房地产档案规范化管理研究论文

  现阶段,房地产业迅猛发展,随之房地产档案资料的种类和数量不断地增加,如果不能做好房地产档案管理工作,势必会引发各种产权纠纷,为了保证公民以及房地产开发商的合法权益,就必须加强房地产档案的规范化管理。因此,文章针对房地产档案规范化管理的研究具有非常重要的现实意义。

  一、房地产档案管理过程中存在的问题分析

  (一)房地产档案管理职能定位不准确。现阶段,我国房地产业发展速度非常快,房地产档案资料的数量不断地增加。虽然,我国房产管理部门内部职能划分越来越细化,但是在细分时并不重视管理职能的划分,导致出现管理职能定位不清、尺度把握不准等问题,难以发挥房产档案管理部门应有的价值。

  (二)档案管理人员素质水平有待提高。随着数字化管理模式的推广和应用,对房地产档案管理人员素质水平的要求不断地提高,为了保证向客户提供更加准确、高品质的档案信息,不仅要求档案管理人员具备良好的专业素质,还需要涉猎和掌握档案管理各个方面的综合知识。但是,通过对我国现状进行分析,我国房地产档案管理人员这方面的能力相对较低,综合素质水平有待提高。

  (三)档案利用程度相对较低。通过科学、合理的应用房地产档案,能够给房地产行业的发展注入新的活力,给社会公民以及房地产行业合法权益的维护提供可靠的保障,这就要求创建一套科学、完善的房地产档案,并对上述信息资源进行科学、有效地利用。通过对我国现状进行分析,房地产档案资料的使用程度、开放程度相对较低,检察机关查阅相关房产资料的难度相对较高,更不用说普通的人民群众了。

  二、实现房地产档案规范化管理的有效途径

  (一)制定可行、科学以及统一的档案管理规范。为了实现房地产档案的规范化管理,首先应该制定可行、科学以及统一的档案管理规范,具体做好以下方面:其一,加强对房地产档案规范的学习和研究,不断地提高房地产档案管理人员的创新能力。其二,相关行政主管部门应该尽快地制定与实施房地产权属档案管理实施办法,在相关制度的约束下,不断地提高档案管理的规范化和标准化。其三,制定每项业务所需档案的范围,文件材料的规格、鉴定制度、保管期限以及销毁制度等,并且档案管理人员必须严格地按照相关规范和标准执行,在接收档案时必须按照上述规范进行保存,以此保证档案有据可查,不断地实现房地产档案的规范化、标准化管理。

  (二)强化对档案管理人员的培训和教育。必须加强对档案管理人员的培训和教育,具体包括两个方面:其一,行政主管部门以及档案主管部门,应该联合对房地产权属档案管理人员进行专业的培训和教育,保证所有的档案管理人员能够及时、准确地了解新程序、新政策以及新知识等,不断地更新、丰富以及完善档案管理人员的知识结构,创建一支既具有档案管理知识,又懂房地产管理、计算机知识的综合性档案管理人才队伍。其二,房地产权属档案管理人员自身应该不断地加强对房地产权属档案的研究和分析,同时加强与房地产权属档案文件形成单位的联系,如司法部门、拆迁部门以及测绘部门等,及时、准确地了解相关档案产生的背景,对所办业务各个环节都能做到了如指掌和手到擒来,保证房地产档案资料的完整性、真实性。

  (三)梳理流程,实现档案管理各个环节的规范化。通过对业务活动进行全面、细致的调查和研究,形成所有业务环节的档案资料,这是制定归档范围的首要步骤,同时也是实现档案合理、规范管理的必要条件,特别是在网络化、信息化的办公环境下,更应该对业务流程进行梳理,按照形成→整理→鉴定→归档→再整理→保管→利用→销毁的流程,科学、规范地做好各个业务流程的管理工作,保证各个环节之间能够相互制约和校对,及时地发现问题并纠正,进而实现各个环节的规范化管理。

  (四)实现档案管理的数字化,全面提高档案服务能效。随着电子技术、信息技术的快速发展,其在档案管理工作中的应用已经成为一种必然趋势。房地产档案资料种类和数量众多,通过实现档案管理的数字化,不断地提高档案资料的信息化水平和共享程度,通过联网办公,能够强化业务部门和档案管理部门之间的联系,有利于实现档案资料的统一收集和管理。因此,这就要求房地产档案管理人员必须紧紧围绕“档案信息化、数字化”的目标,采用数码摄影技术、电脑存储技术等进行档案资料的采集、储存和整理,创建数字化档案,不仅能够实现档案的永久化保存,还能够提高档案的查询和管理效率,并且普通大众也能够通过数字化档案便捷、快速地查询房地产档案资料,打破传统工作模式的桎梏,全面提高档案服务能效,实现房地产档案管理工作的可持续发展。

  (五)加强评估和优化管理,提高档案管理的规范化水平。基于全面质量管理理论,为了提高房地产档案管理的规范化水平,就应该不断地对管理进行评估和检查,这样能够及时、准确地发现房地产档案管理过程中存在的问题,并对评估、检查结果进行改进和完善。因此,档案管理部门应该定期或者不定期地听取业务部门对档案管理工作的意见和建议,并进行及时的改进和完善,这样能够有效地提高档案管理的规范化水平,为实现房地产档案管理的可持续发展提供强劲的动力。

  参考文献:

  [1]杜艳敏.浅谈房地产档案的规范化管理[J].赤子,2015(11):164.

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