大学系办公室工作总结

大学系办公室工作总结

　　大学系办公室工作总结，团委办公室由常务组、文秘组、物资组、宣导组组成，故日常工作也分为四块来总结。
　　
　　1、  常务组：
　　
　　常务组主要负责团委办公室各类常规事务的统筹规划工作及应对各类工作上的突发情况与特殊情况，其主要常规工作内容包括值班管理、值班表的安排、收发各类通知、办公室日常工作统计等。
　　
　　1） 值班管理
　　
　　为保证值班工作顺利开展，做到“班班有人值，人人有班值”，常务组今年继续安排专人负责统筹值班工作并不断完善值班的细则。从下半年的第四周起，值班表不再是每周都完全更换，取而代之的是固定除早班以外所有班次的值班人员与时间，早班则是所有办公室成员轮流值班。下半年值班时间段也在以往的基础上增加了上午8：00至10：00一班，更好地加强了值班的效率及力度。任何值班人员调换班次也都需填写请假条，写明理由，再由专人负责另外排班。在团委办公室中心组不断的监督下，本学期值班情况非常良好，各类值班本填写规范，新干事也在值班中不断地学到我团委办公室的工作方式及风格。令人欣喜地，本年度办公室的值班出勤率达到了99%以上，协助老师及其他部门同学们完成了许多工作。
　　
　　2） 通知
　　
　　本年度共计发出纸质通知13份，包括2份团委归档通知、2份团务通知、5份下发至分团委的通知、2份关于团委物资管理的通知、团委各部门办公室钥匙的备份通知以及会议室借用通知，每一份都同时做好了签收回执工作，其他短信、电话通知若干，充分体现了团委办公室上传下达的作用。
　　
　　3）  统计
　　
　　统计工作是指将每周值班中的各种记录，进行统一整理，并在学期末归入档案。本年度共有7项统计，分别是展板、报纸、团务、物品、海报横幅、会议室借用及例会出勤，每项统计都有专项负责人，最后由常务组统筹归档。由于统计工作的特殊性，许多数字存在时效性，难免会产生一定的偏差，这是今后需要多加避免和改进的地方。
　　
　　4） 其他
　　
　　常务组负责制作办公室成员空课表，更新部门手册，整理考评资料等。另外，常务组还负责每次团委举办重大活动时的活动策划及各项活动细节的协调和管理工作。
　　
　　2、文秘组：
　　
　　文秘组主管团委办公室文档处理及对外交流上的工作，其主要工作内容包括各类会议记录、档案资料收集整理归档等。
　　
　　1）会议记录
　　
　　本年度文秘组确保了每次会议都有记录，共计制作例会会议记录25份、中心组会议记录20份及2份分团委办公室主任会议记录，相比去年我们采取的部分手写、部分电子版记录来说，本年度我们做到了每一次会议都有电子版记录。
　　
　　2）档案
　　
　　经过上学年对档案工作的熟悉，本学年文秘组在档案工作上相对成熟很多，但对于一些拖欠档案的寻找和整理归档仍是花了很大的力气。经过文秘组干事们的通力合作，本年度共完成并移交图文信息中心档案室档案3次，分别是校庆档案，XX年团委各部门工作档案，06、07、08部门报告单档案。同时，经研讨，为避免各部门因人事调整而出现的档案遗失问题，文秘组决定往后每学期末向各部门征收本学期档案，本学期末此项决定已被认可并实施。此外，秘书组也承担着制作本部门活动、工作档案的任务，在第17周时，办公室本学期档案已完成。
　　
　　3）文档处理
　　
　　文秘组负责办公室各项工作需要用到的文档及表格的制作处理工作，包括招新用表的制作，整理新干事名单，制作办公室成员信息统计表、联系表等。
　　
　　3、  物资组：
　　
　　物资组主要分为三块--物品、团务和财务采办。工作看似普通而琐碎，但却是办公室甚至整个团委工作的基础。
　　
　　1）物品工作
　　
　　物品组工作包括物资、物品借用与统计，展板借用、维护与统计，团委日常后勤支持。这些工作看上去都是些简单的事，但却非常得琐碎繁杂，如物品借用与统计管理，每天都会有大量的物品借用需要，更有时会遇上突发情况。如果物品借用和统计不能有完善合理的应对制度，不但会导致团委的各种工作的拖延，可能还会有物资上的损失。本学期日常物资和展板的工作都比较出色，但在展板的维护和回收工作上仍需要改进。
　　
　　2）  团务工作
　　
　　团务工作包括注册补办团员证、团员关系转入转出。通常在每年度下半学期团务工作总是比较繁忙，因为有大批的大四秋季班的团员关系转出。本年度共完成团务工作6813批次。团务工作需要加强与学院的联系，这一点是我们有待加强的，以避免不必要的工作重复与延后。
　　
　　3） 财务采办组工作
　　
　　采购工作主要包括物品采购和发票报销。通常在活动前夕出击，采购活动必须物品，另外也包括采购团委的日常物资。在发票报销方面，我们能很好的配合杜丽瑛老师的工作。
　　
　　4、  宣导组：
　　
　　宣传督导组的工作主要包括海报横幅的管理、报纸的收发、奖状制作、办公室美化布置等。
　　
　　1）海报横幅管理
　　
　　本年度在海报横幅管理制度上进行每人每天责任制。对于海报工作，由每天的专门负责人员进行盘点，将有效的海报当天进行复核，无效或者商业性海报当天进行撤销处理并及时反馈。对于横幅工作，每天的专门负责人员提前一天对于相关记录进行盘查，针对到期的横幅，告知相关成员第二天进行撤销，并将其运送至底楼仓库；针对破损的横幅，当天专门负责人及时通知悬挂海报的学院部门；针对违规海报，当天专门负责人通知有关成员进行回收撤销处理。对于海报横幅登记本，还有一些漏洞，如等级前后不一致、熟练、不整洁等问题，还有待进一步改进。
　　
　　2）报纸收发
　　
　　本学期宣导组每天安排1名成员在中午从收发室至行政楼交付报纸及相关信件，每周派1名成员分发young周刊并通过相关人员在各区域任务的执行分别送至各个寝室楼。本学期共领取报纸1461份，信件145份，杂志15份。每天、每周的工作都准时送交，如期完成。
　　
　　3）奖状制作
　　
　　本学期完成十月评优奖状制作，共制作“优秀学生”奖状560张，“优秀学生干部”奖状296张，先进集体奖状52张。虽然进度相对滞后，但是还是及时完成了这项工作。
　　
　　4）办公室美化
　　
　　宣导组本年度对办公室的美化宣传工作进行了一系列的布置工作。有办公室特色的集体照片新增2张、每名成员个人语录记录于各式各样图形的彩纸、成员活力照也给办公室带来耳目一新的视觉效果。

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