档案电子化实施方案

时间：2021-01-06 10:39:33 工作方案我要投稿

档案电子化实施方案

　档案电子化会更有利于提高工作效率，那么关于档案电子化实施方案怎么写呢？下面小编为大家带来档案电子化管理实施方案，欢迎阅读。

档案电子化综合管理系统应用方案

档案电子化实施方案

　　项目背景

　　某供电公司是华北电网有限公司直属直管的国家特大型供电企业，供电区域达3.74万平方公里，担负着向首都北京输送安全、可靠、稳定的电能和向市4区13县的供电任务。公司是国家“西电东送”工程的重要枢纽，在华北电网中的作用和地位举足轻重。公司管辖13个县分公司的生产、经营，各分公司内部网络带宽100M，各分公司之间带宽2M。

　　公司档案的来源一般有两个：一个是公司上级及政府机构的档案;一个是内部各机构及下属单位产生的档案。公司已有办公自动化系统(Lotus Notes)、档案管理系统，实现了公文流转、审阅、批示等功能。

　　近年来，为了从档案建设、管理、利用等各方面达到国家规定的企业档案建设一级标准，公司迫切需要重新部署实施档案管理系统。

　　建设要求

　　1) 由于档案管理系统的建设，办公自动化系统中办理完成的文档需要将文档的信息及电子文档转换到档案管理系统中，实现与办公自动化系统的衔接，通过该过程实现文件和档案间的转换，实现文档一体化。

　　2) 原有档案系统中条目数据和电子文档需要转换到档案管理系统中，实现已条目化、电子化的文档数据的再利用，降低以往工作成果的损失，减少重新电子化的工作量。

　　3) 公司不仅需要解决纸制材料的数字化转换和处理，还需要解决声音信息、视频信息等档案信息资料的数字化转换和处理，建立档案数据存储备份系统，集中存储数据和影像文件、多媒体文件，统一调用，资源共享，集中维护，减少下属单位的维护工作量，并在全公司范围内实现档案信息资料的管理和利用。

　　建设目标

　　根据对公司档案管理的需求分析，制订档案管理系统工程总体目标：规范档案管理的模式;和制订数字化档案管理的规范和提供一套相应的解决方法和数字化建设的(硬件、软件)系统工程。

　　总体功能设计

　　档案管理系统达到国内一流技术水平，并形成为一个以档案系统为核心的档案、文件中心：

　　1) 建立对重要档案数字化加工、采集、提供高质量的保存和管理，以实现档案、文件信息的增值，通过查询提供高速、跨库的多媒体信息存取服务，促进企业各类信息高效、经济地传递、为企业发展服务。

　　2) 是一个可扩展的网络应用系统。其功能涵盖对档案的数字化加工、数字档案信息的采集、处理、海量存储、归档、组织、发布、利用、管理全过程。包括统一平台基础之上的多个分布式的、超大规模的、具有可互操作的异构多媒体资源系统。

　　3) 建立数据交换平台，实现办公自动化系统中电子文件及相关数据信息的定期导入，档案管理系统原有数据的一次性导入。

　　总体设计方案

　　针对公司档案管理的现状，档案建设采用基于公司内部局域网和内部广域网范围的公司内网，建立档案采集、档案管理、档案利用三个子系统的方式：

　　由上图可知，系统支持市、县区的两层行政业务划分方式，下一级的数据和图像可通过远程通信服务向上一级归档，实现数据的集中。其中索引数据服务器、文档服务器根据需要合并为一台服务器。影像及索引数据由信息中心进行统一保管，通过大容量磁盘柜进行数据备份。

　　服务器和存储设备部署在市供电公司信息中心的机房内，索引数据、影像文件、多媒体文件统一集中存放。市供电公司内部用户通过内部局域网进行扫描、录入、检查、查询、管理等档案工作，县分公司用户通过DDN远程连接到市公司的局域网内进行扫描、录入、检查、查询、管理等档案工作。

　　当需要查询档案资料时，在查询工作站上即可查询到所有的数据，再不需人员进行原始档案的查询。该查询工作站可以是在局域网内的，也可以通过DDN远程连接到局域网内，这样一些在分支机构或办事机构就可以通过这种方式进行远程查询。实现部署一套档案系统，市公司和下属县分公司共同使用，节约硬件的投入和减少今后升级维护的难度。

　　档案管理系统采用了具有开放的、自由的、大型的、具有B/S多层结构的技术应用平台 D DJ2EE，使用ORACLE 9i数据库。

　　功能介绍

　　I 档案采集子系统

　　非数字化档案内容的采集

　　系统提供了各种非数字化档案的数字化采集方案，每个采集模块采用组件的.技术开发，可根据系统的实际情况均衡负载实现动态的、分布的、在不同的服务器上运行。

　　档案数据采集系统提供了案卷级著录、文件级著录、档案扫描录入、文件查询、档案重扫补扫、检查、案卷管理等处理功能

　　对于纸质档案主要采用扫描仪、数码相机数字化成TIFF、JPEG等黑白和彩色影像文件进行存储管理。对于幅面较大、超出扫描仪扫描范围的档案，系统提供影像无缝拼接功能，即可将大幅面档案分成几部分进行扫描，最后使用软件进行拼接处理，形成完整的图像。由于系统使用先进的图像处理及优化技术，拼接的图像效果与完整扫描的图像效果相近。

　　信雅达档案影像处理系统对于扫描采用独特的“录入虚拟层”技术，因此信雅达档案影像处理系统可以支持现在市面上几乎所有的扫描仪，包括工程扫描仪在内。

　　对扫描的图像进行检查和校正后，对需要的部分进行OCR处理;并生成相应的全文电子文档，形成全文检索库，为在利用时实现全文检索提供条件。

　　完成对扫描的图像进行检查、校正和OCR处理后，对档案进行归档。

　　多媒体档案内容的采集

　　使用视频采集系统、音频采集系统、照片底片扫描仪等采集方式对媒体档案(胶片、录音带、CD等存储介质上的音频信号;VHS磁带、Hi-8磁带、激光唱片、VCD、DVD等存储介质上的模拟视频信号)转换成相应的数字格式文件，然后对这些文件创建案卷，著录案卷的信息和件的信息。

　　完成媒体档案的采集后，建立相关媒体档案资料信息，如全宗号、目录号、案卷号等和实物媒体进行匹配，并对音视频档案进行分段处理，表明档案中所有的分段内容，完成媒体档案的著录过程。

　　II 档案管理子系统

　　包括系统维护管理、档案卷宗管理、档案信息管理、库房管理、开放查询管理、电子表单管理。

　　III 档案利用子系统

　　建立以用户为中心的服务模式，通过网络技术将各个分散的档案室连接起来，用户可以通过网络与档案信息中心建立联系，而不受地理位置和时间的限制，实现查询。系统具有多种查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面以及完善的借阅管理和调用控制功能。

能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求;能根据用户需要设置目录检索、元数据检索、全文检索、图文声像一体化检索;提供强大的视频音频查询服务;能对查询结果进行显示、排序、转存、打印输出等技术处理;能通过数据调度和数据集成等方式建立检索机制，利用者可以通过网络对电子文件资源(包括目录、索引和全文)进行远程查阅和调用，并对档案存放情况、利用情况进行各种统计。

　　系统能够完成档案工作所需的任意报表的设计和打印工作，而且可以通过系统提供的强大的报表设计功能来打印和统计各种档案数据。此功能可以灵活的定义统计项和检索条件等。可以打印档案管理所需的所有信息。

　　IV 数据交换平台

　　供电公司站在信息基础建设的高度，规划建设档案信息管理系统。档案系统需要实现和供电公司OA系统、原有档案系统之间的数据交换。并为未来建设的系统建设数据交换平台，提供统一的数据交换接口。

　　项目评价

　　档案管理系统项目涵盖了档案工作的各环节，档案管理系统以分布式的海量数据库为支撑，基于检索技术和高速网络技术，实现档案工作现代化管理和提供多功能服务的数字档案。

最终实现了以建立全公司档案数字化综合应用系统为重点，以高效率的业务管理、高可靠的资源服务为宗旨，满足档案利用者(下属单位或个人)和档案管理者需求的建设目标。项目建成后的电力公司，在电力档案资源利用工作方面又掀开了崭新的一页。