正式公函的格式

公函 时间:2018-02-14 我要投稿

  公函,正式的或官方的书信。公函是党政机关、人民团体、企事业单位间商洽和联系工作时使用的一种文体。公函的使用范围很广,平行机关或不相隶属机关间联系工作时可以使用公函,上下级机关之间联系、询问、答复工作时,也可以使用公函。以下是正式公函的格式,欢迎阅读。

  公函的格式

  函,即信;公函即公务信件。它是上下级之间或者平行机关以及不相隶属机关之间在商洽和联系工作、资讯和答复事件或者问题时所使用的基本文体。函的一个重要特点是不受公文所规定的各种严格限制,如不用在公文中重要的文件头,也可不编文件号,有时标题也可以不要,因此用起来极为简便。

  公函的用法大约有下面几种:

  1、每当下级机关需要向上级机关去询问一般事宜的时候,或者上级的机关需要答复或催办下级机关的一些有关事宜。

  2、平行机关或者不相隶属的机关之间商洽一些有关事宜,

  3、机关或者机构常常用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时,也常用公函。

  4、向上级机关请示较小事宜也常用函。

  函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。

  函的结构、内容和写法

  因为函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

  公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下:

  (一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

  1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

  2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。

  (二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

  1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等过渡语转入下文。复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。

  2、主体。这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。无论是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。

  (三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。

  (四)结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。

  (五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

  署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

  撰写函件应注意的问题

  函的写作,第一要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。

  第二,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。

  

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