提高医院档案管理编研质量的思考论文

  【摘 要】 目前医院档案管理中存在编研专业人员素质不高、编研成果利用价值不大、编研成果缺乏低成本简捷推广手段等问题。对此作者认为,首先要重视提高档案编研人员素质,同时,档案编研工作要紧密围绕医院中心工作,突破工作局限性,积极探讨与相关部门开展专题编研等途径以改善和提高档案编研质量,还要借助数字化网络化途径进行编研成果推广,使编研工作带动医院档案管理的整体水平,从而推动医院管理现代化水平。

  【关键词】 档案管理 编研质量 提高

  随着国家档案法规的落实以及医院自身管理日益科学化、规范化,医院对档案管理越发重视,部分大型综合性医院成立了综合档案室,开始全面系统地对本单位档案实行综合管理。档案室的成立,改变了长期以来医院档案、文件资料管理分散、缺乏责任人、丢失严重等问题。其中部分医院综合档案室还通过了档案管理国家二级、国家一级的评审,成为同行中的佼佼者。我院在继2002年6月上旬医院整体通过ISO9001国际质量认证之后,6月下旬,又通过了“科技事业单位档案管理国家二级”评审,从而使医院在现代化管理方面上了一个台阶

  作者在从事档案管理数年工作中,接触了一些同行工作,也通过互联网浏览了众多档案网站,发现在档案管理中,档案编研工作成为档案管理或者档案升级中的不小难题,表现在档案管理专业人员素质拔尖者不多,对档案编研重视程度不够,存在应付的心理,编研成果精品少,滤布缺乏“适销对路”的编研成果;另外,已经完成的编研成果因各种原因致难以在单位内公开发行,影响了编研成果发挥信息资源共享、资料参考的作用。针对以上问题,作者结合几年来实践,就档案编研工作谈几点体:

  1 提高医院档案编研人员素质,是提高医院档案管理整体水平的重要保证

  相对于省市一级档案馆从业人员来说,目前各医院从事档案管理专业人员的专业程度尤显不足,很多原来不是学习档案管理专业,而是从行政、护理、计算机管理等部门转岗过来的,在经过一段时间专业培训之后,便开始从事档案管理工作。平心而论,这样的档案管理人员,完成日常档案管理业务还是能够胜任的,然而,综合档案室面临的不仅仅是保管和丰富库藏的任务,开展档案编研工作,从更高层次开展档案服务是综合档案室生存基础和发展方向,是档案管理在医院发展过程中发挥资料保管、信息中心的重要手段

  再者,从医院综合档案室而言,由于受编制的关系,每家医院的综合档案室工作人员仅有2~4名,在人员少、要求高的情况下,对医院档案管理人员来说,其工作分工无法很细,每个人要身兼数职,如档案收集整理、电脑录入、装订上架及日常管理均可能是一二位人员完成,除此之外,还有负担一定的编研业务。面对如此客观事实,作为档案编研人员,撇开有献身档案事业的思想境界不算,首先应该是一专多能,除了必须具备档案管理基本知识外,还要了解档案管理政策导向,有较强的文字写作能力。再者,要熟悉医院基本情况,了解医院发展动态,掌握足够多的编研素材,才能做到胸有成竹,选准编研题目,编写出有实用价值、参考意义的编研成果

  具备以上素质的档案编研人员,应该说是难能可贵的,然而,从方便工作、提高效率出发,编研人员还要熟练掌握计算机技术,最大限度借助现代科技为自己的工作学习提供便利。要学会借助网络及时了解、传递专业信息,熟练掌握电脑写作、编辑,采用文字扫描识别方法提高文字录入效率,借助美工编辑软件如photoshop、Ulead PhotoImpact、corelDRAW、PageMaker这样的专业图像编辑、文字排版软件,应用到档案编研中的美工编辑、文字排版等等。只有这样,才能争取工作的主动性,减少对外界依赖,提高档案编研工作效率,提高编研成果整体效果

  提高档案编研人员素质,应该有多种途:是医院领导有意识选拔素质高、责任心强、有献身档案事业的同志从事档案管理工作;二是加强在职档案编研人员在岗学习,自学互学,通过参加各种培训,外出进修等多种方式提高其专业技能,其中特别是在日常工作环境中营造一种互相学习沟通,支持,共同向上的氛围;三是聘请档案管理专家检查辅导工作,及时发现并纠正存在问题

  2 档案编研工作要有的放矢,紧紧围绕医院中心任务开展工作

  由于综合档案室所处位置,远离医院各种纷繁复杂的医疗行政管理业务,档案管理人员较少参加医院重大活动,压滤机滤布不能及时掌握医院发展动态,编研选题可能脱离医院中心工作,造成编研成果实用性不强,或者参考价值不大。针对存在问题,我们认为,档案管理人员要树立强烈的“同步”意识,在院领导的重视支持下,参与医院各项重大活动,及时了解、掌握医院发展动态,系统完整收集到有关重大活动的档案资料。在此基础上,档案编研人员才能紧密围绕医院中心工作,有针对性地开展编研工作,给领导科学化决策提供科学依据,给医院今后留下宝贵历史资料,档案室也才能真正发挥档案保存、开发的作用,也让人们认识到档案管理在医院发展中所起的作用,从而更支持档案管理工作,促进档案事业的发展

  这几年来,我们紧紧围绕医院中心工作,融合于医院各项重大活动中,把推动医院发展作为档案室义不容辞的责任,并为此开展多项档案编研工作。2001年上半年,结合广东省开展卫生系统行风评议活动,我院档案室对1990年以来发表在各级报刊杂志上有关本院医德医风报道进行编辑(主要采用文字扫描识别录入),编写出12万字的《我们的心灵比白云高洁——1990年~2001年汕大医学院第二附属医院医德医风媒体报道集萃》,并发给相关科室,该书既成为医院医德医风生动教材,也使零碎、缺乏连贯性的媒体档案资料有了一次系统整理。结合名人档案工作的开展,医院综合档案室搜集十余年历史资料(含相片、媒体、医院大事记等),自己设计排版,并借助单位彩色打印机出版了《李嘉诚先生与第二附属医院》专题画册,该画册已成为本院职工爱国爱院的生动教材。2000年下半年,按照汕头市卫生系统关于各医疗单位开展编写院志的要求,我室依托丰富档案材料,承担了《院志》编写工作,在人手少,时间紧的情况下,编研人员全力以赴,加班加点,认真组织素材,核对材料,统筹规划,终于以较高质量完成了计文字24万,插图60幅,以及大量图表、电脑示意图的《院志续编》(1988年~2001年),受到医院领导的好评

  3 医院档案编研人员要突破自身局限性,采取与其他科室联合编研形式,有针对性开展高质量的专项编研工作

  客观来说,医院档案管理人员由于自身知识的限制,所涉及范围较窄,要满足全院各科室对档案需求有一定困难,这也带来了档案室编研成果专业性、针对性不强的问题,或者说,完成的编研成果在医院没有用武之地,没有实用参考价值

  针对此问题,我们认为,要使编研成果有用武之地,在医院发展进程中发挥作用,其方法是要大胆突破自身的局限性,发挥档案室库藏资料丰富、有较强编研能力的优势,与相关科室合作,开展专业性编研成果写作。这样,既可以较快完成预定目标,又使档案管理人员更加深入掌握各科室动态,对进一步发掘、收集档案材料有较大帮助

  就医院具体单位来说,档案编研人员与职能科室开展编研工作的范围是十分广泛的,类似与党委部门合作开展党建专题编研,与信息统计部门开展疾病统计分析、流行病学调查,与护理部门就护理人员知识层次、护理新技术开展相应专题编研等等。可以说,突破档案室自身限制,多部门开展联合编研的前景是十分广阔的

  我院综合档案室近年来在这方面作了一些尝试。2000年12月在医院职代会召开前夕,与工会合作完成了《腾飞中的汕头大学医学院第二附属医院》(1997年~2000年医院工作回顾)专题展版,2003年中,完成《发挥工会职能作用,依法推进医院现代化建设》(1993年~2002年医院工会工作回顾)等专题图片展,专题展览其素材、美工设计、电脑排版均由综合档案室人员完成,展览后职工对其反映效果极佳

  4 借助数字化、网络化技术,积极开展编研成果推广工作,提高编研成果的两个效益

  编研工作完成后,编研成果的推广利用才是编研工作目的所在。由于医院自身经济的原因,编研成果往往难以印制成册并在单位范围内推广发行。即便是采用内部手工印刷形式,出版一种编研成果起码也要数千元资金,更不要说通过出版社在社会公开发行。综合档案室在花了九牛二虎之力完成编研成果之后,却将其藏于深闺,束之高阁。假如档案编研成果没有送达有关人员手中,则根本发挥不了档案编研作用,其意义便大打折扣

  事实上,借助现代计算机技术及网络通讯技术,推广档案编研成果便可以做到事半功倍的效果。例如,将编研成果以电子文本形式(类似以word文本、电子书、网页、PowerPoint幻灯等多种形式),制作成电子光盘或网站进行推广提供利用,同样达到出版发行目的。目前光盘价格低廉(每片光盘市场价2~5元),而容量大,采用光盘出版形式其成本低微。我院综合档案室对自己编辑完成的十余种编研成果,除了每种仅自行印制数份供存档及领导审阅外,其余均以网站形式制作成电子光盘。光盘内容有《院志》、《人物志》、《大事记》《历年干部任免文件》、《光辉的足迹——历年医院发展媒体报道集萃》、《1990年~2001年医院医德医风媒体报道集萃》、《全宗指南》、《医院基础数据汇编》、《李嘉诚先生与第二附属医院(专题画册)》、《相片档案专题》、《医院档案管理制度汇编》等12种编研成果,共计90万文字、近千幅相片及视频文件等,如此多的内容汇集于一片薄薄光盘中,送发至各科室中,给全院干部职工浏览、下载、剪贴等提供了极大便利,充分发挥了编研成果所起的作用。

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