oa办公系统实施方案

oa办公系统实施方案

　　自OA(办公自动化)系统推出至今，已经在世界各地得到很广泛的应用。一个OA系统在实施之前需要制定一份切实可行的方案。那么，这个方案该如何制定呢?以下是YJBYS小编整理的一篇范例，供大家参考，希望可以帮到大家。

　　一、OA系统解决方案介绍

　　OA系统，即办公自动化系统(Office Assistant简称OA)，它是一个集成了企业信息发布、公文与信息管理、公文处理、知识管理、内部通讯、协同办公等办公与管理应用功能一体的协同 办公系统。

　　OA系统解决方案则是一个动态的概念与过程，即实施OA系统的方法与流程，随着计算机技术、网络技术和信息通信技术的发展，OA系统解决方案也 在不断完善。

 

　　OA系统解决方案的实施，不仅帮助企业企 业搭建起了一个信息资源管理平台、决策支持平台、及时信息交互平台、信息共享平台，同时也为企业建立起了一个协同办公平台，可以实现多人、多部门在同一时 间、同一事件项目上的同时协同协作与配合，全面提升企业的协同办公能力，提升企业团队的协作配合水平，从而提升企业整体的战斗力，提高工作效率，为企业实 现更大的经济效益。

　　现在，OA系统已经成为企业管理的第三大管理软件，也是企业信息化建设过程中的第一步，是企业发展必备的应用软件。

　　二、OA系统解决方案的需求分析

　　企业办公与管理现状：

　　随着企业经济的发展，规模不断扩大，企业内部结构越来越复杂，业务流程越来越繁琐，导致日常管理工作越来愈繁杂，传统的人工管理的效率已经赶不上信息更 新的频率，同时由于管理体制缺乏规范性，导致传统管理模式和方法，效率越来越不能满足企业的需要，这主要体现为：业务流程、管理流程不规范，体系制度不健 全，导致管理的混论;信息分散，手工统计、分析效率低，信息处理、汇报不及时，不能够为上层管理与决策提供有效的信息支撑;各部门的信息分散、共享性差， 管理人员无法及时掌握部门或者企业经营状况，无法实现有效的团队协作，协同能力差等等，都成为企业办公与管理中的弊病，影响企业的整体经营效益。

　　OA系统解决方案的需求：

　　面对上述问题，实施OA系统解决方案能够为企业搭建一个信息共享平台，加速信息的传递、流转，实现信息的共享与交互，通过实施OA系统实现对企业管理结 构的规范、业务管理流程的优化与简化，提升办公与管理的效率，降低成本，实现企业办公管理的无纸化。

　　具体说，企业对于OA系统解决方案的需求可以从以下几 方面来分析：

　　1、高效的企业内外信息资源整合管理的需求

　　知识经济时代，企业内外部信息资源量越来越大，结构内容也越来越复杂，企 业迫切需要一个实现高效的内外资源整合的信息平台，提升对信息资源的管理。

　　而OA系统正是一个能够对企业生产、市场需求、客户、销售、财务等内外部信息进 行实施统计、管理的信息系统，可以有效消除企业信息孤岛现象。

　　2、灵活的业务流程优化整合的需求

　　信息科技的发展企业客户对于端对 端的服务需求越来越普遍，员工的工作环境也越来越复杂，业务流程也越来越复杂、并缺乏统一的规范，所以需要一个灵活的业务流程优化整合平台，实现对日常办 公、管理、业务的整合，减少不必要的环节，提升企业对客户需求的响应速度，实现管理流程的优化整合。

　　3、高效的协同管理工作平台的需求

　　企业对于搞笑的协同办公平台的需求，即是要求通过OA系统解决方案的实施，帮助企业实现对于企业经营管理中业务、生产、管理活动的随时的组织、部门之间地高效、有序可控、全程共享的沟通和事务处理，实现高效的协同办公。

　　4、有效的知识资产和企业文化管理需求

　　知识资产、企业文化成为无形资产中的重要部分，也是企业实力的重要体现。

　　OA系统能够对企业内外的知识资产进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新，组织构建企业文化环境，提高员工的素质和技能、执行力和企业认同感。

　　市场上对OA系统解决方案的各种需求，体现了社会信息化的需求，同时也促进了OA系统不断完善与升级。

　　三、OA系统解决方案整体规划

　　乾元坤和OA系统解决方案对于系统管理模块的`规划、设计、制定可以根据企业的管理需求进行统一定制开发，帮助企业实现全面的自动化办公，通常最基本的 OA系统解决方案设计主要包括以下几部分：组织机构和组织管理构架设计、系统技术构架、办公体系设计、工作流程、OA系统解决方案实施责任人确定、OA系 统功能扩展等。

 

　　1、OA系统中企业结构构架设计

　　乾元坤和OA系统解决方案可以根据企业的内部结构，针对企业的组织结构：部门、岗位和人员的设置，以及对各部门、各岗位职能，在OA系统中进行工作管理和权限分配的设置。

　　OA系统的这项功能是方便组织结构人员调动时，管理各个模块和权限，保证数据完整。

　　2、OA系统的技术构架的确定

　　OA系统的设计开发可以采用群件技术和Web技术相结合，提供B/S和C/S两种应用模式。

　　乾元坤和OA系统解决方案的用户可根据自身需求，选择合适的应用模式，方便分布式办公和移动办公。

　　3、OA系统的办公体系设计

　　乾元坤和OA系统解决方案可根据具体单位的情况设计工作流程和文件管理体系：

　　(1)按需求设定工作流程：如自定义发文处理、收文处理等工作流程，方便各级主管及时掌控所管工作的情况。

　　(2)层次化文件管理模式：如文件可按照文件库、文件夹、文件、子文件四个层次组织，也可按照需求设置文件夹级别。

　　(3)提供多权限管理文件库功能，如文件库的权限包括管理者、编辑者、作者、读者四类，访问权限也可按照这四级确定。

　　(4)OA系统解决方案可实现文件夹格式自定义

　　OA系统解决方案根据具体需求，定制文件管理系统，其中文件中可存储文本、OFFICE文档、扫描文件、声音图片等任意文档。

　　(5)办公过程中所需的表单的定制设计

　　乾元坤和能够为企业提供多样化的规范化的报表、表单样板定制服务，OA系统解决方案中将根据企业业务需求，定义出各种格式的表单，以提供给OA系统各个子系统应用。

　　4、工作流程设计

　　OA系统解决方案实施后，管理员无需编程即可定义各项工作流程，处理工作事务。

　　乾元坤和OA系统流程定制服务包括：流程、环节、流向定制服务。

　　流程：对每个流程的名称、类别、管理者、归档方式和归档数据库管理，创建新工作的人员等。

　　环节：定义流程中各个办理环节的名称、办理方式、办理人员、办理权限和提示、催办等。

　　其中，办理方式可选择：编辑式、审批式、分发式;办理人员指：OA系统可选择具体的岗位或人员。

　　设定由上一环节制定，由文档某个域制定，提供办理某项事务的人员，办理权限设置(包括允许编辑文档、提意见、查看汇总意见、跟踪后续办理过程等权限)。

　　流向：OA系统可定义各个流程中的应用模式，强化工作流程管理。

　　其中自由流程指：OA系统提供自由流程应用模式，由办理人根据具体情况决定下一流程。

　　5、OA系统解决方案实施责任人

　　OA系统解决方案将协同办公集中到代办工作和在办工作两个窗口，在此各项工作分类，分出轻重缓急，确定工作事务责任人。

　　6、OA系统功能扩展

　　OA系统解决方案采用开放式体系，各个功能模块可独立实现，并具有标准接口，方便系统二次开发，客户也可自行二次开发，根据企新需求的提出，实现OA系统的功能模块的扩展。

　　四、OA系统解决方案具体实施

　　(一)OA系统解决方案具体可解决以下问题

　　1、系统同化，各业务间无缝连接。

　　2、系统智能化。

　　3、对企业管理现状分析透彻

 

　　(二)OA系统解决方案可实现的管理功能

　　1、及时内部通讯

　　电子邮件：使用电子邮件可与组织内部人员进行通信，可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。

　　在线短信：可以即时感知用户是否在线，可使用在线短信功能进行实时交流和留言。

　　2、信息发布

　　电子公告：可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。

　　每个部门也可以建立自己的公告系统。

　　电子论坛：为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。

　　电子刊物：实现网上收集、编辑和发布单位内部的刊物。

　　刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊，并在网上发布，所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物。

　　3、日常办公应用

　　网上审批：网上办理单位内部的各项审批，如：工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。

　　公文处理：实现收文处理和发文处理的电子化，提高公文处理的效率。

　　收文处理可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行办理。

　　发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。

　　工作监控：领导可对各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个人员每项工作的办理情况，并可进行催办。

 

　　OA系统解决方案实施范围

　　4、文件管理

　　文件管理：文件是信息和知识的载体，文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制;并提供快捷的检索工具。

　　文件库设置：可根据单位的实际业务需要设置文件库的数目，在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置，实现了文件的层次化管理。

　　访问权限：提供针对文件库、文件夹和文件的多重访问权限控制，确保文件访问与操作的安全。

　　5、会议管理

　　提供对会议的全过程进行管理，由会议计划和会议纪要两部分组成，会议计划包括:计划拟定、计划审批、通知和会议安排查询。

　　会议纪要包括：纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。

　　6、机构管理

　　组织机构：对组织机构与人员进行设置，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、各岗位职能的描述等。

　　权限划分：对所有人员根据部门职能、岗位职责和工作需要进行权限赋予，确定符合其职务要求的使用权限。

　　企业可按照实际情况完成以下设备管理：单位机构体系、人事结构的组成、职位的建立、职位的分配。

　　整个机构配置管理功能模块的特点，是引进了TreeView的概念，通过方便的树型结构导航图，轻松、直观地管理单位的部门体系、人事结构以及职位建立、分配。

　　(1)OA系统解决方案中对企业机构配置管理流程操作设计过程如下：

　　1、建立单位内部的机构体系，设置相应的部门。

　　2、在各部门中设置行应的职位，同时对职位指定相应的操作权限;用户可以在此指定一个职位，该职位具有系统管理权限，可维护与管理日常工作。

 

　　OA系统公文交换管理图示

　　3、输入各部门中的相应员工信息，上传员工的照片。

　　4、为员工分配相应的职位。

　　5、指定各部门的部门主管。

　　通过一定设置后，已有员工可登录进入系统。

　　(2)OA系统解决方案中部门机构设置方案：

　　OA系统解决方案=通过公司体系结构设置可以设置公司的各级部门，从而形成公司的部门结构体系;

　　上级部门：由系统自动带出，如果在某一节点下新增部门，那该域的内容会自动显示为该节点的名称，只有在机构节点或者部门节点上才可新增部门;

　　部门名称：由用户自定义输入，表示将要增加部门的显示名称，该项输入是必须的;

　　部门主管：用户点击按钮，在人员选择窗口选择系统中现有人员(在职人员);如果选择为空，则代表该部门暂时没有设立主管，可在修改部门信息的时候再设立或更改;

　　部门职位设置：

　　每个部门都应该具有相应的职位。

　　在这里的职位主要是指，由用户自己设定一职位名称，然后从系统所有的功能模块中选择一个或多个模块赋予这个职位。

　　那么一旦拥有了这个职位就可使用该职位所包含的系统功能模块。

　　此版块的初始状态显示‘基本使用权限’和‘管理权限设置’，‘基本使用权限’包括每个员工都具有的操作权限，‘管理权限设置’是由管理人员针对具体职位所担任的相应角色，对其进行相应的权限设置。

　　(3)OA系统解决方案中岗位、人员及其职责设置方案：

　　通过人事结构的设置可在各部门下增加、修改、删除人员信息，从而方便地维护公司人事基本资料;具体可实现以下功能：

　　1、人员的新增

　　2、人员的编辑

　　3、人员的删除

　　5、OA系统解决方案能实现人员的调动/分配

　　7、OA系统的管理解析

　　OA系统解决方案实现对组织机构、表单格式、工作流程、数据字典、打印格式、统计定义等功能与模块进行管理与维护。

　　系统构架如图示：

 

　　OA系统解决方案实施框架图

　　8、OA系统的辅助办公功能

　　物品管理：OA系统解决方案实现辅助办公功能，可公司企业登记办公用品信息、维护物品库存、查询可领用信息、领用申请和审批所需办公物品、检查物品发放与报损情况等功能。

　　车辆管理：OA系统解决方案实现提供车辆资料登记、网上实时查询车辆用车申请、审批等用车状态等功能。

　　资源管理：OA系统解决方案实现分类与登记单位内各类共享资源、查询资源使用状态、预约申请、审批、调度各项资源、网上管理资源等功能，并以此提高资源利用率。

　　图书管理：OA系统解决方案实现提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还等功能

　　领导活动安排：OA系统解决方案实现提供领导活动计划的拟定与审批、日程安排的查询等功能。

　　点击打开链接

　　名片管理：OA系统解决方案实现提供名片信息的登记、管理与共享等功能，可自由设置私有名片和共享名片。

　　时刻表：OA系统解决方案提供各类时刻表信息(航班时刻表、列车时刻表及其它类型时刻表)发布与查询等功能。

　　信息采编：OA系统解决方案提供信息收集与整理、信息刊物编辑、发布与查阅功能。

　　(三)OA系统解决方案办公管理的功能查询表：

OA系统解决方案针办公管理的功能查询表
分类		子功能	功能描述
公文管理	公文管理	收文管理	收文拟办、核签，审核，批示，批复意见填报，收文办理，归档。
		发文管理	企业发文工作中的全部业务工作。
		收文督办	对收到的公文进行多条件的检索。
		发文督办	对发文进行多条件的检索。
		收文查询	对收到的公文进行多条件的检索。
		发文查询	对发文进行多条件的检索。
		代理人设定	按部门提供选择代理人信息,指定给所选择的工作人员。
	系统设置	模板管理	根据公司的实际情况建立、编辑、删除模板，可分类检索。
		字典管理	为了收文、发文管理中主题词、秘密等级、紧急程度、文件种类、签署意见等方便录入所设置。
		第一类别词	模块自由构造主题词。构造秘密等级、紧急程度、文件种类、签署意见。
		第二类别词	模块自由构造主题词。构造秘密等级、紧急程度、文件种类、签署意见。
		类属词	模块自由构造主题词。构造秘密等级、紧急程度、文件种类、签署意见。
		类型词	模块自由构造主题词。构造秘密等级、紧急程度、文件种类、签署意见。
档案管理	档案批复	借阅批复	设置借阅批复权限的人，对档案借阅申请批复，可查看审批情况。
		借阅收回	档案管理员对到期的档案收回。
	档案维护	文件登记	对公文办理完成需要归档的文件进行登记；也可以登记没有电子文档的档案文件。
		文件归档	档案管理员对登记的文件归档。
		档案整理	由档案管理员对归档的文件操作整理。
		销毁清册	毁灭性处置鉴定无价值的档案。
		案卷浏览	以[一级目录-卷宗-文件]的层次浏览档案文件。
		文件查询	根据标题、关键词、年度、责任者、文号、保管期限、密级等条件来查找所需档案。
	系统设置	全宗设置	设置全宗号，全宗名称。
		档案目录	在一个全宗内应按统一的方案分类，并保持分类体系的稳定性。
		案卷设置	在一个全宗内，由互有联系的若干文件组合成的放入卷夹。
		存放地设置	案卷的存放地址，包括档案室、框架、书格。
		保管期限	根据档案价值确定的档案应该保存的时间。
		密级设置	文件保密程度的等级。
		载体类型	档案存放形式即载体类型。
		责任者设置	对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。
		权限设置	对每个档案类型指定档案管理员及审批领导。
		流程模板管理	对模板增加、修改、删除。
		流程管理	对流程新增、修改、删除。
		流程定义	对流程节点增加定义。
个人 办公		借阅申请	填写个人申请文件的详细信息。
		借阅查询	查看借阅文件所处的状态。
		日程安排	使用个人日程安排功能查询、新增、编辑和删除个人的日程安排。
		名片管理	使用名片管理查询、新增、编辑和删除单位或个人的常用电话和信息。
		记事本	使用个人记事本查询、新增、编辑和删除个人的文件。
		电子邮件	实现电子邮件的收发、转发、管理。
系统 管理		上传人员管理	通过选择不同的组织机构进行维护人员的设定。
		权限管理	设置操作人员权限的功能，部门、人员信息由办公自动化系统提供。权限分为角色权限和业务权限。
		编码规则	对基础数据的编码进行分级设置。进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。
		审核角色设定	用于设置公文审核流程的帐户，主要设置部门负责人，厂办领导，厂长三种帐户。
		流程设定	用户可根据实际的业务流程自己定义计算机中的公文办理流程。
		编码规则设定	对基础数据的编码分级设置。
		公文维护	公文维护可完成收文管理、发文管理以及公文审批。

　　五、OA系统解决方案实施效果

　　OA系统解决方案可以帮助企业实现异地办公、异地掌握组织内部工作进度和状况，及时处理工作内容。

　　OA系统解决方案的事实，实现了知识管理、制度化管 理，使得优秀的员工的思想、经验和技术积累，转变成组织中共享资源，同时也避免了因人员流动导致工作脱节。

　　具体来说，OA系统的功能可实现：

　　自动化办公：这点对于工作地点较为分散的单位尤为明显，通过自动化办公可实现各个部门、各个级别横向、纵向工作流程自动化管理，提高工作效率。

　　高效工作检查：OA系统记录工作全程，掌握各部门工作办理状态，可实现工作监控，及时发现问题、解决问题。

　　明确工作职责：OA系统解决方案通过设置员工职责，权限，使得各个人员责任明确，落实到人，实现高效办公。

　　OA系统解决方案的实施方便领导有效和各级工作人员沟通：OA系统设置多种途径、多种方式操作方法，使得管理者可有效同各级人员保持快速沟通。

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