基于知识管理的企业档案管理探析管理论文
计算机技术、网络技术以及通信技术的快速发展，让全社会进入了一个信息化时代。信息化时代的到来对各行各业产生了不小的影响，档案行业自然也不例外。相较于以往，我国档案事业已经取得了长足进度，特别是档案信息化建设步伐进一步加快，进一步促进了档案信息知识属性表达，转变了传统档案管理模式。
1、知识管理内涵
知识管理主要是指企业为了进一步提升自身竞争力、生存能力，以技术为支持，对企业知识进行序化储存、挖掘、共享共建的过程。从本质上来看，知识管理目标与企业活动目标是一致的。在市场当中，企业属于典型的利益群体，其所有活动均离不开效益创收、价值创造这一本质目标。因此知识管理需要与企业管理目标达成一致，以价值创造为方向对企业相关活动进行考察，并将知识管理充分渗透到各项组织活动当中[1]。当然，知识管理是一个动态性的过程。在企业发展过程当中，知识始终处于不断更新的状态。换句话说，知识并不是一成不变的固定资源，而是动态性的资源。知识管理活动也需要结合形势需求，做出有效调整。通常来看，知识管理主要包括知识获取、知识分享、知识推广以及知识创造等环节，但却不仅限于此。知识管理不但取决于管理顺序的设置、步骤的筛选，更取决于组织实际情况。对于不同的企业而言，需要差异化的知识管理方案进行匹配。也就是说，知识管理应结合知识能力、知识背景做出有效调节，才能将其效果充分发挥出来。
2、知识管理对企业档案工作的影响
在当前经济体系当中，知识战略管理能力是强化企业竞争力的重点要素。当然，知识能力不单单局限于企业管理的某一个环节，而是渗透到企业的各项工作当中。对于企业档案管理而言，也应该充分把握当前形势，以知识管理为契机，对相关工作进行创新。客观角度来看，知识信息、智力资源等是知识经济的基础。在知识管理过程中，需要对上述要素进行再创造[2]。也正是由于此，知识管理对企业档案开发及利用提出了一定的要求。
首先，知识管理要求企业在档案开发、利用过程中不断提升效率。知识管理对信息转化及学习能力具有较高的要求。从原始数据到信息生成，所有知识、技术成果若无法迅速转变为现实生产力，容易被社会淘汰。这也对企业档案开发及管理提出了较高的时效性要求。在上述情况下，企业要充分利用现代化信息工具快速整合档案材料，并根据用户实际输送相应的档案信息。在服务当中，除了提供原始文档信息外，还需要进行二次加工、再创造，不断提升档案价值，丰富档案内涵。其次，知识管理要求企业档案管理、开发、利用过程中，需要应用多元化的载体。知识经济不仅是创新经济、学习经济，更是网络经济。信息技术与网络技术的不断成熟，为知识传播提供了更大的空间，档案载体在潜移默化当中也逐渐由传统纸质载体转变为了电子信息载体[3]。企业需要适应这种新的形势，加大电子化档案数据库、检索工具等开发力度，进一步提升档案管理效率。综合来看，知识管理给企业档案工作带来了新的契机。以知识管理为导向，会促进企业不断加大档案信息开发力度，也有利于企业提升档案开发服务内容的知识性，并实现档案开发、利用创新，进一步挖掘出企业档案所蕴藏的潜在价值。
3、目前企业档案管理中存在的缺陷
虽然很多企业对档案管理愈来愈重视，但在相关工作具体实施过程中还是暴露了一定问题[4]。
3.1认知误区
企业档案管理的核心目标，在于实现企业档案知识资源价值转化。但部分企业管理者并未意识到这一点，只是将档案管理当作任务，甚至视为包袱。同时，档案管理人员也未能及时更新观念，只是机械性地进行档案材料收集、归档、整理等，却不能意识到其中所蕴藏的'潜在价值，导致档案管理工作流于形式。
3.2缺乏明确目标
大多数企业在档案管理过程中，以“为藏而收，为用而藏”为目标，但实际当中企业档案整体利用情况不容乐观。对于任何企业而言，创造经济效益是其首要目标。由于企业档案管理部门并不直接参与生产经营，自然无法产出直接效益。在这种情况下，企业档案管理往往受到忽视。同时，企业内部未能对档案信息进行充分分析，从中挖掘出一些具有价值的知识资源。由于缺乏明确的档案管理目标，导致企业档案无法发挥潜在价值，企业档案管理效能也受到了极大程度制约。
3.3管理流程有待优化
很多企业在档案管理过程中，流程缺乏融合与渗透。大多数企业档案部门与档案信息生成部门之间处于平级关系，彼此之间除了档案交接外，不存在任何联系[5]。在这种情况下，档案部门的权限必然会受到一定程度约束，甚至档案管理人员要反复催促才可获得原始档案信息。在档案分类方面，主要以标题作为依据，至于档案当中是否存在重要信息可挖掘、分类方法是否合理，难以兼顾。受限于传统流程，导致档案管理过于“呆板”，不够灵活，自然无法将其中所蕴藏的知识资源充分发掘出来。
4、基于知识管理的企业档案管理策略分析
4.1转变管理理念
要将知识管理与企业档案管理充分连接在一起，必然要更新传统观念。一方面，要树立“大档案”观念。一般情况下，人们会将档案视为历史记录，并以此限定档案范围，但却忽视了档案信息生成背景、操作步骤、设计理念、流通过程等[6]。事实上，档案的生成过程可能比档案本身更有意义。因此，在企业档案管理过程中要关注档案信息生成过程，从各个环节当中提取知识信息，更为全面地把握档案材料。另一方面，要重视档案共享及创新。对于知识管理而言，其核心便在于知识的共享及创新。从侧面来看，档案是企业知识的重要载体。企业档案管理并不是单方面的收藏、保存，而是要开发其中的信息内容，将其中具有内涵、价值的知识信息提炼出来，并进行再次加工，实现信息共享，为企业管理活动、业务活动等提供支持。除此之外，企业当中的各种工作细则、业务流程、规范等，也能够从档案历史记录当中提取有用的信息，对此进行完善，进一步挖掘档案材料的价值。
4.2构建企业档案知识管理系统
实现档案信息化是企业档案知识管理、开发的必要前提。因此，企业需要构建一个完整的知识档案管理系统。系统安全方面，要统一设置权限。企业根据用户身份设置系统登录权限，如档案管理人员、領导层、中层管理以及普通员工，需结合档案保密级别设置差异化的登录权限。例如，档案管理人员可进行在档案系统当中进行数据添加、删除、修改等操作，并且能够结合用户使用情况进行日志分析；领导层具有查阅所有档案的权限；中层管理者可查询与本部门相关的档案；普通员工只能查阅与自身业务相关的档案信息。同时，知识档案管理系统要与企业内部OA关联起来，能够进行远程登录，并以权限作为支持，借助防火墙等安全技术将一些不安全信息及非法用户隔离，防止越权访问，确保系统稳定运转。功能方面，系统具备知识抽取、信息挖掘以及搜索导航功能[7]。借助这些功能，用户可对不同的档案信息进行数据关联，从而发掘出档案信息之间的潜在联系，形成一个整体化的知识信息集。系统分为多个子系统，如知识服务子系统、档案信息服务子系统、档案信息基础服务子系统、档案信息开发、利用系统等，各子系统分别承载了不同的功能，共同实现档案管理、开发及利用。
4.3实现知识管理与档案管理协同化
首先，要简化档案管理流程。企业内部要对档案管理流程进行精简，削除一些呆板、繁琐的步骤，尽可能缩短归档、立卷的周期，提升档案管理效率。其次，要将档案知识管理融入到企业整个知识资源管理当中。企业知识资源涵盖范围较大，除了档案以外，还包括情报、资料、图书等。应该将档案视为其中的一个要素，将其与其他的要素充分关联起来，形成一个完整的知识管理体系。这就意味着档案业务流程设计方面要遵循企业整体知识管理目标，以此来提升企业整体知识管理效能，为企业创造更大效益。
简言之，知识管理为企业档案管理指明了新的方向，促使企业档案管理迈向了更高的层次。将知识管理与企业档案管理连接起来，能够对企业档案信息进行深层次挖掘，将其价值充分彰显出来，为企业管理、运营活动决策提供支持，为企业发展提供新的动力。
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