏铁路公司档案室管理。青藏铁路公司档案室前身是西宁分局综合档案室，在青藏铁路2001年6月29日开工时期，文书档案由青藏铁路公司办公室管理，科技档案由工程部管理，会计档案由计财部管理。整个建设项目的会计档案，由计财部统一移交归档;西宁分局档案室负责收集、整理、鉴定、保管公司的文档。对科技档案、会计档案在各部门分别设立专人负责制。
2004年6月19日，西宁分局档案室并入青藏铁路公司档案室，形成了新的档案室，并对青藏铁路格尔木至拉萨段建设过程中形成的档案进行集中统一管理。为了确保所有工程文件能够及时、准确地分发到有关部门并完整地保存，避免工程文件的丢失，公司采取了工程文件统一接收、分发管理的措施，并把工程文件的进出渠道归口控制起来，确保了工程文件归档的完整性、清晰可读性。在收集工程文件的同时，还编制了《文件材料归档范围和要求》等工作程序。在2006年6月工程初验通过后，共接收各施工单位移交的竣工档案共5987卷，其中可行性研究档案8卷、初步设计档案18卷、科技档案58卷、施工设计图1052卷、声像档案28卷、其他各专业竣工档案4823卷。
青藏铁路建设项目档案的主要内容是以基本建设为主，涵盖了建设项目的设计、施工、监理、设备、安装、调试到竣工的全过程档案。根据《城市建设档案归属与流向暂行办法》的规定，在城市规划区内进行建设的铁路工程形成的档案报送城建档案馆，共移交给拉萨市城建档案馆134卷。目前建设项目档案分类准确、组卷合理，符合部颁标准和规定。
其中，科研档案依据《铁道部科技研究开发计划管理办法》和《青藏铁路公司科技研究开发计划管理办法》的有关规定，及时对课题的研究报告、技术资料按档案管理的有关规定分类存档、妥善保管，共接收由科研管理部门按标准整理后移交科研档案58卷。声像档案的收集与建设项目工程施工档案同步进行，并由施工单位按施工标段，根据《声像档案管理办法》规定组卷、移交。
2建设项目档案管理的'模式及控制措施
青藏铁路公司对建设项目档案确定了强化制度约束、加大规范管理、主动超前介入、共同参与建档的建设项目档案管理模式，形成了较为完整、符合工程建设和运营需要的上下结合、横向协调的管理体系，所采取的控制措施有以下几个方面：
2.1健全制度，强化管理
铁道部和青藏铁路公司各级领导始终高度重视建设项目档案工作。2001年6月29日青藏铁路格拉段开工时，铁道部档案史志中心下发了《关于加强青藏铁路档案工作的通知》，要求设计、施工、监理单位的领导，要高度重视工程设计、施工中形成的档案。青藏铁路公司在此基础上下发了《青藏铁路建设工程竣工文件编制和归档办法》，并将档案工作纳入工程管理程序和施工技术管理，坚持工程档案收集工作与工程勘测、设计施工同步进行。
针对建设项目档案积累、收集中存在的问题，制定下发了《关于进一步明确竣工文件编制有关问题的通知》统一标准。还根据现场存在的具体问题，先后制定下发了《铁路建设项目竣工文件移交办法》、《关于青藏铁路竣工文件编制移交的补充规定》和《进一步明确站前工程竣工文件编制移交有关规定》。
青藏铁办下发了《关于青藏铁路格拉段竣工文件编制与移交验收的通知》，及时解决了项目档案材料形成过程以及移交过程中出现的难点和疑点。
2.2岗前培训，规范要求
青藏铁路开工时，公司派有实际经验的档案专业人员，给进场的各项目施工单位的项目经理办培训班，从项目经理、技术总工到质检员、施工员、测量员、内业资料员都能明确自己的职责。针对建设项目竣工档案从原始积累、到归档范围提出具体要求，使每个参建的施工单位和监理单位从工程开工建设时起，就能够明确本工程的建设项目档案有哪些要求、编制的依据是什么，达到什么标准，采取什么措施，保证建设项目档案收集齐全，内容准确，整理规范，按期归档和移交。公司根据工程进度召开专题会议，就建设项目档案积累收集、编制移交等问题展开培训、讨论并现场解答，进一步规范了编制建设项目档案内容和标准。
2.3现场指导，堵塞漏洞
在建设项目施工期间，青藏铁路公司和建设总指挥部的档案人员，经常深入建设施工现场，特别是深入到各个施工单位的项目部，针对各单项工程的施工进度，积累施工材料的过程中存在的问题做具体指导。堵塞了建设项目档案在施工和移交期间出现的漏洞。公司档案部门、建设指挥部和接管单位共同组成建设项目档案初验检查指导组，对全线33个站前工程标段，和站后房建、通信、信号、电力标段，先后分别召开专题会议，及时解决建设项目档案材料形成过程中出现的难点、疑点等问题。公司规定了移交档案的时间和地点，做到移交不混乱，接收有办法，保证了建设项目档案的齐全完整。
2.4主动介入，共同建档
青藏铁路格拉段建设项目施工后期，公司档案部门和建设总指挥部、接管单位有关人员主动介入到各施工单位，就如何编制好竣工档案、如何归类组卷、如何排列卷内文件顺序等问题进行全面指导，保证了建设项目档案材料齐全完整，组合排列有序，确保文件之间保持着有机联系。根据公司档案部门提供的专业竣工文件范本，每个专业各做一套建设项目档案，以点带面，待验收合格后全面铺开。公司选出一些项目竣工档案作为样板工程，召开全线参建单位项目工程档案样板观摩会。
3确保竣工图的编制及质量
青藏铁路格拉段施工设计图由铁道部第一设计院设计，由各参建单位施工，监理单位负责审核、监督。在建设施工中坚持设计施工并重、监理审核的原则，保证了竣工图的质量。
编制竣工图的主要依据包括设计施工图、设计变更通知单、工程变更通知单、施工过程中的具体措施及其他相关资料。从工程建设各方的关系来看，对竣工图的编制起主要作用的是设计单位，但是施工单位和监理单位缺少任何一方都很难保证竣工图编制资料的齐全和完整。设计单位负责提供施工图纸和设计变更通知单;施工单位负责施工，对施工的真实情况、更改过程再反馈到设计单位;
监理单位既代表业主的利益，对业主负责，为工程质量负责，也是设计和施工单位的联系纽带，在施工过程中，其既要审查设计单位的施工图，也要对施工单位提出修改意见和处理措施。在项目档案编制过程中，由于采取了上下结合、横向协调的办法，使竣工图的编制质量得到了保证。做到了由设计单位、施工单位、监理单位联合编制，各取其精，各去其粗，使编制出的竣工图不仅质量可靠，而且真实地反映了施工过程的实际情况。
4建设项目档案的基本评价
4.1建设项目档案的完整性评价
参建单位完成建设项目档案编制后，公司组织由接管单位和工程管理部门参加的建设项目竣工档案的质量检查和移交归档前，按照《铁路建设项目竣工验收交接办法》、《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》和《科技档案卷质量标准》等要求进行验收。目前，所产生的建设项目档案达到了收集齐全、内容全面、装订整洁。
4.2建设项目档案的系统性评价
青藏铁路格拉段的建设项目档案组卷规范，内容齐全。竣工文件先分专业、后按单项工程组成若干案卷，案卷之间，按工艺流程、施工顺序前后、系统分类进行组合。档案能够遵循文件材料形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，体现了较好的系统性。
4.3建设项目档案的准确性评价
归档的建设项目档案均经文件材料形成单位和监理部门审核、批准，其内容、数据与事物真实一致。竣工图内容准确，线条、文字符合规定和要求。
真实反映了项目工程竣工时实际情况，图纸修改方式规范，修改内容在相关图纸和部位上修改到位并注明修改依据。
5建设项目档案在公司运营管理中的作用
档案作为一种信息资源产生于实践，应用于实践，在运用管理中具有不可替代的作用。随着青藏铁路格拉段投入运营，管好用好世界一流高原铁路实现运营管理创世界一流水平是我们的工作目标。
建设项目档案的齐全、完整、准确系统地保存下来，在实现青藏铁路运营管理创世界一流水平目标的过程中不断发挥着重要作用。
为管好用好青藏铁路，实现“安全持续稳定，运输畅通无阻，服务优质高效，环保全面达标”的目标而科学决策提供了重要依据。公司利用工程竣工档案建立健全了青藏铁路格拉段线路、桥隧、路基等设备图表，为今后养护维修这条线路提供了详实的图文资料，并为及时掌握青藏铁路格拉段多年冻土路基地段的观测和整治提供了重要依据。这些档案的利用强化了线桥隧涵病害、维护线路等基础设施的稳定;切实提高了机车车辆和通信信号等行车设备质量，确保了行车设备的可靠性;加强了治安综合治理和安全保卫工作，强化了施工作业控制和组织管理;加强了格拉段应急管理和应急救援工作，为切实做好职工和旅客卫生保障工作提供了条件，在加强沿线环境治理、实现环保全面达标等方面都发挥了重要作用。一年来，为整治线路与设备借阅档案1627卷，查阅资料125册，为解决经济建设和工作中的问题查阅档案1089件。建设项目档案在管好用好世界一流高原铁路的实践中所发挥的作用已得到显现，青藏铁路基本实现了运输安全稳定、环保全面达标的目标。
参考文献
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[2]周雪恒.中国档案事业史[M].北京：中国人民大学出版社，2004.
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