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校庆接待方案策划

时间:2022-10-08 07:15:12 方案 我要投稿
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校庆接待方案策划

  为扎实做好60周年校庆接待服务工作,确保校庆各系工作的有序开展,顺利进行,根据学校《关于成立山东科技大学60周年校筹备工作总体方案》的精神和要求,特制定本接待工作实施方案。

校庆接待方案策划

  一、 接待工作指导思想

  校庆接待工作的指导思想是总体协调、分层接待、隆重热情、方便高效。总体协调即住宿房间由学校统一分配,接送车辆由学校统一调度,就餐由学校制定统一标准;分层接待即按照市地级以上领导、兄弟院校领导和董事单位来宾、合作单位来宾、校友两个层次区分接待主体,明确接待任务;隆重热情即不慢待每一位与会嘉宾、校友,让每一位嘉宾、校友有到家的亲切感;方便高效即提高接待效率、保证接待质量。

  二、接待原则 热情、周到、文明、细致、安全、及时

  三、接待口号:最饱满的热情、最周到的服务、最热情的接待

  四、接待规模:1000—2000

  (1)学校重点做好市地级以上领导、各兄弟院校来宾接待工作,由学校机关各单位、返校校友较少院系(公共管理与法学院、理学院、外语系、新闻系)抽调干部、教师担任联络员。

  (2)董事单位来宾、合作单位来宾、校友接待工作由返校校友比较多的院系和工作联系的院系抽调干部、教师担任联络员。

  (3)市地级以上领导住宿集中安排在蓝海大酒店,兄弟院校领导住宿集中安排在山东科技大学学术交流中心酒店;董事单位来宾、合作单位来宾、校友安排在其他酒店,按照毕业院系、工作联系院系集中住宿,既是董事单位负责人,又是校友的,按董事单位安排。

  二、具体分工

  按照《校庆工作落实、实施细则》,学校在嘉宾、校友入住各宾馆设立接待组,每个接待组由校领导任组长,教学单位和职能部门负责人任副组长,由教学单位按照所负责宾馆来宾单位数量选配联络员(超过四位来宾配备2名联络员),校领导负责定期到宾馆看望、拜访入住来宾;职能部门负责人负责协调入住宾馆,在宾馆内迎候来宾,安排宾馆内餐饮,与校庆各工作组信息沟通等工作;教学单位负责人负责选拔、培训联络员,指挥联络员按职责开展工作,组织嘉宾、校友开展活动等;联络员在两位副组长领导下做好来宾、校友联系和接待工作。

  (1)蓝海大酒店接待组(60人)

  组 长: 王某某

  副 组 长:刘 某 邱某

  负责单位:资环学院、地质学院

  接待对象:上级领导、董事单位领导、学校老领导、

  (2)学术交流中心酒店接待组(80人)

  组 长:邢某

  副 组 长:王某 王某 张某

  负责单位:测绘学院学院

  接待对象:兄弟院校领导、

  (3)迎宾馆接待组(160人)

  组 长:王某

  副 组 长:张某 肖某 徐某

  负责单位:文法学院

  接待对象:董事单位领导、校友

  三、具体工作及时间安排

  1. 9月13日前,各院系根据所负责宾馆入住来宾数量,预先选择联络员,组织联络员培训。培训内容为:联络员岗位职责及工作要求、校庆活动总体安排及日程、学校基本情况、阜新市基本情况等。待联络员确定接待对象后,督促联络员与所负责的来宾联系,明确联络关系,确认来校信息。

  2. 9月14日,各宾馆接待组副组长负责与宾馆对接,熟悉掌握该宾馆情况,进一步确认房源。督促宾馆做好前期准备工作,包括清理房间,悬挂条幅等。

  3. 9月15日,各接待小组在负责宾馆设立会务组,做好接待准备工作。

  4. 9月16日,完成以下主要工作:

  (1)全天在宾馆迎接来宾入住,主要工作内容为:检查房间准备情况(卫生情况、水果摆放、迎宾卡等),准备来宾房卡,在宾馆大厅迎接来宾,引领来宾办理入住手续,送来宾入住房间。

  (2)督促联络员按照工作职责开展工作。

  (3)安排中午前报到来宾就餐,安排午饭后入住来宾就餐。

  (4)联系车辆,组织参加董事会议的来宾回校参会。

  (5)联系车辆,组织所有来宾乘坐车辆到指定宾馆参加学校招待酒会(车号、就餐地点待定)。

  (6)安排晚饭后入住来宾就餐,安排迎候晚十点后入住来宾入住及就餐。

  5. 9月17日完成以下工作:

  (1)安排叫早,组织入住来宾吃早餐。

  (2)联系车辆,组织所有来宾乘坐车辆到校参加校庆大会。

  (3)视情况安排来宾司机在宾馆午餐。

  (4)联系车辆,组织来宾回校观看文艺演出。

  (5)协助来宾办理退房手续,及时与服务台通报退房信息。

  (6)欢送来宾返程。

  四、要求

  1. 各学院要高度重视校庆接待工作,积极参与,全力以赴,根据方案要求,明确本单位接待工作总负责人、宾馆接待组负责人、联络员名单,于9月13日前报校庆办公室。

  2. 各接待组要制订详细的接待方案,抓紧落实各项工作。

  3. 各相关部门和学院要加强沟通、相互协调、密切配合,共同将校庆期间的接待工作做好、做细、做实。

  4. 为保证来宾报到后立即入住宾馆,各院系优先安排有车的干部、教师担任联络员,学校根据实际情况给予适当补贴。

  5. 各教学单位9月17日早8:30—9:30要组织返校校友到所在院系召开校友座谈会、参观实验室等活动。对早饭后乘坐自带车到校的来宾、校友,有司机的尽量让司机将车开回入住宾馆等候,以缓解学校人员流动、停车问题。

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