档案管理毕业论文

档案信息化建设与档案管理的探讨论文

时间:2020-12-30 09:13:08 档案管理毕业论文 我要投稿

档案信息化建设与档案管理的探讨论文

  摘要:档案信息化是随着科学技术进步、社会发展,逐步形成的一种新的管理模式,档案管理要跟随时代变化而革新、与时俱进,这样才能更好地适应信息时代的需求,实现档案信息管理的归档、管理、提供服务和收集的效率,满足当前人们对档案信息的要求[1]。本文就档案信息化建设与档案管理的策略进行细致的探讨,内容如下。

档案信息化建设与档案管理的探讨论文

  关键词:档案信息化、管理、建设

  1、档案信息化建设含义

  档案信息化建设就是借助或者依托现代化的手段,例如:网络、信息技术、计算机等,在档案的管理中,根据国家相关的档案行政管理部门的要求和相关的信息社会要求,对信息进行管理、搜集、保存的一种管理模式,以档案工作为依托、档案管理学最新理论为指导、以档案资源为对象的管理模式[2]。档案信息的管理主要是依据数字化信息的技术管理方式,实现网络共享,资源共享,最终达到一体化数字管理。

  2、档案管理现状

  2.1在档案信息化建设中缺乏足够的重视

  在非专业档案管理机构中,普遍对档案管理工作不够重视,这些机构中档案管理部门由于不是主要业务部门,因此在人员配备、档案管理设施设备上都多多少少存在“老弱病残”的现象,主要领导对于档案管理标准不够了解,导致机构内部档案管理部门“积贫积弱”,档案管理标准化较差,更别谈档案信息化建设和管理。这也导致了机构内部档案管理人员业务素质不高、工作积极性不佳的现状。另一方面,由于档案管理工作的特性,档案工作管理人员容易养成墨守成规的工作习惯,遵循于陈旧的管理系统,缺乏时代性的创新,如果让他们重新再接受别的工作形式,在短时间内他们身体和心理上都接受不了,甚至会出现抵触,不愿意轻易改变的情况[3],如此形成了机构内部档案管理工作的不良循环,使档案管理工作大大落后于信息时代的要求。

  2.2对档案信息化的管理标准不明确

  在有关档案信息化的管理过程中,还没有齐全、完整、有效的管理制度和有关部门的管理系统。国家档案局对于各单位的档案管理工作,大多数只是发挥业务指导作用,对非直属单位的档案管理工作人员和主要领导的考核、考评并不具有话语权,因此对于相关管理制度和相关的管理系统只是起建议性的作用,并不具备相关行政强制力,对此各行业、各部门档案信息的管理水平参差不齐,标准各不相同,加之各行业、各单位对于档案工作服务于本单位中心工作各有各的要求和标准。因此对于档案信息化的管理实行统一标准也具有较大困难。

  2.3档案管理工作人员的素质不高

  现今,各单位档案管理人员素质参差不齐,多数人员业务水平较低,主要表现:一是,从其他岗位上调到档案管理工作岗位,半路出家,对档案工作的理解和管理理念存在先天不足,需要长期的工作磨合才能提高档案管理工作业务技能和档案管理理念的共鸣。二是,工作责任心不强,由于大部分单位对于档案工作不够重视,直接反映在档案工作管理岗位的人员上,基本是“老弱病残”,甚至将档案室作为职业生涯的最后一站。这类人员一是没有精力学习,“心有余而力不足”,更别谈档案信息化建设、管理工作;三是,纯粹抱着“做一天和尚敲一天钟”的心态,根本不想学习,只要不犯原则性错误就行。这种现状,不但降低了单位中心工作的效率,也给他人在事务办理上造成了很多的不便[4]。

  3、档案信息化建设过程中存在的一些问题

  3.1分散性

  档案信息化建设过程中信息重叠现象屡见不鲜,主要原因是因为各单位、部门在档案信息化建设中无法实现信息的联网互通、数据共享,各个部门的信息资源无法互通,就容易造成拥有相同主题信息这样的后果。

  3.2异构性

  很多部门在接到档案信息后,在数据往资料库转移的过程中导致信息出现了异构,从而导致了很多数据档案信息的来源差异,导致了不同的数据结构,也致使一些文件属性差异,有些甚至出现了特殊的文件形式,从而导致了复杂的信息结构,也增加了人工处理档案信息的困难,浪费了本来就有限的人力物力,也对信息数据库造成了很大的存储压力,增加了维护的负担。

  3.3具有滞后性

  利用现代先进的电子技术手段建设档案的信息化,这是对原有的实体化的档案信息资料进行数字化的转变,这样可以快速地通过查找计算机目录的形式在计算机上显示出相关度资料信息和想要查找的存储内容。但是档案信息化建设不应该单单体现在先进的技术上,更应该体现在是否具有完善的管理体制上,以及对于档案工作录入的人员是否具有责任心等方面上,现如今,没有及时有效的归档的现象仍然存在着,导致很多资料信息化的缺失,大大降低了人们对档案信息化的信心和效率。

  3.4混淆信息化和数字化的概念

  有人认为从网上下载的信息就是将档案数字化后的信息,也有人将电子文件和办公手段的自动化认为是档案信息化的建设。从概念上来说档案的信息化是一个趋势,一个目标,或者是一种发展的方向[5]。数字化的档案管理是一种档案信息发展到一定程度后的一种新的信息化的档案管理形式,因此,应该明确不同的概念和其中存在的区别,在具体的档案信息化建设中避免公式化以及操作的简单化。目前,我们只是进行档案信息化的建设,实际上本质还远未达到数字化的发展阶段,档案管理数字化是档案信息化的最终目标

  3.5安全性

  现阶段许多的档案管理机构和个人对档案的信息化后的安全意识存在不足,防范措施不够完善,不能够认识到信息安全问题带来的后果,只是片面地认为只要建立安全的防护系统就能无后顾之忧。对风险认识不够,不能够及时地更新安全的防范措施。

  4、构建档案信息化的策略分析

  4.1构建完善水平高的信息化档案系统

  想要构建起完整的数字化平台,首先要建立完整的数字化系统,并在此基础上,构建公众服务平台以及内部档案系统,充分利用现今的网络技术,设立符合要求且满足实际需求的宣傳和服务窗口,进而对信息资料进行管理,加强实际应用,达到凸显其作用价值的目的。此外,还要强化信息自身的可靠性与安全性。

  4.2充分发挥多部门协作的作用

  在对电子文档进行处理、管理过程中,一般来说,原始档案产生部门对相应的电子信息资源较为熟悉,可以实现对其初步有效整合、管理。电力档案形成以后,档案管理部门一定要按照其内容来完成分类、归档、鉴别等工作,从而对其中有价值的文件进行充分利用,最终实现文档信息化的目的。通过多部门之间的协作,可以提高档案信息化的价值水平。

  4.3对电子档案进行处理

  电子档案文件建立以后,相关的工作人员要对形成好的电子信息进行审核、鉴别,等确定其中的价值后,将文件设置成只读性,确保文件不可以随意更改,保证文件的原始性和符合性。

  5、档案信息化建设的好处

  5.1节约成本

  档案信息化建设将有利于单位或部门节约资源,避免不必要的浪费。在档案信息化建设之前,档案信息的管理需要档案人员花很多的时间和纸张对档案资料进行撰写,人为地整理撰写档案信息难免会出现漏记和漏写的情况,对于资料的查找更是需要大量的时间,这样做也大量浪费了物力和人力。信息化建设后可以快速地查询到所需的资料,在保存上不易缺损和丢失,也相对简单。

  5.2提高工作效率

  现代化技术的发展被看作一个将纸质信息档案到信息化的一个过渡过程,现代化的技术能够高效提高对信息查询的效率,还可以节约人工成本,运用现代化的技术对信息处理后只需要很少的人就能完成这份工作,也大大提高了工作人员的效率。

  6、档案管理信息化建设的策略

  6.1逐步完善档案信息化管理的设施

  档案信息化建设的.首要条件就是要求基础设施要完善,如果没有这样的基本条件,档案信息化的建设就无从谈起,没有实实在在的意义。所以建立现代的信息化档案管理系统就需要基本的基础设施,其中最为主要的设施就是计算机,其次就是相应的辅助设备,例如:打印机、复印机、扫描仪等设备。在设备条件满足后我们还需要有一套完整的、可靠的系统可以快速地对档案进行录入和查询,也需要可靠的管理系统对档案进行分类管理。

  6.2将档案信息化与传统方式并重

  档案的信息化建设很重要,但是传统的档案保管方式也不能被我们无情地抛弃,不能全盘否定过去的档案管理方式,比如,现如今的房地产有关的资料文件作为房产拥有者的一个证明文件,就需要纸质文件的长期保存。还有一些原始的纸质档案比电子档案具有更高的学术或历史价值。

  6.3提高档案信息化建设的安全性

  信息时代,人们生活越来越信息化,随之而来的关于信息泄漏的问题也屡见不鲜,我们应该在现代化信息建设的基础上进一步加强和提高档案信息化建设后的安全性和可靠性。不少不法分子利用一些技术和网络上的漏洞,对档案信息管理系统进行攻击,这造成了档案信息的损坏和流失。很多档案信息在没有备份的情况下,导致出现流失的、破损的文件的情况,这就很难对原有文件进行修复和还原,所以,档案管理部门应该对信息管理的系统进行完善和升级,确保管理档案信息系统的安全性和可靠性。

  6.4增强管理档案工作人员自身素质

  首先要提高档案工作人员的工作水平,熟悉对电子文档和自动化系统的操作,有一些很有价值的书面材料,时间长了后就容易出现破损和陈旧,很多纸质上存在的资料就看不清楚,这就需要管理人员具有一定的专业素质,对纸质资料进行妥善的保管保存[6]。其次,主管领导对档案工作的高度重视。领导的重视是做好工作的重要条件,对于人员配备、硬件设施完善都具有十分重要的作用,同时也能提高档案管理工作人员的工作积极性,从根本上突破档案信息化建设和管理的瓶颈。最后,关于工作人员的敬业精神。这就需要定期对工作人员展开责任教育,使其感受到强烈的自身约束力和使命感,也要执行强有力的管理措施对工作人员形成约束力,保证档案信息的安全。

  6.5强化档案信息化建设水平

  在对资料以及信息进行接收以及处理时,需要严格按照数据信息的类型及其方式上的差异,充分利用计算机等相关手段来将其转化成数字化,同时根据信息数据的实际情况,做好专门的鉴定、分类以及归档,进行甄别,确保其在保存过程中的完整性、可使用性、真实性和有效性。同时还要制定相应的管理办法,用来加强档案信息化管理的规范,制定相应的制度,严格遵循制度的执行和实施,这样做可以更好地加强档案信息化建设应有的效率和成效。

  6.6实现档案信息资源的共享,改变原有的档案管理模式

  为进一步对档案信息化管理上的效率和作用的提高,我们必须改变相关工作人员对于档案管理理念的转变,提高档案管理者的态度,加强主动服务意识和反应能力。管理工作人员将信息及时进行整理,确保信息的时效性和真实性,做到信息共享,主动提供档案信息内容,为人们和社会提供有价值的信息。在档案信息化管理过程中,要进一步加强对电子软件和信息内容的检索,确保档案信息的有效性、规范性、安全性、使用性。

  6.7坚持质量第一

  第一,在有关档案信息化的转移和归类的过程中,工作人员必须做到每一步所做的都能够达到一个高水准,不能因为时间上的限制或者其他的一些托词,导致了质量上的下降。

  第二,档案工作人员要提高对自身的要求,加快自己对档案信息建设的知识更新,保证对于档案信息的使用者可以享受到更好的服务、更快捷的服务体验。

  第三,档案信息化的建设是国家档案工作的重点和发展方向,所有地区、所有单位都必须要参与进来,在这过程中,我们還需要下列两点并重:1.信息资源的整理与调整的职能并重;2.拓展建设与安全防范并重;软件与硬件并重。

  本文所阐述和研究的现代化信息档案管理模式,突出了档案信息化建设的重要作用,和现代化的档案管理系统无法超越的优越性。在此基础上,提出了建设档案信息化的存在的问题,以及建设档案信息化的一些步骤,这些意见为建设现代化的档案管理系统提供了较好的参考建议。

  参考文献:

  [1]褚志臣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息,2017(13):250.

  [2]马小荣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务,2017(8):84.

  [3]齐宏佳.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].办公室业务,2017(6):132.

  [4]刘爽.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息,2017(8):143.

  [5]李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理,2016(5):58.

  [6]杨志联.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务,2016(3):48.

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