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商务公函使用规范

时间:2020-12-09 14:23:10 公函 我要投稿

商务公函使用规范

  商务公函使用规范

商务公函使用规范

  第一部分 公务类传真规范

  一、发送传真

  1. 每一份传真,都要标明一个主题,主题要明确;

  2. 对于正式的、需存档的信息,必须使用传真而非电话进行沟通;

  3. 传真内容应简明扼要,但不要因为信息的过于简短或表达不够清楚,而造成不必要的误解或行动;

  4. 由于发出的传真将会被永久留存,甚至成为商业纠纷的证据,因此,在发出传真应谨慎地评阅所撰写的`每个字句,传真格式和版面应标准统一;

  5. 对于要求对方回复的传真,应在传真中注明“请回复”。

  二、注意事项

  1. 收到传真后,如需回复的,应尽快回复;

  2. 收到的传真应分类妥善保存或处理;

  3. 对于特别重要的传真,应在收到或发出后给对方打电话确认;

  4. 涉及公司机密的传真,发出或收到后均应及时销毁或妥善保管,不得泄露。

  三、传真格式及模板

  1. 页眉为公司名称或标志,页角为公司地址、电话、传真等;

  2. 上方为收件人姓名、单位、传真号码、电话号码、发件人姓名、页数、主题等;

  3. 正下方为正文;

  4. 正文应有标题,表明本传真的主题;

  5. 应有收件人尊称和问候语;

  6. 正文结束后应有问候语;

  7. 落款应包括完整的发件人姓名、日期、所属部门等;

  8. 传真模板

  第二部分 公函规范

  一、发送公函

  1. 作为公司对外联系事务、发表声明的公函,都应标明一个主题,主题要明确;

  2. 公函内容应简明扼要,观点清晰,但不要因为信息的过于简短或表达不够清楚,而造成不必要的误解或行动;

  3. 公函措词应充分斟酌,做到有理有据,有礼有节;

  4. 由于发出的公函将会被永久留存,甚至成为商业纠纷的证据,因此,在发出公函应谨慎地评阅所撰写的每个字句;

  5. 公函发出前应经主管领导审核,经批准并加盖公章后方可发出;

  6. 公函可用传真或信件发出,发出后应给对方打电话确认;

  7. 公函应妥善保管,一般应交专人负责公函存档,不得随意遗弃或向外人泄漏公函内容。

  二、接收公函

  1. 接收到对方公函,应根据事情原由向主管领导汇报,对于要求回复的公函,应及时做出回复;

  2. 接收到的公函,应分类安排存档,不得随意遗弃或向外人泄漏公函内容。

  三、公函格式及模板

  1. 页眉为公司标志,页角为公司地址、电话、传真等;

  2. 标题为公函主题,标题下需注明往来函号;

  3. 左上角为收件单位、收件人姓名等;

  4. 正下方为正文;

  5. 应有收件人尊称和问候语;

  6. 正文结束后应有问候语;

  7. 落款应包括完整的公司名称、日期等;

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