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基于项目管理理论的考试组织研究
【摘要】为了促进教务工作的有序进行，可以在学员考试中引入项目管理模式，文章通过对项目管理在考试计划实施过程中的原理分析，阐述了项目管理的关键链，最后明确了项目管理知识在学生活动中的实现主要由启动阶段、计划阶段、实施阶段、控制阶段和收尾阶段五部分组成，其关键链在项目实施和项目控制两个阶段。
【关键词】项目管理，项目，组织考试
项目管理是专业的管理知识体系，侧重于纵向管理，宗旨是把事情办得既有章法又有效率。项目管理可以满足甚至超越项目参与者及其他利益相关者对项目的需要和期望。它帮助我们更好的解决项目中所遇到的问题，优化所需要的资源以及人员的配置，并且针对项目本身的特点，寻求项目在范围、时间、成本和质量、有不同需求和期望的项目涉及人员以及需求和期望之间的相对平衡。不管是在中小学还是在各大院校，安排考试都是很重要的工作。将项目管理理论应用到考试组织，具有重要意义。
一、基于项目管理理论的考试组织原理分析
(一)在考试组织中引入项目管理理论的可行性
安排学员考试是指一项有目的、有计划、有步骤地组织学员参与的教学活动，也是为了完成某一特定的任务而组织学员参加的一次性工作。结合项目的要素，我总结了学员考试安排对比项目管理有以下几个特点。第一，一次性特点。任何一场考试的安排都有明确的开始和结尾。考试的开始和结束的时间一般情况下是事先确定的。第二，产品或服务事先不可见的特点。在项目前期只能粗略地进行项目定义，随着项目的进行才能逐渐完善和精确。任何一场考试的组织过程也都体现为一个向目标推进的逐步完善的过程，这个过程就是该项目可交付成果的逐步完善，体现了项目管理的渐进性。第三，不确定性特点。人的认识具有局限性，在探索过程中难免遇到困难，其中的不确定性困难会给项目带来风险。这种风险放在学校工作中，可以指班级或教师中存在的不确定因素，比如学校活动冲突，大部分学员因不可抗拒的外力原因而不能参加考试等等。
(二)基于项目管理理论的考试组织理论框架
企业发展中的项目管理首先必须确定项目的总体目标，在到达这个目标的过程中，在每一个阶段中的工作中，可以分解出无数个分目标或短期目标，即把总体目标分成为不同的工作包，接着以可实现的原则对各个工作包进行层次化分解，最后把这些的工作包交给不同的分管人员去执行。同样，学员考试安排中应用项目管理，就是运用项目管理的理论和方法，结合学校和班级的实际，有针对性地调整各学校之间、年级之间、班级以及学科之间的组织结构，优化资源配置，加强整合管理，有效实施和控制考试的范围、时间、成本和质量要求，提高考试的影响力。
按照项目管理的基本过程，我们可以把组织学员考试的项目管理划分为启动、计划、实施、控制和收尾等五个阶段，并立足这种划分办法来研究其基本规则，探索考试中所要运用的项目管理的基本理论。基本理论体系由以下三个方面理论构成：一是组织考试的项目策划理论，包括项目创意策划理论和项目范围理论、项目时间理论和项目成本理论;二是组织考试的项目实施理论，包括人力资源管理理论、项目风险管理理论和项目控制(范围、进度、成本和质量)理论;三是考试项目的收尾(评价)理论。
(三)基于项目管理理论的考试组织关键链分析
关键链是一种全新的、革命性的思维方式，可以有效地缩短工期，提高项目满足进度与预算约束的能力。关键链管理理论，即在管理中着眼于项目的关键链，加强对其的管理，便于抓住重点以提高项目管理的质量。项目管理目标可简化为：在资源约束下，用最短时间完成项目。此种简化决定了项目进程中的瓶颈就是该项目的各条路径中，时间最短的那条路径，即关键路径。基于以上分析，我们可以将项目实施和控制设定为组织学员考试的项目管理的关键链。原因有以下三个方面，由图1中五个步骤(启动、计划、实施、控制和收尾)来配合说明。
其一，启动和收尾在组织一场考试中的作用不显著。启动主要承担项目的立项过程(开始阶段)，对一次考试怎样开展进行策划，然后决定是否启动;收尾主要承担结项过程(结束阶段)。
其二，保证考试项目可行的关键因素是实施和控制。任何一次考试的成功开展都必须在实际操作过程中进行控制。计划作为实施的参照;控制过程获取实施的实际状态，对比计划阶段来判断是否存在偏差;当存在偏差时，或者纠正实施过程，或者变更计划。
其三，实施和控制能明确地体现整个考试项目的关键路径。只有在实施过程中进行纠偏、变更才能找到时间最短的活动路径。
二、基于项目管理理论的考试各个阶段的组织
(一)项目启动阶段(Project startup)：项目的启动阶段是指批准一个项目，并有意向下进行的过程，包括项目的构思与选定、项目可行性研究报告、项目资金筹集等几个重要环节。项目负责人在活动开始筹备之前提交项目申请报告，各校统考需要教育委员会担任项目负责人，学校内部考试由教务处担任项目负责人。项目申请的内容应该包括：考试名称(如期中考试，期末统考);主、承办单位及主要负责人;考试的出发点;可能遇到的问题、难点及相应对策;考试日程安排;考试课程计划，可以包括对参加考试的学校和学员有无奖惩手段;主考与协办单位之间、各负责人之间的关系;考试费用的预算等。
学校的考试一般分三种情况：一是常规考试，也就是任课教师随堂测试;二是上级布置的考试，学校每学期都必须开展的期中和期末考试;三是新开展的考试，如学校同年级不同班级的竞赛，或学校与学校之间的竞赛。前两类考试类型占绝大多数，是可以直接启动的。但对于第三类考试，其构思和可行性必须均得到论证，由主办方决定启动，承办方只需考虑是否有能力实施，若答案是肯定的，就进行下一步项目的计划阶段。
(二)项目计划阶段(Project Planning)：项目计划是为完成项目全部工作而科学预测，对项目实施工作进行的各项活动作出周密的安排，并确定未来行动的方案。一份学员考试的项目计划，通常也称为策划。一般要解决以下问题：项目做什么(what)，这次项目应完成的工作有哪些;如何做(how)，这些工作如何去完成;谁去做(who)，确定承担工作分解结构中各项工作的具体人员;何时做(when)，确定各项工作大致需要的时间，以及何时开始，确定每项工作需要哪些资源等;何地做(where)，确定各项工作在什么地方进行;花费多少(howmuch)，确定每项工作需要多少经费及项目的总花费。
(三)项目实施阶段(Project Production)：项目实施是按照计划开展项目活动，是通过实施项目计划，协调管理所有项目资源，完成整个项目任务，进而实现项目目标的过程。项目的各项任务在这一过程中完成，大量的资源和主要预算在这一过程中被消耗和使用，项目经理和团队成员在这一过程中花费的时间也最多。项目的实施准备是在参加考试的学校在全校范围内进行通知，对教师和学生进行动员，营造有利于实施考试项目计划的气氛和环境。召开考前教育是有必要的，目的是向全体考试学员宣布考试项目的负责人，以及考试纪律和注意事项;解释考试的项目实施程序，实施中成员之间如何进行沟通和协调;明确向首先动工的项目成员解释有关工作事项。
考前教育一般放在第一场考试活动前，一旦确定准备工作已经就绪，就可以举行。要做到：邀请主办方和承办方的领导参加;组织学生参加;向领导、教师和学生介绍考试项目的目的、意义、使命和目标，确保大家明白考试进程;项目负责人应宣传本项目的好处和前景，要让大家看到经过努力，项目计划已经制定出来，现在只要将其付诸实践，项目就会变成现实，激发大家的热情和调动团队成员的积极性。在项目实施的过程中，我们按照计划，对整个项目的进程进行了统一的管理。同时每一阶段要召开班委会，有助于及时解决项目中遇到的问题，也让我们能够更好的了解项目的进展程度。
(四)项目控制阶段(Project contr01)：项目控制是指在项目按计划朝着最终目标挺进的过程中，由于前期工作的不确定性和实施过程中多种因素的干扰，项目的实施可能会偏离预期轨道。项目管理者要找出问题，分析原因，研究对策，然后纠正偏差。变更控制在管理过程中能实行有效的项目控制，是对实施情况与计划间存在的差异预先采取防范措施。在企业项目管理过程中，通常有如下几个方面的变更：全程变化变更、范围变化变更、进度变更、成本变更、质量变更和风险对策实施变更等，所以对以上的变更可能发生的问题都应实施控制。结合学生考试这一特殊的项目管理的特点，我认为也有以上几个方面的变更，但在控制上各有侧重。也既是说，有些变更可以不用改变计划，直接在过程实施中进行纠正;有些变更则必须改变计划，如“外部请求变更”必须改变计划。大致包括：全程变化变更、范围变化变更等。这类变更影响到整个项目的实施，必须变更计划。
(五)项目收尾阶段(Project ending)：验收总结项目收尾是项目全过程的最后阶段，即所有活动均已完成而做的收尾工作。这种工作往往不被重视，有时候因为下一阶段新的教学安排任务繁重，项目组就把此项工作给忽略了。实际工作中，经常出现试卷不能按质按量完成阅卷，或者该有的奖惩一直没有实现。这就说明项目的收尾工作没有很好的完成。
学生考试项目管理的收尾工作是对考试进行统一阅卷、统分，按各年级成绩分班级名次，最后进行评价，各科教师写试卷小结，最后进行统计。此次项目管理工作是否顺利完成，还要包括是否达到主办方预定的目标;召开总结大会;说明经费开支情况;对获奖学生和班级进行奖励，对项目团队成员付出的努力表示感谢;根据需要选择庆祝方式。
参考文献：
[1]房西苑，周蓉翌.项目管理融会贯通[M].北京：机械工业出版社， 2010.
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